公文使用基础培训2011-3-2

深圳市国电物流有限公司公文使用基础培训综合管理部主讲内容一、什么是公文二、公文的特点三、公文的种类四、公文的格式五、国家电网公司对各单位公文考评规则一、什么是公文公文是公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，为国家管理提供所需的信息。二、公文的特点1、政策性公文是党的机关和行政机关行使管理职能、办理具体事务的重要具，对国家政治、经济和社会生活的各个领域都有着指导作用，是维护和发展社会主义制度、建设物质文明和精神文明的保障。各级党的机关和行政机关制发的公文，都必须用来贯彻执行党和国家的有关政策，执行国家的法律和法令，丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道。因此，公文是观点鲜明的文体，是严肃郑重的文体，是有着充分的权威的文体，要求作者必须有严肃认真的态度。二、公文的特点2、实用性公文是用来处理公务的文书，所以它总是根据现实需要，针对实际问题而制发，有着明确的写作目的。国务院办公厅在《国家行政机关公文处理办法》中，对此提出的要求是“各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义……行文要少而精，注重效用。”二、公文的特点3、可靠性公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。内容真实、准确，这是公文写作最基本的原则。一般文章写作中的虚构手法，在公文中不能使用；合理想象、添枝加叶、移花接木的方法，也同样不能使用。因此，公文写作一定要核准事实和数据，确保材料的可靠性。4、定向性公文都是由某一个特定机关制发的，并且大部分都是写给特定对象阅读的，作者与读者之间有具体、明确的对应关系。公文的这种定向性特点使得写作有着很强的针对性。二、公文的特点5、时间性公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，公文的实用价值也会随之丧失。所以，公文的写作、传递和办理，都要求迅速及时。6、规范性为了更方便、有效地办理事务，公文形成了自身特有的办理程序和写作格式。中央办公厅和国务院办公厅对公文的种类、用途、文面都作了统一的规定。另外，多数常用文种在结构、用语等方面，也有着约定俗成的程式。二、公文的特点三、公文的种类1、决定、决议“决定”适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属单位不适当的决定事项等。“决议”适用于会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。三、公文的种类2、规定、办法“规定”适用于对某项工作或活动做出安排，提出具体管理措施和行为规范。“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。三、公文的种类3、通知适用于发布规章，批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免和聘用干部等。通知的种类包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知。三、公文的种类•一、通知的基本格式•标题•收文单位•发文缘由•通知事项•执行要求•结束语•发文日期三、公文的种类4、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或情况。5、报告报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。三、公文的种类报告的分类工作报告在某项工作进行到一定阶段，或工作已经完成时，下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容，向上级机关汇报时使用。如：关于＊＊＊试点工作的报告，可以写成：基本情况、主要做法，取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。情况报告是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。建议报告。是指工作中出现的许多新情况新问题，经过调查研究，提出本机关的处理建议，向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好，有推广参考价值，也可批转所属下级各机关参照执行。回复报告对上级机关查询、查办、催办的事项，做出专门回答时使用。报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。三、公文的种类例1：回复报告例2、工作报告三、公文的种类6、请示请示，是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。三、公文的种类7、批复批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点：权威性批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。针对性凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。指示性批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。三、公文的种类8、意见适用于对重要问题提出见解和处理方法，答复对方征求对某项工作的意见。9、函适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。三、公文的种类三、公文的种类10、会议纪要按照会议性质分为：►办公会议纪要►专题会议纪要►联席（协调）会议纪要►座谈会议纪要等三、公文的种类办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。会议纪要的写法：会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：（一）集中概述法（二）分项叙述法（三）发言提要法11、签报适用于公司各部门向公司领导请示、报告重要事项。签报是请示、报告的简化，主要是为了简化流程，提高工作效率而产生的，事实上签报的使用范围是有限的，对于一些不是太重要、不太方便采用报告或请示形式的问题，为了尽快得到解决就可以采用签报的形式。三、公文的种类四、公文格式►字体要求国电物流:公文标题用2号文鼎报宋体简，正文用3号字仿宋_GB2312字体。国际公司:公文标题方正2号黑体，正文用3号方正仿宋字体。国网能源:公文标题用2号方正小标宋－GBK字体，正文用3号方正仿宋－GBK字体。►文字从左至右横写、横排。►公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。代字和部门规范化简称深国电物流X[XXXX]XX号部门名称发文代字•1.综合管理部深国电物流管深国电物流人深国电物流劳•2．财务部深国电物流财•3．市场业务部电力物流部深国电物流经•4．物业管理部深国电物流安•5.党委深国电物流党•6.工会深国电物流工•7.团总支深国电物流团五、国家电网公司对各单位公文考评规则（试行）1、考核范围及评分方式2、扣分细则3、通报及奖励1、考核范围及评分方式（1）考核范为公司各单位主送国家电网公司及国家电网公司办公厅的公文（2）评分方式：以季度为单位（3）计算公式：综合评分=基准分-问题加权分（1）基准分：100分（2）问题加权分：问题加权分=该单位季度报送公文扣分之和×（该单位季度报送问题公文数量/该单位季度报送公文总量）例：A单位季度报送90件，其中问题公文15件，涉及各类问题应扣分数总和为20分。A单位季度问题加权分3.3（保留到小数点后一位）=20×（15/90）（3）综合评分综合评分=基准分-问题加权分例：前述A单位本季度基准分100-问题加权分3.3=综合评分96.72、扣分细则公司各单位主送国家电网公司和国家电网办公厅的公文，由国家电网办公厅文档处统一进行收文审核，对存在问题的，逐一进行记录扣分，同一问题在同一份公文中重复出现的，不累计扣分。（1）无效公文，如本单位负责人未签发或未加盖本单位向国家电网公司或国家电网办公厅越级报送公文等。（扣5分）（2）越级行文，如公司各单位所属部门或所属基层单位向国家电网公司或国家电网办公厅越级报送公文等。（扣4分）（3）文种使用错误。（扣4分）（4）报告夹带请示事项。（扣3分）（5）请示宗旨不清，影响相关事项办理。（扣3分）（6）涉密公文密级标注不准确、未按规定渠道报送等。（扣3分）（7）紧急公文处理不当，如紧急程度标注不准确、限期上报的公文延期报送、需公司限时批复的公文未提前足够时间报送（“急件”至少应提前10个工作日报送，“特急件”至少应提前5个工作日报送）等。（扣3分）（8）标题拟写不当。（扣2分）（9）公文版式及格式错误，如请示件未标注联系人及联系方式、公文版式要素不完整、公文附件标注不准确等。（扣2分）（10）引文错误，如引文格式错误、引用国家重大方针政策及公司重要战略决策精神表述不准确等。（扣2分）（11）语法、字词及标点错误。（扣1分）3、通报及奖励每季度由国家电网公司办公厅通报考评结果，对评分位居前列的单位进行表彰，并建议相关单位对文秘部门及有关人员给予一定奖励。谢谢！