妙笔生花的公文写作之道之二十四：行政公文写作1

Chap2行政公文写作中国矿业大学管理学院刘宁二〇〇九年三月一日第一节行政公文概述行政公文概念及特点行政公文分类如何用word2003排版公文行政公文概念及特点行政公文的概念行政公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行政公文的特点□法定性：代表法定机关或组织的意志□实用性：公文是办事的工具□时效性：制发实施上的时间要求□规范性：严格的格式与程序规范□定向性：公文的受体具有明确的指向性行政公文分类通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关的请示事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。函:适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。行政公文分类行政公文的分类（1）按作用分命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。公告：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。行政公文分类（2）按行文方向分上行文：下级机关向上级机关呈送的公文，包括：报告、请示、意见三种。下行文：上级机关向下级机关发送的公文，包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要、意见九种。平行文：不相隶属机关之间发送的公文，包括：函、议案和意见三种。注意：从行文关系看，意见分为上行意见、下行意见和平行意见三种。行政公文分类（3）按机密程度分机密文件：绝密、机密、秘密内部文件：单位或专业系统内部使用的文件开放文件：国内公开、国外公开、国内外公开（4）按处理时限分特急件急件内容的重要程度影响文件处理的时间期限行政公文分类（5）按具体职能分指挥性公文：命令、决定、批复知照性公文：公告、通告、通知、通报报请性公文：报告、请示建议、意见性公文：议案、意见联系性公文：函记录性公文：会议纪要行政公文的格式要求《中国共产党机关公文处理条例》中共中央办公厅，1996.5.3《国家行政机关公文处理办法》国务院办公厅，1987发布，2000修订《国家机关公文格式标准》国家技术监督局，1988制定，1999修订《发文稿纸格式》中华人民共和国国家标准（GB826-89）《国务院公文主题词表》1998年执行行政公文的项目及版式行政公文示例如何用word2003排版公文（1）进行页面设置国标GB／T9704—1999要求选择“文件”—“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米；选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”；选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮；选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。如何用word2003排版公文（2）插入页号国标GB／T9704—1999要求设定：打开“页面设置”对话框，选定“版式”标签，“距边距﹨页脚”设定数值为3厘米，可实现一字线距版心下边缘7mm。选择“插入”—“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进右”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成单页页码设定。（同理设置双页页码“缩进左”）如何用word2003排版公文（3）发文机关标识制作国标GB／T9704—1999要求①选择“插入”—“文本框”—“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word2003版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。②选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。如何用word2003排版公文（3）发文机关标识制作国标GB／T9704—1999要求③选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。如何用word2003排版公文（4）红线制作国标GB／T9704—1999要求首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm”——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。如何用word2003排版公文（5）文号制作国标GB／T9704—1999要求平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。如何用word2003排版公文（6）主题词制作国标GB／T9704—1999要求选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。如何用word2003排版公文（7）保存成模板文件单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。如何用word2003排版公文（8）公文正文排版国标GB／T9704—1999要求正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标题——二号小标宋字体，居中显示；主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正文——三号仿宋字体；成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。第二节行政公文写作通知和通报的写作报告、请示和批复的写作函和会议纪要的写作通知和通报的写作一、通知（一）通知的涵义和用途通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布文件；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。通知被誉为公文中的“老黄牛”。是各级党政机关、人民团体、企事业单位使用最多的公文。各区、县人民政府，各委、局，各直属单位：市人民政府同意市科委《关于加快我市软件产业发展的实施意见》，现转发给你们，望遵照执行。××市人民政府（公章）二○○八年十一月三十日【提示】这是一份批转下级机关文件的通知。仅一句话，由批转的文件和批示语组成，批转的文件即需执行的内容，批示语简洁明确，但却具有行政约束力。通知和通报的写作××市人民政府批转市科委关于加快我市软件产业发展实施意见的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：工商局、公安部、人民银行《关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。最近一个时期，一度被禁止的传销活动又以各种名目在全国各地重新抬头，其表现形式多种多样，具有更大的隐蔽性、欺骗性和危害性，严重损害了人民群众的合法权益，扰乱了正常的经济秩序，并引发了一些社会问题，成为社会治安的巨大隐患。地方各级人民政府一定要本着对人民高度负责的精神，切实加强领导，组织工商行政管理、公安、银行等有关部门采取强有力的措施，严厉打击传销和变相传销等非法经营活动，切实保护公民的合法权益，维护正常经济秩序和社会稳定。同时，要加大宣传力度，公开揭露传销和变相传销的欺骗性和严重危害性，及时将查处的典型案件予以曝光，教育广大人民群众提高认识，自觉抵制此类非法经营活动。国务院办公厅二○○○年八月十三日通知和通报的写作国务院办公厅转发工商局等部门关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动意见的通知【提示】这是一则转发文件的通知。第一段简明扼要地交代了转发对象，说明转发的态度和要求；第二段为批示内容，首先概括说明了转发文件的背景，以表明所发文件的重要性，接着，对贯彻执行文件精神作了工作指示。文章格式规范。语言简洁、果决，与内容极为和谐。国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。中华人民共和国国务院办公厅二000年八月二十四日这是发布现行《办法》的通知。标题事由鲜明，格式规范。受文机关按类别排序。正文只有两句，第一句直陈所发布文件的名称及施行时间。第二句为补充要求。文章省略了无必要赘述的发布文件的背景、依据、目的句和文种承启语，直陈事项，简洁明快，庄重有力。通知和通报的写作【提示】××移动通信有限公司关于成立客户服务中心的通知公司各科室：为增进与客户的联络，进一步做好客户服务工作，适应公司日益发展的新形势，经公司研究决定，在原客户联络室的基础上成立客户服务中心，主任由×××同志兼任。××××年五月十六日【提示】这是一篇知照性通知。通知正文篇段合一，依次写了目的、依据和事项，文字简练，明白晓畅。通知和通报的写作重庆松风电子有限公司关于召开代理商