办会流程座次安排、电话接听、档案管理

-1-文秘组学习成果展示办公室工作文会事工作指南专业技能培训班文秘专业组编2013年5月-2-目录前言…………………………………………………………………4第一章办文…………………………………………………………5第一节公文格式…………………………………………………5第二节简报格式…………………………………………………12第三节纪要格式…………………………………………………14第四节会议记录…………………………………………………15第五节公文介绍…………………………………………………17第六节公文收发…………………………………………………40第二章办会…………………………………………………………49-3-第一节大中型会议………………………………………………49第二节小型会议…………………………………………………54第三节会议相关文书资料………………………………………57第三章办事…………………………………………………………60第一节接听与拨打电话…………………………………………60第二节接待工作…………………………………………………62第三节约会安排…………………………………………………66第四节座次安排…………………………………………………69第四章档案管理……………………………………………………72前言在我们的日常工作中，“文、事、会”是办公室工作的三大块，在很大程度上，体现了办公室工作的水平。目前，在九龙尚无统一的执行标准，多是源于办公室工作人员的日常积累和学习，难免偏颇和漏缺，缺乏系统理论验证。九龙县专业技能培训班文秘专业组按照县委、县政府“学有所获、学有所得、学有所用”的培训方针，结合日常工作内容，将办公室工作涉及的各类基础工作注意事项和行为方向整理成册，希望为奋战在九龙县各条战线的办公室同志提供帮助。本指南的编撰在九龙尚属首次，内容偏向实际操作，理论类较少，全册以图文形-4-式展现了办公室工作“办文、办会、办事”中应知应会的工作常识，内容直观、易懂，希望领导和广大同仁在阅读使用中指出不足和错误，提出宝贵意见建议和批评，我们将以诚恳的态度虚心接受、及时改正，为九龙的办公室工作贡献一份力量。——九龙县专业技能培训班文秘组第一章办文第一节公文格式一、概念公文格式是指公文的整体格局和标印形式。二、公文标准格式分类三、公文标准格式说明（一）用纸格式1.公文用纸采用A4纸型，幅面尺寸为文面格式公文标准格式用纸格式37mm±1mm天头:210mmA4纸长：297mm28m±1mm版心（灰色部分）即书写范围排版及印装格式-5-210mm(宽)×297mm（长）；2.版心（即书写范围尺寸为156mm(宽)×225mm（长）；3.版心与纸页边距为：(1)离天头37mm±1mm。(2)离订口28mm±1mm。（二）文面格式在确定版心正确位置后，即可以在版心区域进行文件的编撰，这一节重点强调版心区域内文件编撰的文面格式。1.文面格式式样（1）平行文式样订口长：225mm156m±1mmXXXXXXXXX文件000001机密★一年特急XX〔2013〕3号XXXXXXXXXXX(标题)×××××（主送机关）：××××××××××××××××××××××××××××。(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1·××××××××××2·×××××××××××××高（平行文）：25mm版心版头主体-6-（2）上行文式样2013年3月6日(发文单位名称)（附注：×××）XXXXXXXXX文件000001机密★一年特急XX〔2013〕3号XXXXXXXXXXX(标题)×××××（主送机关）：××××××××××××××××××××××××××××。(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1·××××××××××2·×××××××××××××高（上行文）：80mm版心签发人：XXX版记版头主体-7-2.文面格式说明（1）版头部分①位置：红色反线（也叫红色分割线）以上部分，称为版头，也叫眉首。②版心左顶格第一排标注文件份号，用6位阿拉伯数字，位数不够，用“0”补，如：000002，三号黑体字。③版心左顶格第二排标注文件密级，格式为“密级等级★保密年限”，三号黑体字。④版心左顶格第三排标注文件紧急程度，两字中间空一格，三号黑体字。⑤发文机关标志格式为“发文机关名称+‘文件’二字”，如：中共九龙县委组织部文件。标志字体为小标宋体，标志整体大小为22mm×15mm，此为必备要素。⑥发文字号格式为：“机关代字+〔年份〕+序号”，机关代字后除函件以外不加文种，如：九委组函；常用的报、发等为错误格式，如：九委组发、九委组报、九委组通；年份是六角符号内加年份全称，如2013不能写成13；序号则是该份公文在该发文机关内的序列，注意与该份公文的份号区别，序号不能在数字前补虚位，如1，不能写成01；发文字号的位置：平2013年3月6日(发文单位名称)（附注：×××）抄送：××××××××××，××××××。××××办公室××××年×月×日印发（共印XX份）版记-8-行文中发文机关标志空两行，居红色反线上4mm处，居中标明；上行文发文机关标志空两行，居平行文居红色反线上4mm处，左空一格标明；发文字号字体为三号仿宋。⑦文种是上行文，如报告之类，需标注签发人，标注位置与发文字号处同一水平位置，右空一格注明，字体为三号楷体字。⑧红色分割线：表现形式为红色直线，用于版头和主体的分界。党群机关部门红色反线正中加红色五角星，政府机关部门红色反线无其他标识。⑨联合行文必须是同级机关，主办机关名称排列在前，发文字号只标识主办机关发文字号。（2）主体部分①标题。位置与红色分割线下隔两行；格式为“发文机关名称+事由+文种”，发文时可省略发文机关；字体为二号小标宋；标题中除需要引用时加注书名号，不能用其他标点符号；过长的标题可排列时可以排成菱形、梯形。②主送机关。即公文的主要受理机关，如主送机关较多，采用高度概括性语言，且主送机关为同级。③正文。首页必须显示正文。④正文内容字体为三号仿宋。⑤正文中各级标题的标识，共分四级，从大到校依次为：“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”，其中一级标题字体为三号黑体，二级标题为三号楷体，三级和四级标题为三号仿宋。⑥附件标注。位置居于正文下方，与正文部分隔一行，左空两格标注“附件”二字，字体为三号仿宋；“附件”二字后加冒号，冒号后注明附件名称，如有多个附件，则用阿拉伯数-9-字依次注明，每一个附件注明占用一行，抬头与第一个附件对齐。⑦附件正文。左顶格标明“附件”，或“附件1”，字体为三号黑体。⑧附注。如有必要，可使用附注；位置居成文日期下一行，左顶两格，格式为：“（附注：xxxxx）”,作用为对公文的补充说明，如：（附注：此件发往各乡、村）⑨发文机关署名。与正文或附件标识最后一行下隔两行，右空4字，字体为三号仿宋。⑩成文日期。居发文机关署名下一行，右空四个字；用阿拉伯数字表明年月日，不可简写。○11用印。不能上下颠倒、左右乱盖，要按照章面，将章端正盖于成文单位与成文日期上，骑年盖月。（3）版记部分①版记各内容用黑色分割线分离。第一行：标注除主送机关以外其他需送单位或相关领导，格式为统一为“抄送：xxxx,xxxx,xxx。”，不能用“报”、“送”代替“抄送”，单位名称之间用逗号隔开，位置空左一格，字体为四号仿宋；第二行：左空一格注明文件印制机关，右空一格用阿拉伯数字注明印发日期，完整注明年月日；第三行：如需注明，右空一格用括号内注明印制份数，要与版头份数相对应。②页码。格式为：“-1-”，位置居于该页翻口右空一字处，上离版心下边缘线7mm，字体为四号仿宋；空白页不标页码。（三）排版印装格式1.书写。从左至右横排书写，每页22行，每行28字。2.印刷。双面印刷，页码位于翻口处，两面误差不超过2mm。-10-3.装订。左侧装订，两页码之间误差不超过4mm。（四）其他格式注意事项1.正文书写中的连接符号正确书写方法为“~”，而不是惯用的“——”或“—”；2.在正文中数字的用法：①正文中数字使用一般使用阿拉伯数字，用数字表达的短语、句子中，不能隔行写。②当数字作为名词或介词使用时，可以写成中文小写数字，即“一”、“二”、“三”。第二节简报格式一、概念机关、团体单位编发的内部文书，他是一个统称概念，属于事务性文书。二、版面格式-11-按语：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。报（送、发）：XXX，XXX，XXX，XXX，XXX。（共印xx份）三、简报格式说明（一）报头位置居版心三分之一（红色分割线以上）部分。简报第x期（总第xx期）XXXXXX（单位）编XX年X月X日XXXXXX(标题)XXXXXXXXXXX(副标题)报头报核心报尾版心-12-1.名称。可直接用“简报”、“情况简报”、“XXX（专题）简报”，用红色大字书写，居于第三行正中；2.编印单位。期数：居于简报二字下方隔两行居中，一般为当年简报编印期数；总期数：居于期数下方一行居中，一般为编印单位所发简报的总编印期数，可以不用标明；三号仿宋字体。3.编印单位。居于红色反线上4mm，左空一格处，三号仿宋字体。4.日期。居于红色反线上4mm，右空一格处，与编印单位同处一水平，三号仿宋字体。（二）报核也叫报身、报体。为简报主体，用于撰写正文。1.按语。居红色反线下隔两行，一般为领导指示、编者按等，具有提示性、说明性、评论性，字体为楷体三号，可以不用。2.标题。居于红色反线或按语末行下隔两行，式样为文章式标题，可以添加副标题，用于对标题的补充说明或文章内容的概要；主标题字体为二号小标宋，副标题用破折号引出，字体为三号楷体。（三）报尾写在最末一页，最下方。1.报：用于上行单位。2.送：用于平行单位。3.发：用于下行单位。第三节纪要格式一、纪要标志由“xxxxxx纪要”组成，居版心上边缘35mm处，居中，推荐使用红色小标宋体字。-13-二、标注出席人员名单，一般用三号黑体字，在正文或附件说明下隔一行，左空二格，后标用全角冒号，冒号后用三号仿宋字体标注出席人员单位、姓名、回行时与冒号后的首字对齐。三、标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为外，编排方法同出席人员名单。四、纪要格式可以根据实际制定。第四节会议记录格式一、会议记录十要素（一）时间-14-精确到分。（二）地点精确到会议室。（三）参会人精确到人，重要人员精确到姓名。（四）缺席人精确到姓名。（五）列席人精确到人，重要人员精确到姓名。（六）主持人精确到姓名。（七）会议议题包括主题、内容。（八）发言记录。（九）时间记录，精确到分如：11:30散会。（十）记录人、主持人确认签字，形成归档。注：会议记录中，各要素要自成段落。二、会议记录特点记时、客观。三、会议记录范例样式XXXXXXXXX会议记录时间：地点：-15-参会人：缺席人：列席人：主持人：会议议题：一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。发言记录：XXX(姓名)：XXXXXXX(发言内容)。XXX(姓名)：XXXXXXX(发言内容)。XXX(姓名)：XXXXXXX(发言内容)。…。（散会）记录人（确认签字）：主持人（确认签字）：XXXX年XX月XX日第五节公文介绍按照中央中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16以中办发〔2012〕14号文件印发，自2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文共有15种。-16-一、命令(令)—权威性最高的行政公文（一）适用范围适用于公布行政法规和规章、宣布实行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。能发布命令的机关：中央：国家主席、国务院、各部委、中央军委。地方：县级