规章制度的编写规范与要求

尖山铁矿二○一○年规章制度的编写规范及要求2015年3月培训提纲1制度管理的意义2制度编写的要求3推进制度化管理3第一部分制度管理的意义☆为什么要推进制度管理☆制度的作用☆文件管理体系☆制度管理的现状☆制度管理的要求不以规矩,不能成方圆。――《孟子·离娄上》规,有法度也。从矢,从见,会意。――《说文》圆者中规,方者中矩。――《荀子·赋》制，裁也。――《说文》度,法制也。――《说文》。按,五度,分寸尺丈引也。度起于人手取法,故从又。•制：•规定：因地制宜。制定。制式。制宪。•限定，约束，管束：制止。制裁。专制。制约。抵制。节制。制动。制海权。•法规，制度：民主集中制。公有制。•依照规定的标准做的：制钱（中国明、清两代称本朝的铜钱）。制服。•古代帝王的命令：制诰。•古代父母死亡守丧；守制。•造，作：制造。制做。制品。制图。制革。制版。如法炮制。•度•计算长短的器具或单位：尺度。刻度。度量衡。•事物所达到的境界：程度。高度。风度。•法则，应遵行的标准：制度。法度。•分角的单位，一圆周角分为360度：角度。•依照计算的一定标准划分的单位：温度。湿度。经度。纬度。浓度。•电能的单位，一千瓦小时电量的通称。•哲学上指一定事物保持自己质的数量界限。•能容受的量：气度。•考虑，打算：置之度外。•过，由此到彼：度日。度假。欢度新春。•量词，次：一度。再度。•僧尼道士劝人出家：剃度（剃发出家）。第一部分：文件管理体系的构成(1)精神文化层：企业精神文化是指企业在生产经营过程中，受一定的社会文化背景、意识形态影响而长期形成的一种精神成果和文化观念。它包括企业使命、企业愿景、企业价值观、企业精神、企业作风、企业经营理念等内容。(2)制度文化层：企业的制度文化主要包括企业领导体制、企业组织机构和企业管理制度三个方面。(3)物质文化层：企业的物质文化是由企业职工创造的产品和各种物质设施等构成的器物文化，是一种以物质形态为主的表层企业文化。精神文化制度文化物质文化企业文化的组成“CIS”即“企业形象识别系统”，包括：企业理念识别(MindIdentity，简称MI)、企业行为识别(BehaviorIdentity，简称B1)、企业视觉识别(VisualIdentity，简称Ⅵ)三部分精神文化主要内容企业使命是核心价值观的载体与反映，是企业生存与发展的理由，是企业一种根本的、最有价值的、崇高的责任和任务，它回答的是“我们要做什么，为什么这样做”的现实问题。企业愿景是企业及其内部全体员工共同追求的企业发展愿望和长远目标的情景式描述，回答的是“我们要成为什么”的问题。企业价值观是指企业在追求经营成功过程中所推崇的基本信念和奉行的目标，是企业全体或多数员工一致赞同的关于企业意义的终极判断。企业精神是企业全体或多数员工共同一致，彼此共鸣的内心态度、意志状况和思想境界。企业作风指企业员工对待工作的状态、情绪、信心、责任与习惯。企业精神文化层的基本概念阐明过程和结果的文件描述生产岗位操作的方法、要求和步骤详细规定具体的管理要求,包括技术文件、管理文件、外来文件三类。描述各项活动的途径、职责作业文件程序文件记录作业指导书管理手册对管理体系范围进行全面描述五级文件的层次关系11文件层次文件名称功能性质使用者数量方针目标最高管理者承诺、相关方观点宗旨目的全体员工1一级文件管理手册对管理体系范围进行全面描述纲领性管理者1二级文件程序文件描述各项活动的途径、职责支持性职能部门35三级文件作业文件详细规定具体的管理要求,包括技术文件、管理文件、外来文件三类。支持性职能部门与作业区在用规章制度220个四级文件作业指导书描述生产岗位操作的方法、要求和步骤操作性操作岗位183五级文件记录阐明过程和结果的文件证实性操作岗位717文体体系框架图根据《质量、职业健康安全及环境管理手册》的规定，我矿一体化管理体系文件共分为五类，各类文件的作用分别如下:一类文件：管理手册（含质量、职业健康安全及环境方针和目标），明确矿部质量、职业健康安全及环境一体化管理的宗旨和总要求，是体系的纲领性文件。二类文件：程序文件：是管理手册的支持性文件，明确一体化主要管理过程或活动的途径，明确各部门职能，协调部门间关系。五级文件的内涵三类文件：作业文件：是程序文件的支持性文件，详细规定具体的管理要求，分为:(1)技术文件，如：工艺操作、安全操作、设备操作维护规程标准、工序标准等；(2)管理文件，如：规章制度、预算、科室专业管理文件、各单位管理类文件；(3)外来文件，如：与一体化管理体系有关的国家、行业、地方颁布的法律法规、标准规范、规程等，两级公司颁布的管理办法、规定要求等文件。四类文件：作业指导书,是落实管理要求的操作性文件,具体规定生产岗位操作的要求和步骤。五类文件：记录，指质量、职业健康安全和环境管理过程中，证实取得的结果和完成的过程的证据性文件，具有可追溯性。五级文件的内涵2007年12月25日，我矿对管理手册和程序文件进行了改版，并及时下发了管理手册和程序文件。目前，我矿的管理手册和程序文件为B版，程序文件中包括各类程序共35个。目前，在对三类文件的管理上，主要存在如下问题：文件管理的现状与不足目前我矿在规章制度中突出的问题表现为以下几个方面：•1、规章制度行文不规范，不符合行文的要求，集中表现为语义含糊，词不达意；•2、规章制度与红头文件不分，造成文件管理的困难；•3、管理人员岗位调整后，对规章制度的管理要求不知晓；•4、管理人员和部门领导未严格执行电子公文的处理流程和要求，尤其是在线处理时间过长，超过了电子公文的管理要求；•5、专业管理制度的修订周期太长，一些制度与现有的管理流程不相符合，需要及时进行修订。•6、有些管理制度没有纳入矿部的文件管理体系进行统一管理。•7、行文和格式不规范，不符合程序文件的要求；管理中存在的问题•1、综合管理科是矿部规章制度的牵头推进部门：负责督促职能部门实施规章制度起草及修订工作；对规章制度的内容进行审查；对审批后的规章制度进行发布；对规章制度的执行情况进行检查评价。•2、办公室负责对职能部门起草的规章制度进行编号、排版、印刷、发放、归档管理及废止。•3、有关职能部门是本专业规章制度的归口管理部门。负责本专业管理的有关规章制度编制和修改；负责会签其它部门涉及本专业的规章制度；对本部门编制的规章制度的实施过程组织检查落实；对本部门制定的规章制度进行定期评审，对存在的问题及时提出解决方案或修订意见。职责分工•4.1为注重一体化管理体系的实效，按照《文件管理程序》，矿部将所有的管理制度、标准、规程等纳入ISO9001体系文件的三类文件进行统一管理。•4.2本管理办法中的“规章制度”是指矿部依据国家有关法律、法规和上级公司管理要求结合实际情况制定的规范矿部经营、管理的规范性文件。规章制度的名称包括“制度”、“规定”、“办法”、“实施细则”、“规范”、“标准”、“规程”等。•4.3规章制度分为三级：矿部规章制度为三级，由职能科室编制，经制度主管部门审核，矿领导批准，统一编号下发，在全矿范围内适用；部级的规章制度为二级；作业区（组、队、室）制度为三级，由本单位编制，经矿部专业主管部门审核，制度主管部门编号下发，在本单位内部适用。规章制度的分类及定义•企业管理制度大体上可以分为规章制度和责任制度。•规章制度侧重于工作内容、范围和工作程序、方式，如管理细则、行政管理制度、生产经营管理制度。•责任制度侧重于规范责任、职权和利益的界限及其关系。规章制度的分类“红头文件”是人们对行政公文的俗称，是以其文件首页主题红色的文头而得名，是行政机关或准行政组织（行政管理学界将企事业组织、社会团体、社会组织的行政管理称为准行政管理，同样这些组织也就是准行政组织）为了其行政管理的需要，制定的针对一时或一事或者执行法律法规以及上级机关的决议的具体措施、方法、决定、意见等。因此，“红头文件”包括了除法律、行政法规、行政规章以外的行政措施、行政规定、决定、命令与指示等。根据我国2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》可推定有以下几种：命令（或令）、决定、公告、通知、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。规章制度与“红头文件”的界定为规范矿部公文处理，完善规章制度体系，凡是规范矿部生产经营与管理的“制度”、“规定”、“办法”、“实施细则”、“规范”、“标准”、“规程”等规章制度以矿部作业文件形式下发，不得以红头文件的形式下发。矿部“红头文件”与规章制度的界定与处理流程由综合管理科与办公室机要秘书共同审核把关。规章制度与“红头文件”的界定•6.1规章制度应当符合国家法律法规以及两级公司有关制度和文件的要求。•6.2规章制度应当科学、合理地规定各部门、各岗位的权利、义务、责任以及内部的管理秩序。•6.3对涉及的事项表述清楚明白，概念准确，语言精炼，简称规范，标点符号正确。•6.4结合实际，可操作性强，便于实施。•6.5结构严谨，条理清楚，删繁就简，突出主要内容，避免长篇大论。规章制度制定的基本原则1．适用性原则2．科学性原则3．必要性原则4．合法性原则5．合理性原则6．完整性原则7．先进性原则规章制度制定的基本原则•规章制度的名称；•制定的目的和必要性；•制定依据；•适用范围；•各部门应承担的职责；•需要明确的工作程序；•相关的奖惩规定；•其它需要规定的内容；•本制度涉及的支持性文件；•本制度产生的记录；•规章制度解释的部门；•实施生效日期；•现行规章制度被新的规章制度所取代时，应注明予以废止的规章制度名称、编号及版本号；•需要进一步明确管理流程的应附相应的管理流程图。规章制度应涵盖的基本内容•8.1矿级规章制度由职能部门负责起草。对涉及两个或两个以上主管部门的，由相关部门组成联合起草小组起草，以首次进入发文流程的部门为负责部门，其他部门为协助部门。•8.2规章制度的编制、审核、批准及发布统一在OA办公系统进行。•8.3矿级规章制度编审批流程（选择“尖山铁矿发文”--“规章制度”流程）规章制度编审批程序•8.5矿级规章制度内容涉及其他专业部门时，进入发文流程前征求相关部门意见，在发文流程中必须经相关部门负责人及主管矿领导会签。•8.6综合管理科对起草的规章制度进行审查时，编制部门应提供有关依据(包括国家法律、法规、政策、规章制度或事实)及文件资料。•8.7综合管理科对规章制度的以下主要内容进行审查：规章制度是否符合法律、法规的基本原则，是否符合国家政策；内容是否与两级公司的要求相一致；是否符合矿部的实际情况；规章制度与矿部现行规章制度是否协调一致，如果要改变现行规章制度的，理由和依据是否充足；是否与矿部的其它制度有相互冲突的内容。•8.7签发后的规章制度，综合管理科及时在矿局域网主页“规章制度”中进行公告，办公室在局域网上撤消作废文件，保证在“公文阅览”中的文件为有效版本。•8.9签发后的规章制度，由办公室存档备案。•8.10综合管理科每半年至少发布一次有效规章制度清单。规章制度编审批程序矿级规章制度编审批流程•9.1各单位应指定专人从局域网以及OA办公系统中及时下载获取矿部新颁布的规章制度，建立规章制度的电子公文包以及文件清单，并组织员工对规章制度进行学习。•9.2各单位要严格执行矿部各项规章制度，单位内部要组织检查落实，对制度在执行过程中存在的问题及时反馈综合管理科。•9.3专业管理部门按照本部门编制的规章制度对各单位规章制度的执行情况组织专业检查，对制度执行过程中存在的问题及时提出整改意见。•9.4综合管理科负责对各专业管理部门的专业管理情况进行评价检查，对部门在专业管理中存在的问题及时予以督促整改。•9.5作业区（组、队、室）制定的内部规章制度不得与矿部规章制度相冲突。规章制度的执行•10.1为确保矿部规章制度的有效性与适宜性，职能部门每年12月份对本部门编制的规章制度组织评审，评审结果报综合管理科。•10.2规章制度的有效期为三年，自下发之日起超过三年的，规章制度自行废止，不再另行发文通知。经评审确有继续存在必要的，由专业部门重新修订后下发。•10.3有下列