第20章-公文的撰制和处理

•一、公文的含义、特点及作用•1．公文的含义•公文即公务文书，是机关、团体、企事业单位在传达贯彻党和国家的方针政策、发布规章制度、请示和答复问题、指导和洽谈工作、报告情况等所形成并使用的文字材料。公文只有在公务活动中才能产生并使用，而且要有固定的使用特点和特定的格式。2．公文的特点公文是一种独立的文体，有三个特点：由特定的作者制成和发布；在公文作者所辖范围内，公文具有权威性和行政约束力；公文的文种、行文关系、公文体式都有统一规定，任何机关都不能自搞一套。3．公文的作用(1)指导作用。(2)宣传、教育作用。公文是代表法人讲话，宣传的内容更能让人信服，并能产生强烈而显著的教育效果。(3)联系和知照作用。主要表现在：上下级之间，上传下达；平行、不隶属单位之间，互通情报。(4)依据、凭证作用。公文是发文机关决策意见和活动情况的真实记录，因此，公文是收文机关贯彻执行和处理工作的依据和日后查考的凭证。北京青年报：解决文山会海的关键所在.doc温总理谈服务型政府：文山会海问题必须解决.doc•1、种类•(1)命令(令)。适用于依照有关规定发布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。•(2)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。•(3)决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排。•(4)指示。适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。(5)公告、通告。“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。(6)通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。(7)通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。(8)报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。(9)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。(10)批复。适用于答复下级机关请示事项。(11)函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向主管部门请求批准等。(12)会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。2、公文应具备规范的格式(1)标题。标题是公文的重要组成部分。撰写公文，首先应准确，简明地拟好公文标题。标题指标明某一公文内容的概括性名称，一般由发文机关名称、内容与文种三部分构成。有版头的上行、平行公文，在标题中可省略发文机关名称；公布性、知照性公文可只标明文种。公文内容是标题的中心部分，应概括简要表述。在标题中除法规、规章的名称加注书名号外，一般不用标点符号。(2)主送机关。指主要受理公文的机关，一般应主送一个机关(除普发性公文外)并且不直接送领导者个人。主送机关名称写全称或者规范化简称或者同类型机关的统称。(3)抄送机关。指除主送机关以外的其他需要告知公文内容，以便在必要时征得配合的机关。向下级机关的重要公文，应当同时抄送直接的上级机关；受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。请示公文在上报时不应抄送下级机关，凡与公文办理无关的机关不要抄送，要严格控制公文的抄送范围与抄送数量。(4)成文日期。用于表明公文开始发挥效用的时间。确定成文日期，以会议通过或领导人签发日期为准。标注成文日期要求用汉字写全年、月、日。不标注主送机关的公文，其成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。(5)主题词。撰写公文应同时标注主题词。主题词指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组，用以为按主题检索公文提供检索标识，是以现代信息处理手段处理与管理公文的必要条件。正式公文均应按上级机关的要求和“公文主题词表”标注主题词。•（一）请示•1．结构•(1)标题。一般包括制发机关、事由与文种。有版头的公文可省略制发机关名称。•(2)主送机关。•(3)正文。写明制发请示的理由、请示事项，在结尾处概括表明请示的具体要求，如要求批复、批准或者予以指示等。•(4)署名、成文日期。2．写作要求(1)层次分明、条理清晰。在结尾处应明确提出行文的具体要求，如要求“批准”、“批复”、“指示”等。(2)请示的内容必须是属于本机关职责范围内无权或确实无力处理的问题或事项，不能超越职权请示不属本机关职责范围内的事项，；也不应请示经过努力能够解决也有条件解决的问题。(3)请示的内容应一文一事，主题集中，每件请示只申请解决一个问题，以免由于事情复杂，经办的层次与人员过多，而贻误批复的时间。(4)不应当在非请示公文中夹带请示事项。(5)请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报，经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。(6)应正确选择主送机关与抄送机关。一般应主送一个主管的上级机关，不要多头主送，以免造成主送机关之间的相互等待与推诿或因各主送机关批复的意见不一致而使工作被动。请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序处理，除特殊情况外，不应直接送领导者个人。受双重领导的机关在报送请示时，应根据内容写明主送机关是抄送机关，由主送机关负责答复事项。请示在主送一个上级机关的同时，如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送，但不要同时抄送下级机关或同级机关。请示应按机关的隶属关系逐级报送，在一般情况下不得越级请示问题。(7)请示的语言表述应当简明、得体，运用说明的表达方式。关于交通肇事是否给予被害者家属抚恤问题的请示最高人民法院：据我省xx县人民法院报告，他们对交通肇事致被害人死亡，是否给予被害者家属抚恤的问题，有不同意见。一种意见认为，被害者是有劳动能力的人，并遗有家属要托养的，应给予抚恤，被害者若是没有劳动能力的老人或儿童，就不给以抚恤。另一种意见认为，只要不是由被害者自己的过失所引起的死亡事故，不管被害者有无劳动能力，都应酌情给予抚恤。我们同意后一种意见。几年来实践经验证明，这样做有利于安抚死者家属。以上请示是否妥当，请批复。xx省高级人民法院一九××年×月×日（二）工作报告1、工作报告的结构：(1)标题。写明制发机关名称、内容与文种。(2)主送机关。(3)正文，一般应写明下述内容：工作成绩；工作措施与经验体会；工作中的缺点或不足；今后工作的设想(安排)。主要叙述前两部分，第三部分次之，第四部分亦可省略。最后，以“特此报告”或“特此报告，请审阅”结尾。(4)署名，成文日期。2、工作报告的写作要求：(1)应采用叙述的表达方式，概括叙述工作内容，强调对工作中的成绩，问题与经验进行归纳与概括。(2)重点要突出，中心明确。(3)报告的内容应对领导机关具有重要的参考价值，能为制定决策、指导工作提供参考。(4)点面结合。(5)实事求是。如实反映工作中的成绩和缺点，核实所有事例与数据，向上级机关反映真实可靠的信息。(6)在报告中不要夹带请示事项。(7)在报告中提出建议与意见，要求有关部门通力合作，予以贯彻执行，而限于自身范围，无权向有关地区或有关部门布置工作、提出执行意见时，则以呈转性报告的形式，在汇报工作的同时要求上级机关对报告予以指示后转发给有关地区、部门贯彻执行。四、公文处理•（一）公文处理的概念•公文处理，从广义上说，也称文件工作(或文书工作)，是指对公文的处理与管理，是使公文得以形成并产生实际效用的过程；包括：公文的拟写、制作、处理、传递、保管、立卷归档以及对公文处理的组织管理与监督控制。（二）公文处理的基本原则与程序1．公文处理的基本原则(1)法制原则。(2)实事求是原则。(3)质量原则。案例3.doc(4)时效原则。案例2.doc(5)保密原则。国家秘密公文、资料管理工作应遵守下列规定.doc(6)精简原则。(7)集中统一原则。部分公文处理活动(收发、分办、传递、用印、立卷、归档、销毁等)须由专职或兼职的文件处理部门与人员专门完成，任何个人不得私自拆取公文、保存应当归档的公文和销毁公文。案例1.doc2．公文处理的程序(1)发文处理程序。第一，拟稿。第二，会商。会商是指当公文文稿的内容涉及其他不相隶属机关或部门的职权范围、需征得其同意或配合时所进行的协商活动。由发文机关(机构)主动组织。第三，核稿。核稿指将文稿在送交有关领导人签发之前，由秘书部门所做的全面检查工作，核稿应对文稿内容、格式、字迹材料，乃至形成程序、手续进行全面核查。第四，签发。签发指机关(或部门)领导人对公文发文稿核准发出时拟注发出意见并签注姓名及日期的活动。签发是绝大多数公文生效的法定程序，文稿经签发后即为定稿，有正式公文的效用，不经签发人同意，任何人不得再对其内容进行修改。第五，注发。注发指在定稿形成后，由文书人员批注缮写印发要求，编制发文字号的活动，使签发意见进一步具体化、技术化。第六，缮印(校对)。第七，用印或签署。用印与用以表明公文的责任者与公文的法定效力。用印要求上不压正文，下压成文日期。签署权属于机关正职领导人。第八，公文的传递与公布。第九，发文管理。(2)收文处理程序。第一，签收。第二，分办。指根据公文的性质、重要程度、涉密程度、办理时间要求、内容所涉及的职权范围以及机关内各部门的责任分工、有关程序规定等，将收文分门别类分送给有关部门(人员)阅知、审批与办理的活动。第三，拟办。指由综合办公部门或业务部门负责人及有关人员对需要办理的公文提出建议性处置意见的参谋性活动。第四，批办。指由机关(部门)领导人对公文办理提出指示意见的决策性活动。批办意见务求明确、具体，前后一致，切实可行。第五，承办。指对公文的阅读、贯彻执行与办理(回复)，使公文内容所针对的事务与问题得以处理和解决的活动。承办使公文产生实际效用，是公文处理的中心环节。第六，注办。指由承办人签注公文办理经过与结果的活动。第七，收文管理。收文管理的主要内容包括：收文登记、组织传阅、编辑加工、提供查阅与利用、组织对内催办与查办。(3)办结公文的处置。第一，立卷。指将在工作实践活动中形成的具有查考价值的公文组合成案卷，这是整理与保管公文的一种方法，有利于保护公文的完整与安全，便于存贮与管理，并为国家收集、积累档案财富。第二，清退。清退是确保国家秘密的安全，维护公文权威性和有效性的重要措施。第三，销毁。销毁公文有利于保守公文中的秘密，避免无用公文的干扰，减少公文管理的工作量。第四，暂存。暂存公文应妥善保管，并进行初步整理与编目。对其中尚具有现行效用或参考价值的应提供利用。主要利用方式包括：提供借阅、汇编、印发、公布全文或有关内容，以迅速、充分地发挥公文的效用。一、名词解释（每题4分，共16分）二、简答题（每题8分，共32分，）三、案例分析（每题10分，共40分）四、试论题（12分）