私人档案管理政策研究

私人档案管理政策研究辽宁大学历史学院许江英内容摘要随着人类的进步、社会的发展。私人档案作为国家文化财产的重要组成部分，其本身具有的科学价值、历史价值和文化价值正日益显现出来，对私人档案进行伞面保护、监督和开放利用已越来越受到世界各国的重视。二战以来，世界各国尤其是西欧国家对本国私人档案的监督管理给予了很高的重视，在所颁布的档案法规中，都不同程度地作了许多具体的规定，这些规定以及各国对私人档案政策的发展变化，或许可以为我国私人档案的管理摸索出一条可行之路。关键词私人档案档案管理档案政策AbstractWiththeprogressofmankind,andsocialdevelopment.Privatearchivesasanationalculturalproperty,animportantpartofitsinherentscientificvalue,historicalvalueandculturalvaluesareincreasinglyapparent,totheprivatearchivesumbrellasurfaceprotection,supervisionandopenaccesshasbeenmoreandmoreattentionaroundtheworld.SinceWorldWarII,theworld,especiallyinWesternEuropeancountriesfortheirownsupervisionandmanagementofprivatearchivestogiveahighimportance,intheregulationspromulgatedbythefile,alltovaryingdegrees,madeanumberofspecificprovisions,theseprovisionsaswellasnationalpoliciesontheprivatearchivesthedevelopmentandchanges,perhapsthemanagementofChina'sprivatearchivesworkedoutawaytogo.KeywordPrivatearchivesFileManagementArchivespolicy现如今，西方许多发达国家都对本国私人档案的保护与管理给予高度重视，在各自的档案法规中，也都作了许多具体规定，一些国家把私人档案的范围限制在家族和个人档案，也有些国家则把不属于公共档案范围的其他所有档案都划归私人档案。私人档案在西方国家全部档案中占有相当大的比重，这也是西方发达国家逐步加强对私人档案管理的重要原因。二战以来，世界各国尤其是西欧国家对本国私人档案的监督管理给予了很高的重视，并在所颁布的档案法规中，都不同程度的颁布了许多具体的规定。这些档案法规以及世界各国对私人档案政策的发展变化，都为我国私人档案的管理提供极大的参考之用，而我们也可以在此之上摸索出一条适合我国国情的私人档案管理的可行之路。一、私人档案的界定国际档案界一般按档案的所有权将档案分为：公共档案和私人档案。公共档案又叫公有档案，是公共机构，一般指政府及其所属各部门和各机构在履行其法定职责的过程中形成和积累的档案。①私人档案，亦称私有档案或非公共档案。从广义上说，统称为非官方来源的档案，即非官方性质的机关、团体、组织、企业和个人形成的档案。从狭义说，是指归私人或个人所有的档案。1939年，意大利在其档案法令中规定：一切公务档案和有关公共利益的私人档案都归国家监督，并在全国专门设立了9个用以监督私人档案的机构，这是西方发达国家第一次把对私人档案的监督管理写进档案法规。②由此而来对私人档案的认识也发生了很大的变化。即档案是民族和国家的宝贵财富，又是现代社会的信息来源，每一个公民都有分享它的权利。这就为对私人档案利用的社会化、大众化提供了有利条件，特别是对那些由私人拥有的历史档案和关系到公共利益的私人档案。1968年，法国在有关法令中宣布，为了促进保管国家艺术遗产，必须将有关的私人档案移交给国家档案馆或省档案馆保存。1979年1月初，法国颁布的新档案法第一、二、三部分规定了“档案”、“公共档案”、”私人档案”的定义。《法兰两共和国档案法》中指明私人档案包括任何自然人或法人，或任何私人机构和部门，在自身活动中产生或收到的文件整体。③但定义中的私人档案，也会存在一些交叉，比如政治家的文件，我们很难判定政治家的一封信是“公共”意义上的还是“私人”性质的文件。美国从50年代开始就对总统文件进行过长期的司法地位辩论，直至里根在任时才明确规定，凡事总统的文件（包括个人书信等）都属于国家财产。④这里面当然有国家档案立法的成果。根据上述国家档案法令对私人档案管理所做出的规定，可以看出，虽然各国对私人档案管理的强硬态度和具体方法不同，但是在这个问题的认识上却是基本一致的,那就是“具有重要历史价值及与公共利益有关的私人档案,对于国家和社会都具有重大意义的,必须受到妥善保管和保护，不允许被随意地拆散或损毁。”⑤因此，各国都纷纷采取各种积极措施，劝说各类私人档案占有者将其收藏的档案移交或寄存在国家档案机构中。不管怎样划分定义，无论是社会主义国家，还是资本主义国家，各国对私人档案的认识大体还是相同的，都认为私人档案应当是属于公共档案范围之外的公民个人和私营企业事业单位在私人事务活动中形成的档案。二、外国私人档案的征集法国政府对私人档案采取了较为温和的政策，征集的主要方式是移交、捐赠、寄存和购买。但是由于所有权、著作权以及隐私权等因素的存在，给私人档案的征集带来一定的难度。因此法国政府制定了一系列政策来加大征集力度：(1)档案部门不断地加强宣传、动员、说服，力争使私人档案所有者自觉捐献珍贵档案。(2)政府采取免税政策鼓励私人捐赠档案。(3)档案部门与重要家族和个人经常保持联系，通过协商并签订合同取得私人档案的保管权。(4)法国政府每年给国家档案馆拨款400万法郎，专门用于购买珍贵的私人档案和管理寄存的私人档案。⑥目前，法国国家档案馆档案的总藏量为1OO公里排架长度，其中私人档案有7公里长，共600个全宗。这些全宗是中世纪以来的法国著名家族(如拿破仑家族等)、名人(主要是政治界、经济界、新闻界、科技界名人)在非公务活动中形成的档案。此外，法律还规定任何人不许擅自将档案卖给外围人，买卖档案须经国家档案馆同意。正是由于法国在有关法律规定上的完善和政府行为对私人档案收集工作的支持，才使得法国的私人档案馆藏数量远远超过其它国家。意大利对私人档案的收集管理也非常规范，充分体现私人档案同样是国家档案财富重要组成部分的思想。意大利的档案机构隶属于文化与环境保护部档案总局的领导，它的机构设置由3部分组成，国家档案机构、非国家的行政和经济机关的档案馆、私人档案馆3种成分共同组成意大利档案机构体系。这种较完备的国家档案组织构架，有利于意大利国家档案资源的全面管理和档案工作整体水平的提高。国家对私人档案的管理，由意大利档案总局设在全国各地的派出机构——档案监督处负责对被宣布具有重要历史意义的私人档案实行监督。所有档案馆，包括私人档案档案馆都处于它的监督之下，这样，总局的方针、政策能够迅速得到贯彻执行。在收集私人档案前，档案监督处处长负责确立档案的重要历史价值，并以行政通告的方式向社会公布，同时阐明不管以何种名义为私人占有或持有的档案或单份文件，凡是具有重要历史价值的档案都包括在内，私人如不同意档案监督处长采取的措施，可在60天的期限内向内务部长提出申诉，内务部长则在听取档案最高理事会常务委员会的意见后作出裁决。同时规定，在对档案的历史价值进行鉴定时，未经有关档案监督处的认可，私人均不得对文件进行处置。监督处长可以将私人建议处置的文件存放于国家档案馆。并且强调档案应作为有机整体予以保存，不得分散。⑦三、外国私人档案的管理对私人档案管理严密的国家一般都要建立起私人档案登记制度。意大利档案法规定：“不管以何种名义成为档案的所有者、占有者或持有者，其中包括近七十年以前的文件，有义务在档案法令生效之日起三年之内，如在生效之后获得者，则应在获得之日起九十天之内，通知有关的档案监督处长和省长，进行登记。”私人档案的所有者必须将其私人档案的情况定期向国家档案部门汇报。阿尔及利亚档案法规定：“私立机构和个人有责任向国家档案局或所属地区档案馆负责人书面报告其拥有或占有的档案和文件。”⑧意大利档案法规定：“私人拥有或占有被公认为具有重要历史价值的档案和文件者有保存档案的义务，对档案进行整理编目后要将副本移交给本国档案监督处长，不经允许不得随意销毁；未通报有关档案监督处长之前不得以有偿或无偿的名义转让档案和文件的所有权和占有权；未得到行使出口办公室职能的档案监督处长批准之前，不得将档案和文件运出共和国国土。⑨1968年，法国在有关法令中宣布，为了促进保管国家艺术遗产，必须将有关的私人档案移交给国家档案馆或省档案馆保存。1979年的《法兰西共和国档案法》，全文共6章36条，其中第3章私人档案有15条。以将近一半的篇幅对法国私人档案的登记、鉴定、销毁、转让、出售和输往国外等都作了详细的规定。第十一条规定：“由于具有历史意义而涉及公共利益的私人档案，由档案部门提议，经文化部长决定，可作为历史档案进行登记。当私人档案所有者不同意登记时，可由档案管理部门根据与行政法院的一致意见作出决定，按法律手续进行登记。”第二十四条还规定“对于没有决定登记的但因具有历史价值而涉及公共利益的私人档案，其出口必须由文化部长批准。”⑩这些规定强调对涉及历史价值和公共利益的档案，国家将进行强制性的管理。同年又专门颁发了《关于保护具有历史价值和公共利益的私人档案法令》，更加具体地重申了国家对私人档案的各项规定及国家在处置私人档案时所拥有的权利。四、外国私人档案的利用由于私人档案的所有权受到国家法律的保护，所以私人档案的利用问题十分敏感。法国对于私人档案的开放利用作出了明确的规定。1979年的《法兰西共和国档案法》规定：一般私人档案期满30年向社会开放；处理与私人生活有关的诉讼档案或涉及国家安全利益的私人档案要60年开放；与司法事务有关的文件及私人家庭方面的档案100年开放；涉及私人医疗病历的档案要150年开放。11对已经开放的私人档案．档案馆在为用户提供利用时，坚持“人本观”的服务观念，对来馆阅档人员提供各种便利。意大利档案法规定：“私人档案的所有者必须允许学者查阅档案，查阅方式由档案所有者个人决定，利用费用则由学者承担。”阿尔及利亚档案法规定：“拥有或占有原始文件的私立机构和个人在国家档案局的帮助下有责任为申请利用其原始文献的研究人提供方便。”许多国家的档案法规都有明确规定，私人档案的所有者或占有者在出卖自己的档案时国家具有优先购买权。意大利档案法规定：“私人在出售自己的档案时，档案监督处长可以在三个月内优先行使购买权。”法国档案法规定：“如果认为有必要保护档案遗产，国家可通过档案管理部门对于进行公卖的私人档案中的任何文件行使优先购买权，国家成为优先得标者；如果同时有几家公共机构提出购买的要求，则由文化部长裁决谁是受益者。”12国家对私人所有的档案进行干预，其目的就是为了使之能够更好地为国家所用。意大利档案法规定：“私人档案的所有者必须允许学者查阅档案，查阅方式由档案所有者个人决定，利用费用则由学者承担。”阿尔及利亚档案法规定：“拥有或占有原始文件的私立机构和个人在国家档案局的帮助下有责任为申请利用其原始文献的研究人提供方便。”13五、外国私人档案管理政策给我们的启示借鉴国外优秀的私人档案监督管理法规政策，结合我国实际情况，加强“对国家和社会有保存价值的或应当保密的档案”管理，我们可以从以下几个方面着手：1、更新观念，增强社会档案意识档案部门应通过多种渠道加大宣传力度，使社会公众普遍意识到档案是国家、民族的宝贵财富，是现代社会的信息来源，每个公民都有利用它的权利和保护它的义务。私人档案由于其来源上的广泛性及内容上的多样性，与公民个人及社会各方面都