办公室业务知识

综合办公室业务知识2012年1月办公室基本职能有四项:参谋职能、承办职能、管理职能、协调职能参谋执行中反馈协调事前拟计划决策提建议结果后总结承办主办会办催办转办管理文书信息事务横向纵向内部当好领导的参谋助手为第一要务。督查督办职能•办公室督促和协助领导督促工作落实的职责贯穿于部门各项职能中。•在《秘书者》一书中：督促检查是秘书部门辅助领导决策付诸实施的一项重要服务工作……办公室应该发挥督促检查作用，协助领导，推动决策落实，以适应领导工作的需求。督查工作内容督查工作的重点是公司的重大决策、重要工作部署、重要会议、公司领导的批示、指示的落实情况。督查的主要内容包括：1、公司的重大决策、重要工作部署的贯彻落实；2、公司工作会议和经理办公会及其它重要会议决定事项的贯彻落实；3、公司领导的重要批示、指示和交办工作的贯彻落实；4、公司各项目经营管理工作的开展情况；5、公司各部室计划任务的完成情况；6、公司安全制度执行、隐患治理和服务质量管理情况；7、公司领导交办的其它督查事项。督查工作程序•分解立项•督促检查•审核办理•办结反馈写书面专题报告制发督查通报《办理情况反馈单》•立案归档督查方式•日常督查•重点督查•专项督查•跟踪督查•调研督查督查制度•通报制度。督查结果报公司主管领导审阅后，以《督查通报》的形式进行通报。•考评制度。公司应对各部室和项目完成事项的态度、质量、时效和结果进行考核。考核结果，应纳入公司年终评比先进单位、先进部室和各负责人经营业绩的考核之中。督查工作要求•办公室严格按照职责要求，本着高度负责的态度，讲效率、重实效，做到批必办、办必果、果必报。•办公室对公司下达的督查事项认真督查，并做到坚持原则、秉公办事，对督查结果负责，对不宜公开的内容严格遵守保密规定。•各部室、项目部要主动配合办公室的督查与督办工作督交办(直查)查工作限时做到:件件有结果督流程结案事事有回音办呈报领导工作督办与问责结合机激励约束检查与考核结合形成一个完整链条制考核与用人结合管理职能中的文书管理——公文处理中常见问题行文中的常见错误1、滥发文件，主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可）（3）行文所涉及的问题可口头沟通、请示、汇报解决（4）部门间意见分歧，未经协商取得一致时就行文2、行文关系混乱，主要表现：（1）该职能部门行文的“升格”为领导机关行文（2）该领导机关行文的“降格”为职能部门行文文种使用常见错误“请示”与“报告”不分1、请示必批复；报告不一定给予批复。2、请示一文一事，必须提出明确的请求事项。报告可一文一事，也可反映多方面情况，但不能在报告中写入请示事项，也不能请求上级批复。3、请示必须事前行文，不能先斩后奏；报告可以事后行文，也可以事中行文。请求时间性要求强，报告时间性要求一般较差。4、一般主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级机关。5、应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函的作用：1、相互商洽工作2、询问和答复问题3、向有关主管部门请求批准除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。“请示”与“函”不分发文字号中的常见错误•年号不全，如：将“2011”省略为“11”。•括弧不对，发文年度用方括弧“［］”，错用成圆括弧“（）”、六角括弧“〔〕”、方头括弧“【】”。•序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0×”标题和签发人标注中的常见错误1、文字累赘，如《关于请求解决××××的请示》2、标题文种混用，如《关于××××的请示报告》3、上行文未标注签发人姓名4、下行文也标注了签发人姓名主送机关中的常见错误1、多头主送。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。2、主送个人。公文不得主送领导者个人。3、越级主送。一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。公文处理的误区•将被批转、转发、印发的文件当成附件。被批转、转发、印发的文件是主体的有机组成部分，不能视为附件。•部门文件直接报送领导。除特殊情况外，公文应当送办公室按规定程序处理，不应当直接送领导者个人。•部门间公文横传。公文呈批单密级（）急级（）标题：文号：主送：拟稿部门及拟稿人：拟稿部门经理审核意见：综合办公室拟办意见：会签部门意见□计划财务部：□人力资源部：□工程部：□保卫部：□客务部：□综合办公室：主管副总经理签批：总经理签批：董事长签批：总裁签批：办结情况：内部工作联系单密级（）急级（）需求部门工作主题配合部门完成时间工作需求需求部门意见签字：副总经理意见签字：总经理意见□同意，请支持完成。签字：支持部门签收不妥之处，请批评指正，谢谢大家！