如何写年度报告

年度报告CharlesJ.Vukotich,Jr.xhlbudd(dxy)译•学习目标：——学习什么是年度报告——知道听众的概念以及它对年度报告写作的影响——知道阐述数据的基本概念——懂得清晰的字迹的重要•行为目标——知道如何组织一个年度报告——知道如何从一个年度报告中选择数据——知道一些基本的分析方法来解释你的报告中的数据的意义——知道如何写一个年度报告介绍•年度报告是你一年内你的工作的快照•年度报告可以包含对过去工作的分析以及来年的改进方法在开始之前——谁是你的听众？•你的老板•大众•外界官员•听众决定了报告的内容和风格在开始之前——我写这个报告的目的是什么？•技术性报告•公共关系性的报告•给上级留下深刻印象•“为什么写这个报告”决定了报告了风格和内容。如果是面向公众，则需要更多的陈述。如果是技术性报告则需要更多的分析。在开始之前——细节•这个报告的篇幅应该是多大？•这个报告应该是多详细？•我制作这个报告的预算是什么？•细节从一开始就限制了报告的范围在开始之前——写作•你知道如何写吗？•你数据分析的技术怎么样？•知道你的弱项。•如果遇到困难，你可以寻求外界的协助，参加培训课程或者让其他人来对你的工作进行评价。在开始之前——写作技巧•简单的声明性语句•绝对不要用修饰语作为一个句子的开始——不要说“因为工作人员的流失，产量降低了”，而要说“产量降低是由于工作人员的流失”•在详细的数据分析和细节的写作上多花时间。在开始之前——排版•尽量简单•标明页数•如果你写得非常混乱，你最好寻求专业人士的帮助•不要把好的版式与好的报告混为一谈在开始之前——排版•要避免：——把文字放在页面的边缘——奇怪的图表（除非是用LOTUS或者EXCEL做的优秀的图表）——没有加入内容的图表在开始之前——排版•数字和表格：——你的报告中标明数字和引用的数字和表格——数字必须有图像信息——表格是一系列数字的集合——如果参考到具体的数字和表格，必须马上把数字、表格附在后面现在开始•年度报告包括四个部分：——概要——统计数据——解释——结论概要•概要是非常重要的，通过它你可以让听众知道你的目的•这是大部分人都会看的唯一的部分•仅有一页（除非你写的是非常长的报告，比如说25页或者更多）概要的结构•介绍——1张图表•主要发现——2张图表•主要结论——1张图表概要的写作•全部使用简单的陈述句•不要限定范围•不要解释•包含重要的概述和统计数据•包含重要的结论•不要包含数字或者图表，但是你可以参考它们概要——写作练习•阅读下面这个摘自一个年度报告中的范文•指出它的错误•试着重写这一段概要——写作练习•上面的概要的错误：——冗长而枯燥——易让人混淆——写作技巧差，犯了很常见的错误，比如在一句话中重复用一个单词——与报告后面的观点不符合概要——写作练习•把你重写的段落与下面的范例进行比较——你是否运用了简单句——你的句子和范例的一样长吗？——你的段落是否包含了所有来自原段落的相关信息？统计数据•这部分提供了具体的数据•这部分的结构：——预定目标的完成——组织结构的结果，如工程和部门•必须将每年的统计数据进行比较统计数据•统计数据占的比例应当根据听众以及报告的用途而定——内部技术报告——对外技术报告——内部信息——公开报告——简要报告从上到下，统计数据的比例越来越少。统计数据在报告中的位置•放置在报告的正文中：——概要的统计数据（如例/年）——概率（如例/100000病人）——与过去一年的比较——3年、5年或10年内的发展趋势统计数据在报告中的位置•放置在附录中——月统计数据——单元统计——大型数据表解释——介绍•数据本身是没有意义的，所以你必须告诉听众这些数据意味着什么。•你的“故事”是用数据，标准和度量来表述的。•你可以把统计数据部分和解释部分结合起来，用目标，组织单元来创建一个报告。解释——分析•把你的数据与标准，目标或者其他可以接受的规范相比较•问题：有时问题并不存在•制订内部共识的目标•把你数据与发展趋势相比较：——与去年比较我们的成绩怎么样？——在过去的3、5、10里我们做得怎么样？解释——分析•将5到10年间的数据列成图表。连线的总体方向是有利的还是不利的？•5到10年间的图表是典型的•基于事件做一个比较解释——一个例子•从1990年开始，感染率的增长变缓慢了解释——技巧•时间——这是你的报告最重要的部分，所以要在这部分花最多的时间•强调词——你的听众期望听到什么？用足够的强调词给他们留给深刻印象，但是强调词不能用得太多。•缩写词——非常好用，因为他们都很短——如果是强调词，参考上面解释——技巧•内部交流时，用缩写词比较好•缺点——外行人不懂缩写词•比较恰当的方法是先写出单词的全称，然后写出缩写词——Trisodiumphosphate(tsp)结论•这个报告的中心思想是什么？•报告的思想如何转变为未来的行动？•两种可能：——我们已经做得很好了（不需要解释）——我们做得不好，因为……，我们应当做ABC以纠正它。小技巧•概要一般是独立的一部分•统计数据部分和解释部分可以结合在一起以便报告内容的组织，而结论则放在最后。•统计数据部分和结论部分也可以放在一起，作为项目的目标等。