gyzyyg-qp-yy-001合同管理流程

天津国英置业有限公司业务管理手册编号：GYZY/YG-QP-YY-001版本：A/0页码：第1页共8页合同管理流程（试行版）编制李姝蓉日期2008-8-1审核李晓辉日期2008-8-1批准张立军日期2008-8-1修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人批准人2008-8-1第一次全面修改李姝蓉李晓辉张立军天津国英置业有限公司业务管理手册编号：GYZY/YG-QP-YY-001版本：A/0页码：第2页共8页合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合/合合合合合合YY合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合NN合合合合合合合合Y合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合/合合Y合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合/合合合合/合合N合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合天津国英置业有限公司业务管理手册编号：GYZY/YG-QP-YY-001版本：A/0页码：第3页共8页1.目的：保证公司合同管理科学有效，防范经济和法律风险。2.适用范围：适用于公司项目开发涉及的工程类合同和其他类合同（销售合同、劳动合同除外）的管理工作。3.术语和定义：3.1.工程类合同：指项目开发过程中签订的监理、勘察、设计、总（分）承包施工、材料、设备订购等合同或协议；3.2.其他类合同：指除上述工程类合同外的合同（销售合同、劳动合同除外）。4.职责：参见《流程图》及工作程序。5.工作程序：5.1.本公司合同的经办部门、合同签订人、会签、审核部门：5.1.1.经办部门（合同签订部门）a)工程类、设计类、材料设备类供应商的采购经办部门为工程管理部；b)营销类供应商的采购经办部门为开发经营部；c)土地采购经办部门为开发经营部；d)其他供应商的采购经办部门为相应的职能部门。5.1.2.合同有效签订人为《责权体系手册》中相关采购模块的最终审批人。5.1.3.合同的会签主要是合同相关部门签署本部门职责范围内的意见：财务部门从资金风险的角度、成本部门从成本控制的角度、综合管理部从法律风险的角度、工程管理部从设计技术标准、工程管理、施工操作和质量控制的角度。5.1.4.审核部门a)建安类合同的审核部门为成本管理部；b)其他合同的审核部门为财务部。5.2.标准合同文本的编制5.2.1.综合管理部根据同类合同使用的频次制定合同标准文本制定计划，各经办部门拟制标准文本，填写《合同标准文本审批表》，按《责权体系手册》进行会签、审核；5.2.2.标准合同会签、审核部门收到标准合同文本及《合同标准文本审批表》后2个工作日内必须提出意见；5.2.3.经办部门根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订，修订完成的标准合天津国英置业有限公司业务管理手册编号：GYZY/YG-QP-YY-001版本：A/0页码：第4页共8页同文本经审核通过后，按《责权体系手册》报相关领导审核、审批；5.2.4.批准后的标准合同文本由经办部门开始使用，综合管理部存档；5.2.5.根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，应持续及时修改标准合同文本。标准合同文本修改归属经办部门，按照本流程文件规定的程序进行。5.3.合同签订和执行5.3.1.确定合作方5.3.1.1.合作方必须按照各类相应的《供应商采购管理流程》的规定进行选择；5.3.1.2.政府行为、行业垄断的合作方可直接洽谈后，按本程序签订合同。5.3.2.合同草拟5.3.2.1.合同按以下原则草拟：a)已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本；b)各类合同按5.1.1由各经办部门起草、组织洽谈、签约。5.3.2.2.采用合同标准文本的，经双方协商可对标准条款进行修改，也可增加补充条款；5.3.2.3.政府有关部门有强制性规定的，可采用政府有关部门要求的合同文本；5.3.2.4.公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定非标准文本合同，非标准文本合同签订审核时须按5.2增加合同文本的审核；5.3.2.5.经办部门在拟订合同条款或补充协议时，应做到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确。应包括：a)合同名称；b)甲乙方名称及地址，经办人，联系电话；c)甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；d)合同签订日期；e)标的（内容）；f)数量、质量；g)价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；h)履约方式、地点、费用的承担；i)违约责任（甲乙方权利、义务）；天津国英置业有限公司业务管理手册编号：GYZY/YG-QP-YY-001版本：A/0页码：第5页共8页j)生效、失效条件（诺成、践成合同）；k)解决争议的方法；l)合同的份数及附件；m)保密条款（如果有需要）。5.3.2.6.对方提供格式合同的，经办部门应首先检查是否与招标文件要求或投标文件的承诺一致，然后再参照5.3.2.5检查。5.3.3.合同洽谈5.3.3.1.当通过招投标或其它合法途径确定合同谈判单位后，经办部门按以下规定进行合同洽谈；5.3.3.2.必要时，经办部门应在谈判前对合同谈判对象的以下资质进行复核：a)签约对方的法人资格、资信情况、经营范围、过往业绩及代理权限；b)属对方法定代表委托代理人签订合同的，经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书，同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核，以防委托代理人越权签订合同。5.3.3.3.经办部门在合同洽谈前，需就以下谈判准备事项进行安排：a)确定谈判的目标；b)确定必要时可做出的让步；c)确定我方及对方的实际需求（或目标）和强制（或约束）条件；d)准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序；e)确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。5.3.3.4.经办部门组织相关部门与合同谈判单位进行洽谈；5.3.3.5.经办部门整理谈判资料及结论，起草合同，填写《合同会签审批表》。5.3.4.合同会签、审核5.3.4.1.经办部门根据《责权体系手册》确定是否需要会签；5.3.4.2.对于需要会签的合同，各审核人应在各自的职权范围内对合同提出修改意见，经办部门根据修改意见整理出最终的合同文本，各审核部门根据最终的合同文本在《合同会签审批表》上签署意见；5.3.4.3.合同会签后，经办部门若要求律师审查合同，则知会综合管理部法律顾问；天津国英置业有限公司业务管理手册编号：GYZY/YG-QP-YY-001版本：A/0页码：第6页共8页5.3.4.4.如会签部门对合同提出修改意见，经办部门必须重新组织与供应商的洽商，必要时各意见提出部门均应参加洽商，双方取得一致后进行修改。5.3.5.合同审批、盖章5.3.5.1.经办部门将会签后的合同按《责权体系手册》的权限要求提交管理层审批；5.3.5.2.合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章；5.3.5.3.合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量避免我方先行签字盖章；对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行；5.3.5.4.法律、法规规定合同应当办理登记、备案的，经办人员应当及时办理有关手续；5.3.6.合同履行和检查5.3.6.1.合同签订之后，经办部门负责合同的履行跟踪；5.3.6.2.合同签订之后的执行，成本管理部门对建安类合同的履约情况进行审核，财务部对其他合同的履约情况进行审核；5.3.6.3.在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，合同执行部门经办人员须及时向部门负责人报告，并请示主管领导决定依法采取何种措施，必要时可知会综合管理部法律顾问；5.3.6.4.合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的，按相关流程执行；5.3.6.5.合同履行过程中，对包括工程类的各项付款按相关流程执行。5.4.合同变更、转让或解除5.4.1.合同订立后，因客观条件发生变化，我方和对方均可提出变更（转让、解除）合同内容的需求，并进行初步接触沟通，草拟变更（转让、解除）合同或协议；5.4.2.经办部门填写《合同变更、转让或解除审批表》按《责权体系手册》进行会签、审核、审批；5.4.3.如果会签、审核、审批结果不同意变更（转让、解除）合同，则仍按原合同执行；5.4.4.如果会签、审核、审批结果同意变更（转让、解除）合同，经办部门根据合同条款的约定负责后续事务办理。5.4.5.法律、法规规定变更、解除合同应当办理批准、登记等手续的，经办部门应当及时办理有关手续。5.4.6.签订的变更（转让、解除）合同应作为原合同的组成部分一并保存，不另行编号，天津国英置业有限公司业务管理手册编号：GYZY/YG-QP-YY-001版本：A/0页码：第7页共8页可在原合同号后加“补充”字样进行登记和管理；5.4.7.合同实际执行过程中发生微小变更，但对合同条款无原则性影响的，经办部门可填写《合同变更、转让或解除审批表》作为变更结算说明连同相关附件经会签、审核、审批后视为原合同的补充合同进行登记和管理，不再另行签订补充合同。5.5.合同编号、分发、保存及归档5.5.1.经办部门应按公司合同编号规则对签订的合同统一编号；5.5.2.合同编号、合同审批过程中的合同拟稿、修改审核意见、《合同会签审批表》以及合同原件、相关附件及补充合同为合同的共同组成部分，应一并分发、保存、归档；5.5.3.合同管理责任：5.5.3.1.各部门经理负责本部门的合同管理（签订、编号、分发、执行、保存、归档）；5.5.3.2.财务部经理负责公司全部合同的管理（分类保存、监督执行、归档）；5.5.3.3.综合管理部经理负责公司全部合同的归档管理；5.5.4.部门经理对合同应指派专人管理，对本部门签订的合同应及时在部门《合同管理台帐》内登记后分发，并随时将电子版台帐发送给财务部经理（或财务部指定人员）；经办部门和财务部对台帐和合同应每月核查一次，并作书面确认；5.5.5.经办部门签订合同时应留存二份以上的合同原件分发使用：5.5.5.1.非工程类合同原件经办部门一份、财务部一份，剩余的留存在经办部门；5.5.5.2.工程类合同原件经办部门一份、财务部一份、成本管理部一份，剩余的留存在经办部门；5.5.5.3.其他相关部门需要时使用复印件；5.5.6.各部门应定期（一年或项目完毕）将执行完毕的合同整理成册连同《合同管理台账》转交综合管理部，综合管理部签收后归档保存，按存留期限定期统一销毁。6.支持性文件6.1.《责权体系手册》6.2.《供应商采购管理流程》6.3.《文件编号规则》7.相关记录7.1.《合同标准文本审批表》天津国英置业有限公司业务管理手册编号：GYZY/YG-QP-YY-001版本：A/0页码：第8页共8页7.2.《合同会签审批表》7.3.《合同变更、转让或解除审批表》7.4.《合同管理台账》