内部作业稽核流程（PDF31页）

1内部稽核作业流程2课程大纲1.稽核的定义2.稽核的目的3.稽核的种类4.稽核的过程5.稽核人员6.稽核的重点7.稽核的切入法8.稽核清单/查检表9.资料的搜集10.稽核气氛的控制11.稽前会议(0peningMeeting)12.稽后会议(CloseMeeting)13.稽核报告14.矫正与预防措施33系统评核类型类型评检方法定义重点检核内部自检•在管制点对检验制度档与实际执行，进行检核是否一致•一致性•合理性查核上一层级评检•审查活动过程与产出是否符合公司制度规范•一致性•合理性审查管理部门对系统的评检•最高管理阶层定期审查管理系统，以确保其适切、正确以及有效性，包含政策与目标•合理性稽核稽核功能之评检•有系统的针对某项特定活动所进行之独立调查，评定公司制度与活动是否偏离企业目标与企业文化•一致性诊断自己或独立组织之评检•分析、调查企业的现况与目标的缺口，发现其性质、特点及存在的问题，最后提出合理改善方案与建议•合理性•发展性重点批注一致性指操作所用的方法和程序与制度文件规范相符，不会产生差异或变更合理性规范或作业行为具有适度、客观不备离可接受之范围；可提供完整的信息说明符合效益原则发展性会持续运动变化的趋势；有量的变化，也有质的变化，有正向的变化，也有负向变化41.稽核的定义系统化且独立的查验以查证:1-1各项质量活动与相关的成果是否与计划的内容相符1-2这些计划事项是否有效的实行，并且适合于达成组织目标与质量目标52.稽核的目的质量稽核的目的乃在评估改善或矫正措施之必要性。稽核不应与单一目的的产品验收或过(制)程管制所实行的检验或监督相淆。所以说稽核的手段和目的是：2-1手段：发现缺点2-2目的：缺点的改善63.稽核的种类3-1以稽核者分类3-1-1内部质量稽核FirstPartyAuditing3-1-2外部品质稽核3-1-2-1买方稽核SecondPartyAuditing3-1-2-2验证团体稽核ThirdPartyAuditing73.稽核的种类3-2以稽核范围分类3-2-1系统稽核：综合性、计划性、书面性的定期稽核3-2-2专题稽核：局部性、临时性、口头性的不定期稽核83.稽核的种类3-3以机能别分类3-3-1品质稽核3-3-2财务稽核3-3-3效率稽核3-3-4营业、销售稽核3-3-5人资稽核3-3-6内部控制3-3-7其他94.稽核的过程4-1预先稽核Pre-Auditing事先了解被稽核者的业务范围、地点、人数、业务量以及系统架构(如:质量手册、业务手册、环境手册),便于制定稽核计划4-2实地稽核Auditing人体与Organizedsystemauditing组织4-2-1望4-2-2闻4-2-3问4-2-4切104.稽核的过程4-3稽核的四大步骤4-3-1预先稽核：了解被稽核者的业务情况，说明稽核目的并沟通稽核计划。4-3-2现场视察和书面审查：发现质量活动的缺失。4-3-3确认缺点：透过稽核小组与被稽核者间的讨论，确认稽核所发现的缺点，并作成书面报告。4-3-4追踪及结案：对所有缺点不论是主要或次要缺点，确认缺点已改善并不会再发生，才结束整个稽核活动。114.稽核的过程4-4稽核的原理原则4-4-1组织的质量等系统是否完整？---书面审查4-4-2系统是否已落实于日常作业中？---现场审查4-4-3落实的成果与原先规划的相符合吗？有效吗？---纪录审查124.稽核的过程4-5现场稽核的口诀《质量的一致性》4-5-1说的(请被稽人员叙述其作业内容)4-5-2做的(请被稽人员执行此作业)4-5-3写的(文件、纪录)→以上三者要有”一致性”135.稽核人员5-1稽核人员的角色扮演稽核人员是被稽核者的协助人员(Facilitator),不是执法人员或抓小偷的警察;所以稽核人员没有稽核业绩的问题,稽核中所发现的问题点的多寡也不应该和公司/流程/部门的KPI挂勾5-2稽核人员的分类5-2-1稽核组长(Leader)由管理代表任命,负责规划、执行稽核工作,包含稽核人员的遴选145.稽核人员5-2-2稽核组员(Auditors)若干人,由组长选择,管理代表同意后任命;稽核组长依稽核工作需求,分配各组员之稽核作业范围5-2-3观察员(Observers)稽核期间不发表意见,一般是稽核的见习人员或其他组织的观察员155.稽核人员5-3稽核人员的六大特质5-3-1沟通与被稽核人员及稽核员相互之间的:沟通语言、方法、时间、地点等的考虑,事前先了解并规划5-3-2机智举一反三,看到小缺失能反应其他地方是否有什么问题5-3-3弹性对稽核时间、被稽核人员、地点的安排,能随着核稽实务或被稽核人员的需求而调整165.稽核人员5-3-4毅力找到一个缺失表面现象,要追究真因或寻找是否有相同/类似的问题;一个观察建议事项可能成为次要缺点或主要缺点5-3-5客观5-3-5-1对事不对人5-3-5-2客观证据的叙述,考虑5W1H5-3-6廉正不接受馈增或招待176.稽核的重点6-1上次稽核缺点的改善过程与结果的确认,为本次稽核的第一重点6-2依客诉柏拉图或合约要求分析,会引起客户抱怨的起因部门或流程、程序、作业6-3高阶主管关切的主题,如:与质量政策、质量目标直接相关的部门或流程、程序、作业6-4与组织/公司业务、产品相关的重点作业或工作项目187.稽核的切入法7-1顺向切入法依流程的顺序,由上而下,依逻辑方法,确认工作顺序,找出问题点,如:采购、生产、检验、入库等顺向找问题7-2逆向切入法依客户导向的思考方式,由可能发生或已发生的客诉问题点,从客户端逆向追溯,找出问题发生的根本原因197.稽核的切入法7-3横向切入法依功能别或ISO9001/ISO14001/IECQ-QC080000的条文别,以KPIV/KPOV的出发点横向找问题,列如:生产的投入参数5M1E、营销的4P等208.稽核清单/查检表8-1问题的设计方式—从制度、流程、系统方面找问题(面→线→点的展开)8-1-1封闭性的问题设计(如:是非题、选择题)Ex.:是否有质量目标(SMART)?8-1-2开放性的问题设计(如:简答题、问答题)Ex.:质量目标为何?8-1-3综合性的问题设计Ex.:是否有质量目标(SMART)?若有,其内容为何?218.稽核清单/查检表8-2制作稽核清单的目的8-2-1减少思考依照稽核的四大重点,事先讨论稽核的内容,作成稽核清单,可以减少临场的思考,并可防止遗漏稽核的重点8-2-2控制时间稽核员工作最大压力来自于时间,有了稽核清单,可以加强稽核时间的掌控228.稽核清单/查检表8-2-3减少差异稽核作业的人为差异大,依稽核列表内容执行稽核作业,可以减少差异,提升稽核工作的质量8-3稽核清单的制作与修改8-3-1制作与修改的时间与频率8-3-2制作与修改的人员23流程/系统名称稽核日期年月日稽核员：稽核重点观察现象主要缺点次要缺点改善建议稽核清单/查检表(例)24类别编号被稽核部门不符合结果说明紧急处置预定改善完成时间真因分析改善对策预定改善完成时间改善对策预定改善完成时间改善状况照片点对策线对策(水平展开)系统面(永久对策)未完成已完成改善前改善后稽核改善计划暨改善进度追踪报告稽核者:日期:259.资料的搜集抽样确认方式,而不是全数查验9-1客观性9-2代表性9-3亲自抽样9-4抽样比率9-5缺点的发现与抽样数的关连性269.资料的搜集9-6不要引导式的问题与回答9-7发现的问题的整合9-7-1现存系统、流程等不合理的问题9-7-2潜在风险的发掘—RPN的统计9-7-3点、线、面的问题综合鱼骨图、系统图、亲和图、关连图等手法的应用9-8问题整合后的再确认9-9缺点的分类9-9-1主要缺点(MajorDefect)9-9-2次要缺点(MinorDefect)9-9-3观察建议事项(Observation)2710.稽核气氛的控制10-1避免对立10-2使被稽核者进入轻松的情境,减轻缺点被发现的心理压力10-3对事不对人,公私分明10-4建立稽核人员之间的沟通管道2811.稽前会议(0peningMeeting)11-1介绍被稽核者与稽核人员11-2确认稽核范围与目的11-3决定时间表、稽核人员的分组、稽核项目和陪同人员11-4决定抽样数目与几密文件的处理原则2912.稽后会议(CloseMeeting)12-1确认已经达成初步的稽核目的、范围12-2说明所发现的各项缺点(可改善的空间),并经由被稽核者确认12-3确定未来的改善方向及追踪方式12-4感谢稽核期间的协助3013.稽核报告13-1报告内容:结论、所发现的缺点、建议13-2报告的目的12-2-1说明所发现的缺点12-2-2明确指示被稽核者未来改善的方向13-3客观证据:人、事、时、地、物、方法等的说明13-4报告的填写和签名、呈送3114.矫正与预防措施14-1稽核的后续跟催14-1-1改善结果确认人员14-1-2改善结果确认次数和频率14-1-3缺点改善的管理总表14-2预防措施:改善结果的水平/垂直展开14-3结案(Close-up)