行政管理规范制度

大连海王星辰医药有限公司行政管理制度1目录(一)前台接待管理制度...............................................................3(二)档案管理制度...................................................................4(三)合同管理制度...................................................................7(四)印章管理制度...................................................................9(五)电话管理制度..................................................................11(六)会议管理制度..................................................................13(七)车辆管理制度..................................................................14(八)宿舍管理制度..................................................................16(九)工装管理制度..................................................................17(十)设备、设施维修管理制度.........................................................18(十一)设备、设施维修管理制度.......................................................19(十二)固定资产管理制度............................................................19(十三)低值易耗品管理制度...........................................................20(十四)办公用品管理制度............................................................21(十五)营业用品管理制度............................................................22(十六)办公场所整洁、整理制度.......................................................23(十七)安全消防制度................................................................24(十八)内部投诉制度................................................................24(十九)关于晨会规定的通知...........................................................25(二十)保密制度....................................................................25(二十一)图书一角管理制度...........................................................27(二十二)关于外来单位接洽的规定.....................................................28(二十三)休息日、节假日值班制度.....................................................30(二十四)关于周六、周日值班的规定...................................................33(二十五)员工打卡管理规定...........................................................34(二十六)内部投诉制度................................................错误!未定义书签。(二十七)处罚制度..................................................................35（二十八）总部人员一天门店办公制度.................................................35（二十九）公司投稿制度.............................................................35大连海王星辰医药有限公司行政管理制度2(三十)业务部门考试制度............................................................36（三十一）总部巡店制度............................................................37（三十二）关于接受礼品、现金等的规定...............................................38（三十三）培训教室管理规定.........................................................39(三十四)流程制度修订规定...........................................................39(三十五)行政办工作流程............................................................42(三十六)证照办理及年审流程.........................................................52大连海王星辰医药有限公司行政管理制度3(一)前台接待管理制度一、前台接待上班须着工作装、化淡妆。二、总台接待对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来找高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导。三、前台上班时，应坚守岗位，在接听电话时，做到：1、找相关部门时需要礼貌用语，并告之对方所找部门电话。2、接听电话必须说“您好!海王星辰”，电话用语简洁、清晰、回话礼貌、耐心。四、负责将外来部门、机构的传真、信件或包裹等及时交至公司相关部门或个人，并做好登记。若传真、信件未标明主送部门或个人的，则交行政办处理。五、负责应聘人员在前台填写的《人员面试登记表》转交至人事部。六、负责公司对外信件、杂志、报刊的整理、收集并放到指定位置。七、负责员工上下班打卡监督管理，及时制止违反规定的打卡行为并通知人事部。八、负责对传真机、打卡机、外出登记本进行维护。九、前台人员负责做好公司人员对外拨打长途、传真的记录。十、部门安装有长途电话的，前台人员有权拒绝该部门人员拨打长途电话。十一、若前台人员违反上述规定或遭投诉则，按投诉处罚规定执行。十二、负责公司收发印章的管理工作，确保收发印章的安全使用。十三、负责员工工装的计划、进销存账务。大连海王星辰医药有限公司行政管理制度4(二)档案管理制度一、所称的档案，是指任何记载公司文件资料的书面资产与记录文件资料的磁片、光碟等。二、坚持部门收集、管理文件材料制度。由各部门指定专人负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员由部门经理指定与调换，但须到行政办备案。三、凡公司所有内部及外部往来的文件及档案，应一律予以存档，并配合公司网络的规划做好适当的存放。四、凡公司发出的公文(含定稿和两份打印的正本与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由行政办公室统一收集管理。五、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档，行政办备档。六、归档范围：1、重要的会议材料，包括会议的通知、请示、报告、决议、总结、领导讲话、会议纪要等。2、公司发至各部门的决定、决议、指示、命令、制度、规定、计划等文件材料。3、部门对外的正式发文以及有关部门往来的文件。4、部门反映主要职能活动的报告、总结。5、部门各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、各类报表。6、部门与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。7、本部门职员任免的文件材料以及关于职员奖励、处分的文件材料。8、本部门员工薪资、福利方面的文件材料。七、部门内各人员手边档案装订，应以年度为装订单位，不得跨年度装订。并将每一种类的文件依其属性作单一归纳存档管理。八、所有部门的各种文件归档时，应统一以公文夹做归档管理，以求统一。九、部门各人员的档案归纳，应由各人员依存放档案的种类，于档案夹外以电脑打印“档名标签”后粘贴于该档案夹外侧面，但如因档案太多须另增加档案夹存放时，其“档名标签”应冠以序号，方式例如：2000年社保申报资料(一)、(二)等。十、部门内各人员的档案文件资料归档工作，除应依本办法的规定作文件资料归档外，更重要的是各人员应于每个文件夹内页的第一页，装订本档案夹内的所有资料内容名称索引，以利查阅使用。并将该页定期缴至该所属文件资料保管人手上，再由各部门指定专人汇总至行政办公室档案室存放，以建立中央档案管理制度。十一、各部门的档案资料，应于存放归档之前将文件资料冠以流水序号，以利日后登录及查询。大连海王星辰医药有限公司行政管理制度5十二、部门档案管理人员应将所有档案存放位置，以表格方式分年度终了，不定时(如档案新增或存放位置异动时)，填写表单呈缴该部门主管及行政办公室档案室存档备查，以做为公司部门所有档案管理的索引档。十三、公司任何使用或新创的制式文件与表单，一律应冠以文件编号，否则一律不准于公司内部使用，其文件编码制式规范如下：总经理办公室zb人力资源部rs门店管理部md采购部cg商品部sp市场部sc质量部zl发展部fz配送中心ps财务部cw电脑部dn各门店以店号为准上述为各部门的编号，在拟定文件时，按以下方法编号：部门编号-2009-文件序号(001)。例如：总经经办公室签发关于“文件统一编号的通知”，则该文件编号应为：zb-2009-001十四、公司各部门应将所发行使用的文件表单汇整成总表，以备日后查询对照之用。十五、公司文件资料装订规范如下：1、文件均以左边装订为原则，装订文件资料及其附件，应对准左上角装订对齐订牢。2、文件如有破损应予粘贴补正，执照证件应另加透明封套。十六、各部门根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”，“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。十七、各部门都要建立健全平时归档制度。承办人应及时将办理完毕或经有关领导批存的文件资料，收集齐全，并加以整理，送交本部门专(兼)职秘书归档。十八、部门秘书应将已归档的文件资料按照“案卷类目”条款，放入相应的文件夹中，并在收发文件登记本上注明。十九、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。二十、在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷;绝密文件单独立卷。二十一、卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左角打印页号。二十二、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整，卷内目录放在卷首