企业文档管理的理念与方法

企业档案管理的理念与方法中国人民大学宫晓东目录•现代企业档案意识的创新•企业档案管理体系的建设与诊断•对《企业档案工作规范》解读•企业数据清理•企业文档工作的具体实务现代企业档案意识的创新意识是人脑对于客观物质世界的反映，是感觉、思维等各种心理过程的总和。档案意识一般泛指人们对档案现象的感觉和认识一、企业档案,是在企业的生命周期中直接形成并保存备查的企业文件（记录）。1、企业档案的历史记录性。2、企业档案的信息资源性。3、企业档案的法律凭证性。二、现代企业档案意识的创新趋势（一）企业档案意识的个性化趋势历史记录国家财富信息工具信息资源1、国家档案意识2、领导档案意识3、民众档案意识利益第一，工具第二，发展第三（二）企业档案意识的法治化趋势1、现代企业制度中的产权制度，是企业档案意识法治化的元动力。2、国家法治化治国方略的确立，是企业档案意识法治化的重要保障。3、确保企业档案资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业档案意识法治化的主要目的。4、确保档案工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业档案意识法治化的重要条件•郭沫若《题赠档案馆》•前事不忘后事师，自来坟典萃先知。•犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。•国步何由探轨迹，民情从以识端倪。•上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。（三）企业档案意识的资源配置化趋势1、把企业档案作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业档案资源配置的主要原因。3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业档案资源合理配置的实现供了必要的技术平台。现实工作中，我们常常会因机构职责不清和信息传递不流畅而导致互相扯皮推诿。ABC12档案部门制度与规范文件形成管理管理体制设计价值鉴定归档管理利用与安全管理实体分类信息分类企业档案管理体系自动化管理系统企业档案管理体系的建设与诊断企业文件档案工作体制结构文件档案管理委员会主管部门或企业档案中心档案部门或岗位信息管理部门职能部门及下属机构初始级Initial事务型经验型价值型特征C成熟度M一致型持续型可重复级Repeatable优化级Optimizing已管理级Managed已定义级Defined价值V123451、一般事务性工作。2、兼职管理状态。3、文档留存比较随意，有存无取状态明显。4、无制度，无工作流程1、专门性工作。2、专人专岗，经验式管理。3、有基本归档要求。4、文档留存界限不清晰1、专业性工作。2、专家式管理，已建立管理标准。3、归档范围及归档要求精细化、流程化。4、基本利用1、职能性资源管理工作。2、全员式、全过程管理。3、管理要求纳入企业标准。人依附于事4、能动服务1、全过程资源自动配置。2、管理体系可自动创新。3、全方位服务，深度开发。4、历史留存与资源管理职业化。企业档案管理体系成熟度诊断对《企业档案工作规范》解读DA/T42-2009Requirementsofbusinessrecordsmanagement企业档案工作规范进行规范的内容范围规范性引用文件术语和定义档案工作总则档案工作组织档案工作制度档案业务工作档案信息化建设档案工作设施设备一、对规范性引用文件的重点理解重点1：ISO15489.1信息与文献——文件管理:通则ISO15489.2信息与文献——文件管理:指南重点2：GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求重点3：GB/T11821照片档案管理规范二、对术语和定义的重点理解重点1：企业档案工作businessrecordsmanagement企业履行档案管理职责的行为和活动。重点2：电子档案electronicrecords具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。•重点3：档案信息化archivalinformationization•运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的管理过程和工作方式。三、对档案工作组织的重点理解企业档案工作组织组织系统建设工作领导、机构设置、人员配备、工作体系。企业管理职责履行法规、纳入计划、纳入岗位职责、纳入考核、工作质量、资产处置、表彰与处分企业部门职责部门领导负责制、承办岗位负责制、档案人员负责制档案部门职责规划工作、建章立制、具体实施、业务指导、监督考核、移交档案档案人员要求四、对档案工作总则的重点理解重点1：企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。重点2：企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。重点3：企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。五、对档案工作制度的重点理解企业档案工作制度工作规章管理制度业务规范明确职责、制定规定、责任追求、应急预案各项业务管理制度。增加了档案管理系统操作制度整理、分类、编号、鉴定、保护等项工作的实施细则六、对档案业务工作的重点理解重点1：“三纳入”、“四参加”、“三同时”。重点2：归档文件的整理——立卷重点3：归档范围的划定——注重来源，注重特点，注重企业生存与发展的要求，注重精细化。重点4：注重以合同作为控制合作项目文件归档的手段。重点5：注重档案分类与编号的规范化重点6：注重深度开发七、对档案信息化建设的重点理解重点1：在企业文件生成系统中嵌入文件归档的要求和功能。重点2：重视多媒体文件的归档。重点3：重视网络化服务。重点4：重视系统安全建设。企业数据清理计划调研关联整合责任文档数据的实际状况,是相关管理工作顺利开展的基础.任何一种管理体制或管理手段的运行,都必须建立在数据清理的基础之上.数据清理工作必须由文档管理者通过详细认真地调研和科学系统地分析予以实现.企业基础数据清理的工作程序开始（针对具体岗位）文件类型及属性认定符合5汇总上报符合1、2、3、4并完成6部门确认分类汇总，列入归档预备范围档案部门整体协调确认，明确归档责任正式列入归档范围不予确认确认1、是否岗位发文2、是否岗位办理3、是否岗位接收4、是否不可或缺5、是否完全不需要6、是否部门核心数据1、清理基础数据是一项细致而繁杂的工作，但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制。2、清理基础数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。3、清理基础数据必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为信息资源配置提供依据。管理行政管理文件总经理工作部董事会会议纪要董事会秘书部门经理纸质是管理经营管理文件总经理工作部企业年度计划总经理部门经理纸质，电子版是管理经营管理单据商务部出货单部门经理项目经理纸质，电子版否业务产品类手册生产部毛绒电着处理工艺手册部门经理项目工程师纸质是管理人力资源管理表格生产部个人绩效评核表部门经理班组长纸质否辅助设备类单据生产部设备保养维护申请单部门经理工程师纸质，电子版否辅助生活服务声像材料工会元旦晚会录像主席文艺部负责人磁带，光盘是财务台帐帐簿财务部年度结算记帐单部门经理会计纸质是部门数据名称负责人责任人载体类型是否档案大类二级类数据形式企业基础数据清理总汇表（举例）数据清理的方法•基础数据清理一般采用调研统计的方法进行。•首先，对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查，主要提问五个问题：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，处理什么信息？3、在你的工作中，发出什么信息？发给什么部门或岗位？4、在你的工作中，你最离不开（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你认为最不需要的信息是什么？•在每个岗位的答案收集齐全后，通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解，可以发现本部门的重要信息内容，特别要寻找出本部门需要负责的信息。•对于无意义信息应向有关领导汇报，并建议其进一步查清这种信息是否可以清除。数据互动规律•数据互动反映了某种工作的开展状况。在清理基础数据时，发现数据互动的规律性，对于分析数据价值，理顺数据运行关系，高效率地开展信息资源的配置，具有重要意义。•当一种必要的数据产生并发出后,它必然会对接收者产生作用或意义。所有接收该数据信息的部门或岗位,会由于其既定的职责对该数据信息进行处理,并在处理过程中产生其他相关的数据。由此可见，企业的各项工作，其实就是围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动。我们跟踪某一具体数据的形成、传递、处理、归档等运动过程，就可以发现该数据的运动特征，以及由这种运动所产生的影响的规律性。这就是所谓的数据互动规律。•一般来说,分析一个企业的各种数据的互动规律是一个复杂的系统工程，我们可以采用图视的方式进行直观示意。工作联络单产品检测报告绒布检验报告绒布不良明细表成品入仓单商务部文控中心财务研发部人力资源实验室仓务部品检部业务员业绩考核客户产品报价（经理）、生产订单（客户订单、绒布订单、绒布样品订单、E-mail、投诉报告、客户出货明细表）打样单、提货通知单、行政总务商务部程序文件、公司通知文件、生产会议及厂部例会纪录文件外厂外发加工单生产部试验产品通知单、打样单客户订购合同及查询价、客户每月开票资料、传真、客户确认样、客户信息反馈及投诉、传真客户调价单、调查表、保卫处总经理Q:行政总务部门和文控中心部门通商务部之间的业务、行政管理往来的具体情况是怎么样的？（待对这两个部门进行了调研之后确定）来料加工物料送货单出门证客户汇款单、客户每月开票资料、客户资料对账单（每月应收货款对账单）归档公司程序文件绒布各类花型图纸工作任务通知单、打样单试验通知单绒毛生产交期回复单、生产计划报表、生产留样入仓单(绒布每日入仓单、绒布每日入仓记录)生产订单、纠正及预防措施单产品报价单订货出货统计报表、统计报表出货通知单、货物运输单常规绒布库存数量表更新仓库数据报表外发加工成品明细码单、送货单出货明细表数据清理工具的设计与使用•目前手工进行数据清理的工具主要有以下四种:1、数据状况问卷；2、数据运动状况示意图；3、数据汇总表;4、数字化转移工作流程示意图。XX有限公司文件清理工作问卷时间：部门：答卷人：项目组成员：（说明：非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查！该问卷是针对企业各岗位形成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您根据实际工作的真实情况认真填写，填写时应写出具体文件名称。）您的岗位是：您在日常工作中，主要收到的文件（单据）是：（请注明文件来源部门或岗位）您在日常工作中，主要办理的文件（单据）是：您在日常工作中，主要发出的文件（单据）是：（请注明文件接收部门或岗位）您在日常工作中，内部产生使用的文件（资料）有哪些？6、您在日常工作中，接触最密切的部门（岗位）是哪些？7、在您的岗位职责中，最不能缺少的文件是：8、在您的岗位职责中，最不需要的文件是：9、您对目前企业文件管理有什么意见？公司外部各部门总经办部门报告、各部门的统计报表、书刊资料、奖状/证书、总经理审阅的相关文件涉及公司的相关信息文件及宣传单章涉及公司的相关通知类文件工作计划、通知、授权书、会议通知、反馈各部门文件总经办办理的文件：通知、会议记录、人事任命、工作计划、外部管理文件、会议通知、企业建设文件、授权书、例会的会议记录、部门文件数据运动状况示意图总经办文件清理表岗位/答卷人收到的文件办理的文件发出的文件来源去向总经理/陈总部门报告各部门书刊资料公司外部奖状、证书工艺配方、图纸等重要工作通知董事会、总经理办公会、生产会议纪录人事任命工作计划外来文件重要会议通知厂区建设规划文件档案数字化加工的技术流程企业文档工作的具体实务1、文件的形成、积累与归档文件的形成、积累与归档属于各单位、各部门、各岗位的基本职责