如何绘制流程图

易风企业管理咨询机构第六代管理咨询实战团队2012年12月易风咨询海斯摩尔项目组如何绘制流程图制作流程图的优点1、所有流程一目了然，员工能够掌握工作路线；2、员工更换时，按流程图作业，更容易上手；3、在制作流程图时，很容易发现实际工作流程的不足之处。泳道式流程图会议管理流程董事长各事业部/部门负责人综合管理部总裁结束开始1..1确定会议主题和内容1.2会议通知1.3会议准备2.2会议主持会议记录3.4会议跟踪会议纪要3.3执行会议决议2.1参加会议会议通知单会议签到表会议跟踪表3.1会议纪要3.2审批会议准备会议召开会后跟踪海斯摩尔流程文件主要包括三个部分：流程图、流程说明和相关表单流程文件流程图流程说明相辅相成紧密联系步骤程序重点标准罚则会议准备会议召开会议跟踪会议管理流程董事长各事业部/部门负责人综合管理部总裁结束开始1..1确定会议主题和内容1.2会议通知1.3会议准备2.2会议主持会议记录3.4会议跟踪会议纪要3.3执行会议决议2.1参加会议会议通知单会议签到表会议跟踪表3.1会议纪要3.2审批会议准备会议召开会后跟踪目录1.流程图的制作2.流程说明的制作3.VISIO的使用方法流程图通过不同含义的流程符号，将流程各环节之间的工作关系、工作步骤用图表的形式表现出来，可以直观、全面地描述流程运行的过程。易风项目组推荐使用微软的专业流程图绘制工具VISIO来绘制流程图流程图的绘制流程图由表头和主体两部分构成表头主体流程编号:生效日期：流程名称：批准人:版本号：主导部门:编制人:流程图的表头标明流程图有关基本信息流程图表头填写说明流程名称：填入该流程的名称，例如：物料采购流程流程编号：填入公司统一对该流程的编号，暂不用填写版本号：填入该流程的版本号码，例如：1.0，暂不用填写生效日期：填入该流程的生效日期，格式为yyyy-mm-dd，暂不用填写主导部门：填入主要负责该流程的部门名称编制人：填入流程绘制人员的岗位批准人：填入流程批准人员的岗位流程编号:生效日期：流程名称：批准人:版本号：主导部门:编制人:为保证流程文件的规范和统一，易风项目组建议海斯摩尔流程图绘制时使用以下九种基本图形编号图形名称编号图形名称1职能带区6文档存档2流程环节7连接线3关联/子流程8离页引用4文件/表单9流程开始/结束5判断/决策会议召开流程参会部门会议召开部门综合管理部总经理NYNY3.3备案并下发结束3.5检查2.2接受会议通知3.6形成会议文件3.4会议决议执行3.2形成会议纪要3.1组织会议2.1发出会议通知1.3审批1.2制定会议计划1.1提出会议申请开始2、会议准备4、会议资料管理3、会议组织与监督1、会议计划会议申请表会议计划表会议通知会议签到表会议记录会议纪要会议文件存档流程基本图形讲解：职能带区图形名称：职能带区图形作用：每条职能带代表该流程的一个参与者，将参与者在流程中的活动绘制在该职能带中使用说明和标准：1.每个流程参与部门/岗位占一列，应使用正式全称。2.职能带区中流程主导部门在左边，参与部门在右边，其中“公司领导”在最左边。从左到右依次为：董事长、总经理、副总经理、主导部门、参与部门流程基本图形讲解：流程环节图形名称：流程环节图形作用：描述一个流程环节使用说明和标准：1.方框中简要填入环节编号和工作内容，如：“1.1.提出会议申请”，应尽量简明，一般不超过10个字。2.每个步骤都要加上顺序的编号。3.字体为默认10号宋体。会议召开流程参会部门会议召开部门综合管理部总经理NYNY3.3备案并下发结束3.5检查2.2接受会议通知3.6形成会议文件3.4会议决议执行3.2形成会议纪要3.1组织会议2.1发出会议通知1.3审批1.2制定会议计划1.1提出会议申请开始2、会议准备4、会议资料管理3、会议组织与监督1、会议计划会议申请表会议计划表会议通知会议签到表会议记录会议纪要会议文件存档流程基本图形讲解：关联/子流程图形名称：关联/子流程图形作用：在流程图中，当需用引用关联流程时使用；或流程中某一环节较复杂，可以进一步拆分成子流程时使用使用说明和标准：1.填入关联/子流程的编号和名称，它是流程图中的一个环节，也有环节编号。2.当使用这一图形时，我们默认所引用的关联/子流程的流程图和流程说明文件应该已经存在。3.关联/子流程图形可以不用单建一个职能带区。4.字体为默认10号宋体。计划内采购流程财务中心采购中心计划信息部NYYNYN采购计划采购合同评审流程需合同评审开始采购招标流程计划外采购申请单长协采购-采购单审批流程结束下发计划议标流程长协采购资金使用申请管理流程采购物流流程招标流程基本图形讲解：文件/表单图形名称：文件/表单图形作用：流程环节中输出的文件/表单使用说明和标准：1.填入纸质或是电子文件/表单的名称，应使用正式的全称。2.此形状不是单独的工作步骤，必须与“流程环节”图形一起使用，一般紧贴在该图形的下方。3.如果同一流程环节只有一个文件/表单的，直接填写文件/表单的全称；如果同一环节存在多个文件/表单的，每一个文件/表单独占一行，名称前统一用大写英文字母“A.”、“B.”进行编号。4.字体为默认10号宋体。会议召开流程参会部门会议召开部门综合管理部总经理NYNY3.3备案并下发结束3.5检查2.2接受会议通知3.6形成会议文件3.4会议决议执行3.2形成会议纪要3.1组织会议2.1发出会议通知1.3审批1.2制定会议计划1.1提出会议申请开始2、会议准备4、会议资料管理3、会议组织与监督1、会议计划会议申请表会议计划表会议通知会议签到表会议记录会议纪要会议文件存档流程基本图形讲解：判断/决策图形名称：判断/决策图形作用：在出现情况判断或进行决策时使用使用说明和标准：1.此图形也作为工作步骤之一，内容填入具体的判断事项，并应加以编号。2.本图形应直接使用，而非在“流程环节”图形下再加判断框。3.使用此图形，必须而且只能出现两种决策/判断结果；应该只有一个信息入口，两个信息出口。4.判断/决策的结果统一使用“是”或“否”。5.此图形下不能附属“文件/表单”的图形。6.字体为默认10号宋体。会议召开流程参会部门会议召开部门综合管理部总经理NYNY3.3备案并下发结束3.5检查2.2接受会议通知3.6形成会议文件3.4会议决议执行3.2形成会议纪要3.1组织会议2.1发出会议通知1.3审批1.2制定会议计划1.1提出会议申请开始2、会议准备4、会议资料管理3、会议组织与监督1、会议计划会议申请表会议计划表会议通知会议签到表会议记录会议纪要会议文件存档图形名称：文档存档图形作用：一个流程环节需要将文件/表单存档时使用使用说明和标准：1.如果在流程中需要将文件/资料进行存档，则使用此图形。2.在图形中填入需要存档的文件/表单全称。3.字体为默认10号宋体。流程基本图形讲解：文档存档会议召开流程参会部门会议召开部门综合管理部总经理NYNY3.3备案并下发结束3.5检查2.2接受会议通知3.6形成会议文件3.4会议决议执行3.2形成会议纪要3.1组织会议2.1发出会议通知1.3审批1.2制定会议计划1.1提出会议申请开始2、会议准备4、会议资料管理3、会议组织与监督1、会议计划会议申请表会议计划表会议通知会议签到表会议记录会议纪要会议文件存档流程基本图形讲解：连接线图形名称：连接线图形作用：连接两个相邻的流程环节，箭头表示流程进行的方向使用说明和标准：1.连线应该连到流程图形上的连接点，不应连到另一条线上。2.同一连接点上不能同时出现信息流入和信息流出，可以有多个信息流入或多个信息流出。3.两个图形之间选择连接点时，应该遵循“最少曲折”原则。4.选择连线并双击，可以在连线上加上文字。会议召开流程参会部门会议召开部门综合管理部总经理NYNY3.3备案并下发结束3.5检查2.2接受会议通知3.6形成会议文件3.4会议决议执行3.2形成会议纪要3.1组织会议2.1发出会议通知1.3审批1.2制定会议计划1.1提出会议申请开始2、会议准备4、会议资料管理3、会议组织与监督1、会议计划会议申请表会议计划表会议通知会议签到表会议记录会议纪要会议文件存档图形名称：离页引用图形作用：当流程图较长，无法在一页中绘制出来，需要多页绘制时使用使用说明和标准：1.拖动此图出来后，选择所要连接的页码，在所连接的页码左上角出现同样的图形，就是页码之间的连接关系，双击时可进行页码的切换。2.此图为前一个页码的结尾图，是所连接页码的开始图。当作为前一页结尾图时，放在最后一个流程环节或判断的下方并使用连接线进行连接，当作为第二页开始图时，放在第二页第一个流程环节或判断的上方，并用连接线进行连接。3.如果流程图中涉及使用多个“离页引用”图形，按照“Ⅰ”、“Ⅱ”、“Ⅲ”的顺序依次编号以示区别。4.此图形不能单独作为独立的工作步骤使用。流程基本图形讲解：离页引用图形名称：流程开始/结束图形作用：当流程开始时或最后环节使用，表明此流程的开始/结束使用说明和标准：1.在图形中填入“开始”或“结束”两字。2.流程开始时用此图形来说明流程开始，在图形中填入“开始”。3.流程结束时在最后环节中填入“结束”。4.“开始”或“结束”在流程图中不需要标注步骤号。5.使用默认10号字体。流程基本图形讲解：流程开始/结束会议召开流程参会部门会议召开部门综合管理部总经理NYNY3.3备案并下发结束3.5检查2.2接受会议通知3.6形成会议文件3.4会议决议执行3.2形成会议纪要3.1组织会议2.1发出会议通知1.3审批1.2制定会议计划1.1提出会议申请开始2、会议准备4、会议资料管理3、会议组织与监督1、会议计划会议申请表会议计划表会议通知会议签到表会议记录会议纪要会议文件存档目录1.流程图的制作2.流程说明的制作3.VISIO的使用方法流程说明是与流程图相配套的文件，能够详细描述流程的工作步骤、程序描述、工作重点、工作标准、罚则等相关内容，即是对流程图的细化，也是能够使流程落地执行。流程说明的作用步骤程序重点标准罚则会议准备会议召开会议跟踪流程说明的构成步骤程序重点标准罚则本流程中涉及的主要环节对每一主要环节中的每一节点进行详细描述本环节各节点中的重点工作内容为达到流程目标对各环节工作的要求，包括时限和质量两方面的要求对未达到规定标准所采取处罚措施目录1.流程图的制作2.流程说明的制作3.VISIO的使用方法安装Visio绘图软件找到setup.exe文件，双击打开Visio绘图软件找到项目组提供的《01－流程图模板》文件，双击打开，也可以直接从文件夹双击打开点击“打开”找到项目组提供的流程图模板文件，双击打开后请先按照我们的要求另存为“流程名称-部门名称＋时间”的格式，然后再在空白流程图模板上执行操作可以根据实际使用的情况更改，调整页面显示比例易风项目组提供2页空白的流程图模板，右键点击还可以进行插入、删除、重新命名和排序等操作打开流程图后，在屏幕右侧是流程图的空白模板流程图模板形状图打开流程图后，在屏幕左侧会出现绘制流程图的形状图打开流程图背景页，填写流程基本信息点击“背景”，打开背景页面，在项目组提供的背景模板上填写流程基本信息流程基本信息包括：•流程名称•流程编号•版本号•生效日期•主导部门•编制人•批准人职能带区的增加与删除点击并按住鼠标左键拖动“职能”条到页面上。按流程涉及的部门的个数，重复上述操作。如果是删除，右键点击要删除的“职能”带区，然后剪切即可。离页引用的使用方法右键点击复制该图形，然后在“页-1”相应的职能带粘贴离页引用的使用方法（续）程序会自动弹出对话框，点击“现有页”，选择要连接的页码，一般系统会自动默认为下一页点击确定，“离页引用”的符号就出现在下一页的模板上，拖动该图形到相应的职能带即可离页引用的使用方法（续）如果仍然需要新建新的页码，点击“新建页”，系统会默认为连续的一个新的页码，如“页－4”点击确定，系统自动弹出对话框，如果选“确定”，新建的图形会自动复制被连接页的“职能带区”，如果选“取消”，则会生成一页只有“背景”的空