SAP项目管理的风险分析及控制

SAP项目管理的风险分析及控制风险因素。一个SAP项目,须对这些风险因素进行量化分析,有针对影响度大的各种风险提出控制对策,在上述化工企业的SAP系统建设中,我们提出下面的关键措施和控制方法:(1)如何使最终用户积极参与。最终用户的积极参与是项目实施成功的重要条件,因为他们是项目的使用者和受益者。但是在实施过程中,他们将面临业务流程改变、新老系统并行、业务技能更新、工作量和工作压力增加等挑战,积极引导和帮助他们克服暂时的困难,看到新系统将给他们带来的好处。例如:①通过企业宣传栏、内部报刊、各种会议等方式,大力宣传实施本项目给企业将会带来的好处;②选择适当的面向最终用户的培训以增强信心;③鼓励最终用户对项目的关心和参与,在讨论各种业务解决方案时注意和征求最终用户的需求和看法;④在大量整理和录入校对财务数据时,适当增加临时人员帮助工作;⑤制定奖罚措施,包括竞争上岗,培训证书,荣誉和奖金等。(2)如何得到领导层的全力支持。领导层的全力支持是必不可少的。我们必须尽一切可能争取他们的关心和支持。例如我们要求客户方项目经理最好由公司付总专任或兼任;定期或不定期,口头或书面向领导层汇报;在考虑解决方案时要兼顾信息共享和数据的安全保密性,既要保证上级机关及时准确地得到需要的数据,又要兼顾企业业务活动的相对独立性等。(3)如何处理好业务流程和岗位整。随着新系统的实施,必然会对现行业务流程加以调整。这些调整将会导致一些部门和岗位业务内容的变化。有些岗位甚至会撤销或合并,同时将会产生一些新的工作岗位。例如:制作应收应付会计分录将主要由财务岗位改为销售或采购岗位,在进行销售公司处理的同时由应用系统自动形成。这样原先的分录制单,复核岗位工作量就大大减少,月末财务和销售部门间的对账也不再需要等;另一方面利用新系统,财务部门可以加强预算管理和预算控制,加强现金流量管理和预测,可以细化各类经营业务的成本和获利分析,从而指导业务活动的良性运作。(4)如何避免实施人员变更影响项目进度。实施人员的变更是不可避免的,对所有实施人员所做的工作都应有文档记录,经客户方确认的文档应交由专人保管,包括纸张和电子介质。所有的需求,承诺和解决方案等均以书面签字为准。不得随便更改其中的内容。除非通过同样的审批程序进行。这样新的实施人员可以通过阅读上述文档,很快进入工作状态。对前任工作成果的修改控制可避免一些不必要的返工。(5)关于新老系统数据转换的风险。数据转换将影响项目系统功能的实现,提出下列风险防范措施:①尽早确定数据转换方案和新老数据对照表;②调整系统解决方案,寻找可替换的数据来源;③找到无法提供数据的原因并设法解决;④在数据转换前先进行原有数据的审核。(6)SAP项目合同内容的风险。3SAP实施后的风险企业在成功实施SAP项目后,也将面对与实施前一样的风险。在未来的五到十年中,是否有一个扎实的SAP风险管理机制将决定了企业是否能在最初的SAP投资中真正获益。在SAP系统的维护阶段,其主要的工作内容包括:实施后投资审计,业务的继续提高,技术的改进和提高,最终用户的继续培训。而企业也将往往遇到以下问题:没有流程化的评价系统输出;由于企业停止继续系统升级,今天的企业系统成了明天的被取代系统;对系统设置的理由没有做足够的文档;SAP关键员工的流失,对企业系统缺乏总体上的组织学习能力;对企业系统的正常输出缺乏管理能力等。俗话说得好:“磨刀不误砍柴工”。在项目开发过程中,一个成功的风险管理可以防止和减少项目中潜在问题的影响,它是处理危机的有效处方。在项目生命周期内,一个优秀的项目管理人员应在风险反应和风险预防之间达到一种平衡:当风险没有出现时,风险管理有助于你通过科学的分析和方法,降低风险发生的概率或转移风险,减小风险损失;当风险出现时,风险管理有助于你采用一种经过深思熟虑的解决方法去快速的做出反应,从而减小风险对整个项目所造成的影响。4结语总之,无论在任何SAP项目实施的过程中,即使实施的环境存在诸多差异,面对各种各样的实施困难,始终都需要分析潜在的实施风险,并且加强对SAP实施的风险控制,从而降低项目实施的风险,这一切对于SAP项目的成功实施有着重大的意义。SAP项目管理的风险分析及控制0引言风险管理一直是IT项目管理中的重点和难点问题。IT项目的风险管理被认为是减少项目失败的一种重要手段。风险管理的过程贯穿于项目的始终。IT项目潜在风险会对IT项目的计划、成本、技术和产品的质量及团队的士气都有负面的影响。项目管理风险就是在项目管理活动或事件中消极的、项目管理人员不希望的后果发生的潜在可能性,在这些潜在的问题对项目造成破坏之前识别、量化、处理和排除。从1991年起,中国企业开始引进MRPⅡ/ERP系统,对企业管理进行改造。据统计,在所有的ERP系统实施项目中,一般只有10%~20%能按期、按照预算成功实施,实现系统集成;约有30%~40%系统没有实现系统集成或只实现部分集成;约50%的实施项目遭到失败。而在实施成功的10~20%中,大多是三资企业。SAP系统实施成功率不高有多种原因,企业需要对从SAP系统选型开始到系统上线的实施全过程中存在的种种主要风险有系统性的认识,从而建立起一整套行之有效的项目和风险管理机制。SAP是全球通用的ERP软件,目前世界500强企业中有80%使用SAP系统解决方案,其通用性、灵活性、稳定性和集成性是其他软件系统无法比拟的,但选择SAP并不代表就一定成功,因此,本文将从讨论风险管理开始,再讨论一般SAP项目的风险,最后分析和提出“基于SAP的ERP项目实施风险管理”的对策。1IT风险管理与SAP常见风险1·1项目风险管理及步骤SAP项目风险管理是指为了最好地达到项目的目标,识别、分配、应对项目生命周期内风险的科学与艺357术。它要求团队不断地评估什么会对项目产生消极的影响,并确定这些事件发生的概率,以确定这些事件如果发生所造成的影响。它包括风险识别、风险量化、风险管理策略、风险解决和风险监控。以下内容是对各个步骤含义的简单描述:风险识别:包含确定哪种风险可能影响一个项目,识别风险的方法常用的有风险识别问询法(座谈法、专家法)、财务报表法、流程图法、现场观察法、相关部门配合法和环境分析法等。风险量化:对已识别的风险要进行估计和评价,风险估计的主要任务是确定风险发生的概率与后果,风险评价则是确定该风险的经济意义及处理的费与效分析,在任何情况下,风险管理的成本不应超过潜在的收益。风险处理:一般而言,风险处理有三种方法:①风险减轻法,即主动采取措施避免风险,消灭风险,中和风险或采用紧急方案降低风险;②接受风险,当风险量不大时可以余留风险;③风险规避。风险监控:包括对风险发生的监督和对风险管理的监督,前者是对已识别的风险源进行监视和控制,后者是在项目实施过程中监督员工认真执行风险管理的措施。项目经理博客2SAP项目的风险分析与控制对策2·1SAP项目的实施流程项目管理者联盟SAP软件是成熟的软件,基于SAP的ERP项目,不同于一般软件的开发过程。通常,一个定制SAP系统要按软件工程的步骤进行,而SAP的实施流程分成:①项目准备,包括启动会议、环境准备;②现有流程分析和未来流程设计;③系统配置和实现、系统测试;④上线准备,包括数据收集与导入、编写操作手册和用户培训;⑤上线并维护。下面将以厦门一家大型石化企业的SAP系统的建设为例,对其项目风险进行分析,提出控制策略,但因篇幅关系,本文并不按一般IT项目管理的步骤来展开,而对SAP项目进行风险分析(即风险的识别和量化),提出控制策略(即风险的处理和监控)。2·2SAP项目的风险分析与策略实施SAP项目的过程实际上是一个变革的过程,其过程有许多大大小小的风险因素,1·2节中列出了一些风险因素。一个SAP项目,须对这些风险因素进行量化分析,有针对影响度大的各种风险提出控制对策,在上述化工企业的SAP系统建设中,我们提出下面的关键措施和控制方法:(1)如何使最终用户积极参与。最终用户的积极参与是项目实施成功的重要条件,因为他们是项目的使用者和受益者。但是在实施过程中,他们将面临业务流程改变、新老系统并行、业务技能更新、工作量和工作压力增加等挑战,积极引导和帮助他们克服暂时的困难,看到新系统将给他们带来的好处。例如:①通过企业宣传栏、内部报刊、各种会议等方式,大力宣传实施本项目给企业将会带来的好处;②选择适当的面向最终用户的培训以增强信心;项目管理者联盟③鼓励最终用户对项目的关心和参与,在讨论各种业务解决方案时注意和征求最终用户的需求和看法;④在大量整理和录入校对财务数据时,适当增加临时人员帮助工作;⑤制定奖罚措施,包括竞争上岗,培训证书,荣誉和奖金等。(2)如何得到领导层的全力支持。领导层的全力支持是必不可少的。我们必须尽一切可能争取他们的关心和支持。例如我们要求客户方项目经理最好由公司付总专任或兼任;定期或不定期,口头或书面向领导层汇报;在考虑解决方案时要兼顾信息共享和数据的安全保密性,既要保证上级机关及时准确地得到需要的数据,又要兼顾企业业务活动的相对独立性等。(3)如何处理好业务流程和岗位整。随着新系统的实施,必然会对现行业务流程加以调整。这些调整将会导致一些部门和岗位业务内容的变化。有些岗位甚至会撤销或合并,同时将会产生一些新的工作岗位。例如:制作应收应付会计分录将主要由财务岗位改为销售或采购岗位,在进行销售公司处理的同时由应用系统自动形成。这样原先的分录制单,复核岗位工作量就大大减少,月末财务和销售部门间的对账也不再需要等;另一方面利用新系统,财务部门可以加强预算管理和预算控制,加强现金流量管理和预测,可以细化各类经营业务的成本和获利分析,从而指导业务活动的良性运作。(4)如何避免实施人员变更影响项目进度。实施人员的变更是不可避免的,对所有实施人员所做的工作都应有文档记录,经客户方确认的文档应交由专人保管,包括纸张和电子介质。所有的需求,承诺和解决方案等均以书面签字为准。不得随便更改其中的内容。除非通过同样的审批程序进行。这样新的实施人员可以通过阅读上述文档,很快进入工作状态。对前任工作成果的修改控制可避免一些不必要的返工。(5)关于新老系统数据转换的风险。数据转换将影响项目系统功能的实现,提出下列风险防范措施:①尽早确定数据转换方案和新老数据对照表;②调整系统解决方案,寻找可替换的数据来源;③找到无法提供数据的原因并设法解决;④在数据转换前先进行原有数据的审核。项目经理圈子(6)SAP项目合同内容的风险。3SAP实施后的风险项目管理论坛企业在成功实施SAP项目后,也将面对与实施前一样的风险。在未来的五到十年中,是否有一个扎实的SAP风险管理机制将决定了企业是否能在最初的SAP投资中真正获益。在SAP系统的维护阶段,其主要的工作内容包括:实施后投资审计,业务的继续提高,技术的改进和提高,最终用户的继续培训。而企业也将往往遇到以下问题:没有流程化的评价系统输出;由于企业停止继续系统升级,今天的企业系统成了明天的被取代系统;对系统设置的理由没有做足够的文档;SAP关键员工的流失,对企业系统缺乏总体上的组织学习能力;对企业系统的正常输出缺乏管理能力等。俗话说得好:“磨刀不误砍柴工”。在项目开发过程中,一个成功的风险管理可以防止和减少项目中潜在问题的影响,它是处理危机的有效处方。在项目生命周期内,一个优秀的项目管理人员应在风险反应和风险预防之间达到一种平衡:当风险没有出现时,风险管理有助于你通过科学的分析和方法,降低风险发生的概率或转移风险,减小风险损失;当风险出现时,风险管理有助于你采用一种经过深思熟虑的解决方法去快速的做出反应,从而减小风险对整个项目所造成的影响。项目管理者联盟文章4结语项目经理博客总之,无论在任何SAP项目实施的过程中,即使实施的环境存在诸多差异,面对各种各样的实施困难,始终都需要分析潜在的实施风险,并且加强对SAP实施的风险控制,从而降低项目实施的风险,这一切对于SAP项目的成功实施有着重大的意义。