毕业晚会项目管理计划

毕业晚会项目管理计划年级：XX工程管理小组名：TW小组成员：Dwyane0101010101（组长）Haslem0202020202D-Wade0303030303时间：2012-XX-XX成绩：1摘要：在花红树绿的四月，我们即将送走背上行囊挥手向我们告别的大四学子。为了让毕业生在校园生活留下最美回忆的浓重一笔，我系特别举办了2012经管系毕业晚会，以此表达对学子踏上崭新人生道路的美好祝愿。晚会筹办是一个持续性复杂的过程，在筹办过程中需要有多方参与共同协作完成。为了保证晚会能够达到预期的效果必须对晚会各项工作统筹规划。经过小组研究讨论决定用项目管理的方法对晚会筹办进行科学合理的统筹安排。在策划阶段我们对晚会外界因素和内在条件进行全面分析，以此来确定晚会各项目标，对整个过程进行了编制项目计划，对项目进行工作结构的分解，力求各方能够更好的分工合作。对各方参与者进行沟通，并且着重在时间、质量、风险上进行严格控制。经过这次晚会的筹办我们小组深刻体会到一个项目团队成员的合作在项目过程中的作用，项目管理在项目当中的重要性。关键字：留念祝福欢送计划分工协作沟通控制时间保证质量降低风险2目录前言……………………………………………………………………………………2背景分析………………………………………………………………………………3角色分析………………………………………………………………………………3范围管理………………………………………………………………………………3项目合理性和目标…………………………………………………………………3项目可交付的成果…………………………………………………………………4项目计划………………………………………………………………………………4项目计划的概述……………………………………………………………………4WBS图………………………………………………………………………………6晚会责任矩阵………………………………………………………………………7项目进度管理…………………………………………………………………………7双代号网络图………………………………………………………………………8双代号网络图计算表………………………………………………………………8双代号网络图关键路线……………………………………………………………11项目质量管理…………………………………………………………………………11项目质量问题因果分析图…………………………………………………………13项目沟通管理…………………………………………………………………………14项目风险管理…………………………………………………………………………14项目风险来源表……………………………………………………………………15项目应急预案………………………………………………………………………16收尾管理………………………………………………………………………………17参考文献………………………………………………………………………………17后记……………………………………………………………………………………17一、前言：大学是一个梦想起航的地方，同时也是校园生涯的句点。大学，有太多的心愿追逐；大学，有太多的离嵩愁梦；大学，也有太多的刻骨铭心！每年到了这个时节，就会从校园里走出一批将要走上社会的莘莘学子，他们满含激情，他们饱含斗志，为了自己的明天，不断的奋斗，不断的拼搏。而我们，借着这个小小的舞台，表达我们的一份心意和祝福，希望他们可以记得，大学里还有我们的牵挂；希望他们可以感受，大学里还有我们的支持。在此情况下结合近几年项目管理理论和方法在各个领域应用的越来越广泛，应用案例也越来越多，项目管理体系越发完整。项目管理在工程项目、IT项目、新产品开发、市场营销等活动中应用的成功案例充分说明了项目管理的科学性和优越性。如果能够将项目管理的知识、技术、技能、手段应用到晚会当中，对于晚会实施的整个过程来说可以使之更加科学、合理。晚会实施的整个过程是一个活动的过程，它是具有非重复的一次性活动的特征，它就是一个小项目，因此晚会的实施必然可以应用项目管理的办法进行。为了在各种有限的资源条件约束下，晚会能够以最佳方法实现我们所希望的预期效果，确保晚会这一项目在整个活动实施过程中各个项目目标都能在计划时间内有质量的完成，我们小组运用项目管理这一工具对整个项目进行合理的策划安排、任务的分解、有效沟通，控制项目的质量、进度、风险的管理。3二、背景分析毕业是学生时代的结束，也是社会生活的开始。在盛夏六月的阳光下，重庆邮电大学移通学院经济管理系迎来了新一届毕业生告别的时刻，他们带着青春蓬勃的朝气和远大的志向即将离开我们经济管理系这个团结友爱的大家庭，奔赴新的生活。我系学工办、团总支学生会决定通过举办毕业生晚会将我系所有学生对毕业生的美好祝愿予以表达，也借此让我系2012届毕业生再次感受我们经济管理系大家庭的温暖以及大学生活的美好回忆，同时也为我系低年级同学刻苦学习、努力拼搏树立良好的榜样。在这个美好的时刻，他们满载着几年的知识积累，勇敢而自信的走向社会，去追求他们的未来，去实现他们的理想。为了表达经济管理系对毕业生的祝福之情，同时也为了给毕业生们一个向我系表达感激之情的平台，经管系学工办决定举办一场毕业晚会，并将该项目的筹备工作委托给我们项目小组，为此，我们小组运用所学的项目管理知识进行组织安排和管理办法。三、角色分析相关利益者期望和需求毕业生充分的感受到我系对他们的美好祝愿，留下最美回忆系方祝福毕业生，增强他们对我系的深厚感情赞助商对其产品和公司起到大力宣传作用并扩大其知名度晚会表演者用最美的艺术展示出自己的风采晚会工作人员保证配套设备完整、流程和要求准确清晰，任务明确项目小组保证项目准时完成，圆满成功四、范围管理（一）项目合理性说明：毕业是大学生涯的结束，是人生新的起点，毕业意味着同学们各奔前程，意味着离开母校的温暖怀抱。毕业晚会是一个展示人生新的起点的舞台，在这里可以激情澎湃的展望美好的明天，在舞台上做大学生涯的最终总结，以晚会的美好结束大学的生涯，也以晚会的美好开始新的旅程，毕业晚会是最值得纪念的日子。技术可行性：舞台搭建承包给校外拥有相关技术的公司、舞台灯光效果聘请校外人员以及演员化妆采取入店化妆。经济可行性：制定各项费用支出预算表。合理安排、严格控制项目的各项开销，所有费用由团总支学生会经费和部门自行拉赞助支付。组织可行性：制定合理的毕业晚会的策划、选择学生会各部门为组织机构、选择有校内晚会经验的管理人员、各部门确定好分工协作关系、对工作人员进行必要的培训，保证项目顺利执行。（二）项目目标：总体目标：保证晚会圆满落幕并表达我们对毕业生的真挚祝福。总体目标：保证晚会圆满落幕并表达我们对毕业生的真挚祝福。4时间目标：保证晚会前进行多方彩排，并且晚会前的各项准备工作都要按时完成。成本目标：将晚会总成本控制在预期赞助费以及学工办提供款项之内。效果目标：希望在这欢声笑语中，为她们献上我们的祝福；希望这个美丽的夜晚，都留下最美的回忆。（三）项目可交付成果的形式和内容：形式：毕业晚会的演出内容：任务分工表、物资采购清单、租赁清单、演出节目清单、晚会时间表、费用清单、邀请函五、项目计划（一）★项目计划的概述1、宣传安排：前期在学校主干道、学校食堂入口处、学生宿舍大门口张贴海报；系博客宣传；校园广播播报；校园论坛发帖；向各专业辅导员进行宣传，向各专业年级长进行宣传。2、宣传方式：（1）出海报进行宣传（2）向各专业辅导员与年级长进行活动宣传，并请他们协助宣传（3）制作宣传横幅悬挂于校园显眼处（4）系博客宣传（5）校园论坛发帖（6）校园广播播报3、宣传时间：2012年3月——2012年4月4、经费筹集：以团总支学生会经费申请为主，部门自行拉赞助为辅。5、节目及主持人选拔（1）选拔方式：全系学生以专业为单位，在各专业年级自愿报名的基础上，由各专业年级长组织三个以上舞蹈、歌曲、器乐、戏曲、小品、相声、魔术、话剧等节目，参选节目应注意节目丰富多彩，注意传统文化的继承和发扬，突出文化多样性。原则上保证大一每个专业1个节目，大二、大三各年级2-3个节目，毕业年级2个节目，团总支学生会1个节目，学工办辅导员1个节目，节目总数控制在12-15个以内。主持人选拔是在以往主持人资源库的基础上则优选择，确保共计四人。（2）选拔宣传时间：2012年3月（3）选拔时间：2012年4月（4）节目推选原则：围绕主题，创新，体现青春活力，表达崇高情怀。（5）主持人选拔原则：口齿清晰，形象气质俱佳，有一定主持经验。6、物资筹备在晚会前至少一个星期准备好一切物品，在活动前至少两个星期将清单交给办公室。7、嘉宾邀请在确定好具体的演出时间前由美宣部设计邀请函，在时间确定后填写好相关内容由会长负责嘉宾邀请，领导由学工办主任负责。8、会场布置5场地布置由美宣部及文艺部共同构思设计。在活动前至少三星期有具体方案。9、音控设备由文艺部联系科技协会向校科技联合会联系租借部分设备为辅，主要以外借音控为主。10、会场控制由女生部、生活部、文艺部负责，主要有嘉宾引导、迎宾礼仪、颁奖礼仪、场面控制，学生入场引导，学生提前一个小时左右全部入场完毕。预防突发事件的发生并制定相应预案。11、节目彩排为保证演出质量，在正式演出之前，安排2次正式的节目彩排。12、引导退场活动结束时，所有同学欢送嘉宾离开。嘉宾离开后，再由青队，理事的工作人员引导观众有序退场。13、场地清理晚会结束后，所有工作人员留下做收尾工作，归还设备、场地清洁。14、特别注意事项：（1）事前一定要有人负责跟各部门，从流程，音乐，服装，时间，搭台，出场方式，对白。（2）要让主持人熟悉整个晚会的流程，每部分的内容如何操作。（3）场景设计，观众区域布置（演员进出口/观众人行道/工作人员人行道/嘉宾席位区，以及学生观望区）（4）彩排问题。注意每部分的时间，计算好每部分的时间，每个环节的漏洞，记下每部分的问题，彩排后要汇总和解决。（5）座位的安排。礼品的分配，奖状的分配，感谢信的内容等都要考虑周到。（二）★WBS表格1前期1.1撰写毕业晚会的策划1.2发出节目通知文件1.3确定策划及人员的分工1.4第一次上报节目粗略章程1.5最终确定晚会节目单2中期2.1进行场景布置的设计2.2选拔主持人，确定社团节目及毕业生人数2.3拉赞助及联系音响设备2.4选拔节目，确定最终节目单2.5联系化妆及服装租借2.6前后进行四次彩排2.7邀请嘉宾后期3.1布置会场3.2进行带装彩排，主持人对稿633.3演员及主持人最后定妆、取演出服装3.4音响调试、铺红地毯、拉安全围栏3.5各部门就位、礼仪就位、演员就位、3.6演出结束收尾场地处理（三）★WBS图晚会筹备前期撰写毕业晚会的策划发出节目通知文件向商家拉赞助及联系音响设备进行戴装彩排，主持人对稿布置会场各部门就位、礼仪就位、演员就位音响调试、铺红地毯、拉安全围栏带演员及主持人化妆、取衣服前后进行四次彩排确定策划及人员的分工联系化妆及服装租借进行场景布置的设计选拔主持人，确定社团节目及毕业生人数选拔节目，确定最终节目单中期后期邀请嘉宾由“经管系”第一次上报节目粗略章程最终确定晚会节目单演出结束的收尾处理7（四）★晚会筹办的责任矩阵(★负责▲辅助◇通知⊙审批)嘉宾学工办主任第一负责人文艺部美宣部外联部生活部前期撰写毕业晚会策划◇⊙★发出节目通知文件◇★确定策划及人员分工★▲▲▲▲第一次上报节目粗略章程⊙★最终确定晚会节目单⊙★中期进行场景布置的设计及确定材料⊙▲★▲选拔主持人确定社团节目及毕业生人数⊙★▲拉赞助及联系音响设备⊙★▲选拔节目去确定最终节目单⊙★联系化妆及服装租借并上报各部花销⊙★▲▲▲前后进行四次彩排⊙★邀请嘉宾◇◇★后期布置会场⊙★▲进行带妆彩排主持人对稿★▲▲带演员主持人最后定妆取演出服◇★▲音响调试铺红地毯拉安全围栏⊙★★各部门就位礼仪就位演员就位★★▲演出结束后收尾场地处理⊙▲▲▲★六、项目进度管理概述：在项目实施过程中可能会出现项目进度不能在预期时间内完成，针