采购管理作业流程

采购作业流程★重点掌握●采购流程的环节及步骤●采购流程图●采购定单的制定过程●采购流程的优化方法★一般掌握●采购流程的注意点●进货管理●进货评价•一、采购的基本流程•采购流程是采购活动的全部操作过程，是采购人员从事采购活动的执行标准和业务规范，采购人员必须遵照执行。有些企业会制定明确而单独的采购流程说明书，有些企业则将有关流程,分散于各项采购作业规范当中。一般来讲，企业规模越大,采购金额越高,对流程设计越要重视而详细。第一节采购流程概述•采购的几个基本环节（1）确认需求（2）需求说明（3）选择供应商（4）价格和采购条件的确定（5）发出订单（6）订单追踪与催货（7）验收（8）核对发票（9）不符与退货处理（10）结案（11）记录与档案维护•请购单请购单申请部门统一编号请购日期需用日期品名/规格/料号单位数量备注（用途、厂牌及参考单价等）预算额遇有问题时通知到特殊发送说明申请人说明:一式两份,原件送采购部门,申请者保留文件副本。•采购作业流程的七大注意点采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配先后顺序及时效控制关键点设置权利、责任或者任务的划分避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱采购流程应反映集体决策的思想配合作业方式的改善第二节采购订单采购订单的定义采购订单有时也被称为采购合同，一股在选择供应商后订立采购订单。采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需的重要细节信息：数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址、位于订单的正面•采购订单采购订单的内容到底有哪些呢?•采购订单的使用对于尚未使用电脑系统的公司，一份订单通常有7-9份副本。而在计算机化的条件下，将一份采购订单的副本送到每个部门的电子邮箱就可以了。供应商在原件上签字后将其送回买方，这表明供应商已收到订单并同意订单的内容。用法律术语讲，发送订单的采购部门构成了合同提供者，而确认订单的供应商构成合同接受者，提交和接受是具有法律约束力的合同的两个重要组成部分。•综合采购订单如果要重复地从一个供应商那里订购一种或一组商品，采购部门就可以发出综合采购订单。这是一种开放式订单，有效期为一年，包括了重复采购的一种或一组商品。如图5-2-2所示。综合订单方便了客户，使其不必一有需求就发出采购订单。在买方同供应商订立了综合订单之后，采购一种商品只需发送常规订单就可以了。买卖双方已经议定了采购合同的条件。综合订单使物料发送成为买卖双方之间的常规事件。•采购订单操作规范（一）订单准备（二）选择供应商（三）签订订单（四）订单跟踪•订单准备过程示意图订单计划物料项目技术资料熟悉物料项目确认价格确认质量标准确认项目需求量制定订单说明书订单说明书估价单_________公司估价单号码第号年月日下列物品希望符合下列条件，请惠送估价单。1、估计单提出日期月日2、接受地点公司3、订购后日交货4、品质构造5、估价有效期限采购科印•选择供应商过程示意图查询采购环境计算供应商容量与供应商确认订单确认意向供应商发放订单说明书确认物料供应商•签定订单过程示意图制作订单与供应商签订合同执行合同审批订单第三节进货管理与管理评价•进货方式（一)自提进货(二)供应商送货(三)委托外包进货•自提进货的步骤货物清点环节管理包装、装卸、搬运上车管理运输环节管理中转环节的管理验收入库环节的管理•供应商送货对采购商来说，供应商送货是一种最简单轻松的采购进货管理方式。它基本上省去了整个进货管理环节，把整个进货管理的任务以及进货途中的风险都转移给了供应商，只剩下一个入库验收环节。而入库验收也主要是供应商和保管员之间的交接，进货员最多只提供一个简单的协助而已。•委托外包进货委托外包，就是把进货管理的任务和进货途中的风险都转移给第三方物流公司。它有利于发挥第三方物流公司的自主处理、联合处理和系统化处理能力，提高了物流运作效率、降低了物流运作成本。•进货管理的四大基本原则(一)进货方式选择原则(二)安全第一原则(三)成本效益统一原则(四)总成本最低的原则•进货管理评价•物料的采购可以从四个方面进行评价•（一）质量指标•（二）成本指标•（三）供应指标•（四）服务指标•（一）质量指标•（1）来料合格批次率＝（合格来料批次÷来料总批次）×100%（最常用）；•（2）来料抽检缺陷率＝（抽检缺陷总数÷抽检样品总数）×100%；•（3）来料在线报废率＝［来料总报废数（含在线生产时发现的）÷来料总数］×100%；•（4）来料免检率＝（来料免检的种类数÷该供应商供应的产品总种类数）×100%。•（二）成本指标•（1）价格水平：往往同本公司掌握的市场行情比较或者根据供应商的实际成本结构及利润率进行判断；•（2）报价是否及时，报价单是否客观、具体、透明（分解成原材料费用、加工费用、包装费用、运输费用、税金、利润等以及相对应的交货与付款条件）；•（3）降低成本的态度及行动：是否真诚地配合本公司或主动地开展降低成本活动，制订改进计划、实施改进行动等；•（4）分享降价成果：是否将降低成本的好处也让利给顾客（本公司）；•（5）付款：是否积极配合响应本公司提出的付款条件要求与办法，开出付款发票是否准确、及时、符合有关财税要求。•（三）供应指标•（1）准时交货率＝（按时按量交货的实际批次÷订单确认的交货总批次）×100%；•（2）交货周期：自订单开出之日到收货之时的时间长度，常以天为单位；•（3）订单变化接受率：是衡量供应商对订单变化灵活性反应的一个指标，指在双方确认的交货周期中供应商可接受的订单增加或减少的比率。•订单变化接受率＝（订单增加或减少的交货数量÷订单原定的交货数量）×100%。•（四）服务指标•（1）反应表现•（2）沟通手段•（3）合作态度•（4）共同改进•（5）售后服务•（6）参与开发•（7）其它支持第四节采购流程优化•影响采购流程的因素供应商和品牌规格选择供应商签定合同重视价格管理机构采购流程的优化方法方法特征适用范围从使用者至采购部门的在线查询系统加快信息传输速度，方便使用者适用于低价值的采购需求面对使用者的采购卡为采购双方提供方便适用于低价值的采购需求通过互联网的电子采购商务方便、简洁，但同时也产生订货的安全及控制问题采购周期长或合作时间较长的采购综合采购订单合同使采购过程更为简洁、更为迅速采购周期长或合作时间较长的采购长期采购合同采购期限较长，采购较为稳定采购周期长或合作时间较长的采购、低价值的采购需求采购流程重新设计可以节约成本、涉及范围较广采购机构臃肿需要重新设计的采购电子数据交换系统支持企业间常用的商业单证和信息的电子交换数据交换系统良好的采购允许客户向供应商直接订货方便客户客户满意度要求较高的采购，客户联系供应商较为方便面对供应商的使用者在线订货系统方便客户有较好的在线订货系统•思考习题•1.采购流程的基本步骤有哪些？•2.实施采购流程时应该注意的有哪些问题？•3.采购订单的定义是什么？•4.采购订单的操作有哪些步骤？•5.有哪几种进货方式？•6.自提进货的步骤有哪些？•7.影响采购流程顺利实施的因素有哪些？•8.采购流程优化的方法有哪些？