95培训演示文稿：Word_2007_

Microsoft®OfficeWord2007培训使用修订和批注修订文档[您的公司名称]演示：使用修订和批注修订文档课程内容•概述：进行其他人可以查看的修订•第1课：修订和批注：基本知识•第2课：修订和批注：高级内容每课包含一个建议任务列表和一组测试题。使用修订和批注修订文档概述：进行其他人可以查看的修订在将文档发送给一组员工之前，您需要审阅文档，并且您要进行您的经理可以查看然后决定接受还是拒绝的修订。修订和批注使您能够添加供其他人查看的修订和批注，隐藏它们以使其他人无法查看，以及在文档定稿之前审阅更改。本课程将说明如何操作。使用修订和批注修订文档课程目标•当您要对文档进行修订标记时使用“修订”。•审阅修订，并接受或拒绝修订。•插入、查看、编辑和删除批注。•审阅文档以确保分发的文档中没有遗留不需要的修订或批注。第1课修订和批注：基本知识使用修订和批注修订文档修订和批注：基本知识在将文档发送给整个组织之前，您需要为经理审阅文档。您标注您要进行的更改，您也需要让您的经理查看这些更改。当您打开修订时，Word插入标记以显示所做的删除、插入和格式更改。要打开修订，请在“审阅”选项卡上的“修订”组中单击“修订”。使用修订和批注修订文档查看修订在您打开修订之后，正常在Word中工作。当您插入或删除文本时，或者移动文本或图片时，将通过标记（显示每处修订所在位置以及内容的颜色和线条等）显示每处更改。使用修订和批注修订文档查看修订图片显示当您在文档进行更改时标记的外观。12当您删除文本“通过努力工作和认真思考”时，删除的文本放在文档页边距的批注框中。要将“十二”替换为“九”，请选择“十二”并键入“九”。“十二”进入文档页边距的批注框中；新插入的“九”具有下划线。使用修订和批注修订文档查看修订图片显示当您在文档进行更改时标记的外观。3左页边距中，在具有修订的每个句子旁边显示一条竖线。此附加信号表示某些句子有更改。使用修订和批注修订文档插入批注您做了某些修订，但是还需要说明为什么删除第一句中的“十二”。没问题，插入批注即可。批注是您可以添加到文档的注释。要插入批注，请将光标放在您要批注的文本（此示例中为“九”）的末尾。在“审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“新建批注”。使用修订和批注修订文档插入批注文档页边框中显示批注的批注框。您要批注的文本“九”以您的审阅颜色突出显示。您在批注的批注框中键入文本。下面说明如何区分批注的批注框和删除的文本的批注框：•批注的批注框中的纯色背景。删除的文本的批注框仅外框具有颜色。使用修订和批注修订文档插入批注文档页边框中显示批注的批注框。您要批注的文本“九”以您的审阅颜色突出显示。您在批注的批注框中键入文本。•批注框中的“批注”标签。•批注框中的审阅者缩写。下面说明如何区分批注的批注框和删除的文本的批注框：使用修订和批注修订文档如何区分哪个审阅者做了哪些更改如果多个人员审阅一个文档，您可能需要知道哪个审阅者做了哪些更改。下面说明区分谁做了更改的一些方法。123通过将鼠标指针移到文档中的批注上查看是谁做的批注。查看修订的颜色。谢丽秋(PilarPinilla)的批注(PP)显示为一种颜色......而王俊元(RichardBready)的批注(RB)显示为另一种颜色。使用修订和批注修订文档关闭并不意味着删除以免混淆，特此说明：关闭修订不会删除修订—或批注。下面具体说明。即使关闭修订，此前所做的所有修订保留在文档中。继续所做的任何修订将不标记为修订。使用修订和批注修订文档接受或拒绝更改，并删除批注当有修订时，有人必须审阅然后接受或拒绝修订。审阅者可以一次处理一处修订或同时处理所有修订，并可以阅读批注然后删除。使用修订和批注修订文档接受或拒绝更改，并删除批注图片显示这些选项。12在“审阅”选项卡上的“更改”组中，使用“接受”按钮一次接受一处更改或按顺序接受，或者同时接受所有更改。使用“拒绝”按钮一次拒绝一处更改或按顺序拒绝，或者同时拒绝所有更改。使用修订和批注修订文档接受或拒绝更改，并删除批注图片显示这些选项。3使用“上一条”按钮向文档开头审阅每项。4使用“下一条”按钮向文档结尾审阅每项。使用修订和批注修订文档接受或拒绝更改，并删除批注图片显示这些选项。如果您要同时接受和拒绝所有更改以及删除所有批注，而不是每次一处，请在文档中单击鼠标右键。使用修订和批注修订文档练习建议1.进行更改。2.移动文本。3.插入批注。4.以另一种方式显示修订和批注。5.接受或拒绝更改并删除批注。联机练习（需要Word2007）使用修订和批注修订文档测试1，问题1要消除修订，请关闭修订。（请选择一个答案。）1.正确。2.错误。使用修订和批注修订文档测试1，问题1：答案错误。接受或拒绝修订以消除修订。并观察文档结尾表明没有修订（或批注）的消息。使用修订和批注修订文档测试1，问题2关闭修订有什么作用？（请选择一个答案。）1.删除修订和批注。2.隐藏现有的修订和批注。3.停止跟踪修订。使用修订和批注修订文档测试1，问题2：答案停止跟踪修订。关闭修订之后所做的任何修订将不使用删除线或下划线进行标记，也不在批注框中进行标记。但是已经创建的任何修订保留在文档中，直到您接受或拒绝它们时为止。并且批注保留，直到您拒绝或删除它们时为止。使用修订和批注修订文档测试1，问题3要插入批注，您必须打开修订。（请选择一个答案。）1.正确。2.错误。使用修订和批注修订文档测试1，问题3：答案错误。在插入批注之前不必打开修订。任何时候都可以使用批注，而不仅仅是进行修订时。在“审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“新建批注”。您还可以通过按Ctrl+Alt+M插入批注。第2课修订和批注：高级内容使用修订和批注修订文档修订和批注：高级内容假设您将要审阅由王俊元、王炫皓和谢丽秋更改的文档。您想首先查看谢丽秋的修订。您知道您可以通过将指针移到所有更改上查看她的姓名或通过查找她的标记颜色来查看更改。但是您不知道是否可以仅查看她的更改，而不必查看王俊元和王炫皓的更改。这在处理长文档时很方便。使用修订和批注修订文档暂时隐藏更改要仅查看谢丽秋的更改，您可以暂时隐藏您现在不想审阅的信息（王俊元和王炫皓的修订）。在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“显示标记”旁边的箭头，指向“审阅者”，然后清除“所有审阅者”旁边的复选框。然后再次单击“显示标记”旁边的箭头，指向“审阅者”，单击谢丽秋的姓名旁边的复选框以选中。动画：单击鼠标右键，然后单击“播放”。使用修订和批注修订文档暂时隐藏更改要仅查看谢丽秋的更改，您可以暂时隐藏您现在不想审阅的信息（王俊元和王炫皓的修订）。在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“显示标记”旁边的箭头，指向“审阅者”，然后清除“所有审阅者”旁边的复选框。然后再次单击“显示标记”旁边的箭头，指向“审阅者”，单击谢丽秋的姓名旁边的复选框以选中。使用修订和批注修订文档查看文档前后的变化标记的文档在进行所有这些修订和更改之前是什么样？如果您接受所有更改并删除所有批注它会是什么样？为防止无意中分发具有修订和批注的文档，Word自动显示文档的标记。在“审阅”选项卡上的“修订”组中，“显示标记的最终状态”是“显示以供审阅”框的默认选项。使用修订和批注修订文档查看文档前后的变化标记的文档在进行所有这些修订和更改之前是什么样？如果您接受所有更改并删除所有批注它会是什么样？要查看文档在插入修订和批注之前是什么样，请单击“显示以供审阅”框中的箭头，然后单击“原始状态”。使用修订和批注修订文档查看文档前后的变化标记的文档在进行所有这些修订和更改之前是什么样？如果您接受所有更改并删除所有批注它会是什么样？要查看接受所有修订和删除批注后文档会是什么样，请单击“显示以供审阅”框中的箭头，然后单击“最终状态”。在审阅文档之后，单击“显示标记的最终状态”以再次显示修订和批注。使用修订和批注修订文档前面已经提到，隐藏修订或批注不会删除标记。它只是让您看到没有下划线和批注框的文档。如果您在隐藏标记的情况下保存并关闭文档，当文档再次打开时，您（也可能是别人）将看到修订和批注。隐藏修订并不意味着删除使用修订和批注修订文档下面是在关闭文档之前查看文档是否包含隐藏修订或批注的一些方法。如果您要分发文档，这样做特别重要：•在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“显示标记”。确保“批注”、“墨迹”（对于通过TabletPC获得的手写笔记)、“插入和删除”以及“设置格式”旁边有复选标记。隐藏修订并不意味着删除使用修订和批注修订文档隐藏修订并不意味着删除下面是在关闭文档之前查看文档是否包含隐藏修订或批注的一些方法。•指向“显示标记”菜单上的“审阅者”，确保“所有审阅者”旁边有复选标记。如果您要分发文档，这样做特别重要：使用修订和批注修订文档检查修订和批注消除修订的唯一方式是接受或拒绝修订。消除批注的唯一方式是删除或拒绝批注。在检查以确保显示所有修订和批注之后，以及在分发文档之前，每次自动执行专业人员所做的工作。使用修订和批注修订文档检查修订和批注消除修订的唯一方式是接受或拒绝修订。消除批注的唯一方式是删除或拒绝批注。1在“审阅”选项卡上的“更改”组中，使用按钮从文档的一端到另一端查找修订和批注。通过接受或拒绝删除任何更改，并删除任何批注。使用修订和批注修订文档检查修订和批注消除修订的唯一方式是接受或拒绝修订。消除批注的唯一方式是删除或拒绝批注。2要查看文档是否包含隐藏修订或批注，请单击“批注”或“更改”组中的任何按钮。如果出现此处显示的消息，请单击“全部显示”以显示修订和批注。使用修订和批注修订文档选择如何追踪您是否要查看批注和修订但希望可以更改它们的外观？有一些关于如何显示修订和批注的选项。在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“修订”上的箭头。然后单击“修订选项”。如图所示，有许多选项。使用修订和批注修订文档练习建议1.使用“显示标记”菜单暂时隐藏审阅者标记。2.跟踪格式设置修订。3.使用“显示标记”菜单按类型隐藏修订。4.查看不同方式以验证文档不包含隐藏标记。5.检查修订选项。联机练习（需要Word2007）使用修订和批注修订文档测试2，问题1清除“显示标记”菜单上的复选框不会删除更改。（请选择一个答案。）1.正确。2.错误。使用修订和批注修订文档测试2，问题1：答案正确。清除复选框暂时隐藏修订和批注。清除复选框决不会删除更改。使用修订和批注修订文档测试2，问题2您的文档具有插入和删除、格式更改和批注。要仅查看插入和删除，在“显示标记”菜单上清除以下哪一项？（请选择一个答案。）1.“批注”旁边的复选框。2.“插入和删除”旁边的复选框。3.“批注”和“设置格式”旁边的复选框。使用修订和批注修订文档测试2，问题2：答案“批注”和“设置格式”旁边的复选框。清除这两个复选框将隐藏批注和格式修订，仅保留插入和删除。使用修订和批注修订文档测试2，问题3在分发文档之前应做的最后一件事是什么？（请选择一个答案。）1.检查拼写和语法错误。2.保存文档。3.检查修订和批注。使用修订和批注修订文档测试2，问题3：答案检查修订和批注。在分发文档之前，务必检查是否有任何修订或批注。作为最后一步，您可以使用文档检查器。使用修订和批注修订文档课程摘要卡有关本课程所讨论的任务的摘要信息，请参阅课程摘要卡。