闽江学院教务处学务科教学秘书业务培训

闽江学院教务处学务科教学秘书业务培训学务科2011.8学务科主要工作学籍管理（电子注册、学籍异动、成绩管理、学生证校徽管理）常规考试管理（期末考试、重修考试、补考、学位考试）组织各类标准化考试（四六级考试、计算机等级考试）1.学籍学历电子注册教育部电子注册新生学籍电子注册、学年注册、学历电子注册1.学籍学历电子注册-A、新生学籍电子注册学籍学历信息管理平台（）闽江学院管理平台在校生学籍查询学历电子注册查询1.学籍学历电子注册-A、新生学籍电子注册系院完成新生报到注册学生信息整理（以闽江学院招办下发数据为准）1.新生复查审核工作（学生个人关键信息、照片信息）2.数据有误的学生信息，系院做好文本登记备案，复查审核确无问题的，搜集补充证明材料以便教育部平台数据修改。3.各系院整理完成实际报到学生信息的DBF数据库文件，数据有误的学生信息不做处理。1.学籍学历电子注册--B、学年电子注册各系院按学务科下发的数据库文件筛选出本院学生，按要求完成学年电子注册待注册：每年9月1日，所有原本“注册学籍”的在校生状态都会变成“待注册”，表示需要重新进行学年注册。对于所有待注册的学生，都必须在规定时间内完成学年注册，把注册状态变成其它几种情况；暂缓注册：由于欠缴学费等原因，暂时不予以学年注册。这个状态不会自动变成“待注册”，只要高校不做改变，就会一直保持，学生的学籍也不会被清理掉。保留学籍：由于参军等原因，标记为保留学籍。这个状态不会自动变成“待注册”，如果高校不做改变，就会一直保持，学生的学籍也不会被清理掉。参军复员回校继续学习时应即时注册学籍，同时应予以降级。注册学籍：完成学年注册后，学生的学籍状态就变成注册学籍，表示该生在新的学年已经获得了学籍资格。学年注册工作时间段为每年9月1日至10月中旬1.学籍学历电子注册--B、学年电子注册1.学籍学历电子注册--B、学年电子注册学籍异动变更：转学：学务科操作转专业：系院按下发DBF模板据实操作留降跳级：系院按下发DBF模板据实操作休学：系院按下发DBF模板据实操作复学：系院按下发DBF模板据实操作学籍记载（奖励、处分）：系院按下发DBF模板据实操作异动原因按实际情况填写，异动日期以发文时间为准学籍注销：学务科操作（退学以发文为准、死亡必须上交系院报告）。1.学籍学历电子注册—C.学历电子注册完全匹配即时注册数据入库时间（上网时间）为学历电子注册数据中“毕业日期”证书落款的“发证日期”=学历电子注册数据“毕业日期”1.学籍学历电子注册—C.学历电子注册•学历电子照片信息•此工作由新华社福建新华图片社负责，规定时间完成图片采集工作，未按时采集的学生自行前往新华社福建新华图片社采集，并要求学生向新华图片社索取电子照片档案。1.学籍学历电子注册—C.学历电子注册•学务科下发数据，系院下发学生，由学生本人签字确认。•学生本人电子注册网上查询，务必每个学生查询后网上确认，学生网上查询账号为学生所有，无法注册或密码遗忘请学生直接咨询学信网客服，学务科无法解决此类问题。•信息错误的，提交相应证明材料。•学历电子注册数据为新生电子注册、学年注册基础产生，由于学院权限所限，部分信息无法即时修改，须按教育厅安排修改信息，请系院秘书做好解释工作。电子注册其他注意事项•新生电子注册中学号、系院、专业、入学日期务必按规范录入。特别是专业，毕业证书上打印专业以此为准！•DBF为数据库文件，请秘书自行学习，数据不合格的请自行解决，由于工作量很大，学务科无法逐系逐条修改！2、常规考试管理––A.学期期末考试工作安排2、常规考试管理––A.学期期末考试工作安排2、常规考试管理––B.补考考试工作安排2、常规考试管理–C.分散（重修）考试工作安排系统排考注意事项1、排考前系统基础数据务必准确、完整，如教学任务下达、教学班学生组成、缓考待考处理、补考排考前成绩录入处理的准确完整。2、由于正方系统模块设置问题，不同级别用户部分权限无法分开，系级权限不允许操作的部分功能务必严格遵守不操作，有问题应向上级用户咨询，由上级权限用户处理，如：生成补考名单、已排考试的删除。3、原则上一门考试课程只允许一个试卷编号（大学英语除外），故系统排考安排中只允许按试卷编号刷新考试数据。4、补考排考结束后，由于正方系统查询打印功能未完善，只能从“补考排考”—“考试地点安排”中“考场学生名单打印”（右键）“合课程学生名单”或“当前记录学生名单”（补考大部分为合考）打印完整的考场登记表，所以无法关闭系级考试安排权限。补考排考结束后，除打印考场登记表外，务必做到不操作。5、期末考试公共课程考场登记表由文印室负责打印，其他由开课系打印（包括公共重修（分散）考试、公共课程补考考试）。全国大学英语四、六级考试福建省计算机等级考试1、教务秘书于教务系统完成报名工作。2、计算机应用（一级）开课班级，务必在开课学期全部报名，省计算机等级考试作为期末成绩。3、教务秘书打印编排后的省计算机等级准考证下发学生，并告知相应备考教室。3、学籍异动流程转专业流程•转专业流程退学流程毕业生资格审核操作流程•由各系秘书登录教务系统，在“毕业生管理”菜单内，选择“毕业生资格审核”模块进行操作：•1、在“教学计划号”栏内选择“专业”和毕业年份。•2、勾选“条件1”，并选择“在成绩库中必修课成绩必须合格”。•3、勾选“条件10”中，并根据审核的年级输入相应的教学计划的各种性质和学分。•4、点击“保存条件”。•5、点击“开始审核”•6、审核中提示的“F”表示不通过，“T”表示“通过”。•7、审核结束后，点击右键查询未通过审核的原因。计算机应用技术基础（一级）成绩录入办法•1、请计算机科学系秘书将福建省计算机等级考试（一级）成绩提供给相关的任课教师作为学生正考成绩，由任课教师在教务系统内录入成绩。成绩比例设置为“平时0%期末100%期中0%实验0%，不及格成绩也要录入。学生未参加考试的，成绩备注上选择“缺考”；违纪的学生在成绩备注上选择“违纪”；不允许选择“缓考”或“待考”。•2、成绩未及格的学生，正考后续学期应报名参加福建省计算机等级考试，考试的成绩作为该课程的补考成绩。首次补考成绩即正考后下一个学期的福建省计算机等级考试中心成绩评定后，教务处开放录入补考权限，仍由计算机系秘书通知原任课教师录入补考成绩，补考录入时间为正考下一学期期末，具体时间由教务处通知。成绩按照等级考试成绩如实录入，未参加等级考试的学生首次补考成绩，在补考备注栏内选择“缺考”。•3、首次补考成绩成绩仍不及格或缺考的学生，必须参加后续福建省计算机等级考试，待成绩通过后，由学生所在系秘书在系统内提交该课程成绩修改申请，修改其补考成绩，教务处审核通过。教务系统成绩修改流程•1、由开课学院教师填写《成绩修改申请表》，一式两份。由教师所在系系主任签字，并盖系章。一份上交教务处备案，一份系里留存。•2、由开课学院系秘书在教务系统内提交成绩申请修改。具体操作如下：•选择“成绩管理”模块中的“成绩申请处理”，点击“成绩申请增加、修改、删除（开课学院）”。•在打开的页面中，选择“申请学年、申请学期、专业、年级”，填入“学号”。教务系统成绩修改流程•3、在空白处右单击鼠标，根据修改的类型，选择“增加申请记录、修改申请记录、删除申请记录”。•4、在打开页面中选择操作类型“修改”、“增加”或“删除”如增加重修成绩，选择“增加”并在“重修”前打“√”然后再点击“查询课程”•5、录入原来的错误成绩和现在正确的成绩。管理规定•闽江学院学生学分制学籍管理实施细则•闽江学院学士学位授予工作实施细则•闽江学院课程考试试卷管理的规定•闽江学院学生考试管理办法•闽江学院成绩登录与管理办法•闽江学院计算机、英语课程教学管理办法•闽江学院创新奖励学分管理暂行办法•关于欠费学生注册以及学历、学位证书发放问题的处理意见闽江学院学生学分制学籍管理实施细则—修订说明闽江学院学士学位授予工作实施细则—修订说明闽江学院课程考试试卷管理的规定—修订说明•修订说明.doc