授权的程序和流程

第四讲授权的程序和流程（上）授权的程序可以分为四个步骤：确定任务：即哪些任务和工作是可以授权的；制订计划：即授权的目标、标准与成果评估方法；选贤任能：选择合适的人授权；落实分工：将任务和相应的资源、权力分配给被授权者。此外，在授权过程中，还需要一定的监督、支持和帮助，以保证其顺利完成任务。确定任务授权前先勾画出工作的重点，如目标、进度、准则及要求，以及下属在执行工作时的权力范围，如某报告要在7天内完成，长度不超过10页纸，要有大量统计数据。授权事项包括授权工作的内容、目标，以及为完成工作目标所需的资金、技术、设备、人员、信息等资源，还包括授受双方的权力义务关系，授受工作的期限及控制措施等。任何一项授权工作都应在确定进行授权之前就能做到授权事项明确，这不但是确定授受双方权力义务关系的需要，也是被授权者展开工作的前提条件。受权者只有在明白了要做什么、怎么做、自己能调动多少资源、有多少时间、享有什么样的权力、承担什么样的责任的情况下，才能决定是否接受授权，才能为完成授权任务制订出自己的计划。（一）明确授权任务应该将什么样的事情进行授权，对于肩负不同责任的管理者来说，是大不相同的。但有一点却值得所有管理者注意，即管理者的主要任务是制订计划、做出决策、沟通协调、领导与指导和过程控制。以这五项职能为重心，那些属于日常杂项的事情，例如日常行政事务、生活后勤性事务以及一些简单的程序性事务就可以安排他人执行。对于决定的执行和操作，一般都具有专业性和技术性，这也不是专职的管理者应该亲自去做的，哪怕自己懂得这种专业和技术，管理者也只应负责监督和检查的责任，并对执行过程中的疑问做出解释或决定。明确授权任务就是要让受权者明白要做什么，从哪里着手做，为什么要这么做。1．清楚地告诉受权者任务的内容、结构、程序管理者必须对任务的主要内容、结构形式有清楚的思路，并将自己的思路告知受权者，让他们知道要做的是什么方面的事情，这件事情有哪些特征，可能遵循什么样的因果关系和结构形式，完成任务需按什么程序进行。2．告知受权者为什么要完成这项任务授权任务不能让受权者觉得莫名其妙，让他们觉得与公司的业务不相符，这会使他们在执行任务时无所适从、缺乏动力。所以一定要让受权者明白为什么要完成这项任务，完成该任务能给公司和个人带来什么好处，或者完不成任务公司会有什么样的损失。3．让受权者明白该项任务在公司战略规划中的地位这个任务是哪项计划的一部分，这项任务在整个计划中起着什么样的关键作用，都要交待清楚。比如，完成了这项任务，公司的计划才能继续进行；完不成这项任务，公司的计划可能就要受挫，甚至前功尽弃。让受权者清楚地了解这种利害关系，有助于激励和规范他们的行为。4．事先明确预期成果一件未完成的事情，结果虽然不能确定，但却是可以预期的。给下属授予一项任务，必须事先告知他们预期的成果是什么，并且这个预期成果应该量化、具有可测量性。预期成果的确定，有助于受权者制订详细工作计划，也能方便管理者随时检查任务的执行情况和对任务执行进程进行控制。（二）清楚授权的风险受权时主要考虑风险有多大、责任有多重、权力有多大。如果下属不能完成任务的风险不是很大，或者真的失败造成的后果也不太严重，所要承担的责任也不大，授权时下放的权力也不多，这样的工作就可以授权。【案例】看看下面两项工作能否授权？第一：编制半年度的财务预算财务预算是整个企业或部门一个阶段的行动指南，如果预算没有做好，就可能导致资源短缺，严重时使整个目标的实现受到影响。可见，这项工作的风险很大，责任很大，所以这项工作不能轻易授权。第二：采购少批量的特需产品批量少，支出的资金就比较小，风险和责任也会比较小，所以这项工作可以授权。（三）了解任务的性质对不同性质的工作任务应该采取不同的授权方法。大部分的常规、重复、琐碎的工作都适合授权。如一些日常工作、例行工作，以及下属擅长的工作都可以授权。对以下关系到计划、组织、人事、领导、控制的管理职责和管理任务就不宜授权：制定办事守则：关系到运作和协调；处理人事关系：敏感区域、重要、隐秘；处理工作危机：现场处理，即时决定；在计划执行过程中的进度检查，不能随便授权。（四）知道工作的分类可以根据工作常规与否和风险程度把工作分成四大类，如图3-1所示。图3-1授权与工作性质的关系示意图1．低风险、常规而琐碎的工作这种工作一定要授权。2．高风险、常规而琐碎的工作这种工作可以授权，但在授权之前要制订详细计划、进行技能辅导和训练，还要加强监督和过程控制。3．低风险、非常规的工作这种工作风险低，即使出现差错，也没有太大的危害，可以授权。但因为下属碰到非常规性质工作的机会比较少，不一定具备处理该问题的技能，所以需要进行培训和辅导，为他们提供一些必要的帮助。也可以根据这类工作发生的频率，以及培训员工的时间成本等因素来确定是否有必要对员工进行培训。例如一年只发生一次的事件，如果要花1个小时进行培训，而主管自己做只需要5分钟，那就不必授权。4．高风险、非常规的工作这种工作是否授权要具体情况具体分析。如果下属处理过此类事件，经验丰富，就可以授权，否则不能授权。还有一些工作是绝对不能授权的，例如一些非常规的、领导性的、高风险的、关键性的工作。总之，授权与工作分类有密切关系，应当引起重视。【自检3-1】请您回答下面的问题。小王在销售部已经工作一年了，他性格豪迈、待人热情，工作能力很强，上个月独立为公司争取到了一个重要客户，为销售部立了一大功。现在，销售部又有一个争取大客户的重要任务，销售部经理打算授权给小王，让他全权负责。您认为销售经理的安排合适吗？为什么？A合适B不合适____________________________________________________________________________________________________________________________________（五）明确授权要达到的目的授权都是为了要实现一定的目的，或者是出成果，或者是培养人才，或者是试验新的管理模式。授权的目的必须事先明确并告知受权者，使他们在执行任务过程中有所侧重。1．授权的第一个目标是为了获得一定的成果怎样才能使成果量化？具有可操作性和可测量性是关键。管理者不能将一个无法预期成果或是根本得不到有意义成果的任务授予他人。成果量化可以从以下四个方面来实现：成果阶段化：将授权要实现的总目标细分为阶段目标；成果数量化：用数量关系或模型来衡量成果。例如每个月增加100个业务客户，每周实现10000元的销售额等；成果对比化：有数量就能比较。例如比上月销售额提高20%，市场占有率比去年同期增长8%等；实现期限：时间限制也是衡量成果的重要方式。2．明确告知受权者应通过授权学到什么要想通过授权培养人才，就必须告诉受权者在执行任务的过程中应该学习些什么知识，应该注意培养些什么技能，这是管理者应负的指导责任。这项内容很难量化，但也是可以通过以下方式测量的：增加业务知识包括对行业情况的了解，对市场情况和竞争对手的了解，对业务所需的专业知识的学习等。这些可以通过书面测试来检验成果。训练工作技能特殊业务需要特殊技能，受权者在执行任务的过程中应该有目的地掌握一定的技能。工作技能的高低可以通过给工作速度、熟练度、准确度等表现打分来衡量。人际关系能力通过授权来为下属建立一定的人际关系网，这是为了以后重用他、提拔他。没有一定的人际关系作基础，一旦他以后走向新的管理岗位，将很难统领下属，开展工作。（六）明确授受双方的权责关系1．受权者职位及限制受权者的每一项权力都伴随着明确的界限，不能超越界限使用权力。受权者为了完成任务，可以在多大范围内自己决策；可以对员工的工作方式和报酬在多大范围内进行调整；可以对多大范围内的组织结构进行重新设计和调整；有多大范围的人事任免权和调动权等。2．受权者的责任有权力就必须承担责任，有多大的权力就必须承担多大的责任。受权者在得到权力的同时，也就意味着要承担相应的责任。这种责任是多方面的，对公司领导、对下属员工、对同级的其他部门，都有积极或消极的责任；这种责任也是多样化的，有物质成果、精神成果、道义责任等。责任是对受权者权力的最大约束，也是为了实现授权目标对受权者进行控制的主要方式。所以，受权者在运用自己权力的同时，也必须牢记自己的责任。3．授权者的权力管理者在授权之后，不必要亲自去完成授权任务。但是，毕竟授权任务是属于自己管辖范围内的事，管理者不可能完全撒手不管。管理者在授权关系中享有监督控制权、建议权、了解权以及验收权。4．授权者的责任同样，授权者也必须为授权任务的完成尽一定的责任，包括以下几个方面：提供信息、沟通协调、提供资源以及分担授权事项的风险责任；对于受权者提出的合理要求，不能拒绝；如果授权工作遇到的障碍超出了受权者的能力范围，有义务协助其解决；授权者还应为受权者提供学习和培训的机会。（七）明确授权工作的资源分配方式资源配置方式是授受双方权力划分的依据之一，但鉴于资源分配对于授权工作是否能够达到预期目标有着至关重要的作用，因此需要格外注意。1．信息资源受权者可以调动哪些信息材料，后续信息的来源渠道，对各种信息的处理方式等都应明确。主要体现在以下几个方面：哪些信息材料可以调用，哪些不能调用，应做出明确的规定；后续信息来源主要是向什么部门、什么人要求新的信息资源，自己能够采取什么方式获取信息；处理方式包括信息是否可以公开，应由哪一层级、哪一个人具体掌握等。2．资金受权者可以调动哪一部分资金，可以调动多少资金应有明确规定。在大多数情况下，还应对资金的用途和投向进行约束。3．物质资料受权者不可能赤手空拳去完成任务，特别是在生产性组织中，要通过授权完成生产任务的话，必须对受权者可支配的能源、原材料、机器设备及辅助材料等做出具体规定。4．技术与人员光杆司令是打不赢战争的。要让受权者高效快捷地完成任务，必须为他分配一定数量有相应技能的人员。将授权的各方面内容都确定下来，不但能指导受权者工作，也能保持组织关系稳定，不使授权冲击组织其他工作的正常开展。制订计划（一）确定授权目标与成果评价方法对授权做预先控制的最基本手段就是预先规定目标与成果。这是现在流行的目标管理的一项内容。所谓预先，是根据数学模型计算出授权工作应达到的成果，根据组织需要和条件限制预测应实现的目标，这个预先确立的成果和目标，就是对受权者工作的整体性规定。1．控制目标成果授权工作并不仅仅是为了完成任务，完成任务可能只是目标之一。在授权工作开始之前，管理者应该与将要授之以权的下属共同确定授权的总体目标。确定总体目标时应该注意：目标要尽量清晰；目标要尽可能量化；目标应具有挑战性；目标应能够达到；目标与组织的其他目标配合；目标应有时限。目标一旦确定之后，不单是对受权者的约束，也是对受权者的激励。对于管理者来说，这也是一种约束，因为目标一旦确定，管理者就应根据目标要求向受权者提供协助，约束自己的权力。目标控制也因此成为双向的有效控制手段。2．预先确立成果评价途径与原则对成果进行评价，是不可或缺的控制手段。但是成果评价应有专门的方式并遵循确定的原则，这样才能保证评价结果公正客观，既方便管理者检查监督，又不会对受权者工作造成太多的干扰和破坏。成果评价途径主要有：下属自我评价；主管人员评价；委托专业人士或机构评价。这三个途径可以只取其一或多个并行，但预先应有明确的规定。一般而言，多采用主管人员评估和下属自我评估相结合的办法。成果评估的主要原则有：公开原则；公平原则；信息共享原则；责任分担原则。其中，信息共享指不论谁评估，结果都应告知相关人员；责任分担指出现问题应分析双方责任，不能只推给其中一方。（二）预先制定标准与计划要进行目标控制和成果测评，在授权工作还未正式开始之前，就应该由受权者提交工作计划，以便授受双方能达成一致。而检测所依据的评价标准也应该预先就确定下来，不然的话很可能因为依据标准不同，造成测评结果无法比较，出现不必要的麻烦。审查授权工作的计划，可以了解