excel1000个小技巧――第01章_初识Excel

第1章初识Excel1.1Excel的安装启动与退出如何找到Excel应用程序图标如果在开始菜单中找不到Excel应用程序图标，可能是Excel没有安装成功，此时需要重新安装Excel；也可能是安装时出现问题，我们可以通过下面的方法来解决。1直接到安装Excel2003的文件夹中双击Excel应用程序图标来启动Excel，默认的安装路径是“C：\ProgramFiles\MicrosoftOffice\OFFICE11”。或者将Excel应用程序图标作为快捷方式发送到桌面上，双击此快捷方式即可启动Excel。2在安装Excel2003的文件夹中，复制Excel应用程序图标，按照路径“C：DocumentsandSettings\A11Users\［开始］菜单＼程序＼MicrosoftOffice”找到“MicrosoftOffice”文件夹，粘贴到此文件夹中。此时就可以在开始菜单中的程序中找到Excel应用程序图标。隐藏Office助手如果想暂时隐藏Office助手，有两种方法：1选择菜单栏中的“帮助”“隐藏|Office助手”命令。2右击Office助手图标，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令，如图1.1所示。将Office助手永远从屏幕上消失的具体操作步骤如下。1右击Office助手图标，弹出快捷菜单，选择“选项”命令，如图1.2所示。图1.1右击选择“隐藏”命令图1.2选择“选项”命令2弹出“Office助手”对话框，选择“选项”选项卡，取消“使用Office助手”复选框的选择，然后单击“确定”按钮，即可。如图1.3所示。图1.3取消选择“使用Office助手”复选框如何获取帮助信息在Excel2003中，只需在菜单栏上选择“帮助|MicrosoftExcel帮助”命令，如图1.4所示，或者在按下快捷键F1，即可在窗口右侧弹出“Excel帮助”任务窗口。・1・图1.4选择“MicrosoftExcel帮助”命令EXCEL1000个小技巧图1.7编辑DWORD键值对话框如何改变Excel2003的撤消次数具体操作步骤如下。1在桌面的“开始”菜单上选择“运行”命令，并在弹出的“运行”对话框的“打开”文本框中输入“regedit”命令，如图1.5所示。图1.5输入regedit2单击“确定”按钮，弹出“注册表编辑器”窗口，找到HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Excel\Options主键，再主窗口中查看是否有UndoHistory项目，如图1.6所示。图1.6查看Options键值3如果没有UndoHistory项目，在主窗口空白处右击，弹出的快捷菜单，选择“新建｜DWORD值”命令。这样就在列表中新建了一个键值，将键名命名为“UndoHistory”，然后双击新建的值，弹出“编辑DWORD值”对话框，在“基数”选项区内选择“十进制”单选按钮，然后在其左侧的“数值数据”文本框中输入“50”，如图1.7所示。324单击“确定”按钮，重新启动计算机后，Excel中的最大撤消次数即变为50次。为何无法撤消上次操作在Excel中不是所有的操作都可以撤消。“撤消”命令适用于每一步可撤消的操作，在“文件”菜单中的所有命令都不可以撤消。提示：宏可以清除撤消列表中的所有的项目。如何改变现有模板的格式和内容模板一般存储位置是在模板文件夹、XLSTART文件夹或替补启动文件夹中。模板文件夹的路径是：C:\ProgramFiles\Microsoft\Temp-latesXLSTART文件夹的路径是：C:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\OFFICE11\XLSTART，清楚了这两条路径后，就可以改变现有模板的格式和内容，具体操作步骤如下：1在菜单栏中选择“打开”按钮，打开所要更改的模板。2修改模板的内容、格式、宏和其他设置。3单击“保存”按钮。注意：这些修改只会影响改变模板后所创建的新工作簿或工作表，而模版修改以前创建的工作簿或工作表不会受影响。如何巧妙应用Excel中“摄影”功能1打开Excel的“工具”菜单，选择“自定义”对话框。2单击“命令”选项卡，在“类别”中选择“工具”，在右边“命令”列表中找到“摄影”选项，并且将其拖到工具栏的任意位置。3假设我们要让Sheet2中的部分内容自动出现第1章初识EXCEL・33・在Sheet1中。拖动鼠标并且选择Sheet2中需要“拍照”的内容。4用鼠标单击工具栏上准备好的“照相机”按钮，于是这个选定的区域就被“拍”了下来。5打开Sheet1工作表。6在需要显示“照片”的位置上单击鼠标左键，被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。如何应用Excel自带的示例文件在C:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Office10\Samples文件夹中有两个Excel示例文件。SAMPLES：主要包含工作表函数、条件格式、数据有效性、图标标志、重复任务、数组、API示例、事件、自动化、ADO等演示数据，对学习Excel使用很有帮助。SOLVSAMP：是用来学习加载宏“规划求解”的一个示例文件，当中包含6个方面的应用：产品组合、货物传送、排班组合、最大收益、投资方案和电路设计等。这两个文件有很大的帮助。注意：要使用规划求解，需要先加载规划求解加载宏。方法是从工具菜单中选择加载宏命令，在对话框中选中规划求解即可。如何添加纸牌游戏1选择“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”窗口。2切换到“命令”标签卡，在“类别”中选择“工具”，从“命令”中找到有纸牌形状且为“自定义”名称的图标，然后将其拖到常用工具栏中，关闭自定义窗口。3单击工具栏上“纸牌“按钮，就可开始玩纸牌游戏了。如何调出Excel2000中的赛车游戏要调出赛车游戏，具体的操作步骤如下。1新建一个文件，选择“文件”|“另存为Web页”，弹出“另存为”对话框。2在该对话框中，选中“选择（E）:工作表”单选项，然后选中“添加交互”复选框，单击“发布”按钮，弹出“发布为Web页”对话框。3单击“发布”按钮，然后在“我的电脑”中找到保存的HTM文件，用IE浏览器打开该文件。在IE浏览器的Excel工作表中，先用“PageDown”键移动工作表的矩形光标到2000行，用鼠标单击“2000”行号，使该行反向显示。再用“Tab”键将矩形光标向右移动至“WC”列，这时在“WC”列的矩形光标呈白色显示。4这样就可以调出赛车游戏了，同时按住“Shift+Ctrl+Alt”键，并单击Excel工作簿左上角的“Office”标志，再松开“Shift+Ctrl+Alt”键，在硬盘读取数据后，就会出现一个全屏的赛车游戏了。其中方向键用来控制汽车方向和速度的快慢，空格键用来发射子弹，按“H”键打开车灯，按“F10”键暂停，按“Esc”键退出游戏。1.2文件的打开、关闭、保存如何设置默认工作文件夹1在菜单栏中选择“工具|“选项”命令。2弹出“选项”对话框，选择“常规”选项卡，此时可以在“默认文件位置”文本框中看到默认的工作文件夹，如图1.8所示。图1.8“选项”对话框3在“默认文件位置”文本框中就可以更改文件夹路径，单击“确定”按钮，即可成功修改默认工作文件夹。如何查看来自其他程序的文件以查看记事本文件为例，具体操作方法如下。33・1・EXCEL1000个小技巧1在菜单栏中选择“文件｜“打开”命令，弹出“打开”对话框，在“文件类型”下拉表框中选择“所有文件”选项。2在“查找范围”下拉列表框中选择路径，然后在列表框中选择“文本文件”选项，再单击“打开”按钮。弹出“文本导入向导-3步骤之1”对话框，保持所有的系统默认设置，如图1.9所示。图1.9“文本导入向导－3步骤之一”对话框3单击“下一步”按钮，弹出“文本导入向导－3步骤之2”对话框，选择“分隔符号”选项区中的“Tab键”复选框，其余保持系统默认设置，如图1.10所示。图1.10“文本导入向导－3步骤之2”对话框4单击“下一步”按钮，弹出“文本导入向导－3步骤之3”对话框中，设置如下图1.11所示。34图1.11“文本导入向导－3步骤之3”对话框5单击“完成”按钮，文本文件就在Excel中打开了，如图1.12所示。图1.12打开文体文件如何一次打开多个工作簿具体操作方法如下。1在菜单栏中单击“打开”按钮，弹出“打开”对话框。在“查找范围”下拉列表中选择可以找到目标文件的路径。2按住“Ctrl”键，再单击其余的文件名，如图1.13所示。即可选中多个文件。图1.13选择多个工作簿文件3单击“打开”按钮即一次性打开了多个工作文件。注意：如果多选择了一个不需要打开的文件，同样按住“Ctrl”键，然后再次单击该文件即可取消此次对这个文件的选定。第1章初识EXCEL・35・如何以只读方式打开工作簿以只读方式打开工作簿可以避免产生误操作，保证工作簿内容的安全。1在菜单栏中单击“打开”按钮，弹出“打开”对话框。在“查找范围”下拉列表中选择路径，找到含有该工作簿的文件夹。2在列表框中选中目标文件，然后单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，弹出的下拉列表，选择“以只读方式打开”选项。此时工作簿文件的标题栏上显示“只读”字样，如图1.14所示。图1.14“只读”状态如何在启动Excel时自动打开工作簿复制需要设置为同时启动的工作簿文件或者工作簿文件的快捷方式，粘贴到路径“C：ProgramFiles\Mi-crosoftOffice\OFFICE11\XLSTART”的文件夹“XLSTART”中。重新启动MicrosoftExcel即可自动打开了工作簿。注意：如果需要在启动Excel时打开一组工作簿，则可将工作簿保存在工作区文件中，然后将工作区文件复制到“XLSTART”文件夹中即可。这样Excel在启动时就会自动打开文件夹“XLSTART”中的所有文档，但是，这个文件夹下的文档太多的时候，Excel在启动时会自动加载所有的文档，这样就会使得上面的技巧的适得其反了。可以通过下面的操作来解决：1将多余的不需要的的文档从文件夹“XLSTART”中移除。2在菜单栏中选择“工具|“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“常规”标签，选择“常规”选项卡，清空“启动时打开此目录中的所有文件”文本框即可。如何打开工作簿备份文件发生特殊事故电脑重新启动后，要恢复上一次保存的工作簿文件，必须在上次工作前已经选中了“保存选项”对话框中的“生成备份文件”复选框，并且必须保存过一次工作簿文件。打开工作簿备份文件的具休操作步骤如下：1在菜单栏中单击“打开”按钮，弹出“打开”对话框，在“文件类型”下拉列表中选择“备份文件”选项，如图1.15所示。图1.15选择“备份文件”选项2在“查找范围”下拉列表框中选择路径，找到包含所需工作簿的文件夹。3在列表框中选择所需的备份工作簿文件，单击“打开”按钮，即可打开备份文件。如何打开HTML文件在菜单栏中选择“文件｜打开”命令，弹出的“打开”对话框，用鼠标右键单击“打开”对话框中的目标网页文件，然后在快捷菜单上选择“打开方式｜Micr-osoftOfficeExcel”命令，如图1.16所示，即可在Excel2003中打开网页文件。图1.16打开网页文件如何打开/关闭多个工作簿文件具体操作方法如下。1在菜单栏中选择“文件｜打开”命令，弹出“打开”对话框。2在“打开”对话框中的列表框中，按住“Shift“键，单击第一工作簿文件和最后一个工作簿文件，35・1・EXCEL1000个小技巧即可一次性选中列表框中相邻的多个工作簿文件；按住“Ctrl”键，分别单击多个工作簿文件，即可选中多个不相邻的工作簿文件。3单击“打开”按钮即可同时打开多个工作簿文件。关闭所有的工作簿的操作如下。按住Shift键，在菜单栏中选择“文件｜关闭”命令。如果已经对所有的工作簿文件进行了保存操作，那么全部的工作簿文件会立即关闭；如果有未保存的文件，系统就会询问是否保存所做的修改，确认后关闭所有的工作簿。如何查看所有文件类型和文件扩展名具体操作方法如下。1在“我的