优先顺序与决策

优先顺序与决策点击收听希望这一课来装备你，帮助你按照优先次序去带领、规划、决定，让你受装备之後，处事可以主动出击，而不是被动反应。80/20规则首先我要介绍一个很实际、很管用的优先次序原理（或是规则），也许你已经听说过，这个著名的理论原先是由一位意大利经济学家巴锐托(Pareto)提出并发展出来的。他发现意大利全国80%的财富是在20%人的手中。後来他到许多国家作普查，发现这个80/20的比率几乎完全不变。这个原理在商场上最普遍看到的现象，就是公司80%的业务是由20%的顾客获得的。甚至在生活中的芝麻小事上，这个原理也仍然适用。比方说，我们在80%的场合会穿我们最喜欢的20%的衣服；我们会花80%的休闲时间与我们最要好的那20%的朋友在一起。这个原理在我们教会事工上也很适用。比方说，教会里80%的工作是由20%的人作的。要达到80%的成果，我们只需用20%的时间就能够做到。换句话说，我们只花20%的精力就能得到80%的满足。更典型的例子是：我们80%的时间都被20%的人占用去了。同样的，在教会的事工上，我们往往花了80%的精力，而事工只结了20%的果实。为什么？因为我们没有抓住首要的任务，没有做出正确的决策。这个概念极其重要，这不是一个西方理论，而是在世界各个领域中普遍适用的。80/20规则告诉我们，如果把精力集中到最重要的活动里去，就能得到最高的效益回报。事实上，如果我们关注优先的20%的大事，我们就可以完成80%预期的效果。这个原则也能用在你的日常生活中，让你的领导更有效率。求神赐给我们智慧，晓得如何设定优先次序，作出正确的决策。诗篇90:12：“求你指教我们怎样数算自己的日子，好叫我们得着智慧的心。”如果你把优先要做的事放错了顺序，那麼,这个原理就會反过来,變成：付出80%的努力,只得到20%的成果，也就是事倍功半。所以我们要花点时间思考，以利于我们更好理解这个课程。请看讲义上的图画，左边一行表示你该做的事情,包括各种大小事，有重要的事、次要的事、以及无关紧要的事。把最重要的事排列在第一项，顺序排列,到第十项是最不关紧要的事排在第十项。如果你能完成左边顶上两项优先要做的事情，你就能得到80%的预期效益。你能达到这个效益是因为你按优先次序把事情排列好。左下方的许多事情对神的国度没有多大效益，你不应该首先关注这些事情。如果你关注琐碎小事，这个原则会给你苦头吃。你花费了80%的精力只能得到20%的预期效果和成果。当然，从正面看，这个原理也提醒我们应该将时间投入到20%有影响力的人身上。我们可以从80/20规则中学到的功课：1.活动不等于功效我们的目标并不是要做事做到忙得不可开交。你应该寻找最适合的人和事去投入你的时间。我们常常观察到那些刚信主不久的弟兄姐妹，生命大大改变，热心事奉，一身蛮劲，以至于认为全身投入拼命服事就是成效。他们觉得如果你不是每天投入许多小时，你就不是在为神成就大事。许多传道人以为要越忙碌才表示越爱主、越忠心服事主。事实上，我们不必事必躬亲，可以把事交给别人作。我们也不必每天工作14小时，每周7天地为神做工。我们的目的不应该是保持忙碌。你必须学会物色人才，培养同工，把时间精力花在最重要的人和事上。2.苦干不如巧干我们不要仅仅苦干，而要巧干。巧干也意味着合理分工，让同工们担当更多的责任。这也是个好管家的做法。我们不能也不应该把同工们的恩赐保留起来。应该让他们发挥，让他们成为好管家，也让他们都学会巧干。这样我们就不必过于辛劳。我们不是懒惰，推卸责任。这一点要讲清楚。我们是要学会巧干，做神呼召我们去做的工作。当我们的同工们也都懂得各做神要他们做的事情的时候，神的国度就被提升了。神是按我们的恩赐和能力来分配责任给我们的，他不会要你为一些你担当不起的责任去负责的。聪明地工作的意思是做你能做的，而把其他人能做的工作分配给他们去做。忙得事倍功半有什么好处呢？3.有条理就不必苦恼如果我们学会有条理，处理事情就会更加有效，省下我们不少时间和苦恼。整理好工作环境，心情就自然轻松愉快。乱糟糟的环境会影响情绪和效率。你也许见过某些人的办公室,杂乱无章，满地满桌子都是文件，堆到比头还高。奇怪的是办公室的主人总能在某个角落或是文件推里面找到他要找的文件。但是根据统计，如果你把自己的办公室整理得井井有条，每天可能会节省3小时找东西的时间。这也是商业管理课程中所教的。4.有评估就不至停滞按着目标来考虑我们的处境是非常重要的，要使自己的领导力更上一层楼，必须经常对当前情况作出评估。经常自我评估，能防止停滞不前。我们可以花些时间查考哈该书第一章3-9节。是和下面这两点（4，5）有关的。我们要经常评估自己的进展，看看离目标有多远。看看有没有偏离目标，如果有的话,要及时矫正过来。当然不必太频繁，每月一次或是每季一次就可以了。你要养成习惯，定期回顾自己的工作；回顾神的呼召、神给的使命、和自己由此所定下的优先顺序，看自己是不是照着做了。刚开始的时候，你可以每天总结自己的工作，看看自己每天定下的三个优先任务完成了没有，如果没有，则要找出原因来。要对自己完全诚实。有的时候，甚至得请别人帮忙来监督自己。他们不会和你过不去，而是起个督促作用。因为只有这样，才能进步、才不至停滞不前。5.规划你的优先次序要有效地掌握每一天。不然，时间就会来掌管你。不要让他人的要求填满你的一天。重点不在把你的时间表填满，而是要先把你的优先次序排进时间表。我们在上一课已经讲到很多关于规划优先次序的事，你可以再回去温习一下，我们今天就不再多谈了。6.反应不算是领导在我们生活上和工作中难免会出现各种状况，我们对这些状况总会做出某些反应。好的领导不会作出一些消极和被动的反应。我们必须对各种干扰或影响做出正确且积极的反应，才不至于打乱我们的优先顺序。我们都生活在一个快节奏的时代，虽然可能有些乡村的步伐相对还没那麽快，但是慢慢当乡村都市化之後，步伐也很快就跟上来了。我们很可能都被感染了现代人的所谓“快餐症”：两分钟之内快餐还没送到手就开始抱怨了。在我们的服事生涯中也是这样，我们的事工都有要紧的事情需要先完成，如果作了十分钟就突然被打岔，要暂时停下手上的工作，无法按照计划内的时间完成工作，我们就开始紧张起来，有时就顾不上优先顺序了。当你一旦失去控制，乱了方寸，只能作出被动的反应，疲于应付，被急事所奴役，你就不是个好领导者。所以必须慎重计划、认真执行。请记得，当你失去控制，就意味着你已经不再发挥领袖的作用了，而只是在应付当务之急。所以，如果你发现你正在忙著作一些与你最终目标毫不相关的事，你就已经成为应急的奴隶，而不再是领导了。7.对琐事要说不这和前面两点是关联的。我们要学会说“不”。这个“不”字并不容易说，因为我们喜欢周围的人，也尽力让大家喜欢我们。作为教会的领袖，我们常常会希望能迎合大家，为大家所拥戴。可是我们不能总是有求必应。比如你早上给自己定了三件必须先完成的工作，当你开始执行的时候，电话响了，怎么办？除非是房子着火了，或者是快闹出人命了，否则，你要勇敢地向对方说：“很抱歉，我现在不方便，两个小时後我再回你的电话。”在紧要关头敢于说“不”是完全合理的。怎样才能得体地说“不”领袖对琐事必须敢于说“不”。只有这样他们才会对大事说“是”。要注意的是，只有认识我们自己，知道我们的恩赐，清楚我们的使命，才比较容易决定什麽事该做，什麽事不该做。当某些任务不能推进我们的目标时，我们必须敢于说“不”，当然，如何有礼貌的说“不”、婉拒别人的请求，确实是一门学问。你决定说“不”和你说“不”的方式及技巧是同样重要的。下面我就来讲三点，或许对你有帮助。1.对事不对人让提出要求的人理解，你不是拒绝他们，他们的主意和建议也许是很合理的，甚至是你所认同的，等你有了时间会全心去考虑。但是在此时此刻你不能分心去处理或考虑他们的要求或建议，因为你有更重要，更紧迫的任务要完成。要让别人明白你并没有拒绝他们，只是你不同意现在搁下你手上的重要事情，去做他们要你做的那件事而已。要肯定他们的想法，但要解释这些想法不能有效配合你现在所需要去成就的事。2.尽量用为对方著想的出发点来回应告诉他们你很愿意帮忙，愿意认真考虑他们的建议，让他们知道你不想敷衍了事，只是此时此刻抽不出时间来，并且给他们合理的原因来。要让人明白你不是顺口拒绝，而是由衷地想要与他们配合。只是你的时间有限，现在不可能去做他们要求的事。3.要灵活、创意的转移，找出替代的方法有时候要做一些替代的选择，或者是大家让些步。替他们想想如何可以不需要你的直接介入，而能够做好他们的事工、实现神所给他们的构想。尽量鼓励他们的信心。尽管你无法直接帮忙，你或许可以用你的影响力，另找人帮助他们。帮助他们全面考虑，对提出要求的教会或个人或者某项事工多少会有益。记得要养成习惯，千万不要用否定的语气来结束对话，不要把门关上。我们的使命是造就人，他们的主意或许真的是从神而来，是个好主意，但是此时此刻对你不适用。所以我们要学会婉拒的智慧。让我举一个很好的例子,来说明神对我们的祷告说“不”的时候所附带的恩典。我们都知道，神对我们的祷告可以有三种回应：应允，拒绝，或者等等看。我们回答人的要求也是可以这样啊：可以，不可以，或者等一回儿再说。当你说“不”或是“等等看”的时候，记得要附带恩典，而不是铁面无私地关上门。这当然需要不断的操练。希望你好好学习说“不”的技巧，更希望你把学到的经验向你所训练的下一代领袖分享，让他们从你的经验得到收益。领袖如何善用时间？领袖如何充分利用时间？这是我们这一课的精髓。让我提出十个建议：1.列出一张任务清单：或许有些人会质问，为什么一定要开列清单呢？顺著一件件的事去做不就成了吗？但是，只怕你做第一件事的时候，就把其他要紧的事都忘了。或者，意外的事情发生，把你的日程打乱，你就根本忘了原来神今天要你完成的工作。所以我们要记住列好每日的任务清单并尽力完成。2.定好优先次序：上一课我们已经解释过，事情分大小轻重缓急，必须把最重要的事放在首位。但是执行要灵活，任务清单上列在首位的事可能会被刚刚来的新任务代替。比如昨天定好的今天工作安排会受到早上开会的决议所影响，本来第三优先的任务必须升级为第二优先。也就是说，每天的清单往往会要根据情况给与调整，而不是死硬规定一成不变的。3.避免完美主义：做事追求出色和追求完美是大有区别的。我们都希望把工作做的很好，这是符合圣经教导的。但是完美主义是我们要避免的一个极端倾向。这也是不符合圣经的。我们都不完美，因为我们不是神，我们不可能凡事都完美无瑕。我们应该尽力而为，把工作做好。追求完美会占用你太多的时间。4.凡事查问，追根究底：不要让习惯或情绪阻止你调整你的日程和工作清单。如果某件事行不通，就坚决把它删掉，不要拖泥带水。随时要质问自己：为什么我在做这件事？凡事打个问号，经常慎重考虑：有没有比自己更合适的人选？我们不是要随便把事丢给别人做，那样不是好的领导。我们是要把服事的机会给更多的人，让他们参加到服事团队里面来，一起完成主的工作。所以，要经常质问评估自己的计划以便随时作出调整。5.积极期待挑战，不畏压力：别让压力使你瘫痪，而要让压力推动你向目标迈进。许多时候，紧张能迫使你专心致志，使你做事更有效率。这就是为什么我前面讲到，我们需要在精力最旺盛的时段去处理这些挑战性的工作。因为这些看起来好像很棘手的工作，往往是使你达到突破的前奏。很多时候，压力会迫使我们更专注，更有效率地开展我们的事工。6．避免杂乱：杂乱使你工作无法向前。千万不要把时间浪费在找东西上，东西应该各就各位，要习惯物归原位。不堆积文件，要勤于整理。在处理每天邮件的时候，不留心就会堆积起来，处理信件要养成好的习惯，就是拆一封信，处理一封，该回复的就回复，该归档的就归档。然后再去拆下一封信。不要一直往桌子上叠，或是往抽屉里丢，等有空时再回来处理。7.避免拖延：不要把困难、麻烦的事往下拖。而是要把难做的事先做，轻松简单的事后做。重要的事在精神充沛时首先做，容易的事和有趣的事放在后面作。8.控制干扰和分心的事：尽量减少受干扰的时间。做领袖的难免经常有人会有事求见，特别是像我这样执行“开门办