办公软件使用小技巧

办公软件使用小技巧Word实用操作技巧**插入特定文字对于要经常输入的文字段，每次都一个字一个字的敲入，确实很麻烦！其实可以把它制成一个按钮放在工具栏里，以后需要时，用鼠标一点即可。方法是：在“插入”/自动图文集/自动图文集中添加一项“特定文字”，然后打开“自定义”对话框，选取“命令”选项，在“类型”列表框中单击“自动图文集”，在右边命令框中找到刚才添加的“特定文字”项，将其拖放到工具栏即可。**一次保存全部WORD文档.如果要打开多个Word文档，修改完之后，需要对每个文档逐一进行保存。其实在Word中提供了全部保存的功能，能够一次保存全部Word文档。按住Shift键，然后点击Word菜单中的“文件”，会在弹出的菜单中多出“全部保存”和“全部关闭”两个选项，点击“全部保存”按钮即可。**隐藏Office剪切板在Word中，按下CTRL+C组合键两次，窗体右侧便会出现剪切板任务窗格，有时候我们并不想让它显示出来，如何隐藏它呢？点击剪切板任务窗格下方的“选项”按钮，然后选中“收集而不显示OFFICE剪切板”。在WORD中隐藏文字有时候我们不希望别人看到自己在WORD上所写的文字，要隐藏它。方法是：选中要隐藏的文字，然后点击主菜单栏中的“格式”--“字体”，在“字体”选项卡中，选中“隐藏文字”。而要查看文档中的隐藏文字该怎么办呢？可以点击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮。用密码保护好你的文档点击主菜单中的“工具”--“选项”，然后点击“安全性”选项卡，在“打开权限密码”处输入密码，然后按下回车键，这时弹出“确认密码”对话框，再次输入密码后，点击“确定”。这样一来，以后一旦要打开此文件，就要先输入密码，否则文档无法打开。在Word中，我们插入页眉页脚时，页眉总会有很烦人的横线，如何去掉这根横线呢,总结了四种方法。方法一：双击页眉，打开“页眉和页脚”界面，再点击“格式”--“边框和底纹”，选择“边框”选项卡中的“无”并应用于段落。方法二：打开视图--任务窗格，选择样式和格式，双击文档中的页眉部分，在任务窗格中点页眉旁边的下拉三角，选择修改。选择格式--边框，选择无可以去掉所有的边框线。方法三：打开视图--“任务窗格”，选择“样式和格式”，双击文档中的页眉部分，将“样式”图表栏里面的“页眉”换成“正文”。方法四：双击页眉,打开“页眉和页脚”界面，再点击“格式”--“边框和底纹”，选择“边框”选项卡中的“方框”，颜色选“白色”并应用于“段落”。**替换为特殊格式的字体要将文档中的某个词或字统一替换为另一种格式，例如将“XP”改为斜体、下划线的字体格式，可以这样操作：单击菜单“编辑/替换”，在“查找内容”中输入“XP”，在“替换为”中同样也输入“XP”，然后打击“高级”选项，打开“格式”菜单，将字体设置为斜体、下划线，最后单击“全部替换”。**一次插入多个图片要在文档中插入多个图片，没必要一个一个的插入，你可以单击菜单“插入/图片/来自文件”，然后在插入图片对话框中，按住Shift键的同时用鼠标逐个点击要添加的图片，最后按“插入”即可。**将文字替换为图片具体方法是：先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“^c”（注意：c必须是小写的半角字符），单击替换即可。“^c”的含义是让WordXP以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内容，因此“^c”还可替换包括回车符在内的大段文本。**节约打印纸张的技巧WordXP中新引入的缩放功能通过在一张纸上打印几页文档来节约纸张。方法是：在屏幕上显示有文档时，选择“文件”/打印，然后把鼠标移到对话框右下角的“缩放”区，在“每页的版数”域选择一个合适的数字，使“按纸型缩放”选项仍然保持缺省的“无缩放”，然后点击“OK”按钮。EXCEL实用操作技巧**多工作表同时录入技巧有时我们经常会遇到这样一个问题，几个工作表需要在同一位置录入相同的数据，如果每次都是自己一个工作表一个工作表这样录入的话，既费时又费力。Excel为我们提供了一个被称为工作表组的功能，将几个工作表组合到一起后，无论在其中任何一个工作表中输入的数据，都会被自动复制到其他工作表的相同位置。而且不光是数值，就连格式和公式也能够自动复制。1.首先要按住Ctrl键再用鼠标依次点击每个需要组合的工作表标签，将它们组合在一起（工作表组合支持跳跃式选择），操作完毕后，您会发现工作表的标题区中已经显示了“工作组”字样了。2.随后在任何一个成组工作表中输入需要的数据即可。3.等所有的数据输入完毕后，您就可以直接在成组工作表的标签上点击右键，选择“取消成组工作表”命令，这时您就会发现，刚才组合为一组的这几份工作表中的数据已经完全一样了。**在单元格中要打钩怎么办大家在Excel中输入打“√”号常常是通过插入符号命令来插入的，试试下面的方法：按住Alt键不放再输入小数字键盘上的数字41420，松开Alt键就可以了。**没有打印机一样可以打印预览在没有安装打印机的电脑上按下Excel的“打印预览”按钮后，Excel会提示没有安装打印机，且无法打印预览。其实只要单击“开始”--“设置”--“打印机”，然后双击“添加打印机”项目，再随便安装一个打印机的驱动程序，重启Excel，就会发现已经可以打印预览了。**数据输入，菜单选有时我们需要绘制一些带有交互功能的工作表，允许用户向里面填入一些数据，然后表格再去根据这些原始数据进行相应的计算分析。这就要求用户录入的数据必须符合一定的要求才行，而控制数据的有效性当然不能只靠用户自己的觉悟，最好就是能在用户输入时，Excel会产生一个下拉菜单，只允许用户输入菜单中预设好的这些值1.将准备设置数据的单元格全部选中2.执行“数据”菜单→“有效性”命令3.在弹出的“数据有效性”窗口中将“有效性条件”设置为“序列”，并保证“提供下拉箭头”复选框为选中状态。然后在“来源”输入框中键入所有的预设参数，用英文逗号分隔，最后点击“确定”按钮使其生效。4.此时，当我们再次点击已设好的单元格时就会看到，单元格右侧会自动弹出一个下拉箭头，点开以后正是我们预设好的几个参数清单。**快速转换Excel的行和列对于行列转换来说，Excel的确也给我们提供了一个简单的方法，而且用的就是平时常用的粘贴命令，只不过这次是“选择性粘贴”1.首先选中要进行行列转换的表格，执行右键→“复制”命令。2.然后将光标定位于新表格所在的区域，再次点击右键，执行“选择性粘贴”命令，然后在弹出的窗口中勾选上“转置”复选框，点击确定就可以了。3.如图所示就是转换完成的表格，看看是不是和自己想要的一模一样呢