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货代公司操作部工作流程I、客户服务一、订舱1.客户向我司订舱的2.客户发来的订舱单需显示以下信息,但不限于此:1)托运人/发货人2)船公司/船名/航次或船期3)起运港4)目的港/中转港5)货名6)柜型、柜量7)运价8)托运人的签字、盖章3.客服人员收到订舱单后,须与SALES核对运价是否正确,并由SALES在订舱单上签字确认,然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认,待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时,需先在各船公司专用台帐上自编S/O号。4.订舱单发出后,客服人员应主动向船公司确认舱位,并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户,订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确,以免造成混淆。5.订舱完毕后,客服人员应及时将资料输入电脑,具体步骤如下:1)新建委托–输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。2)工作号,并按各业务员创建业务编号,比如“客户服务”以KF开头。3)输入费用明细-主要是应收费用。4)订舱确认–输入订舱号。输入电脑时,应确保准确,并特别注意以下信息:船公司名称、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、开船日期。6.操作台帐应该认真、完整地填写,应注意以下几点:1)托运人应与订舱单上的托运人一致,并写清电话、传真、及联系人;2)费用明细应仔细填写,“应收”为向客户收取费用;“应付”为由我公司支付的费用;运费到付的需填写在“到付”栏,各种费用应分项列明;向客户收取的费用为ALLIN时,须注明包含哪些费用;免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认;3)需由我司目的港代理代收运费的,须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认,不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理,必须公司领导确认);4)客户需倒签、顺签、预借提单的,须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请,由操作部经理或公司主管领导签字确认;5)订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写;6)客服人员应在台帐上相应位置签字。7.客服按业务员设立登记台帐,客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上,以便统计查询。二、拖车、报关1.出书面申请,公司批准后方能安排。2.安排拖车前,需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点。3.安排拖车时,需向拖车行发出书面委托,写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/ONBR、工厂联系人及联系电话等,并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后,根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的,需提下资料:客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。4.应至少提前半天时间向拖车行下委托,以便拖车行有时间打单、安排。5.委托后,客服应要求拖车行提供司机姓名,手机号码、柜号,并报给工厂。6.客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点,否则由此引起的押车费等损失由车行承担。7.一般贸易在深圳清关的可不需司机本,若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往,可委托车行代办转关手续。8.安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间,是否需要预冷,及通风口开启情况,以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排。9.如客户要求冻柜需代发电机的,应安排有带发电机的拖车公司拖柜。10.在客户自己安排送散货过来的情况下,可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服,蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。11.在给货运站的委托书中需注明提空柜时间,可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜,还是等货到后再提,避免产生还空费用。12.安排报关时,需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记,由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后,应立即通知客户,并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户,并做好交接纪录。三、其他1.如由我司安排拖车、报关的,客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场,避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用,需立即通知客户,要求其书面确认,并在台帐上登记。2.客户因各种原因取消订舱的,需要求其书面确认,在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。3.客服收到财务打印出来的DEBITNOTE,与电脑资料核对无误后,立即传真给客户。客户需开税务发票的,须由客户发书面传真,写明发票抬头及金额、币种。4.对由客户自拖自报的,客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜,将箱号登记在台帐上,即可将台帐立即交文件组。5.对由我司安排拖车报关的,客服在与报关行确认放行后,即可将台帐交文件组。II、文件1.文件组收到船公司的LOADINGLIST后,与台帐核对,已经装上船的,应立即向客户催要补料。2.文件组需核对船公司的LOADINGLIST及费用清单,如有发生超堆费、超期柜租的,而客服尚未确认的,应立即通知客户,要求其书面确认,并在台帐上登记。3.文件员根据客户提供的补料,先与客户核对清楚后再向船公司提供补料,争取在短时间内将提单资料核对清楚,并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。4.提单的缮制应注意以下几点:1)提单的内容应完整、准确,必要的信息不可留空,包括:SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL‘SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO。/SEALNO。,DELIVERYAGNET等。2)提单表面应清洁,避免过多涂改,一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目,比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改。3)应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。4)客户要求出船证的。船证的内容(比如船级社、船龄的要求)应与相关船公司核实确认。5)如客户要求倒签提单的,原则上短航线倒签不超过三天,长航线不超过七天,在收到客户保函后,交操作部经理或公司主管领导签字,必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。6)外代提单不允许预借。5.使用我司目的港代理收运费或代放货物时,应注意:1)出我司HB/L给客户,HB/L上打真正的收货人与发货人,并可注明到付运费的金额,DELIVERYAGENT为我司代理。2)OB/L上面SHIPPER为我司,CONSIGNEE、N。PARTY均为我司目的港的代理,其它资料与HB/L相同,将OB/L电放给我司代理。3)事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款(预付或到付)。4)制作CHARGESSETTLEMENT,列明货物相关信息及要求代理收取的费用,支付给船公司的费用,代理费及应退给我司的费用。5)制作放货通知书,通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放,然后与OB/LCOPY件、HB/LCOPY件,OB/L电放信、CHARGESETTLEMENT于船开后尽早一起传给代理。6)对代理有向我司退代理费的,应在台帐上注明,并输入电脑。6.缮制美线提单时,应注意:1)HB/L与OB/L的缮制可参考第5项2)OB/L上注明我司与船公司的S/C号,但HB/L上不得显示该S/C号3)核对货名、价格、中转港,必须与合约中规定的一致7.将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务,以便财务在收妥运费后放提单给客户。具体放单、放货办法根据我司相关规定执行。8.将提单号、提单日期填在台帐上,并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑,核对无误后通知财务。9.将台帐、提单、与代理的CHARGESETTLEMENT(若有)复印交财务签收。10.费用通知财务后不可缮自更改,特殊情况可填写费用更改单,列明更改费用项目、金额、更改原因,由操作部经理签字,再交财务部。但需注意以下几点:1)海运费的更改需由公司领导批准同意;2)改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚;3)因漏输、错输费用造成公司损失的,按公司相关规定给予责任人处罚。11.将台帐分船公司按月份存档。
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