计划单证流程

计划单证的流程一、订货单处理：1、根据客户要求、市场需求及公司的库存填写“微波炉/空调/小家电产品订货单”。①调查客户在我司账面的余额，如有收款业务员必须在票据的复印件上签名，并连同“产品订货单”传至公司计划单证组。原件以最快时间EMS回总部。②按产品订货单填写数量、单价、备注（明折明扣、单价下浮、中转仓调货、售后有配件、有赠品、有样机、有资料等特殊情况）。③订货单位必须在订货单上签名、盖章。④如代理商发货至异地仓，订货单位须开具委托书注明收货地址、联系人及联系电话，另在订单的右上角处明确注明发至异地（？）。⑤订货单上我司相关业务人员必须签名及留联系电话。2、计划单证员按要求做好“产品订货单”，计算好车位，联系运输公司安排好发运工作。3、财务打单人员按“产品订货单”打印成“产品提货通知单”。财务科盖“发出商品专用章”后方可在仓库装货。“产品提货通知单”各联作用：①第一联业务科存查——财务打单人员存档②第二联仓库存——仓库计帐员计帐③第三联财会部门结算——财务部人员计帐④第四联销售计提及财务结算——财务部人员计帐⑤第五联送货回单——运输公司运费结算⑥第六联业务员存——相关业务员记帐存档⑦第七联随货同行——运输司机存档⑧第八联门卫放行——保卫科存档4、运输调度员按运输公司的车辆情况具体安排发运。在“产品提货通知单”右上角标注具体车号。5、财务打单员根据前一天发运的具体情况（发货单位、数量、金额、车号、备注等），汇总发电子邮件至相当办事处。二、代理商库存盘点。1、每月30/31日进行代理商库存实地盘点。2、盘点表的格式由计划单证科不断更新。3、代理商库存盘点要求一定要准确。三、关于计划单证所遇到的常见问题。1、货款问题①原则上：发货采用现款现货的原则、超市或专业连锁系统有帐期或信用额度。②票据类型：汇票、银行承汇（三方银行承汇必须按“银行提货单”金额提货）、电汇（新单位必须货款到我司帐户中方可发货）、支票（只限广东部分区域广州、东莞、江门、佛山）。③抓紧资金回笼，公司总部对业务员前期已传真过来的汇票、银承或电汇底单，超过10天还未寄回公司财务的，将电话通知他们立即寄回外，还要将客户名称、票号、金额、负责收款的业务名单登记清楚，如果超过20天还未寄回或者换了票不通知公司的，除要业务员说明清楚原因外，给予一定的扣罚。④返利手续未办完如何发货？客户必确认我司财务的“财务对帐单”，再由客户出保证书，方可发货。⑤无货款如何发货？由营销中心打报告及客户出具“到期付款保证书”，公司相关主管按客户资信度，根据实际市场情况建议，报部门分管副总裁同意后，方可发货。2、运输车队问题：①对于各运输公司的路线由计划单证组提供及联系方式。②对于在途车辆直按向运输公司有关人员查询。3、调货问题：①调货需凭营销中心报告（报部门主管批复）业务管理打调货委托书（盖公章）给被调经销商（代理商）。（业务员不需填写产品订货单）②调货的车辆由部门计划单证科安排。③调货后凭双方签收的具体型号办理开票手续。4、收货问题：①业务员提前提供资料——单位全称、收货详细地址、联系人电话、收货时间、货仓在市区还是在郊区、白天货车通行有无限制、有无装卸工人。②超市卸货业务人员需了解各项规定。1、我们不能埋头盲目地做事，要多思考和善于总结。2、我们作为一线人员的作战后方，平时跟别人通电话时注意语气要客气礼貌和耐心。3、我们在做客户发货订单时，必须审核清楚订单上型号、单价、数量和这个客户帐户上是否有货款，如果帐户上既没有货款，又没有信用额度，想用返利款先发货的，在传订单的同时把保证书一同传真过来；遇到型号、单价模糊不清的时候，必须主动与业务员沟通好；要求客户在订单上必须盖章，业务员要在上面签名；如果当地有特殊方案操作和有赠品准备申报的话，一定要在订单备注栏里注明清楚，避免不必要的错误发生；每做一份订货单的同时，要优先考虑售后部是否有配件、办事处是否赠品、样机和资料随货走，还要注意这个要发货的单位是否已经有手续要求在发货单价中下浮返利差价；注意准确计算产品装车货运量，如果该客户走的是零担，就必须要在订单上注明清楚；如果遇到是第一次发货的客户，就要让业务员提前提供资料——单位全称、收货详细地址、联系人电话、收货时间、货仓在市区还是在郊区、白天货车通行有无限制、有无装卸工人，要提醒业务员该客户由于是首次发货，因此该客户的票据要收到正本、电汇要到公司帐户上也能安排发货，等等。3、每天做好对外的产品库存信息，让各客户、业务员清晰知道公司里到底哪些型号有货、哪些型号无货，无货的型号预计在哪天生产，确保他们能准确掌握公司最新的产品库存信息。另外，我们也要注意产品库存的准确性，要是成品仓里存在质量问题而不能正常出货的产品，也想技术部和仓库人员要第一时间电话通知我们计划单证，不能经常由于仓库没货装而导致整天改单据，浪费公司资源，避免重复工作。4、跟踪生产情况。与公司计划调度中心的人员沟通好，当遇到有部分货源在有计划生产的前提下，而公司库存数量不多，但比较畅销的型号断货时，要主动向计划员反映，让他们立刻协调车间安排生产，争取不要让畅销型号断货太久，否则销售市场上会丢失很多的份额，相应市场占有率也会下降，所以要尽可能地确保货源的供应。5、抓紧资金回笼，对部分业务员前期已传真过来的汇票、银承或电汇底单，超过10天还未寄回公司财务的，除打电话通知他们立即寄回外，还要将客户名称、票号、金额、负责收款的业务名单登记清楚，如果超过20天还未寄回或者换了票不通知公司的，除要业务员说明清楚原因外，还要将此单位列入黑名单，以后注意该单位的票据正本必须先寄回公司才能按计划发货。这一方面也是为了保障公司的利益，规范工作制度。另外要求票据传真回来时业务员必须在上面签字，注明已收到此票，如果该票是背书的银行承兑，就要连同票据的背面都要传真过来，因为业务员是首先收到票据的人，所以一定要注意看这张票据的盖章是否清晰，收款人的帐号和名称有没有写错；还要注意看这张票据的客户所属的银行是否属于保兑仓的银行承兑和是否属于商业银行承兑，如果此票据属于商业银行承兑，那就必须要先请示领导同意才能收下，这些都是很重要的。6、现定每月的10号、20号、30号做发货对标表，抓各地区的发货任务、完成情况和平均单价是否达到要求。经常要打电话给业务员，与他们做好沟通工作，了解他们的心态和当地销售的业态。7、做好、做准确每月31号的月度客户盘库表格和盘库分析表。盘库表格里的产品型号要随着有新型号的增加而不断地更新，然后发E-mail给全国办事处。要求办事处在做客户盘库表格时，要结合当月客户的进销存，确保客户盘库的准确性，然后要按时发E-mail回来公司计划组汇总。8、做好全国三方客户（保兑仓）的余额明细表，要是有票据快要期的客户时，要马上提醒业务员去跟进，让客户尽快到三方银行存钱办提货通知书。9、平时如果有时间便多与业务员沟通，了解一下他们现时的心态和想法，为他们考虑多一些，如果有些畅销的型号快断货了，打个电话通知他们想办法赶快把现有的库存数量提走，避免客户部分畅销型号断货。10、在抢接别人的电话时，有时候不能太简单的回应几句就算了。因为每位在外的人员打电话回厂的目的是想我们帮他解决一些问题，哪怕那个电话不是找你，但你也可以主动了解一下他想知道些什么，或者至少你可以帮他什么忙。不能接完电话后，知道他不是找自己的就马上想挂掉，很不耐烦地让他先挂，待会再打过来。这是一种不负责、事不关已而已不劳心的工作态度，是不可取。11、做到部门之间相互能够信息、资源共享。例如：库存信息表和累计发货进度表可以每天都打印出来给大家看，让大家都了解一下工厂的货源情况。当有业务员打电话回来问时，就不一定是主管发货那个人才知道库存情况，而是每个人也可以了解到，那每个人也可以回答业务员问关于货源的问题。同时避免了电话太多时都集中在同一人身上，接不过来或让在外人员等太长时间的问题。12、工作必须热情和主动。当自己手上的工作比较轻松的时候，就要主动帮助其它人员的工作，发挥团队精神，不分你我地将手上的事情做好。中国市场销售部：吴惠玲2004年7月29日