销售过程控制程序

中科海维科技发展有限公司QMS文件销售过程控制程序文件编号ZKHW-GL-001-2013版本A/0管理类文件第1页共3页1目的确定和实施与顾客的沟通，充分了解和评审顾客对产品的要求，确保满足顾客的需求，并不断增进顾客的满意度。2范围适用于本公司与顾客的沟通，确定顾客对产品的要求，并对所有销售合同的评审。3术语3.1特殊合同:指符合以下一条或多条的合同，新产品开发合同均属特殊合同。⑴.全新产品开发⑵.超生产能力⑶.超技术要求⑷.有收汇风险⑸.利润低于常规3.2常规合同:除特列合同以外的合同，老产品订单均属常规合同。4职责4.1业务部4.1.1为本程序的归口管理部门。4.1.2负责与顾客沟通、确定顾客对产品的需求、组织合同（订单）的评审，以及有效、及时处置顾客反馈信息（含投诉、抱怨、建议等）。4.1.3负责合同的合法性、完整性和明确性以及售后服务（培训、技术支持等）、质量保证期限予评审。4.1.4做好与顾客沟通的记录和每次合同评审记录，并妥善保存。4.2技术部：针对合同技术要求、技术标准评审要求是否有违法律法规，对合同指定的产品进行分类，特殊合同需评审研发、设计能力以及设计开发周期能否满足交期的要求。4.3生产部：根据客户对产品交期的要求评审生产周期、设备工装、模具配置、人员配置是否满足交付周期要求。4.4质检部：评审合同的质量条款、产品验收标准，以及厂内产品生产检验验证的能力。4.3采购部：对组织生产材料的采购能力、客户指定部件供货单位资质的要求能否满足进行评审。4.4财务部：负责对合同产品销售价格、结算方式、付款期限及相关费用予以评审。4.5总经理：负责销售合同最终意见的签署。5工作程序5.1产品要求的确认业务部通过走访、调查、信函传真、电话等方式，了解并确定顾客对产品的要求。这些要求应包括：a.顾客明示的要求（技术要求、交货期、价格、售后服务、质保期、付款方式等）。b.隐含的要求和法律法规的要求（安全性、可靠性、辐照防护等）。c.本公司自己的附加要求（品牌和预期使用寿命要求等）。5.2合同签订的前期工作5.2.1业务部负责答复顾客其所需产品的经营性报价。5.2.2业务部负责针对顾客提供的产品规格书，通知技术部门制定产品技术协议草稿，技术协议经分管副总批准后，由业务部递交客户审核、签订。5.2.3如客户采取招标方式确定设备供应商的，业务部还须针对顾客提供的招标书，组织技术、生产、质检、采购、财务等部门主管进行标书会议评审，标书评审由分管副总、总经理批准后，由业务部编制投标书，参加投标。无论投标成功与否，业务部均应保持对顾客规格书、技术协议、标书及其评审的全部记录。5.3合同评审中科海维科技发展有限公司QMS文件销售过程控制程序文件编号ZKHW-GL-001-2013版本A/0管理类文件第2页共3页5.3.1本公司规定：无论是我方拟定的销售合同还是客户提供的购销合同，都要进行评审，评审应在正式签订合同前进行，只有确认能满足合同的全部要求时，才能签订正式合同。5.3.2合同评审及签订的程序a.对于与顾客签订了技术协议，确立了合同签订意向的或经过标书评审并中标的产品合同，由业务部发放《订单标书/合同评审表》给有关职能部门，相关部门在职责范围内，分别对合同进行评审，填写评审意见。b.评审结果应确定以下事项：⑴.客户的各项要求（价格、产品规格、技术要求、型号、数量、交付日期、质量的要求等）是否合理；⑵.各项规定是否明确，或有关特殊内容在合同中是否得到说明。⑶.合同的各项要求，本公司是否有履行能力。⑷.与合同不一致的要求是否得到解决。⑸.是否符合法律、法规的要求。c.《订单标书/合同评审表》经分管领导、公司总经理确认后，评审即告结束。d.合同评审方式分为会议评审、传递评审两类，可任选一种方式或交叉进行，通常情况下，常规合同传递评审即可。e.评审结论⑴.正常可行。⑵.通过采取额外管理措施可行：如通过加班、外协外购、添置设备、加强控制等，职能部门负责人要落实相关的措施、责任人和完成时间。评审中出现内部意见分歧时，由总经理协调解决。⑶.修订要求可行：如改变交货时间、方式、质量要求、付款方式等，由业务与客户协商，取得一致意见。5.4合同的签订在通过评审，确保本公司已具有满足合同全部要求的前提下，业务部方可与顾客签订正式合同，并妥善保存已有的销售合同、技术协议。5.5合同的履行合同一经正式签定即具有法律效力，业务部应即时将合同相关信息通过《产品生产任务通知单》的形式，传递给技术、生产、采购、质检等部门，以便实施设计开发、采购、质检和生产准备。5.6合同的修订5.6.1当顾客提出合同修订意见或补充条款要求时，业务部应及时征求本公司有关职能部门的意见，在取得一致意见的情况下方可进行修订。重大的修订（如产品重要特性、生产数量、进度、交期等要求发生变化时）必须重新进行评审，在取得一致意见并确认能满足顾客提出的修订要求后，方可进行修订。重大修订结果应通过会议传达、有效邮件、重新下发《产品生产任务通知单》等任一方式通知到位。5.6.2本公司提出的修订，业务部应先征得顾客的书面同意，并将合同修订的内容及时传递到有关职能部门。5.7标书、合同、技术协议、评审记录、修订备忘、补充条款等相关文本的管理5.7.1无论合同生效与否，所有与顾客相关的记录，必须按客户实施档案分类管理。业务部要对客户档案逐一进行编号，做好《合同卷内文件目录》。并登记在《合同记录表》中。5.7.2对正在执行的销售订单形成电子版本的《销售情况汇总表》，每发生一笔，信息更新一次，并用邮件方式发送到副总经理以上级别人员。中科海维科技发展有限公司QMS文件销售过程控制程序文件编号ZKHW-GL-001-2013版本A/0管理类文件第3页共3页5.7.3生效的销售合同文本，须发财务部一份备份。5.8业务部应及时了解合同执行情况，定期向总经理以及必要时向顾客报告。5.9顾客信息反馈的处置5.9.1销售人员应及时地对顾客的信息反馈予以处置。5.9.2对有关产品的信息、合同（订单）的处理结果的查询、售后服务的执行等一般信息反馈，由业务部按顾客要求及时处理，并作好相应记录。5.9.3对顾客提出的建议、投诉、抱怨等信息，业务部应立即按照《不合格品控制程序》填写《客诉处理单》，经部门负责人审核签字后，报送管理者代表，由管理者代表按程序组织相关部门采取相应的纠正和预防措施。业务部应将改进情况及时向顾客报告。5.10业务部按程序要求妥善保存全部相关的记录。5.相关/支持性文件5.1《记录控制程序》5.2《不合格品控制程序》6.相关表格6.1《订单标书/合同评审表》6.2《产品生产任务通知单》6.3《客诉处理单》6.4《合同登记表》6.5《合同卷内文件目录》6.6《销售情况汇总表》电子版加密