公文写作基本常识介绍

公文写作基本常识介绍汤长寿2007年7月公文商务文书文学作品第一要素掌握公文的体式一、公文的特点（一）公文是制文机关公务活动的产物,具有特定的规定性，必须按照国家和集团公文处理规范制发公文。（二）公文是由制文机关法定作者制发，具有很高的权威性。法定作者的公文一旦发出，对受文者的强制效力受到有关法规的保护。（三)公文是制文机关制发的特殊的信息记录手段，具有规范性,其体式（文体、格式）必须符合国家和制文机关上级的规定和要求。（四）公文是制文机关的党、政行为，其制作必须讲究程序性，必须按规定程序制发。二、公文的种类国家行政机关公文有十三个文种。吉利集团规定常用公文有以下十一种:(一)决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下属单位不适当的决定等事项。(二)公告：适用于向集团内外宣布重要事项或者决定事项。(三)通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项(四)通知：适用于批转下级单位的公文；转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章制度和管理办法；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免干部及管理人员。(五)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。(六)报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。(七)请示：适用于向上级机关请求指示、批准。(八)批复：适用于答复下级单位（部门）请示事项。(九)意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。(十)函：适用于不相隶属单位（部门）之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。(十一)会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。国家行政机关公文还有“命令、令”和“议案”两种。党的机关公文文种另有规定。文文种使用容易发生错误的有以下几种情况:一是“报告”与“请示”;二是“会议纪要”与“会议记录”、“会议简报”、“会议决议、“会谈纪要”常用文书如使用混淆。“会议记录”。“会议简报”。“会议决议”“会谈纪要”。三、公文的格式公文的格式有严格的要求。一份正式公文必须有三大部分组成，缺一不可：（一）眉首区。包括：1、公文份数序号;2、秘密等级和保密期限;3、紧急程度;4、发文单位标识（亦称制文单位）;5、发文字号;6、签发人;7、红色反线。（二）主体区。包括：1、公文标题;2、主送单位（亦称受文机关）;3、公文正文;4、附件;5、成文日期;6、公文生效标识，即制文单位印章或领导人签名章；7、附注（用于上行文)。（三）版记。内容包括:1、主题词；2、抄送单位；3、印发单位和印发日期；4、印刷份数；5、版记中的黑线。版记一般放在公文最后一页的底部，其位置均在双数页面上。版记一般不编页码。但如遇与正文同页,可编页码,不同页不编页码。版记中每栏目间用色粗实线分割。四、公文格式分述:1、红头文件格式与一般文件格式（亦称白头文件）。（运用附件讲解）2、上行文格式:★上行文指制文机关向上级报送的请示或报告。上行文与一般公文格式的不同点，是其眉区首要留出供上级领导批示签署意见的空白区。因此要求在一般公文格式的眉首区整体往下移55mm，以保证发文机关名称与版心上边沿距离80mm。★上行文与一般公文另一个不同点，就是要由行文机关负责人签名，签名位置与发文字号在同一水平线上，发文字号不居中，左移至版心左边缘空一个字位置标识。签发人姓名应用3号楷体，标识位置于版心右侧空一个字位。其它与一般公文相同。★上行文的主送单位如有多个，在受文机关处标识1个，其余的下移至版记，标识办法见集团公文处理规范手册。3、信函格式。（1）该格式的发文机关名称标识于距纸顶端30㎜处，在标识发文机关后不加“文件”二字。（2）在发文机关名称下空4㎜处印二条红线,上粗下细，称文武线，线长170㎜，居中印刷。在纸的底部距下边空20㎜印二条红线，上细下粗，亦称文武线。（3）信函作为公文，须标识公文标题，位置于文武线下空二行处。自左至右依次标识“保密等级”、“发文字号”等，标识于文武线下第一行位置，左侧比文武线顶端空一个字位置标“保密等级”、“保密程度”右侧标也比文武线顶端空一字标识“发文字号”。正文则在标题下空一行字，左侧与“保密等级”看齐标识主送机关，主送机关下一行空2个字正文开头。（4）信函格式第一页是事先印制的，不编页码，第二页页码可编2。其它与一般公文相同。4、会议纪要格式（1）发文机关处印制“会议纪要”（也有称“公议纪要”）四个红色字，发文字号处印制主持会议单位名称、会议日期、发文字号。（2）《会议纪要》可写标题和主送机关，也可不写标题和主送机关，根据需要而定。需写标识标题和主送机关时，按一般公文标题、主送机关的书写位置和采用的字体号标识。（3）《会议纪要》与其它公文的最大不同是不盖单位印章。（4）《会议纪要》有时可作为上行文，向上级机关报告情况。五、公文格式几个特殊情况的处理（1）取消“此页无正文”标识后,怎么处理公文结束时碰到所剩页面不多无法加盖印章和标注成文日期？（《新规范》83页）（2）公文的页码怎样标识?（《新规范》83--84页）（3）公文中表格标识时要注意些什么?（《新规范》84页）（4）怎样编写和标识公文主题词?第二要素掌握公文写作的技巧公文写作，即草拟公文，是保证公文质量的前提和关键。怎样才能保证公文的质量呢?一、材料可靠，情况确实精神依据事实情况公文材料依据材料准备四个环节详尽占有材料严格筛选材料认真核实材料合理加工材料平时积累实地调查查阅资料材料相关性材料典型性材料新颖性适体剪裁加工合并提高加工文字润色加工数据情节、情理前后一致1234二、主旨突出，观点明确主旨，就是用意和目的;观点，就是主张或见解。主旨应具备条件观点要有针对性正确集中鲜明工作总结重自身请示件理由充分通知告之明确直述不曲表述准确三、表述准确，结构严谨条理清楚结构严谨字词规范标点正确132▲用“直笔”,不用“曲笔”,有什么说什么;▲用词准确、庄重、简要、易懂▲语言“三性”要求:准确、鲜明、生动。公文更重视准确。因为公文是用来指导工作、反映情况的,用词不准要误大事。1、直述不曲，表述准确2、条理清楚，结构严谨▲公文正文主要包括缘由、事项、要求三部分内容。▲开头写缘由:引据、目的、用意;▲第二部分写事项:内容、进程等;▲末尾有惯用结语,各文种互不相同,也有提希望、号召等要求的;▲注意三个问题:层次和段落;照应和过度;开头与结尾。▲3、字词规范，标点正确▲不用错字、别字、异体字,用国家公布的简化字;▲用书面语,不用口语;用现代汉语,一般不用古汉语;▲结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”第四层为“（1）”;▲数字的写法:十滴水,八国联军,四书五经,秦文公四十四年（公元前722年）,三本书,七七事变,公元前8世纪,年生产汽车15万辆,三亿四千五百万可写成345，000，000，也可写成3.45亿，但一般不得写作3亿4千5百万。▲使用国家规定的16种标点符号。第三要素要有职守的品行和全局的视野公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管理活动的重要手段。因而能否真正领会好领导意图，是决定公文写作是否成功的一个非常重要的环节。也是秘书人员的必备品行。公文与一般文章最大的区别的姓“公”，是公务文书。公文写作必须体现“公务”的特征和内涵。公务活动特征是层级领导，公文写作当然也要体现层级负责的原则，即行文的目的和要求必须符合领导的意图，最终由领导拍板定论。公文成功与否，在很大程度上取决于领导的认可程度和满意程度。一、切实领会领导的意图职守写作中的领导意图。所谓职守写作，即干什么工作写什么公文，是本职工作中所必需记录、表达、传递公文写作，因而是带有局部性和例行性，公文涉及内容的跨度较小。职守写作，写作者最熟悉本职业务工作情况和特点，储备的素材比较集中，专业性较强，文种和格式相对熟悉，同时由于领导意图平日都以批示和口头的方式给予传达，并都由领导亲自签发，相对来讲写作难度小一些，一般容易被领导认可。授命写作中的领导意图。授命写作就是起草人虽不具体从事某项工作，但领导安排他承担某项工作的写作任务，如写领导讲话稿、工作报告、工作意见、会议发言等。授命写作的内容往往带有全局性、综合性、指导性和思想性。因此需要起草人要有全局的视野，要了解熟悉面上的工作，要有工作思路。不然就很难写好公文。授命写作的原则。授命写作有一条重要原则，就是受命于谁，文章思维和特征服从于谁。在这个基础上融会有关政策、精神和理论，在领导的意图上进行阐述发挥，这样的授命写作才能打得住。授命写作切不可人云亦云，没有主见；但也决不可固执已见，把自己的观点强加于领导的意图之上，写进公文之中。公文写作的过程，是一个不断认识事物的过程。怎样写好这篇文章，秘书人员当然可以提出意见，但最多提两次，当领导还不接受你的意见时，不要第三次再提，不然会造成干扰领导决策的后果。二、如何领会领导的意图?领导意图的定义领会领导意图并不等于领会领导个人意图，而是领会领导群体的工作意图，但也不可排除领导个人独有的思想观点和某些言语。领会领导意图的方式1、学习好党和国家的路线、方针、政策和法律、重要规划，了解每个时期突出强调的方针政策。2、主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领导拟安排的工作重点、工作原则、工作要求、工作措施，掌握领导层的活动意向和动态。3、积极参与领导参加的活动，与领导常谈论一些问题，了解领导者思考的热点问题。4、直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，对一些模糊问题予以澄清。三、文秘人员要熟悉单位的全局写公文草拟公文是起草人为领导进行工作决策和部署作方案，沒有一定的工作经验和思路，沒有相关工作的知识，沒有全局的视野，是很难把方案写好的。因此，除了公文写作的一般技巧外，对起草人还应使自己具备以下要求：1、熟悉单位全局的情况。例如写总结，成绩怎么评价，经验是什么；问题怎么确定，原因在哪里；针对问题和任务，下一步采取什么对策措施等，起草人都要做到心中有数，一般情况不是领导拿提纲，而是你先写提纲而后向领导汇报。2、避免提出东西相背的工作意见、思路、措施。由于文秘人员的视野与领导的眼光当然存在区别，提出的意见不被领导采纳是不足为奇的，但要尽量避免提出与领导东西相背的工作意见。（杭大教务处长与校长处事为例）3、工作思路在前，文章思路在后。文秘人员要深入中心工作第一线；要向中心工作的职能部门学习请教；要对下属单位的文件资料加以研究。总之，文秘人员不能脱离实际。四、1、要甘作无名英雄。为了写好一篇公文，文秘人员往往要废寝忘食，但公文一旦发出，其作者就不是你了，而是单位领导了。你不能到处说，某经理讲话稿是我写的，什么文件是我写的。2、在领导之间，要补台不要拆台。对秘书人员写出的公文，领导之间有不同意见、甚至甲否定乙、乙不同甲的意见，是正常的事。这时你要有良好的心态和动机去处事，绝不能在领导者之间拨弄是非。3、要有宽阔的胸怀。写作顺利时，要不骄不矜；受挫时，要不懈不馁；在赞扬面前，不忘记自己有几斤几两；被误解之后，坚信群众心中都有一杆称；走红时，不飞扬跋扈；倒霉时；不心灰意冷。要坚信，历史是伟大的法官，群众是真正的英雄，无论是高官还是草民，无一例外，都要接受群众和历史的点评。4、要坚持实事求是的思想路线。俗话说，文如其人。实事求是，实话实说，既是文祕人员要坚持的思想路线,又是文秘人员要遵守的职业品德。比如，你写一个单位或个人的事迹，既要写胜利与成功，也不讳言困难和阵痛；既说风调雨顺，也要讲闪电雷鸣；既披露心灵的阳光，也不遮掩心底那一片阴影。只有坚持“二分法”，写出来的先进事迹材料才有群众基础，才有生命力。建议阅读文献:（一）《中国共产党机关公文处理条例》；（二）国务院《国家行政机关公文处理办法》（2000年）；（三）《公文处理新规范》--国务院《国家行政机关公文处理办法》释解傅西路主编；（四）《浙江吉利控股集团公文处理规范手册》。不当之处，敬请教正!谢谢!