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1浅论档案数字化质量控制体系构建研究1钱毅(中国人民大学信息资源管理学院)李洪(航天档案馆)内容摘要:档案数字化是档案信息化工作的重要组成部分,是档案数字化资源建设的重要手段和方式。档案数字化的质量问题已经成为档案部门关注的重点,本文在对档案数字化业务流程和质量管理等方面情况进行分析和梳理的基础上,提出构建包括组合体系、流程体系、文档体系、规范体系、安全体系、监理体系在内的档案数字化质量控制体系,以期实现对档案数字化工作全过程的质量控制。关键词:档案数字化质量控制体系档案数字化是当前乃至今后一段时间内档案资源建设和积累的主要手段之一,如何保证档案数字化产品的质量是数字化工作必须要面临的关键问题。目前已有的研究成果总体而言比较散乱,缺乏对档案数字化过程质量控制的系统研究。本文拟对我国当前档案部门数字化工作进行分析和梳理的基础上,提出比较通用的档案数字化质量控制体系,实现对档案数字化工作全过程质量控制的指导。一、档案数字化质量控制体系的概念在档案数字化领域,质量控制活动是为满足数字化工作的产品质量和管理质量而进行控制的一系列技术和管理措施的总和。档案数字化的质量是指在满足数字化加工、转化并被识别的过程中满足要求的程度。质量控制的本意是指通过监视质量形成过程,消除质量环上所有阶段引起不合格或不满意效果的因素,以达到质量要求。档案数字化工作包括多个环节,因而质量控制也应涉及每一阶段,如原件整理、图像扫描、图像处理、数据挂接、图像存储备份等环节,各环节都需要采取适当的质量控制措施,否则,数字化产品的质量将得不到应有的保障。质量控制体系则是由质量方面的人员、设备、财务、环境等要素所组成的综合管控体系。建立档案数字化质量控制体系的过程,就是利用质量管理体系的建设原理,采用统一、简化、协调、优化等原理将质量控制的各项内容融入进档案数字化的全流程中,使质量控制程序化、文件化的过程。二、我国档案数字化质量控制工作现状档案数字化工作在我国已经行之有年,从数字化工作规划组织情况看,多数档案馆都根据自身业务发展的需要开展了档案数字化项目,并将其融入发展规划或相关项目中作为重点1本文系国家档案局科研项目《档案数字化过程质量控制体系研究》阶段性成果2任务推进。不少单位已经开始将数字化工作的定位从简单的“方便利用”向“替代原件”转化。同时,在各个层面上都有一定数量的相关标准规范,覆盖了业务规范、人员管理、安全管理等多个方面。但总体而言,我国目前档案数字化质量控制工作还有待进一步提升完善,当前主要的不足之处表现在:1、缺乏论证,盲目被动在开展档案数字化工作中,很多档案馆缺乏科学论证和需求分析,仓促上马,盲目推进。这种情况下,数字化质量难以保障,巨额投资难以实现其应有的效益。档案数字化建设作为一项复杂的系统工程,需要事先进行详实论证,制定方案,将保障数字化质量的措施进行预先,并纳入到相应的工作环节和步骤中。2、缺乏鉴定,造成浪费在档案工作中,鉴定是极其重要的工作环节。由于缺乏鉴定和审查,可能造成大量人力、物力、财力的浪费,使得档案数字化质量无法保证,甚至可能导致法律纠纷和不可控的安全问题等。3、缺少控制,影响质量档案数字化是一个系统的工程,包括了档案整理、鉴定、扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等多个环节,环环相续,每一个环节都会影响着档案数字化产品的质量。目前在数字化过程中存在着数据著录项目不规范、数据准确性不高、数据不够完整、数据著录格式不规范等情况,这些都是源于对各环节工作缺乏质量控制导致的,影响着数据的检全率、检准率,也制约了数字化资源的远程共享、利用等。三、档案数字化质量控制体系构建的影响因素档案数字化质量控制体系的建立离不开对数字化风险的系统分析,在对现有数字化工作进行风险识别的基础上,明确影响质量的各类因素,并对这些影响因素进行必要的分类和关联分析,从而为后续搭建具体的质量控制体系打下基础。结合档案数字化工作进行基本的风险识别和评估,我们得出基本的风险鱼骨图如下:图1档案数字化过程风险鱼骨图1、管理因素3影响数字化工作质量控制的管理因素主要包括数字化加工目的、数字化加工模式等。数字化加工目的是影响数字化产品质量内涵的最重要的因素,数字化加工模式一般分为自行加工和委托加工。不同的加工模式意味着管理对象、手段、方法可能存在较大的区别,质量控制点及其防控措施都会随之变化。2、规范因素数字化工作需要大量管理、业务、技术类的标准规范的支持。规范的体系性是指数字化规范集合应当是一个有机的规范体系,而不是零散的规范组合。规范体系在主题上应涵盖数字化工作的主要方面,能够支撑数字化工作在法规遵从、业务管理、技术指导等各方面的综合需要。3、业务因素由于数字化工作成果不仅仅体现在获得原始档案的数字化版本,还包括对原始档案的一系列业务活动,包括档案整理、鉴定、保护、修复、出入库等。如果在此过程中造成原件损坏、丢失、泄密等问题,都会严重影响数字化工作的整体成果。业务工作内容的复杂度取决于档案工作的原基础,取决于数字化对象本身的质量状况等。4、机构人员因素机构人员因素是指数字化工作应建立良好有序的组织结构,参与数字化工作的各类人员应得到有效的技能培训。数字化作为一项涉及多业务环节、技术依赖性较强的工作,会涉及到各部门、多类人员。机构人员的情况会对数字化工作的质量带来具体影响。5、技术因素技术因素是指与数字化加工有关的设备、技术参数、软硬件系统方面的风险因素。数字化工作中的技术因素主要包括设备、技术指标、数字化系统等因素。数字化设备作为生产工具,是决定数字化产品质量的核心因素。技术指标是影响数字化产品可读性、保存性能的重要指标。数字化系统是指在加工过程中对于数字化产品的必要的管理平台。6、安全因素安全保密是数字化质量控制体系关注的重要内容,如何保证数字化工作的管理安全、环境安全、人员安全、数据安全等是数字化工作应着重考虑的要素。四、档案数字化质量控制体系的主要内容基于上述数字化质量控制体系的各类影响因素,从理论上讲,一个较为完备的数字化质量控制体系应当是包括组织体系、流程体系、文档体系、规范体系、安全体系、监理体系在内的综合体。1、组织体系组织体系是解决数字化工作中机构设置、人员管理与岗位管理的系统,组织体系是否科学合理是决定数字化产品质量的关键因素。组织体系在建设时应首先明确数字化工作的领导机构建设,并至少涵盖鉴定、保护、业务、安全管理等方面。(1)组织体系应明确从事数字化工作的组织要求。从事数字化工作的组织应具备一定4的资质要求,无论是公司、还是档案部门自身,应表明其自身具备数字化工作能力。其次,应成立数字化工作专项项目组,可以包括整理鉴定组、数字化工作组、数字化保护组等。同时数字化机构应配备结构合理的数字化工作人员,各岗位人员应掌握一定的数字化工作技术和基础知识,能够胜任数字化工作相关岗位的任务。(2)明确档案数字化工作模式。不同的工作模式要求档案机构设立不同的组织形式,以满足协调工作,保证数字化工作的质量控制要求。如自主生产方式的组织体系建设一般由本单位人员负责档案数字化系统的建设以及日常生产组织与管理。劳务外包则通常要求档案馆(室)提供数字化设备和场地,数字化企业根据档案机构要求,派出相关人员开展档案数字化加工业务。(3)开展档案数字化组织团队建设。团队建设需要引入高质量人才,由档案部门人员担当业务骨干,技术人员密切配合。通过合理分工将业务工作与人员联系在一起,可按工作内容将团队分成管理组、交接组、操作组、质检组,各组再按照不同的工作任务或环节分小组。通过制度建设建立完善的档案数字化工作者管理制度,引导和规范档案数字化团队的行为,明确各岗位工作内容等。2、流程体系档案数字化质量控制流程体系是一项集管理和技术于一体的综合体系,它贯穿于数字化建设的整个过程。主要包括三个部分内容:即面向数字化对象的前端控制、面向数字化建设的过程控制以及面向具体应用的反馈控制。(1)前端控制档案数字化前端控制的意义就在于通过准确的定位和科学的规划,使数字化扫描工作能够按照预定目标进行并取得成效。前端控制主要包括以下三方面的内容,(1)方案制定。项目领导小组根据现有的人力、物力、财力确定项目实施目标和实施方针,并制定实施方案。(2)档案鉴定。档案鉴定人员负责对扫描对象进行控制,根据档案利用价值大小、利用频率和涉密级别,确定需要数字化的档案,数字化的先后次序以及数字化的组织方式。(3)制定技术标准。数字化技术人员根据国家标准和行业的特点,客观地确定技术路线和技术指标,保证不同时间和不同人员数据处理的规范性和一致性。(2)过程控制档案的数字化加工是一个环环相扣的系统工程,前一环节的工作往往会直接影响到下一个环节的工作,需要各个环节的相互配合。档案数字化过程控制包括制定数字化流程工作标准和每一个环节的操作规范、质量标准、检查方法和相应的处罚制度。每个环节进行质量控制和标准化要求,避免低质量或不合格的产品进入下一流程,消除生产过程各环节可能出现的质量隐患,以达到过程质量控制目标。(3)反馈控制数字化反馈阶段的主要内容是开展售后跟踪服务,调查产品使用效果,收集用户的应用反馈,检验、分析、发现偏差,及时采取纠偏措施,保证数字化产品实际使用效果。档案数字化质量控制流程体系的构建需要确定档案数字化各流程中的质量控制因素,特别是档案鉴定、工作环境搭建、提卷、档案整理、索引著录、数据质检、档案扫描、图像处理和质检、报表输出、数据挂接、数据备份、装订还原、还卷上架等核心流程中涉及的数字5化对象、人员、技术等影响档案数字化质量的因素。3、文档体系文档体系是建立一个完整有效的档案数字化质量控制体系的基本保障,是保证质量控制全过程合法合规的重要组成部分,包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量计划、质量记录等形式。结合档案数字化工作的基本流程,档案数字化质量控制文档体系的组成部分主要包括如下几个方面:(1)前端控制阶段的文档,主要包括质量控制方案(包括人力、物力、财力的配置)、档案鉴定报告、数字化实施技术标准(软硬件选择,数字化技术路线等)。(2)过程控制阶段的文档,主要包括数字化流程操作规范、每一环节的质量标准、档案整理记录单(包括扫描和图像处理)、质量检查记录单(文字质检和图像质检)、质量不规范改进制度及奖罚制度等。(3)反馈控制阶段的文档,包括数字化后跟踪服务、质量效果及用户应用反馈记录表等。4、规范体系档案数字化质量控制规范体系就是指档案数字化领域内的各类规范按照内在联系形成的科学的有机整体。对于规范而言只有构成合理的体系才能充分发挥作用。规范体系从档案数字化工作的基本流程角度看包括(1)前端控制阶段的规范,主要包括数字化项目的法律审查、方案设计、鉴定、技术指标确定、安全管理规范等内容。(2)过程控制阶段的规范,包括档案整理规范、档案扫描工作规范、图像处理规范、图像存储规范、数据建设规范、数据挂接规范、数字化工作验收规范、数据备份规范、错误处罚标准等。(3)反馈控制阶段的规范,主要包括调查数字化档案的使用效果和用户要求。5、安全体系档案数字化质量控制中安全体系建设主要包括:设立安全控制机构,建立相关规章制度,人员管理制度,数字化流程设计中的安全控制,设备安全方案和数字化工作环境安全管理等内容。其中数字化流程设计中的安全控制要求制定科学合理的档案数字化工作流程,要求设计档案数字化流程中各个工作环节的登记表,确保档案原件与档案信息绝对安全。数字化工作环境安全管理不仅包括数字化现场的安全管理,还包括系统和网络环境的安全管理,以及数据库的维护、整理和数据备份。6、监理体系长期以来,在实施档案数字化项目时绝大多数是两方合作的关系,缺乏第三方的有效监管。引入第三方监理将使档案数字化工作由二元结构(即甲方和乙方)变为三元结构,监理单位受建设单位单位委托,依据国家有关法律法规、技术标准对数字化建设项目实施监督管理,形成建设单位、监理单位、承建单位三方以经济合同为纽带,以提高档案数字化建设水平和质量为目的的监理体系,监理体系对于提升档案数字化工作质量有着非常重要的意义。五、
本文标题:浅论档案数字化质量控制体系构建研究
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