项目部沟通细则

基本沟通细则一、一般规定1、组织建立项目沟通管理体系，健全管理制度，采用适当的方法和手段与相关各方进行有效沟通与协调。2、项目部应充分利用现代信息与通信技术，以计算机、网络通信、数据库作为技术支撑，对项目全过程所产生的各种信息，及时、准确、高效地进行管理。3、项目沟通与协调的对象应是项目所涉及的内部和外部有关组织及个人，包括建设单位和勘察设计、施工、分包等单位以及其他相关组织。4、项目信息可以数据、表格、文字、图纸、音像、电子文件等载体方式表示，保证项目信息能及时地收集、整理、共享，并具有可追溯性。二、项目沟通程序和内容1、自签订合同阶段，针对预见性的可能产生疑问的条款双方协商沟通，明确在合同文件中，项目成立后应根据项目的实际需要，针对现场实际情况预见可能出现的矛盾和问题，制定沟通与协调计划，明确原则、内容、对象、方式、途径、手段和所要达到的目标。2、针对不同阶段出现的矛盾和问题，调整沟通计划。3、运用计算机信息处理技术，进行项目信息收集、汇总、处理、传输与应用，进行信息沟通与协调，形成档案资料。过程文件的收集作为沟通途经的重要组成部门；为沟通提供真实的依据。三、项目沟通依据与方式1、项目内部沟通应包括项目经理部与组织管理层、项目经理部内部的各部门和相关成员之间的沟通与协调。内部沟通应依据项目沟通计划、规章制度、项目管理目标责任书、控制目标等进行。2、内部沟通可采用授权、会议、文件、培训、检查、项目进展报告、思想教育、考核与激励及电子媒体等方式。3、项目外部沟通应由组织与项目相关方进行沟通。外部沟通应依据项目沟通计划、有关合同和合同变更资料、相关法律法规、伦理道德、社会责任和项目具体情况等进行。4、外部沟通可采用电话、传真、召开会议、联合检查、宣传媒体和项目进展报告等方式。5、各种内外部沟通形式和内容的变更，应按照项目沟通计划的要求进行管理，并协调相关事宜。6、项目经理部应编写项目进展报告。项目进展报告应包括项目的进展情况，项目实施过程中存在的主要问题、重要风险以及解决情况，计划采取的措施，项目的变更以及项目进展预期目标等内容。四、项目沟通障碍与冲突管理1、项目沟通应减少干扰，消除障碍、解决冲突、保持沟通与协调途径畅通、信息真实。2、消除沟通障碍可采用下列方法：（1）灵活运用各种沟通与协调方式，选择适宜的沟通途径。（2）充分利用反馈及掌握的实际情况；3、组织应做好冲突的预测工作，了解冲突的性质，寻找解决冲突的途径并保存相关记录。4、解决冲突可采用下列方法：（1）协商、让步、缓和、强制和退出。（2）使项目的相关方了解项目计划，明确项目目标。（3）搞好变更管理。项目部外部沟通制度一、项目例会机制1、正常情况下每周五召开一次例会。（项目管理人员及各劳务分包负责人参会）2、每次质监站抽检前后召开一次项目例会；3、每月召开一次质量专项工作会，总结改进并提出下一步工作措施；4、以上会议质检方负责人必须参加，项目部成员原则上全部参加；二、会议纪要机制1、每次召开项目有关会议均要形成会议纪要，且要把会议纪要作为处理相关质量问题的基本依据。2、双方能有专人记录并归档会议纪要，并向参会的有关人员发布整理后的会议纪要。三、问题跟踪机制1、项目推行过程中所有需要解决的质量问题，各方均要通过问题反馈表或整改回复单进行反馈或回复；2、指定问题跟踪人，及时更新问题状态，直到问题解决；3、把问题解决的方案与问题反馈表由资料员一并归档。四、验收及整改回复机制1、项目推行过程中所有需验收的隐蔽工程及需要抽查的分部分项工程，及时通知质检站进行验收。2、对质监站和监理提出的质量缺陷定期进行整改。3、整改完成后向质检站以回复单的形式进行逐一回复。五、执行经理机制1、项目执行经理，负责项目现场工作，加强各方沟通；2、在非项目例会时间，当一方有重要紧急信息发布时，通过现场执行经理向各方发布信息。项目部内部沟通制度一、人员安排上要量才录用，人员搭配应注意能力互补和性格互补，人员配置尽可能少而精，防止力不胜任和忙闲不均现存在。二、在工作分工上要职责分明。确定明确的目标和岗位职责。是管职能的不重不漏，做到事事有人管，人人有专责。三、在工作总结上要实事求是。以正面教育为主，要肯定成绩，表扬先进，同时要指出存在的主要问题，并令其做出改正。四、在矛盾调解上要恰到好处。人员之间的矛盾总是存在的，一旦出现矛盾就应调解，及时沟通化解矛盾，使人员始终处于团结、热情高涨的工作氛围中。五、建立信息沟通制度。工地内部会议、发会议纪要、明细工作流程图。