财务管理信息系统

财务管理信息系统系别：专业：作者：指导教师：管理学院2004年6月第三章系统开发的初步调查与分析摘要信息化、数字化、网络化的今天，财务管理系统的开发和使用已经成为各行各业推行现代化管理的必要手段。该财务管理信息系统的设计与开发正是适应了这种需要。它完整的实现了从凭证到报表的账务处理，包括从凭证的录入、修改、过账等到生成各种明细账及总账最后输出会计报表的全过程，是一个小巧但功能完善、具有一定实用价值的管理信息系统。该系统的开发遵循结构化生命周期的方法，并选用VisualFoxPro6.0作为系统的开发工具。在可行性分析和需求分析的基础上，对系统的设计方案、各子系统和功能模块等进行了较详细的论述。关键字：结构化生命周期法,凭证，报表，子系统，功能模块第三章系统开发的初步调查与分析目录第一章前言…………………………………………………………………………...1第二章财务管理信息系统开发的必要性和可行性………………………………...22.1目前财务管理的基本状况………………………………………………….22.2系统开发的可行性………………………………………………………….3第三章系统的初步调查与分析……………………………………………………...43.1业务流程调查……………………………………………………………….43.2数据流程调查………………………………………………………………63.2数据字典……………………………………………………………………8第四章系统的详细分析…………………………………………………………….144.1财务信息系统子系统划分…………………………………………………144.2各子系统之间的联系………………………………………………………164.3各子系统的详细分析………………………………………………………17第五章系统的初步设计…………………………………………………………….195.1各子系统功能模块的划分…………………………………………………195.2计算机财务管理信息系统的处理流程……………………………………215.3系统的代码设计……………………………………………………………24第六章系统的详细设计…………………………………………………………….266.1系统维护子系统的详细设计………………………………………………266.2凭证处理子系统的详细设计……………………………………………....296.3账务处理子系统的详细设计……………………………………………....396.4报表处理子系统的详细设计……………………………………………....43第七章系统的实现与维护………………………………………………………….517.1设计工具的分析……………………………………………………………517.2数据库分析…………………………………………………………………52参考文献……………………………………………………………………………..54致谢…………………………………………………………………………………..55第三章系统开发的初步调查与分析第一章前言管理信息系统是在电子数据处理系统的基础上逐步发展起来的。它是一个组织内部用于收集和处理数据以产生各种管理信息的系统。由于管理信息系统是在数据处理系统的基础上发展起来的，因此，管理信息系统往往包含了数据处理系统和业务处理系统的功能。但管理信息系统的目标是满足管理方面的信息需求，其研究内容主要集中在三个方面：其一是信息需求的研究。信息需求决定了系统必须输出什么，从而也就确定了应该如何处理，需要采集哪些资料和数据。一个组织内部各级领导、各个部门、各种管理人员的信息需求是不尽相同的，搞清他们各自的信息需求，是建立起一个实用的管理信息系统的前提条件；其二是信息流程和信息量的研究。也就是准确描述管理过程或生产经营过程中的信息流动过程，即信息的来龙去脉。信息量是指需要采集、存储、加工、传输和输出的信息的种类、内容、格式、频率和数据长度等等，这些需要通过信息的定性和定量的调查来获得；其三是信息系统结构和计算机作业方法的研究，即如何进行信息的采集、存储、加工、传输，并将这些信息及时、准确、可靠的送到信息使用者的手中。财务信息系统是管理信息系统的一个子系统，是专门用于收集、存储、传输和加工会计数据，输出财务信息的信息系统。它运用本身所特有的一套方法，从价值方面对事业、机关团体的经营活动和经营成果，进行全面、连续、系统的定量描述。财务各项活动都与信息有关，收集原始凭证是获取用于生成财务信息的会计数据；设置账户是对财务数据进行分类；填制记账凭证和登记账簿是把财务数据转化成财务信息并进行信息的传递和存储；账簿和报表的查阅则是财务信息的输出。财务活动的各个环节相互联系、相互衔接，实现了由财务数据到财务信息的转换过程。财务活动的每个步骤都有信息处理任务，每一步都服从于一个统一的目标，所有步骤以及在各步骤中所采用的方法和程序加起来就形成了一个财务活动的有机整体，这个有机整体就是财务信息系统。第三章系统开发的初步调查与分析第二章管理信息系统开发的必要性和可行性2.1目前财务管理的基本状况手工核算方式下存在的多种数据流程都是围绕如何减少或分散工作量，便于人员分工，或为了提供更丰富的信息而产生的。由于受会计人员所能完成的工作量的限制，对于某一特定单位来说，选择了一种核算形式，就不能同时使用其他核算形式。而计算机的参与完全可以突破会计核算形式的界限，一个计算机系统完全可以提供手工核算形式下所有会计核算形式所能提供的全部信息。如科目汇总完全可以做到既提供科目汇总表又提供汇总记账凭证，既可以提供定期汇总登记的总账，又可以提供逐笔登记的总账或日记账。手工核算方式下，不论采取哪种会计核算形式，为了满足在会计期末及时编制会计报表的需要，必须将大部分工作量分散到日常工作中完成，因此需要将从凭证到报表的数据处理过程，分解为若干工作步骤，每一步骤都产生一些中间数据（如：科目汇总表、汇总记账凭证、日记账、明细账、总账等）。为保证个步骤的连续性，逐步积累编制会计报表所需要的数据，必须将每一步所形成的中间结果存储起来。这样，“逐步加工、步步存储”，就成为手工核算的重要特征。但如果分析一下各步骤存储的内容，就不难发现，各步骤所形成并存储的都是由记账凭证派生出来的中间结果，或由凭证分类汇总而形成（如：科目汇总表、汇总记账凭证、总账等），或由凭证分类顺序而形成（如：日记账、明细账、逐笔登记的总账等）。由此可见，从信息量来看，记账凭证是账簿、报表的数据源，所有凭证的信息量几乎等于各种明细账、总账、报表所含信息量的总和，各步骤存储的会计信息只不过是对记账凭证的重复存储而已。这种逐步转抄，重复存储，不仅浪费资源，而且极易导致数据的不一致性。可以说，手工核算中经常出现的账证不符、账表不符的现象与这种同一信息的重复再现有密切关系，因而也就产生了账证核对、账表核算的需要。由于手工工作固有的缺陷，使得会计在财务处理部分不仅劳动强度大、重复数据多而且及时性、准确性差。第三章系统开发的初步调查与分析2.2系统开发的可行性原始的手工处理方式为了使会计信息有清新的来龙去脉，需要将从凭证到报表的数据处理过程，分解为若干步骤，每一步都产生一些中间数据。其实各步骤所形成并存储的都是由记账凭证派生出来的中间结果，只不过是对记账凭证的重复存储而已。这种逐步转抄、重复存储，不仅浪费资源，而且极易导致数据的不一致性。根据现行状况中存在的问题，又从计算机的优势看，它具有根据原始凭证和记账凭证按需要瞬时生成所需要的账表的能力。只要有了原始数据和加工数据的程序指令，在此基础上生成其他派生数据，对计算机来说是轻而易举的事情。手工状态下的财务管理主要是围绕如何减少或分散工作量，便于人员分工而展开的。而该系统的开发和引用将大量减少人力资源的浪费从管理和经济上都将提供莫大的帮助。第三章系统开发的初步调查与分析在根据用户提出建立新系统的要求，进行可行性分析，并经有关主管部门批准系统可行后，下面对现行系统的状况进行进一步的了解和分析。该初步调查是认识、了解现行系统状况的过程。3.1系统业务流程的调查系统业务流程的调查是按照现行系统中信息流动过程，逐个调查分析所有环节的处理任务、处理内容、处理顺序的要求，弄清各个环节需要的信息、信息来源、流径去向、处理方法和信息形态（报告、报单、屏幕显示）等。并将其用规范的业务流程图表示。其完成业务如下：1、根据原始凭证编制原始凭证汇总表。2、根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证和转账凭证。3、根据收款凭证和付款凭证登记现金日记账和存款日记账。4、根据原始凭证、原始凭证汇总表或收款凭证、付款凭证、转账凭证登记明细账业务台账。第三章系统开发的初步调查与分析5、根据收款凭证、付款凭证、转账凭证形成科目汇总表并直接登记总账。6、现金日记账、存款日记账及明细账业务台账定期同总账核对。7、根据总账和明细账业务台账定期编制会计报表。如图3—1所示。图例如下：单据、报表、账目数据流向（不含数据内容）系统内的部门或人员（含处理过程）系统外的实体（部门或人员）第三章系统开发的初步调查与分析图3—1系统业务流程图原始凭证收款凭证转账凭证付款凭证会计报表总账明细业务台账科目汇总表存款日记账现金日记账原始凭证汇总表制证人员数据登录人员数据录入人员数据登录人员财务部工作人员财务部核对人员总账会计财务部核对人员有关单位及领导第三章系统开发的初步调查与分析3.2系统数据流程的调查有了业务流程图，还需要对信息的流动、传递、处理、存储等进行分析。这就要求把数据在现行系统内部的流动情况抽象的独立出来，舍去具体的组织机构、信息载体、处理工具、物质、材料等，单从数据流动过程来考察实际业务的数据处理模式，即数据流程图。如图3—2所示。图例如下：外部实体数据存储数据处理数据流第三章系统开发的初步调查与分析原始原始凭证或原凭证始凭证汇总表记账凭证收付款凭证科目汇总表明细账及业务台账日记账总账会计报表图3—2系统数据流程图经办单位或经办人P1审核汇总财务部P2编制记账凭证财务部D1D2P3登记明细账及业务台账财务部P4编制科目汇总表财务部P7登记日记账财务部D3D6D4D5P5登记总账财务部P6编制报表财务部D5第三章系统开发的初步调查与分析3.3数据字典数据流程图构造出了财务管理信息系统的组成和各部分间的关系，但没有说明各部分的具体内容，它仅是一个框架，据此还不足以准确充分地了解系统，无法根据此图进行程序设计，因此还需要编制数据字典。数据字典将对数据流程图中的各种文件和数据流进行详细的描述和确切的解释。即定义文件和数据流由哪些更小的单位组成（这些单位一般称为字段或数据项），并描述每个数据项的数据类型、长度、取值范围等具体内容。有了数据字典就便于随时查阅和修改，所以它是数据流程图的辅助资料，起注解的作用。临时记账凭证序号数据项名称内容举例数据类型取值范围长度小数位数备注1凭证号030001C010001~1299996前2位为月份号，后4位为当月流水号2日期01/23/2004D8存储时用8位，显示时转换成10位3摘要预付工资C304科目名称银行存款C40可用5级科目5借方金额2080.00N0≤，10亿1426贷方金额N1427借方外币额N142用于形成复币账8贷方外币额N1429汇率N9610附件张数2N311录入员姓名张三C至多5个汉字1012审核员姓名C1013审核标志TCT、F、空格1T：已通过审核、F：未能通过审核、空格：还未审核14输出页码N2产生一张凭证分成几页打印时的页码第三章系统开发的初步调查与分析15科目编号101C3C：表字符型数据D：表日期型数据N：表数值型数据图3—3临时记账凭证主表操作员字段名字段类型字段长度小数位数备注操作员编号C3以该字段建立索引标记“操作员编号”的主索引操作员姓名C10以该字段建立索引标记“操作员编号”的候选索引操作员口令C6可取值“y”或“n”，默认值“n”凭证录入权C1可取值“y”或“n”，默认值“n”凭证修改权C1可取值“y”或“n