控制资讯系统企业流程控制

第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.Ch4控制資訊系統:企業流程控制第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.學習目標•瞭解控制架構的步驟•瞭解如何編製控制矩陣•瞭解本章中所介紹的通用企業流程控制計畫•能夠描述企業流程控制如何達成控制目標•體認控制對於擁有企業整體系統的組織的重要性•體認控制對於從事電子商務的組織的重要性第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.AIS輪軸軸心的流程控制•本章聚焦控制的一層—流程控制—如AIS輪軸所示。•首先，你們將會學到如何將流程控制目標分解為作業程序目標及資訊程序目標，再據以評估流程控制目標的性質與範圍。•接著，作業程序目標將再細分為效能、效率、及安全性目標；而資訊程序目標將再劃分為輸入及更新目標。•針對各種控制目標，你們將瞭解其有效的控制計畫。•藉由結合控制目標與計畫，你們將瞭解如何建立控制矩陣；這些是後續章節評估流程控制的基石。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.控制矩陣•控制矩陣(controlmatric)是一個用來協助分析系統流程圖與相關文字敘述的工具。•它建構了評估特定企業流程控制的準則。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.控制矩陣第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.編製控制矩陣的步驟I.設定控制目標為建構控制矩陣的第一步驟，控制目標列在橫跨於矩陣上方的橫列。1.辨認作業程序目標a.效能目標b.效率目標c.安全性目標2.辨認資訊程序目標a.輸入目標b.更新目標第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.作業程序目標：效能目標i.作業程序的效能控制目標，在於確保成功地達成企業流程的目的。ii.在Causeway現金收入流程裡，我們目前只舉兩個目標為例：–目標A─立即將收到現金存入銀行，以加速現金流動。–目標B─確保遵循與存款銀行訂定的補償性餘額(compensatingbalance)協議。–其他可能的現金收入目標，將依序以目標C、D等表示，並描述於矩陣下方（位在矩陣裡說明(legend)的部分）。iii.若考慮其他企業流程，例如生產，我們可能會將效能目標訂為：–目標A─藉由準時完成生產訂單，以維持顧客滿意度。–目標B─藉由確保製成品的最高品質，以增加市場佔有率。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.作業程序目標：效率目標i.作業程序的效率控制目標，在於確保企業流程使用到的所有資源，都能以最具生產力的方式被利用。ii.可運用於現金收入流程的兩種資源─人員和電腦。•事實上，在評估會計資訊系統的效率時，人員和電腦是經常會被考慮到的項目。iii.其他企業流程，例如收貨，我們可能也需要考慮到設備使用的效率，例如卡車、叉架起貨機、及手提式掃描器。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.作業程序目標：安全性目標i.作業程序的安全性控制目標，在於保護企業資源，確保其不會遺失、被破壞、洩密、影印、不當銷售、或濫用。ii.現金收入流程中需要確保其安全性的兩個資源─現金及資訊（應收帳款主檔資料）。•在任何企業流程中，我們均關心在執行流程時，被新增、修改或刪除的資料，以及被帶入或移出組織的資產，例如現金、存貨、及固定資產。iii.若考慮其他企業流程，例如出貨，我們可能加入客戶主檔資料及出貨資料。•企業流程的硬體資產（例如電腦設備、卡車、拖車、月台碼頭設備等）的安全性，列為普遍性控制。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.資訊程序目標：輸入目標i.資訊程序的輸入目標，在於確保所有企業流程資料，在輸入系統時的•輸入真實性(inputvalidity,IV)•輸入完整性(inputcompleteness,IC)•及輸入正確性(inputaccuracy,IA)ii.現金收入的輸入真實性、正確性、及完整性。•匯款通知單的形式呈現。•記錄輸入的資料名稱。iii.若考慮其他的企業流程，例如雇用員工，我們將關心其他例如員工、薪資、福利計畫等輸入資料。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.資訊程序目標：更新目標i.更新目標必須考量所有將會被輸入資料影響到的相關資訊，例如主檔資料及分類帳資料。資訊程序的更新控制目標，在於確保企業流程輸入資料的•更新完整性(updatecompleteness,UC)•更新正確性(updateaccuracy,UA)ii.在現金收入資訊程序裡，我們認為現金收入流程將會影響應收帳款資料。•現金收入為借方影響，顧客餘額為貸方影響。•請注意，我們在控制矩陣裡列出應收帳款主檔資料。iii.其他企業流程，例如支付現金，將牽涉到不同的更新項目，例如供應商、薪資、或應付帳款主檔資料。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.編製控制矩陣的步驟II.建議控制計畫1.註記「既存的」控制計畫2.評估「既存的」控制計畫3.辨認及評估「遺漏的」控制計畫第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.CausewayCompany-經過註記的系統流程圖第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.註記既存的控制計畫•從系統流程圖的左上角欄位開始，在第一個人工輸入符號、人工程序符號、電腦程序符號（程序相關符號)。•接著，順著系統流程圖的邏輯，辨認所有程序相關符號。•每個程序相關符號反映著一個存在的內部控制計畫。•辨認可能存在的控制計畫是重要的，這些控制計畫可能沒有如預期般有效地運作，因此，你可能需要建議一些方法來加強或擴充既存的控制計畫。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.註記系統流程圖•檢視流程圖，判斷某一控制『存在』(P-)或『遺漏』(M-)。•註記流程圖–如果控制存在，則標示P-。–如果控制遺漏，則標示M-。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.註記既存的控制計畫a.檢視Causeway的系統流程圖（圖4.2），你將發現第一個程序相關符號為「背書支票」–因為此程序顯示在流程圖上，表示此控制計畫已經存在。–因此，在這個程序旁我們記錄「P-」的記號，表示其為既存的控制計畫。同時在「P-」旁邊的「1」表示此為流程圖中第一個既存的控制計畫。–所以你應該已經在系統流程圖上註記P-1。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.註記既存的控制計畫b.繼續依照其邏輯檢視系統流程圖，依序在流程圖中註記P-2、P-3等，直到你已經將所有既存的控制計畫完成註記。-請注意圖4.2，Causeway已經存在八個控制計畫(P-1–P-8)。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.評估「既存的」控制計畫•在控制矩陣左手邊的欄位，寫下每個控制計畫的編號(P-1,P-2,P-3,….P-n)與名稱。•接著，從P-1開始，檢視其橫列的控制目標，並判斷P-1適用於哪些控制目標，在其對應的空格上填入P-1。•某一控制計畫也許能夠適用多個控制目標。•針對每個既存的控制計畫執行相同的程序。•同時，在矩陣的說明部分，描述控制計畫如何適用於註記的控制目標。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.辨認及評估「遺漏的」控制計畫•在下一個步驟--建議控制計畫，為決定是否需要額外的控制，來補足目前缺少控制計畫的控制目標區域，或加強既存的控制計畫，或兩者並行。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.辨認及評估「遺漏的」控制計畫•檢查控制矩陣：首先，檢視控制矩陣並觀察是否有任何控制目標（作業或資訊）尚未存有控制計畫。•若發現此情況，你需要進行下列事項：i.在矩陣的左手邊欄位，將第一個遺漏的控制計畫編號為M-1，並寫下該計畫的名稱。ii.橫越矩陣的橫列，將M-1註記於該控制對應的相關控制目標的空格。iii.在矩陣的說明部分，解釋該遺漏的控制將如何適用於經註記的控制目標。iv.在系統流程圖裡，在該控制應被嵌入的位置，註記M-1。v.若仍有控制目標尚未存在任何的控制計畫，則建立另一個計畫（M-2），並重複上述四個步驟。重複執行此程序，直到每個矩陣中的控制目標均有至少一個控制計畫。•在Causeway的例子中，我們僅在現金收入流程的範例控制矩陣中註記兩個遺漏的控制計畫（M-1及M-2）。當然，可能還有其他的控制計畫。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.評估系統流程圖•儘管到目前為止，在矩陣中所有的控制目標都對應到一個或多個控制計畫，但仍然值得再一次仔細地詳細檢查系統流程圖。•注意尋找需要更進一步控制的地方。•雖然目前在矩陣中所有的控制目標都有一個或多個對應的控制計畫，但也許必須增加更多控制計畫或加強既存的計畫，來降低某特定區域的剩餘風險至可接受程度。•這需要訓練及經驗以辨認風險及缺點。•在第5章至第11章，你們將學習更多有關於如何進行此種關鍵性的內部控制評估。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.資料輸入的控制計畫釋例1.未使用主檔資料的資料輸入控制計畫2.使用主檔資料的資料輸入控制計畫3.批次輸入的資料輸入控制計畫第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.未使用主檔資料的資料輸入控制計畫•未使用主檔資料時，許多資料必須仰賴人工鍵入。由於這種資料輸入方式容易出錯，必須使用特殊的控制措施以確保控制目標的達成。–輸入時未使用主檔資料，意謂沒有資料庫可以用來驗證資料。–如此一來，使得資料輸入的控制更形重要。第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.未使用主檔資料的資料輸入第四章控制資訊系統：企業流程控制Copyright©2007ThomsonAsiaPte.Ltd.Allrightsreserved.可使用的資料輸入控制計畫•請注意，在第一欄(資