大型房地产流程手册1-94页

1网上银行管理规定编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人21.制度概况1.1目的：明确网上银行的操作规范，避免资金风险，提高工作效率1.2适用范围：**地产集团全资或控股子公司及受托经营公司，合营、联营及非控股子公司参照执行2.制度内容2.1网银管理基本原则：集中管理、分级负责集中管理：须集团总裁审批通过后方可办理网上银行分级负责：分级授权审核，保证资金安全2.2业务范畴：根据业务需求，各公司网上银行目前仅限于以下业务：（一）账户查询：账户状态及其余额的查询、历史交易明细查询等。（二）银行收支结算：内部转账、货款及工程款支付、工资发放、费用报销等。（三）账户状态管理：账户临时挂失、修改账户密码等。除用于货款及工程款支付、工资发放、费用报销的账户外，用于内部转款的账户需银行确定定向转款功能，即只能向公司事先提供的账户转账汇款。对于部分网上银行没有此功能的，需审核人进行人工控制，即由资金财务部确定可转账公司名单，审核人在审核付款时需核对收款人是否在名单内，如收款人不在名单列示内，二级复核管理员拒绝付款。2.3网上银行业务管理流程2.3.1办理网上银行业务的内部申请各公司因业务发展需要，拟开通网上银行业务，必须提交书面申请及实施方案，就开通网银支付的事由、网银业务范围、内部相关财务人员分工、安全防范措施等要素进行详细阐述，经申请公司财务负责人签字后，提交集团资金财务部。资金财务部负责对申请企业开通网银业务的必要性、可行性、安全性进行评估，并提交集团总裁审批，审批通过后方可办理后续相关事宜。32.3.2银企网银协议的签订经批准同意办理网上银行业务的公司，在签订网银协议前，申请公司财务经办人员与财务负责人应认真研究协议条款（包括收费标准），尤其是风险提示与责任划分，并报经集团资金财务部及审计法务部批准后方可在相关资料上签章。银企双方签章结束后，申请公司必须将企业留存联作为重要资料妥善存档保管。2.3.3网上银行的安装要求为保证网银运行、维护与管理安全，同时明确银行与企业之间的责任，网上银行的安装必须由对应银行专业人员上门安装，严禁财务人员或外公司人员私自安装。在网银使用过程中，因故需重装网银系统，出纳必须向公司财务负责人请示，经负责人同意后方可进行后续事宜。2.3.4网银业务使用要求2.3.4.1网银密匙三级管理本着高效和强化资金安全审核的原则，开通了网上银行进行支付的各公司必须按三级权限进行管理，即出纳制单、主办复核、主管审核模式。如公司有特殊需求的，可设置三级以上的管理权限。对于各级权限的管理员，各公司应书面授权，人员变动时应重新授权，并做好交接手续。2.3.4.2具有基本权限的网银密匙出纳：配备具有基本权限的网银密匙（设置密码）。持有此网银密匙可随时上网查询账户状况，包括当日及历史交易明细、时点余额等详细信息，并且可以提交办理银行收支结算指令。2.3.4.3具有复核权限的网银密匙。一级复核管理员：配备具有复核权限的网银密匙（设置密码）。结算管理员必须对网上银行收支结算指令进行复核，查询网上银行收付记录，做到有效复核和监督。42.3.4.4具有审核权限的网银密匙二级复核管理员：配备审核权限的网银密匙（设置密码）。网上银行的所有收付指令最后必须经审批授权后才能生效，即通过二级审核的方式达到最终防范资金风险的目的。本集团内各公司二级复核管理员由财务章/公章管理员担任。2.3.5网上银行收付款业务管理2.3.5.1出纳根据手续齐全的有效收付凭据（如结算单）办理网上银行结算操作。2.3.5.2一级复核管理员根据收付凭据对出纳网银指令进行复核。2.3.5.3二级复核管理员对网银收支业务进行再次审核，经审核，完成整个网银结算程序。2.3.6网银操作过程中非正常业务的处理采用网上银行方式进行结算操作，除建立二级复核机制外，还必须强调谨慎性原则。如在正常操作过程中，由于网络、系统或其他原因造成收支业务出现可疑指令，应当立即与网上银行的经办行进行咨询、确认，包括形成问题的原因、解决措施，需要时间等，切不可再次操作，防止出现单笔业务重复支付的现象。通过与银行联系，确认业务确系未支付，且挂账待处理指令消除后，方可补制业务，并按二级审核方式进行处理。2.4网银业务的维护与管理2.4.1安装了网上银行的计算机必须安装正版杀毒软件，并禁止上与工作无关的网站，以防止计算机病毒。2.4.2网银操作人员离开岗位时必须退出网上银行系统，并将密匙从读卡器中取出，妥善保管。2.4.3出纳、一级复核管理员、二级复核管理员所管辖的网银密匙应视作财务印章进行管理，并将其密码与网银密匙分开保管。无论日常临时工作交接还是岗位轮换，其密码必须及时修改。每日下班前，必须将网银密匙妥善保管。2.4.4不定期地对网上银行的操作、保管情况进行稽核，确保网上银行业务安全。52.5违规责任及处罚2.5.1未按2.3.1规定，私自将公司银行账户开通网络支付功能的，对直接经办人给予200元罚款处理；给公司造成经济损失的，除经济赔偿外，对经办人给予500元罚款处理，并根据金额大小追究法律责任。2.5.2未按2.3.4规定合理、分开保管网银密码、数字证书及短信提醒指定手机的，对财务负责人给予一次性罚款200元处理，对相关责任人给予一次性100元处理。2.5.3未按2.3.5要求办妥审批手续，私自办理网上付款业务的，对出纳员及财务主管分别处以100元罚款处理；因审核不认真、操作失误导致汇划款项错误的，视影响大小对出纳员及财务负责人分别处以200-500元罚款处理。2.5.4严禁利用网银账户办理超出公司授权范围之外的业务，一经发现予以辞退，并保留追究经济赔偿的权力。2.6本办法由集团资金财务部负责解释，未尽事宜按照开户银行要求处理，自下发之日起开始执行。材料设备采购管理流程6修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1．流程图7材料设备采购管理流程招标采购议标采购集团招标委员会区域招标小组支持文件采购部门工程部门原则上30万招标推荐材料供方信息战略采购流程收集材料设备供方信息发布材料设备招标信息材料设备选型定板流程供方管理流程：供方考察和资格审查议标谈判审批供方库中选择3家以上合格供方提交采购审批表编写招标文件战略采购类别采购方式编制材料设备采购计划招标文件审批表小于30万议标组织评标入围单位资格审批表免招标审批表材料设备采购审批表中标/非中标单位通知书材料设备进场计划定标结果审批表材料设备采购计划编制材料设备进场计划发标和答疑推荐入围供方名单审批招标定标审批权限外总经理：审批审批权限外审批82．流程概况流程目的遵循公平、公正、公开的原则，对采购过程实施控制，选择符合公司业务要求的供应商。适用范围适用于甲供及甲定乙供材料、设备供货商的招标采购。定义集团招标委员会、区域公司招标小组的职责和人员组成见集团相关发文通知。流程主导及参与部门区域采购部（主导）、城市公司采购部，以下统称采购部门上游流程名称下游流程名称子流程名称材料选型定板流程材料设备验收管理流程工程管理流程3.工作程序3.1采购计划确定3.1.1工程部门根据施工进度要求编制《材料设备进场计划》提交采购部。采购部根据《材料设备进场计划》及造价部提供的材料用量编制《材料设备采购计划》，经采购分管领导审批后，报备集团成本管理部采购口。3.1.3采购方式分判：按授权手册规定，集团成本管理部负责集中采购，集中采购除签定战略合作协议外的须实行招标采购；区域公司负责采购的类别，原则上＞30万元的采购须采取招标方式，小于30万元实行议标。3.1.3招标管理工作应严格按照流程规定执行，如出现独家供应或其他因特殊原因确实无法履行规定招标程序的，应由采购部单独申请并填写《免招标项目审批表》，经区域公司招标小组审批，权限外报集团招标委员会副主任和主任审批后方可不履行招标或议标流程。3.2供方信息收集（适用于公开招标项目）3.2.1发布招标信息：根据采购计划，公开招标时采购部安排在公司内网或以其他方式发布招标公告，招标公告应明确招标项目名称、招标范围、规模、资格审查截止日期、招标要求等信息。93.2.2投标意向单位资料的收集：采购部组织相关部门通过招标公告、工程和材料信息库、市场查询等方式收集投标意向单位。应保证投标意向单位的数量不少于三家，收集渠道包括但不限于：1)集团供方信息库中材料设备供应商信息；2)网上搜寻；3)内部公告；4)相关部门及人员推荐；5)供方自行推荐；6)同行推荐。3.2.3采购部应要求材料供方提供以下资料的原件及复印件：1)公司简介；2)营业执照；3)资质证书；4)与招标业务相关的业绩资料；5)税务登记证；6)企业代码证；7)代理证明文件（可选）。3.3资格审查和供方考察3.3.1材料分包班组资格审查：由采购部按【供方管理流程】规定对供应商进行资格审查。资格审查分为资格预审和资格后审，资格预审指在开标前对潜在投标单位进行的资格审查；资格后审指开标后对投标单位进行的资格审查。进行资格预审的，一般不再进行资格后审，对材料设备供应商的资质审查必须包括但不限于以下内容：1)单位近3年来的营业额、注册资金；2)财务资信状况、营业执照及法人代码证；3)营业执照、税务登记证明；4)单位生产技术能力及设备状况说明；5)行业主管部门颁发的生产许可证、产品鉴定证书和有关检测报告；106)同类项目应用业绩，必要时对其应用项目进行实地考察和对其合作单位进行评价调查。3.3.2资格审查后，由采购部确定审查意见及是否需要进行考察（供方信息库中合格供方，及近两年已考察通过但未合作过的供方的备选供方，不需要进行考察），考察供方由采购部组织工程部门按【供方管理流程】规定进行供方考察并填写《供方资格评价表》经相关考察人员会签。3.4招标文件编制和审核3.4.1设计管理部按【材料设备选型定板流程】向采购部提交确定的材料设备的规格型号、技术要求，采购部编制招标文件，《招标文件》应包括但不局限于以下内容：1)投标报价书：是要求投标方按照对投标总价、付款、结算原则等的回复要求，为固定格式，要求投标方单独密封；2)招标方公司简介：介绍公司企业性质、资质等级、开发主要项目等，主要是让投标方更进一步了解我公司的情况；3)本次招标的项目概况：主要是让投标方了解发标项目与公司的关系；4)本次招标的范围和内容：图纸范围要求、招标范围在图中的界定、上述范围内的具体工作内容；5)承包方式：标明本项目招标采用承包方式；6)计价方式：7)材料、设备要求：甲供材料设备清单、甲定乙供材料设备清单和品牌范围、材料设备封样/检验及验收要求；8)报价要求说明：总体报价要求及说明、主材的报价要求、甲方认质认价和甲供材料设备取费办法（包括损耗率的报价要求）、投标报价中包括的各项费用的说明（包括利润、税收、有偿服务费、配合费、材料涨价风险、不可预见费等）、汇总方式；9)结算原则：承包范围内的结算原则、招标范围外结算原则（设计变更及现场签证）、主材认质认价/甲供的结算原则、乙供主材替换的结算原则等；10)付款方式；11)履约担保；1112)质量等级审核及验收规范；13)特殊部位的检验及验收（如有）；14)投标资料要求：商务投标书，包括投标报价书、报价清单、报价特别说明、单价分析表；资信投标书，包括：法人证明书及法人委托书原件、营业执照及资质证书、主要业绩（同类型）、其他资料；15)资料密封要求；16)评标办法；17)招标时间安排：包括发标、答疑、回标截止时间；18)投标注意事项：主要对废标和其他情况的说明；19)投标附件：报价格式和清单；投标报价书；合同文本。3.4.2招标文件经采购副总审核后，填写《招标文件审批表》，提交区域公司招标小组审批。3.5发标、答疑或议标3.5.1公开招标或议标时，采购部组织设计部门举行答疑和技术标谈判。3.5.2公开招标收取标书时，采购部应检查标书是否有效密封，标书送达时间是否符合招标文件截标时间要求，并填写签收表。3.6技术评标和入围单位确定3.6.1公开招标时供方投标文件技术标采用暗标法投标，技术标内容及封面不得有投标单位名称和任何暗示性标识，否