采购管理办法

3采购管理办法(HBQY-JH-02)1总则1.1为进一步规范管理处采购管理，本着保证质量、降低成本、提高效益的原则，根据《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》，结合本单位实际情况，制订本办法。1.2本办法所称采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为。管理处机关各业务科室、所属各单位适用本办法。1.3本办法采购范围包括：1）包括新建、改扩建、日常维护、专项维修、安装、装潢等工程建设项目；如公路养护工程；房屋新建、改建、维修及装饰工程；收费岛、亭、棚新建、改扩建及维修工程；机电新建、改建及维修工程等。2）生产维修物资。包括日常养护物资、养护设备备品、配件，防汛、除雪材料；机电工程设备、软件及维修备品、配件；房建工程及设备维修备品配件等。3）经常性物资。包括办公用品，劳保用品，车辆的加油和维修，服装等。4）固定资产。包括养护设备，房建设施设备，办公设备，车辆等。5）咨询服务项目。包括设计、监理、检测、科研、咨询、宣传制作、软件开发、保洁、保险等。1.4采购工作应按照公开、公平、公正、诚信、择优的原则进行。2机构与职责2.1针对第三条划分的采购范围，根据实际工作需要和部门分工不同，划分对应的采购主管部门。1）工程项目。公路养护工程及收费岛、亭、棚工程、房建工程由养护部门负责，机电工程由机电部门负责。2）生产性物资采购。养护物资采购及房屋物资由养护部门负责；机电物资采购由机电部门负责。3）经常性物资和固定资产采购由处办公室负责，相关单位和部门配合。4）咨询服务采购由对应的业务主管部门组织实施。45）专项工程及大宗物资的采购由管理处各业务科室负责。2.2采购主管部门主要职责：1）编制本部门年度采购计划。2）负责组织项目的设计、预算。3）对本部门负责的采购项目按规定要求和程序实施采购活动，形成本部门意见，履行报批、报备手续。4）对达到招标条件的项目协助计划科实施招标。5）具体负责采购项目的组织实施，履行合同。2.3计划科是采购管理职能部门，其主要职责有：1）汇总编制全处年度采购计划。2）负责项目招标的组织实施。3）负责采购项目的审核。4）对全处采购情况进行定期统计、汇总、分析。3采购方法及程序3.1采购活动根据不同情况可采用以下方式：1）公开(或邀请)招标；2）竞争性谈判；3）询价；4）单一来源采购；5）管理处认定的其他方式。3.2根据本办法第三条划分的采购范围，要求达到以下标准的应采取相应的采购方法进行采购。1）金额超过50万元的大宗物资、投资额超过100万元的工程和金额超过30万元的服务，要通过招标形式进行采购，达到上级有关规定投资额要求和法律、法规明确规定必须进行公开招标的项目要进行公开招标采购。2）经常性物资采购采取定点采购的方式进行，对于年采购金额超过30万元的定点采购应通过招标或竞争性谈判方式确定定点单位，同时为方便采购，体现竞争，原则上应确定2-3个供应商。对履约、服务等方面较好的供应商可申请续签合同一年，但最多不能超过两年，超过两年的需要重新进行招标或谈判。53）)金额在10万元以上50万元以下的物资和金额在20万元以上100万元以下的工程应采取竞争性谈判或询价等方式进行采购，至少要对比3家以上的供应商或承包商，针对综合价格、质量、服务等方面的情况择优选定。4）金额在10万元以下的物资和20万元以下的工程，可以进行核价采购和指定承包，但原则上应有2家以上供应商或承包商参与报价。5）对于工期紧或物资紧缺等情况，不能按上述办法进行采购的，需经过处长批准。3.3管理处对采购项目实行计划管理，管理处计划科为计划控制部门。各部门在年末编制下一年度《采购计划》，报管理处计划科审核汇编，在每年1月底前报处长办公会审议，审议通过后，由计划科、财务科备案，每年7月份对计划进行调整和进一步修订。3.4所有计划实施前需填写《采购申请单》，经主管处长会签，处长批准后开始实施。3.5以招投标方式进行的采购活动，由计划科组织实施，按管理处招投标管理办法及程序进行。3.6以其他方式进行的采购活动，由业务主管部门组织实施，按第九条的方法选取供应商或承包商。承办部门将采购实施情况写出报告，提供不同供应商或承包商的报价单、工程预算书及有关资格证明文件，提出本部门意见，填写《采购审批表》，经计划科、财务科审核，主管处长会签和处长批准后签订合同。3.7计划外的采购需由承办部门写出情况报告，填写《计划外采购申请单》，经计划科审核，主管处长会签，处长批准后，报计划科备案，进入第3.6采购程序。3.8固定资产的采购，在按本办法履行采购程序的同时，按照项目办和管理处有关固定资产采购的规定，履行相关报告、审批、备案、登记手续。3.9采购物资均应按有关规定履行验收、出人库或领保手续，工程项目要按有关规定履行交工、竣工验收手续。4供方的要求和评价4.1为确保采购活动的顺利实施，采购前应对供方的资格进行必要的审查，一般应具备以下几方面条件：1）具有企业独立法人资格和采购项目所要求的企业规模；2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；3）在经营活动中没有重大违法记录；4）有固定的经营场地和完善的物流配送体系和售后服务队伍；65）具有满足采购项目相适应的设备、专业技术能力和维修能力或相适应的服务能力；6）招标文件规定的其他条件。4.2各部门应对供方的产品及服务等方面业绩给予关注和评价，对诚实守信履约能力强的供方和不能满足要求的供方做好相关记录，作为今后采购考虑的因素。5监督管理5.1金额在5万元以上的采购必须签订合同，依据《中华人民共各国合同法》和管理处关于合同管理的办法，对采购活动实施合同管理。5.2金额在10万元以上项目采购应通过审核部门审核。管理处计划科负责物资采购核价及工程项目技术、概算、预算、决算、工程变更及合同价审核。5.3管理处财务部门严格按财务管理规定和合同条款监督和管理采购资金的给付和使用。5.4处政工科作为纪检监察部门是采购活动的监督部门，对采购活动的公正性、合法性进行监督，对招投标等重大采购活动的过程进行监督，有权对采购活动中出现的检举、揭发和投诉进行调查，查阅有关文件资料，并负责廉政合同的签订与管理。5.5所有参与采购活动的工作人员应克尽职守，严于律己，严禁与供应商串通、滥用职权、徇私舞弊、索贿受贿。一旦发现严肃处理，触犯法律的交司法部门处理。6附则6.1各有关部门参照本办法制定具体实施办法。6.2本办法自颁布之日起实行。6.3本办法解释权属管理计划科。7相关质量记录7.1《采购申请单》(HBQY-JH-02-B01)7.2《计划外采购申请单》(HBQY-JH-02-B02)7.3《采购审批单》(HBQY-JH-02-B03)7.4《物资采购验收单》(HBQY-JH-02-B04)7.5《年物资采购计划表》(HBQY-JH-02-B05)7HBQY-JH-02-B01河北省青银高速公路管理处采购申请单项目名称项目概况1.项目计划投资(原计划、现计划)2.资金来源（有关上级批复）3.项目实施地点、主要工程量4.其他说明项目实施安排1.拟用采购方式2.拟采购时间实施时间3.项目开工、完工日期主管处长意见年月日处长审批意见年月日主办部门:经办人:部门负责人:8HBQY-JH-02-B02河北省青银高速公路管理处计划外采购申请单项目名称项目依据或理由1.项目实施的必要性、可行性2.资金来源3.项目实施地点项目概况(数量、规格、工程量、投资额等)项目实施安排1、拟用采购方式和采购时间2、项目开工、完工日期计划科意见年月日财务科意见年月日主管处长意见年月日处长审批意见年月日主办部门：经办人：部门负责人：9HBQY-JH-02-B03河北省青银高速公路管理处采购审批单项目名称采购情况说明1．采用采购方式及时间2．参与竞争单位（1、2、3、……）评审报告摘要(参与竞争各单位主要技术力量、施工能力、质量性、信誉、报价等对比及综合评定情况)（可附页）评审意见1、拟定单位：2、评审人员签字：年月日审核部门意见年月日主管处长意见年月日处长审批意见年月日主办部门：经办人：部门负责人：说明：填报本表时需附项目采购情况报告、供应商（承包商）材料及其报价等相应文件10HBQY-JH-02-B04河北省青银高速公路管理处物资采购验收单项目名称合同编号供应商名称采购物资描述承办单位验收意见年月日接收单位意见年月日11HBQY-JH-02-B05河北省青银高速公路管理处年物资采购计划表编号项目名称采购部门时间安排用途规格型号单位数量单价金额备注总计