工程造价档案管理

工程造价咨询的档案管理业务档案是工程造价咨询业务执行中形成的历史纪录，是本公司工程造价咨询业务面貌的真实反映，具有重要的保存价值。为了规范我公司业务档案管理，保证档案的真实、完整，防止泄露客户的商业秘密，建立本公司的良好社会信誉，我公司特制定本制度：(1)指定具有责任心的专人负责公司业务档案的存放、借阅等事宜。(2)业务档案须具备下列内容：a.接受委托，签订工程造价咨询合同；b.组织审核项目组，拟定审核计划；c.审核报告书；d.审核定案表；e.建筑工程（预）决算书；f.汇总表；g.执业资质证书；h.其他有关资料。(3)业务档案的归档时间一般业务完成后三日内，各项目负责人及时将业务档案按要求整理、装订立卷，交公司专人存档。(4)业务档案必须资料齐全，真实完整，内容规范。(5)公司专人负责对业务档案进行统一管理与保管，档案保管人严守知悉的委托人的商业秘密。(6)业务档案有专柜存放，逐户编号；(7)业务档案所有权归本公司，项目负责人可随时查阅其承办的业务档案，其他人员查阅须经主管副总经理批准。(8)业务档案的保管期限为十年，到期销毁时，须经公司副总经理批准。我公司按《档案法》的要求和行业主管部门有关档案管理的规定建立工程造价审核档案制度，并有专人负责档案管理。1、档案管理制度(1)对技术档案管理工作做到及时、准确，并严格保密；(2)各部门重视和支持技术档案资料的立卷归档工作。技术档案资料由项目负责人在该项目报告出具后十日内，将资料分类整理、并移交技术档案管理人员进行装订。任何人不得将存档的资料据为己有，不得以任何理由拖延归档。(3)技术档案管理人员对保存的资料及时在五日内整理、页码编号、立卷和归档。(4)技术档案管理人员对保存的技术档案会定期检查，发现问题及时报告，妥善解决。(5)技术档案管理人员为熟悉公司管理档案的历史和现状情况的人员，积极为技术档案的利用提供便利。2、技术档案资料分类表(1)造价审核存档资料目录序号资料名称备注1存档资料目录2审核委托合同3审核报告4审核验证定案表5审核单位工程量计算书6审核单位计算书底稿7送审单位结算书8施工合同及补充协议9工程经济签证10工程变更资料11洽谈记录12委托方评价意见13其他资料(2)工程量清单编审存档资料目录序号资料名称备注1存档资料目录2工程量清单编审委托合同3工程量清单4工程量计算书5委托方评价意见(3)工程量清单控制价（标底）编审存档资料目录序号资料名称备注1存档资料目录2控制价（标底）编审委托合同3建设方提供的招标文件4建设方提供的答疑文件5控制价（标底）预算书6工程量计算书7抽筋（附钢筋分析）8委托方评价意见3、资料归档程序(1)《工程结算审核报告数》出具后，原则立时归档，具体时间不超出一个月内归档；(2)工程结算审核档案包括内容（详见《工程造价咨询档案立卷规则》）；(3)工程造价咨询档案是指我公司从接受委托、调研、取证、编审、合仪、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。(4)档案立卷实行谁咨询谁立卷责任制。工程造价咨询人员在咨询服务过程中负责收集、整理和分类归档材料，咨询终结按照它们在形成过程中的联系和规律立卷。咨询项目负责人负责对立卷材料的完整性、真实性、系统性和规范性进行检查。4、立卷的原则(1)遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；(2)正确分析和鉴别文件材料的保存价值；(3)按委托项目分别立卷（一个项目一卷）；(4)卷内文件真实、完整，审批和签章手续完备；(5)卷内文卷材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和利用；(6)评审结束后要及时归档。5、归档资料归档资料主要由结论性文件资料。证明性文件资料，相关性文件资料组成。(1)结论性文件资料内容和排列（a）咨询报告书正本；（b）工程结算审核定案书；（c）工程造价审核报告签发的报告拟稿纸。(2)证明性文件资料内容和排列（a）咨询单位资料；①工程结算书、工程计算底稿；②技术文件，包括各类分析说明文件、测算书、材料价格统计汇总表及有关咨询单位的相关资料等；③工程类别核定单；（b）业主（或委托方）提供资料；①提供的主要文件：《委托方提供资料清单》（见附件），项目建议书及批件、设计方案、招标文件、工程承包合同、工程预（结）算书、设计变更单（或清单）、施工签证（或清单）、甲供材料明细单等；②咨询过程中形成的主要文件：各种调查材料、采集数据、取证材料、会议纪要、文函等。（c）承包方提供的资料；（d）承包方的企业性质、取费证书等。(3)相关性文件资料内容和排列（a）工程造价咨询合同、司法鉴定委托书；（b）咨询单位作业计划书；（c）《工程造价咨询质量控制流程单》原件；（d）工程施工图和竣工图一般不纳入归档范：如设计变更单位和施工签证较多，可用清单形式归档，原件由委托方保存；（e）评审报告签收单；（f）卷内备案表。6、案卷的编写（1）编写案卷页号：正面在页面右上角编写，背面在左上角编写；单面书写的文件材料，空白页不编写页码号；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页码号。（2）案卷封面的编制。（a）立卷咨询单位名称；（b）咨询业务类别：指建设项目可行性研究编制、投资估算编制（审核）、设计概算编制（审核）、工程量清单编制、工程标底编制；施工图预算编制；工程报价编制；工程结算编制（审核）；司法鉴定、项目投资控制等；（c）案卷标题：指咨询项目的全称；（d）时间：指文件材料所属的起止年月；（e）保管期限：分为短（15年）、长期（30年）、永久三类，工程造价咨询档案一般定为短期。有特殊要求的可定为长期或永久；（f）件、页数：“件”指卷内文件材料的总件数，“页数”指卷内文件材料中的页数；（g）归档号：可按咨询单位的发文号规则编排。（3）卷内文件目录（a）序号：以卷内文件排列先后顺次填写序号；（b）文号：文件制发单位的发文字号；（c）作者：文件制发单位或个人；（d）内容：即文件的标题。文件没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题；（e）日期：文件形成的年、月、日；（f）页号：卷内文件所在之页的页码；（g）备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。4、卷内备考表（a）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理人员填写；（b）立卷人：由立卷者签名；（c）检查人：由案卷质量审查者签名；（d）立卷时间：指完成立卷的时间。7、案卷装订要求1、案卷装订排列：案卷封面-卷内文件目录-文件材料-备查表-封底。2、卷内文件目录、备考表应该用A4规格用纸，封面宜采用120克至150克牛皮纸。3、单卷厚度超过200页的，可分卷立卷。我公司业务人员将严格按照以上规定执行，如出现泄漏事件，将被处经济罚款直至除名，并且保留诉讼权利。