作业流程培训（DOC3页）

作业流程票据录制和传递制度类别编号一、目的：为规范商品票据录制和传递作业,特制定本流程。二、适用范围：适用于票据录制和传递时适用。三、内容：1.票据类型及作用：★供应商订货：〈商品订货单〉；★增减厂商库存：〈验收单〉、〈退货单〉；★增减厂商应付款：〈验收单〉、〈退货单〉、〈成本调整单〉；★增减部门商品库存:〈验收单〉、〈退货单〉；★调整部门商品库存：〈报损单〉、〈报溢单〉；★执行（进/售）价格变动：〈商品进价变动申请单〉、〈商品售价变动申请单〉；★执行特（进/售）价格变动：〈商品特供价申请单〉、〈特价折扣促销单〉；★资料建立：〈供应商基本资料表〉、〈合同审批表〉、〈商品（单品、联营、组装）资料表〉、〈费用扣款项目表〉；2.票据录制及审核原则：所有系统票据的录制必须有有效的原始凭据，严格禁止口头打招呼录单，或不按规定填单、报批就录入系统单据，单据录入完毕，应既行审核。3.系统票据的录入必须与物流同步进行，严禁事前录单或事后补单，所有票据必须日清日结。4.系统票据录入后，应将系统票号抄录于对应手工票单的右上角并在手工票单上签署录入人员姓名备查。5.应有录入室（文员）保存的手工申请表（〈退货申请表〉、〈成本调整申请表〉、报损申请表）、报溢申请表）、〈变价申请表〉、〈折扣申请表〉、〈厂商合同申请表〉、〈厂商资料申请表〉、〈新品入场申请表〉）需妥善存档备查。6.报送财务的系统票据必须附有有效的原始票据或具备可证明其有效性的合法签字；7.票据在传递时应填制传票封面（如下表）进行交接签字，票据传递应在当日完成；票据接受者应及时对接受的票据进行审核和处理，发现错误立即通知制票部门，各部门应根据职务管辖范围每日稽核电脑系统票据和收到的书面票据是否一致，有无增漏票。附：票据传递单票据传递单受票部门:____________NO:______________送票部门：___________日期：__________票据类别张数附件票据起始号累计发生额备注传票人签字：受票人签字：说明：票据传递单一式二份，一份为传票封面，一份为签收回执。作业流程供应商结算方式解释类别编号一、目的：为便于明确各结算方式的定义，对本公司与厂商的相关结算方式进行如下定义二、适用范围：本公司业务部门在业务洽谈及结算时适用。三、内容：★经销方式对应的结算方式：a现金采购：该供应商所有的送货验收单均可进入结算状态。（交预付款的货商用本方式）b经销N天（帐期）：按该供应商验收单的日期和当前结算比较，超出N天（包含N天?）的验收单均可进入结算状态.c滚结:该供应商最后一批验收单不进入结算状态,其余验收单均可进入结算状态.d经销30天(月结):按合同规定的结算扎帐日,扎帐日之前的所有验收单均进入结算状态.e经销N天(月结清+N天):按合同规定的结算扎帐日,扎帐日之后N天可以将结算扎帐日之前的所有验收单进入结算状态.注:1.所有进入结算状态的单据可以选择此单据不进入结算,2.所有未进入结算状态的单据可以选择此单据进入结算.★代销方式对应的结算方式:实销N天(实销实结):按合同中规定的〃每N天结帐一次〃,对供应商本期的实际销售成本进行结算(不对应单据).★联营方式对应的结算方式:联营:按合同中规定的〃每N天结帐一次〃或结算扎帐日之前,对供应商本期的实际销售成本进行结算(不对应单据).(以合同约定的结算扣率进行结算).作业流程期初资料建立流程类别编号一、目的：为了便于期初资料建立作业,特制定本流程.二、适用范围：建立期初资料时使用.三、内容：步骤：商品类别建立机构部门建立操作员、收银员权限建立合同费用项目建立供应商商品建立供应商合同建立供应商资料建立01食品、02百货、03生鲜、04联营买卖合同、联营合同、租赁合同单品、联营、散货、促销品、租赁商品现扣费用项目帐扣费用项目作业流程合同建立流程类别编号一、目的：为便于合同建立作业，特制定本流程。二、适用范围：本公司合同建立作业时适用。三、内容：3.1、流程图：3.2、流程说明：1.业务员与厂商谈判，约定贸易条件，草签合同一式两份，并按合同整理新厂商引进申请书2.业务员将合同附新厂商引进申请书交合同员（采购主管）审核。3.店长将审核后的合同附新厂商引进申请书报副总经理批准，如果联营扣率20%以下或经代销合同，必须再报总经理批准。4.店长将总经理批准后的合同交于业务员登记、盖章，存档一份后，将其余二份分送厂商、财务，并将新厂商引进申请书交系统管理员建立电脑系统档案。业务员确认系统管理员已录入合同，并通知部门。5.新厂商引进申请书需填写的相关内容：（1）、合同分类信息：部门：该合同所属营运部门。例：01食品部；厂遍：厂商编码。由电脑系统管理员在建立系统档案时按该厂商所属营运类别由系统生成厂编规则：厂编由5位数字组成，前两位为部门编码，第3位为自定编码，最后两位为流水号。业务员与厂商谈判，议定合同并附新厂商引进审批表店长初审（副）总经理审批业务员登记、盖章，存档一份返回供应商财务登记存档系统管理员建档店长员审核厂名：厂商注册全称；厂商类别：该厂商所属商品大类，是本地还是外地。（2）、厂商基本信息：联系人，详细地址，联系电话等。（3）、合作及结算条件：a经销是以商品买断的形式进行商品经营。商品自验收起，商品的所有权即有供应商转移到商场，同时经销厂商的结算方式有：现金采购，经销N天，经销月结，经销月结N天。b代销是供应商将商品委托商场销售，销售后的商品，商场获取应得的代销利润，商品销售前，商场只有商品的管理权，而没有所有权。结算方式有：实销N天。c联营是供应商自己管理商品进销存，商场统一顾客收银结算，商品的管理和经营权均属供应商，商场不管理该项商品的进销存，只是按合同约定的联营销售扣点来取得收益。d租赁是租赁厂商以支付租金来取得商场经营场地的使用，商品物流不由商场管理。合同经销（购销）方式对应系统的结算方式：●现款现货===现金采购：该供应商所有的送货验收单均可进入结算状态。交预付款的供应商适用于本结算方式）●经销N天===经销N天：验收生效后超出N天（包括N天）的验收单均可进入结算状态。●滚结：该供应商最后一批验收单不进入结算状态，其余验收单均可进入结算状态。●经销月结===月结清：按合同规定的结算扎帐日，扎帐日之前的所有验收单进入结算状态。●经销月结N天===月结清N天：按合同规定的结算扎帐日，扎帐日之后N天可以将结算扎帐日之前的所有验收单进入结算状态。注:1.所有进入结算状态的单据可以选择此单据不进入结算,2.所有未进入结算状态的单据可以选择此单据进入结算.●代销方式对应的结算方式：实销N天===实销实结：按合同中规定的〃每N天结帐一次〃,对供应商本期的实际销售成本进行结算(不对应单据).●联营方式对应的结算方式：按合同中规定的〃每N天结帐一次〃或结算扎帐日之前,对供应商本期的实际销售成本进行结算(不对应单据).(以合同约定的结算扣率进行结算).交易条件及计算、收取方式：★经（代）销：进货返点及对应的计算对象（按进价结算）支付方式（帐扣、现金交款、商品抵扣都可）。★联营：保底和超目标奖励的保底和目标额及其分配额（率）及分解方式。费用管理及收取①费用项目（按合同约定）②收取类型：一次性/长期③收取金额或比率④计算对象⑤收取时间⑥收取方式6.合同上述基本资料录入完成后,将该厂商供货的商品资料或销售码检索进入该厂商合同目录.7.合同建立完成,电脑部将厂商编码填入新厂商引进申请书“厂编”栏,并将新厂商引进申请书按部门整理,交店长审核.8.店长审核完毕后交于业务员按部门存档,同时通知有关人员.作业流程商品资料建立流程类别编号一、目的为规范新建商品资料作业,特制定原则.二、适用范围:本公司新增商品资料是适用.三、内容:3.1流程图3.2新商品资料名词规范释义:1.商品:商品品牌+商品名称+(功能/特性/型号/货号/规格)例:(中括号部分的内容可选择使用)日杂:品牌+[原料/功能]+名称(如:碧丽珠家具护理喷蜡);服装:品牌+面料+名称[+货号](如:绅浪全毛西裤B112)化妆品:品牌+名称[+功能/特性/容量](如:碧丝羊胎素美白保湿霜)床用:品牌+名称+规格(如:雅兰枕套48*74)玩具,钟表,灯饰:品牌+名称+货号(如:英纳格机械表2582Ab3)电器:品牌+名称+货号、型号(如:美的电饭煲40-2)鞋、箱包：品牌+面料+名称+货号；（如：嘉辉童布鞋2901）体育用品：品牌+名称+货号/规格（如：英发泳衣825）2.规格：最小零售单位规格，如500ml,100g3.产品条码：商品注册条码4.原包装：指商品包装形态，如箱，件5.进货数量：初始订单订货数量6.零售单位：商品最小零售单位7.进价：沙锅年品每个零售单位的商品含税进货单价业务员与厂商洽谈需引进的商品,价格及相关条款同意引进后由业务员填写新商品准入审批单新商品准入审批单交系统管理员录入系统商品电脑作业完成后将系统生成的店内码抄录于新商品准入审批单店内码栏签名后按部门存档电脑系统管理员录入完成后把商品资料下放到相应营业部门新商品准入审批单报店长,副总经理,总经理审批8.售价：商品每个零售单位的商品销售单价9.进项税率：商品增殖税应纳税率10.类别编码：该商品所属公司商品类别编制中的末级分类代码11.产地，等级，保质周期：对应商品标识填写12.部门：该商品所属部门13.商品编码：由电脑建立商品资料时生成3.3流程说明1.业务员与厂商洽谈确定进入卖场之商品后，由业务员整理资料并填写《新品准入审批单》，该单必须按新商品资料名词规范释义要求标明商品品名（品牌+名称），零售规格，条形码，进价，售价，商品类别（部门码），换算关系，产地等关键信息，业务员不需为商品编码写店内码，店内码由计算机录入时自动编码2.业务员将批准后的《新增商品采购申请单》送电脑系统管理员录入建立系统资料3.电脑系统管理员按以下步骤建立新品资料：①，按品名模糊查询后决定是否新增，若是老商品，直接记录其店内码，若是新商品，再准确地进行资料新增。②，所有自营商品均以最小零售单位作为单品计划和计库存③，所有联营商品均以品牌或小分类或扣率建立商品销售子分类码，不需要录入单价及其他单品信息，也即用一个码管理多个品种的销售（由收银员根据销售小票临时输入单价销售），但必须保证一个子分类码对应的商品都具备相同的扣率。④，要确保该商品资料在计算机系统中是唯一的。⑤，新商品资料的建立需要以下内容：▲店内码根据“2+大类编码2位+流水号4位+校验位1为”生成▲供货商编码（在厂商资料管理中查询或建立）▲准确的商品名称（品牌+品名+系列特征/货号）▲规格（以小零售单位的规格，分装产品必须也按最小零售单位建立）▲类别编码▲原包装单位▲零售单位▲换算关系▲进价▲零售价▲产地▲（用条形码枪扫描）录入商品条形码（系列商品条形码最好按单品分开建立在整件里进行混装的系列商品可视为一个商品，按一品多码进行管理）4.录入完毕后并在商品部门设置中将商品下放到相关部门，并同时将计算机生成之商品编码填写到新品准入审批表上（当新品准入审批表未编供货商玛时也需要将供货商编码填写到数据卡）5.电脑部核对资料无误后在新品准入审批表上签名并将新品准入审批表按部门存档作业流程商品(补)订货流程类别编号一、目的:为规范商品(补)订货作业,特制定本流程.二、适用范围:本公司部门于补(订)货时适用.三、内容:3.1流程图:先查库存报缺货先查库存报缺货订货需求正式电脑订单电脑定单完成订货订单传递送货供应商导购员(业务)营业部门(营业员)电脑分析营运主管确认补货申请单录入电脑自动处理补货单并生成定单营运主管审核电脑部打单供应商商管课收货组作业流程商品(补)订货流程类别编号3.2、流程说明1、柜组手工要货：营业员于当营业结束前检查商品存货，确认缺货商品及其销售情况，估算所需补货数量，填写补货申请单报营运主管2、营运单位汇总每日本部门补货申请单进行修正，拟订本部订单，基本订货量为日均销量*设定销售天数（厂商送货周期）3、营运主管将审批后的（补货）订单交给电脑课产生正式订货单，打印后