业务跟单流程

业务跟单说明跟单员的定义：DocumentaryHandler跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。围绕着订单去工作，对出货交期负责的人。PART1：合同评审1、订单确认后，在平台上进行自评，缮制销售合同，采购合同，形式发票等客户需要的文件资料；1）新合作的工厂必须做“供方调查工作”，成为“合格供方”后才可以做采购合同；新合作的客户必须录入客户资料才可以增加新自评。2）了解所有有关订单的信息例如成交方式（CIF/CNF/FOB）、付款方式（L/CT/T）、数量、销售价格、采购价格、单据要求、包装要求海运费、港杂费、装船唛头等等。（操作说明）2、随后在平台上提交自评，销售合同(sellcontract)，采购合同给相关领导评审；（业务经理——财务部经理——总经理）3、评审通过后将打印的自评表，销售合同及采购合同等纸质文件交相关领导签字盖章后，及时传真或扫描发邮件工厂及客户；4、及时跟踪合同回传，并将已回传的合同交综合部相关人员缮制正副本，自评表及合同副本归本部门归档；标准1.拼箱：３个小时内完成；2.普通订单：２个小时内完成；3.合同回签：当天完成，原则上不超过24小时．4.合同管理规定1）货款在20万以上的必须要红章正本合同；2）货款在5-20万之间的可以传真回传件，但要工厂必须设置好其传真信息（工厂名称、传真号，传真日期）；3）货款在5万以下的，由业务员自己来控制风险；4）对样品采购，采购金额在人民币2万以上（含2万）的，均必须签立采购合同；5）特殊情况须提请领导审批。PART2：配运内容单据配运交接：提供给船务部《单据/配运交接跟踪表》，注明该合同项下的要求及需注意的事项。L/C:配运交接的制作以客户的L/C为主，客户的PO为辅！T/T和D/P:配运交接的制作以客户的PO为主，和客户来往邮件内容为辅！（操作说明）标准：老客户：完成自评和合同后当日完成，最多不超过24小时。其它客户：收到预付款或者Ｌ／Ｃ后２４小时内完成．如遇特殊情况，按照经理指示．这项工作非常重要，如果交接不清楚或是出错就会严重影响到船务部的配运和单据制作工作！！！！注意事项：1、报关品名和增税税发票的开票品名保持一致,否则影响退税。(建议报关后才催票)；2、H.SCODE的准确性,否则影响报关、退税。3、重量、体积、件数的准确性（尤其是针对非整箱合同）；尤其是危险品报关的毛重必须与危包证保持一致，否则会影响报关。4、货源地要与增值税票的抬头地区一致。5、单据要求要写清楚，尤其是T/T，D/P单据。6、如是危险品，要提供危包证COPY给船务部定仓，并保证正本在报关前提供给货代报关；7、备注栏很重要，记录配运表里没有的信息。例如是否做船前检验、产装、打托、客户的特殊要求等。PART3：货物装船前工作1）验货申请资料：提交合同的《贸易产品交货跟踪表》，《验货申请书》并安排合同项下相关事宜，如唛头需另发邮件通知监装部，商检等；这两个表与船务发送的“验货资料”是监装部门开展监装工作的依据，非常重要！（操作说明）2）审核报关单据：将船务部提供的报关单据按“配运表”要求审核无误后签字确认交回船务部。严格审核报关单信息（品名、数量、金额、海关编码、目的港等）否则会影响退税。（报关单据的制作由船务部讲解）3）催证：如果是L/C订单，就要及时催客户开证。(必须收到客户信用证后才能通知工厂发货、付款给工厂）4）信用证审核：接到船务部交来的信用证COPY件和《审证记录卡》，业务部主要对货描部分正确与否，最晚装船期是否能满足进行审核。审核完签字确认，在接到船务部初审件后当天完成。（信用证知识由船务部讲解）5）确认发货/到货情况：船期前一周向船务部索要送货地址并连同《贸易产品交货跟踪表》传真给工厂，要求在出货前连同工厂分析单一起回传我司，并确认具体送货时间通知船务部和监装部。收到分析单回传要自审一遍，符合合同要求后才交给船务部做单。跟踪到货情况及相关文件（例如报关单据，通关单、危包证）寄送情况。6）监装过程跟踪：及时配合监装部门协调和处理监装过程出现的突发情况。7）查看监装报告：监装部门会在装柜当天或第二天上传监装报告，结合监装人员提供的(照片,反馈信息)对品质，包装，数量，唛头进行核对.并及时对监装报告做意见，出货前将监装照片发给客户（如需）。业务部船务部监装办供应商业务部财务部客户①提交验货申请①抄送验货申请配合装箱过程②传真送货地址\贸易跟踪表,确认到货时间(现款现货的合同安排付款)③提交货代及验货资料⑤按时送货⑦提供COA，贸易跟踪表给船务部.⑥提供监装相片及报告④提供COA，贸易跟踪表,发票⑧提供装船通知⑦提供合格发票⑨提供装箱相片,shippingadvicePART3：装船后工作1）发送装船通知：船期前一天会收到船务部提供的装船通知，最迟于装船当天以邮件/传真形式提供给客户；（船务部制作）2）确认运费确认函：船务部会在装船前一天将货代的“运费船期确认函”交给业务部经理确认，跟单员必须在自评表中登记运费。3）扫描装船单据COPY：原则上在装船日后三天内由船务提供全套单据COPY，跟单员必须先审核一遍后，再以邮件/传真形式当天提供给客户，并在船务部提供的商业发票上予以确认预计收汇情况。5）寄正本装船单据：原则上要求船务部需在装船日起七个工作日内交单；质保部交单到财务部前会发邮件通知业务部，业务部必须要及时对船务操作员、供应商、货代进行评价。工6）交单：不同付汇方式的交单处理，请见下表：内容交单给银行，办理T/T商贴。给银行提供客户订单及客户地址。ISO相关制度规定《货物监装流程》《配运流程环节控制方案》《单据流程环节控制方案》PART4：其它1、付货款：根据合同要求按排付款时间。每周一统一申请“需付款”，注意超过20万元的付款要提前一个星期申请，超过30万元的付款要提前二个星期申请。2．增值税发票催收及交票（代理合同不开票）：报关后及时催票。船开后30天内必须收到，最晚不能超过45天。收到票审核无误，交票给财务部签收（跟踪表上做登记，平台上签出）；3．审核海关返回的报关单提交财务部：严格审核报关单内容，并在平台上签收。4．代理方式合同：需财务部办理未退税证明与海关退回的报关单、核销单一起寄给工厂办理退税（附上回执），寄出３天后要及时催收回执；5．跟踪收汇情况：按付款方式及时跟踪，尤其是T/TD/PO/A收汇。有必要的话要提前提醒客户付款到期日。收到汇时要在自评表上登记，并让出纳签字。（尽量做到向出纳索要每笔收汇的银行水单，计算银行的收费）6．运费付款：将船务部提供的需付运费的“用款申请书”与自评表核实后一并交部门经理确认后返回船务部。对于超预算２０％的运费要说明原因。PART5：归档*合同执行过程中相关的ISO文件归档：合同的运费确认函(由部门经理确认后签字交船务归档，并在自评表上做好记录)供方提供的检验报告(合同的商检证明或合同的分析单)(确认后交船务归档)合同的贸易产品交货跟踪表(交船务归档)合同的监装报告(船务归档)合同(内外贸)正本(由合同保管员直接归档)监测评审记录表(船务归档)审证记录(确认签字交船务归档)交单记录卡(船务—质保—财务—归档)配运委托书/SHIPPINGADVICE(船务-归档)配运交接表(确认--船务—归档)合同项下相关资料(按经理指示归档)PART6平台快捷键设制及需跟踪模块平台快捷键设制合同自评销售合同录入采购合同录入形式发票提交产品交货跟踪表提交验货申请书单据/配运交接表监装报告查询业务申请付款录入打印用款申请书已收汇查询PART7：样品的封存和邮寄一、船前样的封存：(参考公司封样规定）二、样品的邮寄１、将工厂寄来的样品重新换袋打包，并贴上中信的样品标签。２、选择价格最合适，寄送最安全的快递公司。３、平台申请样品编号，并发送给部门经理审批。４、做好部门内的样品登记工作。５、及时查询和跟踪样品的到件情况，并在平台录入到件时间。希望本说明会对大家有所帮忙，在繁琐的跟单过程中，做好部门间的交接工作，临忙不乱，井然有序，使得每一个合同都得以顺利完成！HAPPYENDING需跟踪模块（电脑实操）