采购类管理制度(修订)

天津市贝特瑞新能源科技有限公司制度流程文件1天津市贝特瑞新能源科技有限公司采购类管理制度编制：审核：审批：天津市贝特瑞新能源科技有限公司制度流程文件2采购类管理制度第一部分：总章一、目的为规范公司采购管理工作，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于天津市贝特瑞公司全体员工三、工作目标规范公司采购管理，包括但不限于：砍价委员会、合同管理、供应商管理、采购流程管理及委外施工相关管理流程。四、编制与修订财务类制度参照总部相关制度及标准执行五、其他本制度自发布之日起开始实施，前期发布的与此制度有冲突的条款及相关工作流程均以此版本为准。第二部分：合同管理制度1.0目的Objective为加强合同管理，保障公司健康、规范发展，避免和减少风险，维护公司的合法权益，根据《合同管理制度》制定本管理细则。2.0适用范围Scope天津市贝特瑞新能源科技有限公司制度流程文件3适用于深圳市贝特瑞新能源材料股份有限公司(以下简称“深圳本部”)。下属分子公司可按照《合同管理制度》并参照本细则制定相应的细则，下属分子公司制定相应的细则前，应按本细则执行(注:下属分子公司如无本细则所述部门、岗位的，应由具有类似职能的其他部门或岗位履行本细则规定的职责，无类似职能部门或岗位的，则跳过相应环节)。3.0定义Definition本制度所称合同，是指在经营管理活动中，公司各部门及子公司作为一方与其他自然人、法人、其他经济组织等主体之间签订的设立、变更、终止民事权利和义务关系的协议，包括协议书、合同书、意向书、备忘录、承诺函等。4.0内容Contents4.1.公司合同管理须遵循“事前调查、严格审批、跟踪履行、及时处理纠纷、文档管理留痕”为核心的合同管理制度。公司各中心、子公司必须分工负责、相互配合，以保证积极主动、独立负责、协调一致地搞好合同管理工作。4.2.合同管理，包括合同订立、履行、变更、解除、终止，以及纠纷处理、文档保管等相关工作。4.3.公司合同管理实行分级、分类管理。以公司名义签订的合同由公司管理，合同管理具体工作由公司各部门负责;以分子公司名义签订的合同由分子公司负责管理。4.4.合同分为以下几类，并作为合同管理的依据:4.4.1.按重要程度划分，分为重大合同和一般合同，具体定义如下:天津市贝特瑞新能源科技有限公司制度流程文件44.4.1.1.重大合同:是指公司对外涉及投资、收购并购业务，股权买卖、证券投资业务，对外担保、抵押、质押业务，土地、房产等固定资产买卖，及其贝特瑞机密，未经许可不得扩散它对公司经营产生重大影响的合同。4.4.1.2.一般合同:重大合同以外的合同。4.4.2.按合同所涉内容划分，分为如下八种合同:4.4.2.1.销售类合同:与客户签订的与销售产品相关的合同或其他文件，例如框架合同、采购合同、质保协议等。4.4.2.2.财务类合同:指公司与银行等就开立账户、存款、贷款、担保、销户等事宜签订的合同，如“银行开户/销户协议”、“贷款合同”等。4.4.2.3.管理类合同:公司日常经营过程中为管理需要与员工、政府或具有行政管理职能的事业单位等签订的内部合同。4.4.2.4.投资类合同:公司对外投资过程中签订的合同。4.4.2.5.合作类合同:公司与其他第三方签订的合作合同，如合作开发、技术开发合同等。如合作合同同时属于投资类合同的，归为投资类合同。4.4.2.6.采购类合同:公司对外采购产品(软件/硬件)、服务等过程中签订的合同。4.4.2.7.工程类合同:指我司作为发包方(建设单位)和承包方为了完成商定的工程项目，明确彼此的权利和义务的合同。4.4.2.8.其他合同:上述第4.4.2.1-4.4.2.7条规定以外的其他合同4.5.合同签订前的审核和洽谈天津市贝特瑞新能源科技有限公司制度流程文件54.5.1.订立合同前，经办人应对合同相对方的主体资格进行审核，确保对方具有签署合同的相应资质。审核主体资格时应取得对方的证件资料(例如营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、特殊行业的资质证件等)。4.5.2.确定合同相对方为合格主体后，经办人及经办人所在中心负责人应与合同相对方就合同条款进行初步洽谈，确定合同的基本内容、主要商务条件、技术条款等。洽谈合同应优先使用公司制定的合同版本。如使用合同相对方版本的，经办人及经办人所在中心负责人应就合同条款进行初步过滤。4.5.3.合同条款基本确定后，经办人应将合同电子版发给法务及相关中心/业务模块负责人(例如技术、品质、工程等)进行审核。如法务及相关中心/业务模块提出修改建议的，经办人应根据修改建议与合同相对方进行洽谈修改。4.5.4.合同条款经经办部门、法务、相关技术或品质部门基本确定后，由法务统一打印并加盖法务印章(印章样式待刻制后另行通知相关人员)。加盖法务印章的合同仅代表该合同为法务审阅过的版本，最终合同是否存在法律风险以法务在合同审批表上签注的意见为准。未设置法务的下属分子公司，由经办人打印合同。4.5.5.原则情况下，合同应按2N份数打印(N为合同当事人的数量)。公司留存的合同原件份数应保证在2份以上。4.6.合同用章审批4.6.1.合同打印后，经办人应填写合同审批表(见附件一《合同审批表》)，并按合同审批流程审批。4.6.2.合同审批流程:见附件二《合同审批流程》。天津市贝特瑞新能源科技有限公司制度流程文件64.6.3.董事长有权将合同的最终审批权授权给其他人员(以下简称“授权最终审批人”)。按《合同管理制度》规定需报深圳本部总经理、董事长审批的合同及需报宝安集团审批的合同不得授权其他人员作为最终审批人。4.6.4.深圳本部的合同审批权限见附件三《贝特瑞(限深圳本部)合同审批权限表(含授权)》，下属公司可根据合同管理制度、管理细则制定合同审批权限表，未制定具体合同审批权限表的，应按本细则第4.6.2条规定的流程审批。4.7.合同的签字盖章4.7.1.合同按合同审批流程履行完审批手续且最终审批人同意签订的，方可签字并加盖印章。4.7.2.经审批同意用章的合同，应至少有法定代表人、授权代表或经办人中的任何一人签字。合同上作为授权代表/代表名义签字的员工应具有公司出具的书面授权文件。其他员工只能作为经办人身份签字。合同如需法定代表人签字的，一律需法定代表人亲签或经法定代表人同意后加盖法定代表人私章。4.7.3.由印章保管人盖章。印章保管人盖章时应确认如下事项:4.7.3.1.合同审批表上最终审批权人是否同意用章;4.7.3.2.用印合同是否盖有法务印章;4.7.3.3.合同上是否有法定代表人/授权代表/经办人签字。4.7.4.所有合同所盖印章应为公章或合同专用章，其他印章一律不得在合同上使用。4.7.5.所有合同应要求合同相对方在合同上签字并加盖公章或合同专用章。天津市贝特瑞新能源科技有限公司制度流程文件74.8.合同文档的管理4.8.1.合同经合同当事人签字盖章后，除财务合同原件由财务保管、人事合同由人力资源中心保管外，其他合同，经办人应将公司留存的合同原件交文控中心和法务各留存一份，经办中心留存合同复印件、合同当事人主体资格证件及其他附带资料。4.8.2.印章保管人应于每月10日前将上月合同用章清单发送给文控中心和法务，以便文控中心和法务督促经办人递交合同原件。4.8.3.按照合同管理制度规定，需报深圳本部、集团审批的合同应将合同复印件报送深圳本部法务、集团归档。4.8.4.未设立法务/文控中心的分子公司由经办中心/部门负责合同归档管理。4.9.附则4.9.1.本细则未尽事宜，按照有关法律、法规和《合同管理制度》的规定执行。4.9.2.本细则经公司审批后，自颁布之日起生效。第三部分：委外加工控制流程1.0目的为了满足生产需求，规范委外加工流程，降低委外加工成本，提高委外加工效率，明确各相关部门职责，特制订此规程。2.0适用范围适用于本公司石墨化加工流程。3.0程序3.0.1、原料采购天津市贝特瑞新能源科技有限公司制度流程文件8采购部根据供应链每月采购计划，按时保质保量完成采购任务。3.0.2、发货石墨化委外加工计划由供应链提出，至少提前三天以邮件或文件形式告知采购部，注明：发货重量，物料种类；采购部与供应商协调安排车辆，并通知物料部安排专人发货装车，装车完毕物料部提供发货明细及过磅单，交于拉货司机一份，交于采购部一份。外部正常调拨流程由供应链提出调拨计划，调拨单注明：发货时间、发货重量，物料种类，往来地点。签至供应链分管领导，采购部根据调拨单内容及时进行调拨、安排发货。其他部门进行的调拨，需通知供应链，由供应链向采购部提供调拨单，否则不予调拨。委外加工调拨单格式详见附表。外部紧急调拨发货由提出部门提供签至总经理的内部联络单交至采购部，采购部根据联络单内容及时进行调拨、发货安排。3.0.3、加工物料到达供应商处，根据供应链回料计划，采购部监督供应商装炉情况、送电进度，必须保证石墨化回料及时率。加工技术要求：如果无相关部门提出特定的加工要求，严格按合同相关规定进行加工。如果相关部门提出特定加工要求，需发货前通知采购部，并以内部联络单形式签至总经理。技术部门先与供应商协调好加工要求，采购部再与供应商洽谈加工费用事宜，以采购部最终审批至总经理、财务总监处内部联络单内容执行。3.0.4、回料采购部严格按供应链要求回料日期进行回料安排，石墨化回料提前一天通知供应链、物料部、品质部并提供回料明细，以邮件形式发天津市贝特瑞新能源科技有限公司制度流程文件9至各部门相关责任人，提前安排卸料和品质检测。3.0.5、对账货到我司验收合格后，采购部每月25日前与各供应商核对当月账目，回料数量以物料部入库单数据为准，加工单价严格按合同中签订价格执行。如果当月有特殊加工要求物料，其加工费用以当时审批至总经理、财务总监处内部联络单内容执行。3.0.6、付款供应商于次月15日前提供17%全额增值税发票。根据合同约定的账期进行结算，石墨化付款审批时附回料各批次加工明细：石墨化加工温度，高温持续时长，送电量。第四部分：供应商管理规定1.0目的对供方(供应商)进行合理的选择和评价，以确保供方(供应商)委外加工调拨单日期出货方收货方物料名称加工量（kg）成品重量（kg）收率不含税单价（元/kg）合计（不含税）提出部门确认：供应链确认：采购部确认：天津市贝特瑞新能源科技有限公司制度流程文件10有能力提供本公司所需的原材料、辅助材料、化学药品、办公用品和服务等，特制订本程序。2.0适用范围本程序适用于为本公司提供原材料、辅助材料、化学药品和服务等的供方(供应商)的选择与评价，对五金配件、办公用品、劳保用品、工具等其他供方(供应商)不列入此程序范围内。3.0定义3.1供方(供应商)：指为BTR公司提供采购产品和服务的组织或机构。3.2服务机构：指受BTR公司委托从事本公司产品检测、仪器量具检定、运输等服务的机构或组织。3.3本公司的原材料：指生产电池材料所需用沥青、洗油等。3.4本公司的辅助材料：指生产电池材料间接所需用的包装桶、编织袋、瓶装气体等。3.5本公司的其它材料：指五金配件、劳保用品、办公用品、工具等。3.6物质安全资料表（MaterialSafeteyDataSheet简称MSDS）:是指供方(供应商)向公司提供物质及其产品有关安全、健康方面的各种信息，并能提供有关物质的基本知识、防护措施和应急行动等方面的资料。其中包括向公司提供基本危害信息的工具（包括运输、操作处置、储存和应急行动等）。4.0参考文件ISO/TS16949:2009《质量管理体系——汽车生产件和服务件组织应用ISO9001:2008特别要求》第7.4条款天津市贝特瑞新能源科技有限公司制度流程文件115.0职责5.1采购部负责供方的开发和收集相关供方厂房、生产设备、检验设备等信息及供方评审所需资料及对评审资料的管理，同时对供方进行初选和评价。要规定对供应商管理按照绿色供应商管理标准进行管理运用，防止原料采购环节引入限用物质；5.2采购部：负责对供方(供应商)进行分类，负责对初选供方(供应商)的审核与评价，以及对《合格供应商一览表》的