采购流程

一、总则1、目前采购、供应商管理状况从体系审核角度，07年体系内审、外审均评价目前采购、供应商管理比较不规范，违规操作的现象严重。从产品质量角度，暴露了供应商的质量保证能力普遍偏低，不能满足公司的要求，具体体现在来料不合格率高，物料回用率持续增长。2、培训目的加强采购人员对于本职岗位相关的体系流程的应知应会度，规范操作，改善目前采购、供应商管理不理想状况。3、培训考核要求总分100分出勤情况（30）课堂表现（20）考试（50）（星期六考，100分制，闭卷）对于总成绩＜75分者将作相应处罚。4、培训纪律培训期间手机调无声或振动状态5、培训内容RP12-01《采购控制程序》RM13-01《供方评审管理细则》RM13-02《供应商评价与考核管理细则》RM13-03《供货比例管理细则》RM15-01《物料样品确认管理细则》RP04-01《不合格品控制程序》“物料让步使用申请单”CMP审批流程操作要点二、流程解讲1、采购原则除“紧急采购”外，只允许向经评定合格且具备同类物料供应资格的供应商进行采购。条件1：合格供应商（以《新增供应商审批表》意见为准）条件2：即该供应商在评合格供应商时获批准的供货范围以及后期新增并获批准的供货范围包含所要采购的物料）甲为风轮合格供应商，那么可否向甲采购电机、电源线等其它物料？近期事故提醒2、采购主流程采购需求正常采购增加现有合格供应商业务范围没有可提供该物料的合格供应商或原供应商质量不稳定已有可提供该物料的合格供应商时开发新供应商紧急采购合格供应商无法提供且生产急需或某些采购不常用的特殊物料（一年内采购量、批次、金额均较少）关键物料严禁紧急采购1）正常采购下达排产计划ERP采购建议采购员参考“供方业务分配比例”等选定供货的合格供应商制订订货合同合同审批向供应商下达采购订单供应商确认采购订单实施跟踪ERP采购订单关闭YESYESNONO实际比例分配与设定比例偏差不大于5%2）开发新供应商a）开发新供应商时机(包括但不限于)◆需要采用新种类物料；◆现有合格供应商的产品质量或生产能力不能满足本公司的要求；◆需要替代已被除名或将要被除名的现有合格供应商的供货；◆消除独家供货；◆降低采购成本；◆现有合格供应商不愿意合作。b）新供应商应具备的条件：◆关键物料的产销型供应商，必须获得最新版ISO9001体系认证，或在一年内可以获得最新版ISO9001或其它等效的体系认证；◆一般物料的产销型供应商，必须在检验、过程控制、标识管理、不合格品控制、纠正和预防、服务等质量环节具备必要的控制程序和手段；◆购销型供应商，必须在物料验收、储存、防护、交付、服务等质量环节具备必要的控制手段并提供所供物料的合格证明，必要时可包括物料生产厂家的质量保证文件、产品认可证明资料等；进口物料必须是指定的品牌和型号；◆有产品认证要求的物料，所选的供应商必须是已获得产品认证（或在批量供货前可取得相关认证）的供应商。c）新供应商开发的流程采购物识新供应商资源别部门推荐资源采购确定意向供应商收集供应商企业资料，发“供应商保证能力调查表”给供应商填写必要时样品确认供应商资料评审供应商现场评审采购填“新增供应商审批表”YESYESYES采购部门以外任何部门不得在未经采购部门负责人同意的情况下擅自开展新供应商资源开发的相关具体事宜，只允许向采购部门推荐资源。供应商资料评审、样品确认必须实施；现场评审视具体物料而定，其中关键物料供方必须现场评审。技术、品控评价财务建立ERP供应商临时帐户评价符合要求小批试用评价“新增供应商审批表”审批YESYES（关键物料）批量试用评价YES停止引入，不允许采购NO供应商报价核价1、开通帐户的必备条件(并列关系，缺一不可)：1）采购部门必须提供“新增供应商审批表”2）同时有技术负责人与品控负责人（或其受权人）的审核会签3）技术、品控都同意引入2、有效期为二个月，逾期未转合格供应商状态，帐户自动失效。关键物料——包括：大宗原材料、电器件、塑料件、门封、排烟管、玻璃、喷涂前处理剂、粉末、油漆。评为合格供应商签订质量保证协议、合同取消合格供应商资格YES供应商拒签任一文件时财务将ERP帐户转合格供应商状态，进入正常采购阶段均签订后供应商每月对帐，开发票付款有效期为一年。经品控部门年度供应商评审合格后才能恢复。遇供应商淘汰时有效期至淘汰执行日。3)增加现有合格供应商业务范围采购选择合适的合格供应商样品确认采购提交“供应商增加业务范围申请表”品控评估小批试用评价（关键物料）批量试用评价“供应商增加业务范围申请表”审批正常采购增加的物料为原审批的供货种类，供应商一直提供这类物料YESYESYESYESYES供应商评审增加的物料不是原审批的供货种类，供应商从未提供或生产过的物料种类YESYES样品确认小批试用评价YES（关键物料）批量试用评价正常采购4)紧急采购采购提交“紧急采购申请单”采购负责人审核样品确认财务审核品控审核制造负责人审批YESYESYESYES3、供应商评审1)原则实施供应商评审小组机制，评审小组由品控中心在每一次评审前组建。评审小组成员必须具备公司任命的供应商评审员资格。评审小组组长必须由公司中层以上人员担任。2)评审种类评审种类评审时机新供应商引入评审因生产经营工作需要新增供应商，需对意向供应商进行评审合格供应商年度评审关键物料供应商必须每年至少评审一次，其他物料供应商按实际情况由品控部门决定是否实施年度评审。年度评审内容包括：1、年度考核；2、资料评审；3、省内必须现场评审，省外看情况。品控部门每年12月制定下年度供应商年度评审计划，半年度修订一次。追加评审包括但不限于:所供物料出现严重的质量问题；供应商物料、生产线（地）、生产流程、生产工艺、技术发生重大更改；供应商所供物料类别变化较大；供应商日常评价结果相对很差。3)评审的组织新供应商评审需求采购其他部门认为必须对某合格供应商实施评审的需求综合评估评审的必要性、可行性品控合格供应商评审需求品控确定日程安排及相关具体事项品控、提出部门必要且可行时组织评审小组品控编写月度供应商评审计划表品控按评审计划实施评审小组输出评审报告评审小组对于新供应商同意对于合格供应商，需淘汰/暂停供货/恢复资格时对于合格供应商，保持资格时维护ERP供应商帐户状态财务提交“供应商供货资格变更审批表”品控提交“新增供应商审批表”采购更改有效日期起始日4)评审方式a）资料评审即对供应商提供的《供方保证能力调查表》进行评价，评价其质量保证能力、技术保证能力、生产能力、资金实力等是否满足要求。淘汰或复评进行下阶段评审小组对调查表进行审核采购要求供应商填写保证能力调查表供应商填写供应商保证能力调查表采购资料初评内容填写不全、证实材料不全供应商重新填写供应商保证能力调查表符合品控组建评审小组否定采购资料存档肯定评审小组在调查表上评分、结论b）现场评审即到供应商现场进行审查而判断其质量保证能力、技术保证能力、生产能力、资金实力、经营情况等能否满足要求评审小组编制评审计划采购发供应商评审小组、采购前往供应商评审小组小组会议，编写不符合项报告单评审小组相关准备工作评审小组首次会议评审小组评审实施评审小组末次会议评审小组否定肯定采购评审资料备案淘汰或复评采购跟进供应商不符合项的纠正预防不符合进入下阶段符合供应商限期一个月再纠正预防评审小组验证纠正预防效果评审小组再验证不符合必须进入下阶段符合进入下阶段忽略淘汰评审小组提交总经理仲裁评审后两天输出评审报告，明确是否同意引入或保持合格供方资格的结论4、供应商评价四个纬度：日常评价——即日常考核，依据《外协外购件供应商质量保证协议》、《OEM质量保证协议》、《采购合同》及厨房电器公司相关管理制度，对供应商的日常即发事件及时作出处理，体现实效性。月度评价——对一个月度内供应商的表现进行评价，评价结果作为下月度供货比例调整的依据。季度评价——对一个季度内供应商的表现进行评价，为季度内各月度评价的平均得分，评价结果作为下季度基本供货比例调整的依据。年度评价——对一个年度内供应商的表现进行评价，1)日常评价a)供应商非质量考核——生产管理组负责流程图考核细则供应商非质量考核流程图财务供应商采购品控逾期确认或不确认开出“供应商处罚单”三天内确认核实并提出处理意见及时确认部门审批取消处罚不同意处罚通知供应商同意处罚建立台帐执行处罚交货期对不能在交货期内按时供货的考核按实际需要采购部门收集逾期交货的信息，评估是否要进行考核。其它异常如供应商违反我公司厂纪厂规、破坏公物等异常行为异常发生后一周内发现异常的部门二天内反馈信息至采购部门，采购部门组织核查并执行考核。考核项目考核内容考核周期考核流程其他部门可提出处罚供应商的建议，采购核实处理b)供应商质量考核——品控中心负责供应商质量考核流程图财务供应商采购品控按流程审批建立台帐执行处罚核实并提出处理意见传供应商处罚取消处罚不同意处罚开具“供应商处罚单”向供应商传递罚单三天内确认其他部门可提出处罚供应商的建议，品控核实处理逾期确认或不确认当默认处理b)供应商质量考核——品控中心负责考核项目考核内容考核周期进货质量对进货不合格的批次进行扣罚每半个月过程及产品检验质量对过程检验、成品检验、客户验货过程中发现的物料质量问题的考核①未导致返修/工的，在异常质量问题发生后的三天内②导致了返修/工的，车间上报了返修/工损失后的三天内市场质量对市场上产品（包括OEM产品）售前售后全过程的异常质量问题考核市场质量信息反馈至品控部门后的10天内监督抽查质量对进货检验型式抽查、零部件成品（包括OEM产品）定期型式抽查发现的质量问题的考核三天内考核流程每月3日、18日前供应商管理根据系统导出数据出具“进货不合格扣罚单”提交流程审批问题发现部门在异常质量问题发生的当天及时反馈品控部门，品控部门组织核查。属供应商责任时，未导致返修/工的，直接开出“供应商处罚单”，如导致返修/工的，车间在返修/工完成后的二天内上报有采购部门负责人确认的返修/工损失数据至品控部门。品控部门执行考核。国内营销公司负责及时向品控部门反馈市场质量问题（质量事故发生后两天内）。品控部门组织核查及执行考核。型式抽查部门出具测试报告后一天内提交至品控部门2)月度评价流程图评份方式/公式考核采购提供上月价格、服务水平评分来料检验提供上月来料检验合格率每月5日前品控中心供应商管理进行数据汇总，计算供应商月度综合考评成绩，确定评级结果经审批后，公布评价结果仓库提供上月生产下线率6天每月15日前Z=0.5×Y1+0.3×Y2+0.2×Y3+扣分项Z—评价综合得分Y1—质量水平评分Y2—服务水平评分Y3—价格水平评分1）Y1=0.8×A+0.2×（1-B）A—来料批次合格率B—生产下线率2）Y2=0.7C+0.3D-EC—交货及时率D—接单态度E为不合格品退换货处理情况，1次不处理扣分8分，2次以上不处理扣12分。3）Y3-价格水平得分价格低：90~100分；价格适中：80~90分；价格高：60~70分4）扣分项若评价期间发生质量事故（来自车间或市场投诉重大质量事故等），扣10~30分。A=B=C=D=100%当月来料合格批数当月来料总批数100%当月车间质量退料总数当月车间领用物料总数100%当月按时交货批次当月应交货总批次100%当月已接订单数当月应接订单数3)季度评价评份方式/公式考核Zn—季度评价总分Yn—月度评价得分3nnYZ等级季度得分考核方法多家供货供应商一个季度低于65分责令整改,供货基本比例下调10%，按需要进行技术管理输出连续两季度低于65分停止供货，限期整改，加强技术管理输出。连续三季度低于65分淘汰供应商独家供货供应商一个季度低于65分责令整改，按需要进行技术管理输出连续两季度低于65分限期整改，一个月后评分仍低于65分则预备淘汰，采购部门必须在1个月内补充新供应商，务必在本季度末正式淘汰原供应商。4)年度评价评份方式/公式考核Zn=Y1×0.75+Y2×0.25Zn—年度评价总分Y1—月度评价平均得分Y2—最近一次月度评价得分等