活动执行之细节描述

细节与成败——活动策划之执行孙立宝2012.6.7活动策划的成败由执行中的细节决定！选择要求场地情况目的和程序预算构思团队组成项目推进表工作说明书前期准备活动场地团队组成和时间表车辆安排核心内容说在前面的话来宾接待（记者）现场布置后勤工作停车场接待用车特殊嘉宾媒体接待基础文件说在前面的话公关策划321法则③1个目的（满足客户要求）①3个前提②2个关键点产品同质化传播策划媒体资源有限化议题策划传播手段重复化主题策划符合定位支持品牌产品定位结果导向方案的可行性符合客户要求前期准备－目的确定你的目标---意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路判断一：采取何种方式判断四：不做无法改变事实的努力判断二：在活动中体现什么内容判断三：抛弃一切非目标必须的华丽想法前期准备－确立目标的程序定位准确与客户共同陈述项目的目的与客户反复讨论达成一致尽快让项目组成员参与讨论定义清楚如何衡量项目效果?怎样使项目效果可量化评估?公布项目的评估标准确定资源列出所需资源检查已有资源寻求可调用资源前期准备：预算（先确定预算，再确定计划）确定必须成本来宾交通及接待场地施工和装饰工作人员费用纳入非必须成本表演和娱乐主持人等其他前期准备－构思•全心全意地想象活动的全过程，并将想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充：–每个环节可能出现问题的地方–每个环节所需用到的物料–每个环节是否可以再优化–每个环节是否给人惊喜•在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？•在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？项目负责人参与部门项目所必须的人员配备供应商列表和对应联系人：场地搭建租车/礼仪摄影摄像其他确定你的工作团队确定你的供应商•项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3）–项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容–物料清单：列举已有物料及需要准备的物料–人员分工：列出每个子项目负责人•必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？–场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地–重要来宾：他们的时间、行程是不确定的–其他不可控因素•预定的检查时间通报:–向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐–使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?–应付意外情况、赢得补救机会项目推进表的分解－－－正确制定并运用子目标所有子目标的完成将自然导致总目标的完成与所有成员逐个讨论总目标明确每个成员的工作及在总体任务中的位置为每个成员限定目标要求及资源使每个成员了解子目标,但同时知道总目标每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利运用子目标来限定责任和要求•活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）•活动物料汇总•部门工作（接待）流程和要求•活动现场具体分工（人员位置和要求）•文案准备–新闻稿–主持人台本–领导讲话稿–重要领导的现场文件夹内容资料•通讯录•明确活动基本要素利于活动掌控–参与人员的工作指导，提升工作效率–新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）•相互关系的确认–部门之间的配合和各自负责人；–哪些事情可以同时进行；–完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法；•检查点可为我们提供补救的机会–定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展，并对意外情况作出补救。场地选择－列出要求•需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求•来宾人数：测算最小面积要求•活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？•周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿•气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间•费用限制：能够用于场地租赁的最高限额场地选择－询问•是否有档期？•是否有足够的布展时间？•场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？•场地清扫需要特别安排吗？•场地可容纳多少人？•使用该场地是否需要办理特别手续？•是否有噪音及安全、清洁方面的要求？•场地能够提供什么设施？它们是否收费？•现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？•场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？•是否有供贵宾和工作人员休息的地方？•场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？•场地是否有存放杂物或资料的地方？车辆安排－停车场•停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？•停车场的开放和关闭时间？•停车场需要什么凭证？•是否可以专辟停车场？•是否有VIP专用停车场？•是否有“停车已满”标志牌？•停车场是否有保安管理？•工作用车停在哪里？是否需付费？车辆安排－活动班车•来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？•以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数•班车品牌？新旧程度？•司机素质如何？会否迷路？联系方式？•班车途经路线是否有拥堵可能？•预留至少一辆机动车辆车辆安排－特殊来宾接待•特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？•特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？•特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？•由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？）•特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒来宾接待•当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：–来宾是否拿到了正确的机票？–来宾是否方便抵达机场？–当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？–来宾是否知道下飞机后应该如何做？•突发情况处理：–航班延误–个别来宾迟到来宾接待•当来宾走下飞机后：–确保第一时间知道接站人位置–在班车等候时间不能超过30分钟–在班车行程中为来宾播放轻松音乐•突发情况处理：–班车损坏–部分来宾延误–班车迷路来宾接待•当来宾抵达接待区时：–确保第一时间看到接待人员和接待指示牌–预估每批来宾人数，保障足够的接待人力–如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台–在接待区预备休息区–如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌•突发情况处理：–因交通原因突然导致来宾人数剧增来宾接待•来宾登记时应了解什么？–活动的日程安排–活动所需佩戴证件及使用要求–活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置–何时可以离开？离开机票领取的时间和方式–来程时的费用报销时间、地点、方式–离开时是否有班车接送？–用餐时间、地点？用餐凭证？来宾接待•当来宾进入酒店房间休息：–准备小型欢迎卡–确保来宾能够迅速联络接待人员–是否需要提前清空房间内的收费物品？–房间内是否需要准备鲜花及水果？–房间内应准备当地旅游手册及地图现场布置•来宾行走线路现场勘察：–场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？–来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？–入口是否需要铺设红地毯？–在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？–来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？–不同类别的来宾是否需要分别设定入口？–是否有来宾需要特别休息室？现场布置•搭建施工–保证施工期间的用电及保安–保证施工用料的摆放位置–检查施工单位用料摆放是否合理–搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间–务必进行最大负荷电量测试–施工完毕后应清理一切施工痕迹–确保用电线路安全隐秘现场布置•舞台布置–保障上场及下场通道畅通–后台有方便快捷且安全的物品存放处–来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能–舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线–确保来宾无法进入后台现场布置•来宾区域–贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要名签或椅背签？–为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位–来宾的通道是否畅通？–是否要准备同传？规格？现场翻译？–预留摄影摄像位置，是否需要架高？–来宾取用饮料位置是否方便？–当来宾退场时是否可能发生拥挤？后勤安排•安排专门工作人员负责用餐预订及送达•指定工作人员用车和司机•文件打印•资料装袋、运输和存放•物品领取登记•视频、图片资料媒体接待基础文件•媒体接待基础文件–邀请媒体名单–新闻夹内容–航班时刻表（接、送车辆安排）–住房登记表–媒介分工（活动现场位置）–接待物料–专访安排（名单、问题、陪同媒介、速录）其他事项•活动付款明细表–供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期•现场指挥文件---根据确定流程–AV、音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合–摄影摄像预定位置和要求–重要环节时的前后衔接、人员补位–现场提问时的媒介人员位置–主持人台本•活动（专访）结束后–汇集活动摄影摄像资料（速录文字？）–挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络–统计媒体对视频资料的数量