鲁星集团公司办公室工作流程

1鲁星集团公司办公室工作流程1、财产物资管理工作流程负责公车、办公用品、单身宿舍生活用品、礼品、劳保福利用品等非生产用财产物资的采购、入库、统计记帐、分发领用等物资管理工作。5、负责办公用品、接待用品采购与发放工作。（1）建立《鲁星集团公司办公物品统计台帐》，将物品准确登记在帐，如发现某些物品不足，及时上报办公室主任，经批准后及时、适量购入。（2）各单位、部门需要提取办公物品时，持《鲁星集团公司小额办公用品申请单》，登记后发放。6、负责仓库用品保管。（1）建立《鲁星集团公司仓库物品统计台帐》，对进、出库物品及时、准确登记。（2）建立《鲁星集团公司库存物品月报表》，每月3号前将上月《鲁星集团公司库存物品月报表》一式三份分别上报办公室主任、财务部经理、总经理。（3）负责库房卫生、防潮、防鼠工作，每月对库房卫生至少彻底清扫两次，及时发现漏雨、食品腐化等情况，上报办公室主任。2、物业管理工作流程负责办公楼、办公大院、职工宿舍的物业管理，包括水电管理、网络通讯、卫生保洁、安全保卫、维修、绿化、单身宿舍管理等。负责对外租赁房屋的招租、续租和租赁费的收取。（1）每周一、周五巡视办公楼、办公院、内招、宿舍的公共水电设备和物业设施的现状，及时统计损坏的部位和物品，上报办公室主任后进行维修：自己能维2修的电源时解决；需要请专业人员进行更换或维修的，报办公室主任批准后进行维修。（2）公司所有物业维修工作，均应准确登记在《鲁星集团公司物业维护、维修、更换登记表》上，以备查用。（3）公司电线、电话线、网络线路出现故障时，及时组织修理，确保正常使用。1、负责公司内招卫生、办公楼卫生和物品的日检查工作。（1）清楚内招工作人员卫生责任区及卫生保洁标准，对内招餐厅所有卫生区进行日检查。（2）清楚公司对保洁员工作的保洁标准要求，熟知其工作流程。（3）对办公楼卫生每日进行检查，及时发现问题并妥善解决。（4）对于办公楼走廊内的门窗、灯、开关每天检查一次，发现有损坏之处，及时报给朱志明。（5）建立《鲁星集团公司卫生日查记录表》，将每日办公楼、宿舍、内招卫生检查情况详细登记，对卫生清理较差的责任人给予提醒，对履次不改者，报办公室主任处理。（1）负责对公司院内、办公楼监控、防盗系统进行检查，确保正常使用。（2）对夜间值班的部位每周至少检查一次，每次将查岗情况登记在《鲁星集团公司夜间值班情况检查记录表》上，每次检查完毕后将情况向办公室主任汇报。（1）建立《鲁星集团公司商品房管理登记表》。（2）负责将前院、沿街楼物业、租赁情况登记在册。（3）负责对空闲房屋及时对外发布招租信息。（4）负责对租赁到期的房屋，提前30天汇报给办公室主任，请公司领导对下一步的租赁细节（租赁户、租金）进行指示。（5）负责对需要续签的租户提前30天下发通知，通知按期来公司办理租赁合同续签和交费。（6）负责将《鲁星集团公司房屋租赁合同》交档案管理员归档。3、负责公司办公楼、商品房、内招的水电统计工作。（1）熟悉各水表、电表位置；（2）每月1号统计好上月份水电耗用量及费用，上报财务部。（3）做好节水节电的检查工作。严禁走廊、办公室、内招餐厅、宿舍有长明灯、长流水现象，办公室内电脑、空调等办公电器不得长期开启，做到人走关闭电源。3对院内厕所的水箱做到下班时关闭检查。3、食堂和内招管理工作流程负责食堂和内招的菜品及辅料的采购、登记、消耗统计和成本汇总、员工就餐、内招派餐、卫生管理、安排重要接待等。（1）根据办公室主任要求安排内招备餐，负责落实饭菜准备情况，有责任提出菜品增添、调整意见。按办公室主任要求到外部及时完成临时安排的菜品采购任务。（2）负责餐洗净、餐巾纸、酒类的采购。对每日购进的蔬菜、肉食、副食品、成品进行称量、点数，并将购物单据保存完整，协助办公室主任结算。（3）协助范晓阳对内招卫生进行检查并督促整改。（4）月底与财务部、审计部对内招食品、接待用品进行盘点。（5））对内招接待所产生的《派餐单》、《点菜单》每日进行收集。每月统计职工就餐、招待用餐数量，整理完整后上报财务部，每月30号前完成。4、车辆管理工作流程负责公务车车辆调配、管理和日常维修工作。负责车改车辆油料使用、结算、油耗统计与公布，监督车改制度的落实。（1）各部门人员需公务用车时，确认《鲁星集团公司派车单》已由用车部门经理签字后，方可派车，并将《鲁星集团公司派车单》交由司机，车辆返回公司，司机将《鲁星集团公司派车单》填写完整后，收回并存档。每月计算公务用车费用，统计在《鲁星集团公司公务用车月统计表》并于每月30号前将当月费用张贴公布。（2）检查相关车辆的卫生情况，及时督促清理，每日核对相关单据。（3）掌握公务车辆的维修、保养及年检期限，及时提醒、督促车辆按期保养、年检，统计清楚每辆车的各种情况，做好登记。（4）每天检查放置在门卫处的《鲁星集团公司车辆日出勤记录表》是否按要求填写，掌握每辆公务车的出、返动态。每月30号将当月《鲁星集团公司车辆日出勤记录表》报办公室主任，入档。5、会议保障工作流程4负责各种会议筹备、通知、保障工作及录相、照相安排。（2）内部会议：对在公司办公楼组织的各项会议，负责组织会场布置，提前做到物品准备充分、室内通风通气或开、关空调等事务，会议结束后将所用物品归整到位。会务准备工作须在会议召开前10分钟完成，及时保障与会人员饮水供应。（1）确保公司自有录照相设备运行正常，可随时使用。（2）接到会议/活动通知，事先将录照相设备充电。（3）提前20分钟到达会方或活动现场将设备安置到位。有大型活动时，可按办公室主任要求联系外部专业录照相人员进行录相、照相，并做好归档。（4）建立《鲁星集团公司会议/活动影像资料库存登记表》，将所有影像资料归整，做到立卷分档，随时可查用。6、费用报销管理工作流程负责非生产性费用报销的分类，开具料单。7、活动保障工作流程负责上级视察接待。参与重大庆典、集体活动的组织，做好后勤保障。8、差旅与接待工作流程负责差旅订票订房、接送。负责外部招待订餐、订房。9、考勤管理工作流程安排和调整作息时间，负责员工考勤，不定期查岗，监督落实请销假制度和上班纪律，安排夜间值班和假期值班。（1）每月1号将上月办公楼指纹机中的考勤信息导出，依据《鲁星集团公司职工考勤漏打单》、《请假条》等相关依据真实填写《鲁星集团公司考勤表》，3号前上报给办公室主任、企划部经理核准签字后交财务部。5（2）督促房开公司、供应部、建筑项目部将上月的《鲁星集团公司考勤表》每月3号前上报，负责统计准确后报办公室主任、企划部经理核准签字后交财务部。（3）对所有夜间值班点的值班人员考勤进行统计，同《鲁星集团公司考勤表》一起上报办公室主任、企划部经理核准后交财务部。10、文印工作流程负责各类材料的文印工作，做好纸张管理、分部门统计和报账。负责公司复印、打印、纸张管理、统计工作。在《鲁星集团公司复印、打印登记表》上做好复印、打印、纸张供应记录，随时统计复印、打印纸张的使用情况。每月29号进行月底统计，列出各部门、各项目的复印、打印费用，上报财务部。11、接知与通知工作流程负责各类接文、接知与通知，作好记录和上传下达。（1）建立《鲁星集团公司外来文件/通知收发登记表》，将具体信息填写完整后，首报办公室主任批示，按批示交由相关领导。（2）建立《鲁星集团公司内部文件/通知收发登记表》，将具体信息填写完整后，按要求发放给相关公司、部门或人员。（1）外部会议：参加非专业性会议或无指派人员参加的一般综合性会议，提前10分钟到达会议现场，将会议内容记录详实，会后立即将会议内容首先向办公室主任传达，并按办公室主任要求将会议文件、上报表格等材料转交给相关领导或部门。12、群团计生工作工作流程负责群团、计生、街道等部门文件报表的处理。13、报刊收发工作流程负责报刊订阅、收发。614、其它工作工作流程干好公司领导安排的其它工作。2010年10月相关文件：1鲁星发（2010）6号《行政费用支出管理及财务报销规定》有关公车、办公用品、生活用品、礼品、福利用品采购的规定。（没采用的：）岗位职责一：行政管理职责1、据公司领导指示和有关会议决定，组织草拟和发布通知，负责公司公文、函电、报表的初批、拟办和催办工作。2、负责公司的对外公务接待管理工作和日常公共关系维护。3、负责公司员工上下班、加班、值班的考勤管理；对因公出差、旅游、学习等活动产生的费用进行管理、统计。4、贯彻总经理关于行政管理、办公纪律等的指示、命令、决定等，及时将行政管理、办公纪律中发现和存在的问题及整改情况向上级汇报。5、负责公司安全保卫工作。岗位职责二：后勤保障职责1、负责组织公司会务工作，负责公司各类大型活动的后勤保障工作。2、负责日常行政费用审核把关工作，根据公司安排开具相应单据。3、负责公司后勤生活用品、办公用具、福利品及礼品等的考察、采购、发放、结算等工作。4、统一管理车辆调配、油料供给、保养维修、违章及事故处理工作。5、负责办公场所、食堂内招、宿舍等区域的日常管理、保卫、物业维修和环境卫生工作。6、坚决贯彻、执行公司领导安排的其它工作事务。6、协助企划部做《星光》文字整理及编辑工作。（1）注意日常收集、积累编辑所需素材，保证《星光》每月出刊一次。（2）每月25号前将初步编辑的《星光》草稿上报企划部经理，经批准后，到指7定地点进行印刷出刊。1、负责参加外部一般性会议工作，协助办公室主任组织保障内部会议。2、负责办公室资料档案的整理、归档工作。在档案管理员的指导下，按要求将办公室所产生的资料分类归档，资料包括：外部来函、文件和内部产生的通知、文件、报纸等，每月将需存档的资料于28号前转交公司档案管理员。