科林环保流程描述培训(二)

流程描述培训(二)2011-9-5科林环保流程描述培训2011-9-5第1页本阶段培训的目的1.了解业务流程绘制的规范2.了解业务流程说明的规范3.了解业务流程绘制及说明应准备的资料科林环保流程描述培训2011-9-5第2页培训主要内容一、业务流程说明规范介绍二、业务流程绘制规范介绍三、业务流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求科林环保流程描述培训2011-9-5第3页流程图文件夹实例科林环保流程描述培训2011-9-5第4页流程图实例科林环保流程描述培训2011-9-5第5页流程说明实例科林环保流程描述培训2011-9-5第6页流程说明实例科林环保流程描述培训2011-9-5第7页目录一、业务流程说明规范介绍１、流程说明总体说明2、流程说明标题3、流程说明正文二、业务流程绘制规范介绍1、流程图总体说明2、流程图背景3、流程图主体4、流程形状图说明三、业务流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求科林环保流程描述培训2011-9-5第8页流程说明总体说明每一个流程图对应一个WORD文档，该文档命名规则与VISIO文件相同，存在相同目录下。科林环保流程描述培训2011-9-5第9页目录一、业务流程说明规范介绍１、流程说明总体说明2、流程说明标题3、流程说明正文二、业务流程绘制规范介绍1、流程图总体说明2、流程图背景3、流程图主体4、流程形状图说明三、业务流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求科林环保流程描述培训2011-9-5第10页标题标题填写“科林环保**流程说明”,为宋体小二号字。科林环保流程描述培训2011-9-5第11页目录一、业务流程说明规范介绍１、流程说明总体说明2、流程说明标题3、流程说明正文二、业务流程绘制规范介绍1、流程图总体说明2、流程图背景3、流程图主体4、流程形状图说明三、业务流程绘制及说明应准备的资四、绘制步骤以及要求科林环保流程描述培训2011-9-5第12页一．流程简介1.流程内容2.流程起止点3.术语解释二．流程涉及部门及职责1.业务主管部门及职责2.业务参与部门及职责三．流程涉及的相关制度和记录1.制度2.记录四.流程关键环节五.流程存在的问题和改进建议1.问题2.建议六.其他需要说明的事项流程说明正文主要内容科林环保流程描述培训2011-9-5第13页一、流程简介流程说明正文部分为宋体小四号字。科林环保流程描述培训2011-9-5第14页二、流程涉及部门及职责1、在“流程涉及部门及职责”处，如果已经有现成的岗位职责及规定，在流程文字说明中需要再次体现，不能建立引用。2、在“业务参与部门及职责”处，除“公司领导”带区的职责不用描述外，其他涉及的部门职责均需描述。科林环保流程描述培训2011-9-5第15页三、流程涉及的相关制度与记录1、在“制度”下列示相关文件时，每个文件在一行显示，不要出现一行显示多个文件，每一行内必须标明文件编号。2、在“记录”中列示的全部内容，要在流程图中清晰的绘制，并且名称必须完全一致。且流程图中所有标识为的文档，必须在文字描述中的记录中体现。科林环保流程描述培训2011-9-5第16页四、流程关键环节对本流程的绩效影响比较大或易产生风险的关键环节进行说明。科林环保流程描述培训2011-9-5第17页五、流程存在的问题和改进建议问题和建议应分项列出，不要在一行中列出所有事项。科林环保流程描述培训2011-9-5第18页六、其他需要说明的事项在以上内容中没有包含,但需要说明的其他事项.科林环保流程描述培训2011-9-5第19页目录一、业务流程说明规范介绍１、流程说明总体说明2、流程说明标题3、流程说明正文二、业务流程绘制规范介绍1、流程图总体说明2、流程图背景3、流程图主体4、流程形状图说明三、业务流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求科林环保流程描述培训2011-9-5第20页1.一致性原则2.完整性原则3.具体性原则业务流程图绘制的总体原则流程步骤的绘制要符合公司管理现状，现在怎么做就怎么绘制出来，不加入任何个人的想法。打破了经营管理的“部门”的概念，强调业务过程本身的完整性，充分体现该项业务如何发生、处理、记录和报告的自始至终这样一个过程。每个流程步骤应尽量具体，两个不同工作内容的应该拆分成两个工作步骤，不要合并。科林环保流程描述培训2011-9-5第21页流程图总体说明流程图文件夹及流程图文件命名规定：1.每个部门建立一个流程图文件夹，文件夹名称为部门名称。2.在部门的文件夹下，每个二级流程目录建立一个文件夹，所有二级以下的流程图存在该目录下。3.文件夹及流程图文件的命名方式为”流程编号＋流程名称”，如“KH-CG-01-01批量采购计划制定流程”。科林环保流程描述培训2011-9-5第22页目录一、业务流程说明规范介绍１、流程说明总体说明2、流程说明标题3、流程说明正文二、业务流程绘制规范介绍1、流程图总体说明2、流程图背景3、流程图主体4、流程形状图说明三、业务流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求科林环保流程描述培训2011-9-5第23页流程图实例流程图背景科林环保流程描述培训2011-9-5第24页流程图背景修改说明单位：科林环保装备股份有限公司编制人：流程的绘制人员审核人:流程的审核人员批准人:流程的批准人员业务主管部门：该流程的主要负责部门业务参与部门：参与该流程的部门流程名称：该流程图所属的一、二级目录名称如”采购管理－外购品库房管理“流程编号：流程名称对应的编号，如”KH-CG-07“最后更新时间：最后修改时间，格式yyyy-mm-dd版本：由项目组统一制定.(统一定为：1.0)流程图背景科林环保流程描述培训2011-9-5第25页目录一、业务流程说明规范介绍１、流程说明总体说明2、流程说明标题3、流程说明正文二、业务流程绘制规范介绍1、流程图总体说明2、流程图背景3、流程图主体4、流程形状图说明三、业务流程绘制及说明应准备的资四、绘制步骤以及要求科林环保流程描述培训2011-9-5第26页流程图实例流程图主体科林环保流程描述培训2011-9-5第27页流程图主体说明一．流程图顶端栏填入流程图的名称，格式也是“流程编号＋流程名称”，双击即可填入文字，字体为14号宋体加粗，左对齐。二．每个流程文件中可以绘制所包含的多个流程图；需对每页进行命名，名称与流程图名称一致。三．为保持流程图美观及易于装订，流程图大小规定如下：1.左边界＝3格2.上边界与背景的距离《2格3.右边界》=2格4.下边界》＝3格5.图形大小需占整体页面三分之二以上科林环保流程描述培训2011-9-5第28页目录一、业务流程说明规范介绍１、流程说明总体说明2、流程说明标题3、流程说明正文二、业务流程绘制规范介绍1、流程图总体说明2、流程图背景3、流程图主体4、流程形状图说明三、业务流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求科林环保流程描述培训2011-9-5第29页负责人员工作文件、表单的全称编号图形名称编号图形名称1职能带区7信息系统/电子存档2最低一级工作步骤8非电子存档3引用/拆分的流程图9批注/文字说明4文件/表单10页码索引5判断/决策11结束6连接线流程图绘制工具包括11个图形科林环保流程描述培训2011-9-5第30页图形1图形名称：职能带区图形作用：在增加职能部门时使用使用说明和标准：1.每个流程参与部门占一列，应使用正式全称。若某一流程主要在某一部门内完成，可以将部门下的班组作为一列，班组名称应放在第二行2.公司高层单独占一列，统一称作“公司领导”。在流程步骤中写明高层的职务，如“总经理”、“营销副总”、“技术副总”等，但不能出现“经理”的职能带。3.职能带中业务主导部门在左边，参与部门在右边，其中，“公司领导”在最左边。流程形状图讲解——职能带区科林环保流程描述培训2011-9-5第31页图形1图形名称：职能带区图形作用：在增加职能部门时使用使用说明和标准：4.职能部门名称应使用正式全称，不能用简称。字体为默认12号宋体加粗，若第二行有班组，班组字体为10号宋体加粗。5.选中职能带，在顶部横向推动，可以改变职能带的横向宽度。6.在“业务参与部门”中，列出具体业务参与部门；流程形状图讲解——职能带区(续)科林环保流程描述培训2011-9-5第32页图形2图形名称：最低一级的操作步骤图形作用：在描述一个流程时使用操作步骤描述工作过程使用说明和标准：1.上方框填入操作此项工作的岗位名称，不是姓名；下方框简要填入工作内容，如：“填写费用报销单”，应尽量简明，一般不超过15个字。2.字体为默认8号宋体。3.每个步骤都要加上顺序的编号。4.图形必须放在职能栏内，不能跨越两个职能栏，即不能跨越竖线。5.使用默认图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。负责人员工作流程形状图讲解——最低一级的操作步骤科林环保流程描述培训2011-9-5第33页图形3图形名称：引用/拆分的流程图图形作用：在流程图中，当需用引用别的流程图时使用；或流程图中某一环节较复杂，可以进一步拆分成子流程图时使用使用说明和标准：1.填入所引用/拆分的流程图编号和名称，它是流程图中的一个步骤，也有步骤编号。2.当使用这一图形时，我们默认所引用/拆分的流程图已经完成相应的操作步骤。3.引用时，必须跟所引用流程图的主管部门沟通确认引用的流程图已经存在，并且所引用流程图的内容已经包括了相应的工作步骤。4.使用默认图形大小，若需要改变图形大小，图形横向宽度度不可以改变，纵向高度可以加高。5.引用/拆分的流程图不用单建一个职能栏。字体为默认8号宋体。流程形状图讲解——引用/拆分的流程图科林环保流程描述培训2011-9-5第34页图形4图形名称：文件/表单图形作用：工作步骤中直接用到的文件/表单，或工作步骤中产生的文件/表单使用说明和标准：1.填入文件/表单的名称，包括纸张的或是电子的，应使用正式的全称。2.此形状不是单独的工作步骤，必须与“最低一级操作步骤”或“引用/拆分的流程图”一起使用，一般紧贴在以上两个图形的下方。3.使用默认的图形大小，横向宽度与所属工作步骤的图形一样，纵向可以加高。4.每一个文件/表单独占一行文件、表单的全称流程形状图讲解——文件/表单科林环保流程描述培训2011-9-5第35页图形5图形名称：判断/决策图形作用：在出现情况判断或进行审核审批时使用使用说明和标准：1.此图形也作为工作步骤之一，内容填入具体的判断事项，并应加以编号。2.如本步骤为审核，应直接使用判断框，而非在“最低一级操作步骤”图形下再加判断框。3.若是情况判断的，其结果统一使用“是”与“否”；若是决策的，统一使用“通过”与“不通过”，不能使用“YES””NO”。4.此图形下不能附属“文件/表单”的图形。5.使用此图形，必须而且只能出现两种决策/判断结果；应该只有一个信息入口，两个信息出口。流程形状图讲解——判断/决策科林环保流程描述培训2011-9-5第36页图形6图形名称：连线图形作用：连接两个图形之间的关系，箭头表示流程进行的方向。使用说明和标准：1.线条与图形的连接点只能是同一个业务方向，同一点上不能同时出现信息流入和信息流出，可以有多个信息流入或多个信息流出。2.两个图形之间选择连接点时，应该遵循“最少曲折”原则。3.选择连线并双击，可以在连线上加上文字。4.连线应该连到图上的连接点，不应连到另一条线上。流程形状图讲解——连线科林环保流程描述培训2011-9-5第37页图形7图形名称：信息系统/电子存档图形作用：一个工作步骤需要借助信息系统完成时，或是完成的工作表单以电子文档的形式存储时使用使用说明和标准：1.此图形不能单独作为独立的工作步骤使用。2.若是借助信息系统完成工作的，应附属在“操作步骤”图形下面，并在此图形中填入信息系统的名称，比如“用友财务系统”或“用友人力资源系统”。3.若是电子存档，必须连在“文件/表单”图形下面。流程形状图讲解——信息系统/电子存档科林环保流程描述培训2011-9-5第38页图形8图形名称：非电子