第二讲--秘书工作职能

第二讲秘书工作职能秘书工作职能范畴主要体现在“辅助管理、综合服务”两个方面。其共同的目的都是为领导工作的有效和有序提供辅助和服务，以促进领导工作效率的提高。要求通过本讲的学习，准确理解和把握秘书工作职能范畴的两个方面并高效履行职能。掌握秘书工作职能辅助性和服务性这两个基本特征；掌握秘书辅助管理职能的内涵——正确获取并利用信息，提供可供选择的决策方案，辅助执行并反馈执行信息，协调各方面关系，形成合力以保证管理效率；掌握秘书综合服务职能的内涵——通过办文、办会、办事，为领导提供全方位的综合服务，提高管理绩效。231中信集团总经理办公室的林秘书喜欢上网，可她上网并不是聊天、打游戏，而是收集与公司业务有关的各种信息。一次，她从网上得知纸浆生产国发生大规模洪灾，预测纸张会大幅涨价。她将此信息向总经理汇报。公司据此大批购进纸张库存，不久纸张果然大幅涨价，公司仅这单生意净赚100余万元。还有一次，她从网上发现，与她们集团公司一直有大笔业务往来的广州鑫银公司的员工与公司管理层正在闹矛盾，员工们扬言要告上法院，因为公司没有说明任何理由就要裁减他们。她马上将这篇文章下载打印出来，交给总经理。总经理看了很重视，经考察，发现鑫银公司实际上已经资不抵债，大幅裁员只是权宜之计，最终难逃破产的命运。据此，公司决定停止向鑫银公司继续发货，以免到时收不回货款。果然，过了两个月，鑫银公司申请破产。案例导入秘书“辅助管理”职能：是指一个机关或单位在其管理的整个过程中，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案到对确定的方案贯彻执行的整个过程中，秘书起着帮助或辅佐的作用。一、秘书辅助管理职能准确、全面、有效地获取并利用信息是领导进行有效管理的基础。秘书作为领导的近身参谋助手，要向领导提供信息，同时要为领导者有效获取利用信息及排除信息沟通障碍等方面进行智能辅助。（一）辅助获取并利用信息1、获取并利用信息2、帮助排除信息干扰在获取信息方向、信息量及信息结构上进行辅助。在排除思想障碍、感情障碍、利益冲突、时空因素的干扰。从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作：（二）秘书辅助决策1、决策准备阶段秘书在决策准备阶段的工作此项决策是否必需、应该信息是否全面、真实、充分此项决策何时作出最恰当此项决策的目标能否实现决策的内容是否规范、系统预测此项决策的预期效果秘书在决策准备阶段的工作1、在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道：可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择；可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案；可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策方案中去；可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征求意见，并根据各方面的意见进行修改；2、决策形成阶段对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，到基层进行小规模试验，蹲点探索，取得成功经验后，再由点到面地进行推广；对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比较其投入成本和产出效益，比较其风险值与效益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受性等等。决策形成阶段还包括科学、严密的决策论证。决策目标无法实现的因素认识上的误差：执行者对领导者所做的决策在认知上存在差异，执行中出现偏差，因而无法达到预期目标。意识上的差异：方案的执行有可能损害执行者自身的既得利益，因此执行者恶意曲解执行目标或有选择地执行。方案本身的误差：决策方案本身不完善，执行结果肯定无法达到预期目标。执行体系的弊端：执行体系内各部门分工不明，职责不清，相互不配合，不支持，推诿、扯皮，妨碍决策指令的顺利执行，无法完全达到预期目标。3、决策实施阶段决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安排，而真正使决策目标变为现实，还取决于有效的实施决策。在决策实施过程中，秘书的参谋辅助具有独特的作用：对谋求认同的辅助对纠正偏差的辅助对行为失范的辅助对克服失误的辅助对克服运行失调的辅助弥补决策疏漏的辅助对适应环境变化的辅助对发现机遇的辅助1、督促检查的内容秘书对督促检查的辅助，主要是在领导者的主持下，按照领导确定的督促检查内容和目的，操办具体的事务。具体包括：检查执行的实施进展情况；发现失调现象提出督促检查建议；督促检查办理决策方案，保证实现目标；反馈实施信息，评估执行效果；归纳评估督促检查效果。（三）辅助督促检查一般性督促检查。是指组织系统内部按层次和隶属关系、工作关系，自上而下以及横向交错所进行的督促检查。专门性督促检查。是指组织内部就重大的决策问题而设立专门的机构对执行组织的专项管理活动实行的监督检查。2、秘书辅助督促检查的种类1、秘书辅助协调的内容协调。是指对组织运转中由不确定因素出现的问题和失调现象进行妥善处理，化解或缓解矛盾，统一思想认识，恢复组织协调运转，共同形成合力，完成组织使命。秘书的协调。一是指秘书在辅助管理等业务活动中，发现失调或问题，主动进行信息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求共识，协调关系；二是指受命于领导者，去处理随机出现的失调问题。（四）辅助协调2．秘书协调辅助的要领：协调要与组织的目标相一致；协调要适应环境条件的变化；协调要注意所处的地位和权限；要注意协调的职责范畴；要注意沟通协调的疏导性；协调要注意量力的适度性。二、秘书综合服务职能“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管理职能提供服务，并还要为管理的相对人——人民群众提供服务。（一）秘书“办文”服务事务“办文”在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。秘书在“办文”服务事务处理过程中，要熟练掌握并严格按各类文书的规范格式要求进行撰写；要严格按文书运行程序操作；并要将已经办理完毕的文书进行整理立卷及归档保管，以备查考利用。秘书“办会”指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期效果提供服务的办理会议事务工作。秘书办理会议事务内容主要包括会前准备、会间服务、会后事务及在会前、会间、会后的大量会议文字工作和文件材料处理事务。（二）秘书“办会”服务事务是指为领导操办处理勤杂事务。其目的是使领导摆脱繁杂事务，有更多的时间和精力抓管理大事，以提高管理绩效。（三）秘书“办事”服务事务2、秘书“办事”服务事务的范围1）秘书办理常规事务秘书办理常规事务的内容繁多，主要有办公资源的管理、电话函件的处理、信访督查工作、值班保密工作、印信管理工作、接待管理工作、领导日程安排、商务旅程管理等。秘书职能是“辅助管理、综合服务”两个方面。其共同的目的都是为领导工作的有效和有序提供辅助和服务，以促进领导工作效率的提高。要求通过本讲学习，准确理解和把握其工作职能的辅助性和全面性这两个根本特征，使管理和服务全面到位，有效提高工作效能。本讲小结秘书应从哪些方面辅助领导者进行有效决策？决策在实施阶段秘书要做哪些辅助管理工作？秘书应怎样开展辅助督促检查工作？简述秘书办理“随机事务”的内容和方法。简述秘书“受权理事”的内容和方法。12345一、思考案例（一）邱志伟与吴宏斌同时受聘到中信集团做秘书。一年后，领导总爱找邱志伟商议。吴宏斌感到纳闷：自己的水平能力不亚于邱志伟，为什么会到受冷落呢？他找到吴宏斌，请他帮助分析原因。邱志伟开诚布公地对吴宏斌说：“我看你主要是提意见多，提建议少。”吴宏斌点头说：“你说得对，我是有这个毛病。我总想着提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”邱志伟截住吴宏斌的话说：“领导也不是神，不会事事都有主意。领导是很希望下属提建设性意见的。一般的事情，提一种处理办法就行，大事或者吃不准的事，可多提几条意见，供领导选用。”吴宏斌照邱志伟所说的办法去做，此后，领导也经常找他商量工作了。请问：他们俩在工作方式方法上有何不同？面对问题，秘书应该如何为领导出谋划策？二、案例分析案例（二）中信拟招聘3名信息资料员，陈总经理授权办公室王副主任主持招聘新秘书的初试，要求以善于参谋为主，通过初试从100名应聘者中选拔出9名，由总经理再行复试。王副主任接受任务后，决心在初试试卷中表现出自己老资格的水平。经过反复斟酌推敲，出了一套他认为十分满意的、能全面覆盖并体现办公室日常事务处理程序和技能的笔试试卷，并配套出了试卷答题的评分标准，亲自监考、阅卷。最后，他从100名应聘者中选拔出9名佼佼者，推荐参加总经理主持的复试。可陈总经理却认为：9名佼佼者基本上无法做到“参谋辅政”。原因何在？总经理将初试试卷调来一查阅后说：“王副主任代表我选人，却没有用我的尺度，只好重新再选。”请问：总经理对秘书的授权属何种授权方式？王副主任的这次授权理事结果为什么会被否定？