内部控制-内部控制程序及各种管理制度(DOC 50页)

出纳业务处理程序□收款程序出纳部门收入现金，须凭现金收入传票(包括视同现金收入传票的各项凭证)收款，其程序为：1.应根据现金收入传票点收现款，鉴定现钞的真伪无误后，即在现金收入传票加盖收款日戳及分号(收入传票之分号每日自第一号依序编列)并盖私章。2.如需签发或发还信托单或各种凭证时，应于传票下端制票员编号处登记号码牌号数(号码牌应与传票加盖骑缝私章)后，将号码牌(签发信托单时以收入传票第二联代替号码牌)交给顾客凭向原经办部门领取所需凭证。3.将收款后的传票依序登记于：(1)现金收入帐。(2)现金收入日记帐后，传票及附件递交有关部门办理。各有关部门办妥手续后，按传票所记号码呼号收回号码牌(应注意有无涂改)，凭此交付信托单或凭证等。□付款程序出纳部门付出现金，须凭现金支出传票(包括视同现金支票传票的各项付款凭证)办理。1.凡付款传票，均须依照程序先由经办员、会计人员及各级主管人员核章后始得付款。2.出纳员支付款项时，须先查明传票的核章具备后在传票编列分号(每日自第一号依序编列)依序登记于：(1)现金支出帐。(2)现金支出日记帐。3.在传票及附件的凭证上加盖付款日戳及私章后，点检款项，按传票左端所记号码呼号，向客户收回号码牌(应注意号码有无涂改)并询明金额无误后，即照付现款(包括支票)。4.凡本公司签发的支票应以记名式为原则，支票经主管签盖印鉴后，均应经会计及出纳员副署。□出纳事务(一)券币的整理：1.收入各项券币的整理均应凑成整数后封扎，其方法如下：(1)各种面额的券币均应分别整理，同一面额每100张为1扎，每10扎为1捆。(2)每扎应用纸签条封，每捆应加贴封，注明年月日。(3)同一面额未满100张的钞券，得以50张折摺封扎。(4)各扎各捆经收人员应加盖私章。(5)各种硬币，同一面额每50枚为1卷，每1000枚为1袋，各卷名袋须如盖经收人员私章。2.经手点钞人员对其所签封的券币负责。顾客以当面点清为限，钞票一经离柜，所有封签即属无效。(二)其他事项：1.现金的提存：(1)往来行库的票据及现金提送，应派适当人员充任，金额较巨或认为必要时应加派人员办理。(2)每日营业终了时，除酌留一部分充为次日营业开时必要的支付资金外，所有款项应尽量送存行库。2.库存：(1)现金库存除现款外，其他一切票据、借据或取款凭条均不能抵充。营业终了结帐后，如有经收(付)的款项应办妥次日收(付)款手续，经各级主管人员核章后连同传票一并保管。(2)每日库存现金，须与现金库存表所载金额相符，如有不符时应立即报告主管，并应于当日查明不符缘由，如确属无法当日查明时，应以暂收款或暂付款科目整理，俟次日再继续调查。3.金库：(1)金库内外门应备正副钥匙各一副，内门正钥匙由出纳员负责管理使用，外门正钥匙由经理或指定副经理掌管，非两者不得启闭金库，内外门副钥匙由经理会同会计科长及主办出纳员密封缄口盖骑缝章后，交由经理另行保管。(2)因故不能使用正钥匙需使用副钥匙时，经理须会同会计科长及主办出纳员启封，用后重行封存。4.贵重物品的保管：凡与业务有关的有价证券等贵重物品，需寄存出纳专用的金库时，应由经办人员成扎或整箱密封，并由主管人员签章后，连同保管条(写明交存的件数)交出纳员，出纳员点收后给保管条签章交经办员收执，发还保管物时，收回保管条注销后装订保管备查。5.银行存款支票簿的使用：(1)领用支票簿时，须由主管指派的经管员编列号码登记在空白单据登记簿发交经办人员签章使用。(2)作废的支票，须盖作废戳记，粘贴于该同一号码的存根上，以示慎重。(3)每日营业终了时，经办员应即查对当日签发的支票存根，结计金额在存根最后一张背面，与银行存款科目签发总数是否相符，同时查点尚未使用的空白张数是否相符。(4)用讫的支票簿(存根)，须交还经管员查核使用张数及作废张数是否相符，并在空白单据登记簿备注栏注明后，妥为保存(订为15年)。6.银行存款的印鉴：银行存款的印鉴为有权签章人员印鉴(签章、职章、私章)及副署人员印鉴(会计科长、信托科长、出纳员的印章)。7.号码牌的使用：(1)号码牌本身并非付款凭证，仅为经办员方便认识交付客户的标记，主管应指派经管员负责分发、收回及查对。(2)经管员发给号码牌时，应编列号码登记在空白单据登记簿，由经办员签章领用，营业终了后，各经办员应将当日使用后收回部分及未使用部分分别整理后，交还经管员集中保管，使用后收回部分保管一个月后烧毁。(3)经办员签发号码牌予顾客时，应在其正面与收入或支出传票加盖骑缝私章并盖日期戳记，收回号码牌时，应对骑缝图章详加核对以防仿造假冒，收回后并应即予以注销。(4)号码簿隔日无效，当日营业终了后，如客户未取款项时，经办员应向主办科长报告并填制(货)暂收款项传票入帐，日后客户持单前来取款明须查明缘由报告主管认可后，填制(借)暂收款项传票办理付款。号码牌经管员应将其号码登记备查。(5)号码牌如有遗失时，应按下列各点办理：顾客遗失时，应查明其交易性质、金额等详情，如认为无疑义应请顾客书面作废，经主管核准后照付款项，但如认为必要时应请觅具妥保后始予付款。公司内部经办员或经管员遗失时应报请主管查明其遗失原由，倘因遗失而发生事故时，应由该经办员或经管员负一切责任。以上两种情形发生时，并应通知经管员将其号码登记备查。(6)号码牌应以各种不同颜色印制，经管同分发使用时应逐日以不同的颜色分发，以防仿制或假冒。□票据的处理(一)收受票据应注意事项：1.凡与业务无关的票据不得收受。2.如非本人票据应请客户亲自背书，如属指名票据应请抬头人加盖印章。3.收受的票据面额较应缴纳款项为多时，在未兑现以前不得找还，其差额应俟兑现以暂收款项科目处理后退还。4.营业部门各经办员(包括外勤职员及出纳员)收到票据时，应立即在票据左上角画横线二道，并在收入传票摘要栏注明收票日期、票据号码、付款行库、金额及到期日。(二)收受本埠即期票据的处理：1.凡出纳员收入本埠即期的票据，应即日提出交换并在收入会票摘要栏加盖一交、二交戳记，如当日不及交换者，应在收入传票摘要栏加盖交换戳记，以使经办员作为填注有关帐簿的依据，以杜流弊。2.出纳员收入的票据提出兑现或经交换被退票时，应查验该票据是否由本公司提出，退票理由是否充足，经验明确实后，应立即联络经办员以最迅速的方法，通知顾客前来办理退票手续。3.出纳员收受的即期票据，应立即登记在票据明细表并在存入行存时加以注明行库类别，以于必要时与行库对帐。(三)应收票据的处理：1.出纳收受应收票据时，应按到期日顺序妥为保管票据(外埠的票据应分开保管及时提出代收)，并根据应收票据明细表，按到期日分别列在应收票据备查簿，所保管的票据张数，金额应与应收票据备查簿的记载相符。2.应收票据到期，出纳应检出该日期票据与应收票备查簿的记载核对无误后存入行库。3.顾客要求调换或领回公司保管中的票据时，除以现金抵换外应以书面申请为原则，主管准许调换时，出纳应于应收票据备查簿变更该笔记载，并应请主管盖章证明。出纳作业处理准则第一条本处理程序包括现金及银行存款收入与支出等作业。第二条为便于零星支付起见，可设零用金，采用定额制，其额度由总经理核定，其零用金由出纳经管。第三条零用款项的支付零用金保管员凭支付证明单付款，此项支付证明单是否符合规定，零用金保管员应负责审核。第四条零用金的拨补应由零用金保管员填零用金补充申请单二份，一份自存，一份检同所有支出凭证并呈会计部门请款。第五条除零用金外，本公司一切支付，由会计部门根据原始凭证编制支出传票，办理审核后呈主管及总经理核定后支付。第六条本公司出纳根据会计部门编制经总经理核准的支出传票，办理现金、票据的支付，登记及移转。第七条除零用金外，所有支出凭证应由会计部门严格审核其内容与金额是否与实际相符，领款人的印鉴是否相符，如有疑问应先查询后始能支付。第八条凡一次支付未超过新台币1，000元者径由零用金支付外，其余一律开抬头划线支票支付。第九条出纳人员对各项货款及费用的支付，应将本支票或现金交付受款人或厂商，本公司人员不得代领，如因特殊原因必需由本公司人员代领者，需经总经理核准。第十条本公司一切支付，应以处理妥善的传票或凭证为依据，任何要求先行支付后补手续者均应予拒绝。第十一条支付款项应在传票上加盖领款人印鉴，付讫后加盖付讫日期及经手人戳记。第十二条本公司支付款项的付款程序，悉依照下列步骤办理。(一)原始凭证的审核：1.内购、工程发包款：应根据统一发票、普通凭证，以及收到货物、器材的验收单并附请购单经有关单位签章证明及核准，始得送交会计部门开具传票。2.预付、暂付款项：应根据合同或核准文件，由总办单位填具请款单，注明合同文件字号，呈报核准后送交会计部门开具传票。3.一般费用：应根据发票、收据或内部凭证，经有关主管签章证明及核准，始得送交会计部门开具传票。(二)会计凭证的核准：1.会计部门应根据原始凭证开具传票。2.会计部门开具传票时，应先审核原始凭证是否符合税务法令及公司规定的手续。3.传票经主管，及总经理核准后，送交会计部门转出纳办理支付工作。第十三条有关船务运费及外汇结汇款、栈租，及各项费用等支出款，应填具请款单，检附输入许可证影本，送交会计部门以预付或暂付方式制票转出纳办理支付。前款项可由经办人员直接向出纳签收，惟必须于支付后7日内向会计部门办理冲转手续。第十四条本公司各项支出的付款日期如下：(一)国内采购货品的付款，每月25日付款一次(星期日及例假日顺延)，但以原始凭证经核准后于付款日前5日送达会计部门者为限。(二)一般费用的付款：经常发生的费用，仍以前项期限办理，内部员工费用，每天支付的，以原始凭证齐全并经核准者为限。(三)薪工资的付款：1.职员每月10日。2.作业员：分10日、25日两次。因特殊情况需提前支付者，得由经办部门另行签呈主管转呈总经理批准后，再予支付。第十五条会计部门支付款项倘有扣缴情事时，应将代扣款项于次月10日前填具政府规定的报缴书向公库缴纳，并以影本一份并附于传票后，凡有扣缴税款及免扣缴应申报情事者，会计部门应于次年元月底前填具政府规定的凭单向稽征机关申报，并将正、副本交各纳税义务人。第十六条薪工资的支付，应由总务人事单位根据考勤表编制薪工表，于付款期限前一日送交会计部门。第十七条业务部门于收到货款后，应将其中所收货款解缴出纳，出纳应将解缴凭证送交会计部门，并据以编制传票。第十八条为便于办理薪资扣缴申报起见，本公司职工应于每年度开始一个月内，及新进人员报到时，填报薪资所得受领人扶养亲属申报表，由会计部门收执，作为所得税扣缴申报的依据，会计部门应就每一职工给付薪工资及扣缴情况填载于各类收入扣缴资料登记表上，作为日后扣缴申报之用。第十九条凡依法应扣缴的所得税款及依法应贴用印花税票，若因主办人员的疏忽发生漏扣、漏报、漏贴或短扣、短报、短贴等情事以致遭受处罚者，以及劳工保险费的滞缴情事，其滞纳金及罚金应由主办人员及其直属主管负责赔偿。出纳员岗位职责1、在部长领导下，按照国家财会法规、公司财会制度的有关规定，认真办理提取和保管现金，完成收付手续和银行结算业务。2、根据审核无误的手续，办理银行存款、取款和转帐结算业务；登记银行存款日记帐；及时根据银行存款对收单，在月末作出相应调整，做到银行对帐单相符。3、登记现金和银行日记帐，做到月结日清，保证帐证相符、帐款相符、帐帐相符，发现差错及时查清更正。4、认真审查临时借支的用途、金融和批准手续，严格执行市（县）内采购领用支票的手续，控制使用限额和报销期限。5、正确编制现金、银行的记帐凭证，及时传递给财务登帐。6、配合对应收款的清算工作。7、严格审核报销单据、发票等原始凭证，按照费用报销的有关规定，办理现金收支付业务，做到合法准确、手续完备、单证齐全。8、核算人事部提供的薪金发放名册，按时发入公司职工的工资、奖金。9、负责及时、准确解缴各种社会统筹保险、公积金等基金的工作。10、负责妥善保管现金、人价证券、有关印章、空白支票和收据，做好有关单据、帐册、报表等会计资料的整理、归档工作。11、负责掌管公司财务保险柜。12、完成财务部长临时交办的其他工作。暂借款管理办法第一章总