供应商评审及管理办法

供应商评审及管理办法-2-供应商评审及管理办法-3-编制/日期审核/日期批准/日期一、操作目的加强和优化企业供应商管理，确保公司物资采购和外包服务规范有序，降低采购成本和避免往来交易风险的发生，以选择出能够满足公司的技术能力、交付能力、交付质量和售后服务的供应商，并对其持续进行评审，确保供应商持续符合本公司的要求。二、使用范围1、为本公司提供产品和服务的所有供应商，特别是包含预付款的供应商；2、特殊的供应商可免于评审（国家法定部门或机构等，如海关和商检）。三、评审原则1）供应商开发准入要求进行初次考核评选。2）批准列为合格供应商的要继续不定期对其业绩进行跟踪评价，将日常评价和评审意见作为供应商评审的重要依据。3）采购活动相关的供应商都必须进行准入选择、评审和再评审管理。四、评审部门及职责1）需求部门：1.1负责收集提供供应商开发需求及制定年度供应商开发计划。1.2负责对供应商信息的寻找、基本资料收集、调查，并汇总对供应商-4-做经营方针、原材料来源、材料成本、交期方式、服务作初步评审。1.3负责供应商开发进度推进。1.4负责组织品质部、技术部、采购部、财务/法务部、总经理组成供应商评审小组对供应商进行现场考评并将小组成员评审意见进行汇总。2）技术部：2.1负责对供应商供应产品的技术标准及要求的制定输出。2.2负责对供应商的产品技术开发、产品实现过程、工艺处理等进行评审。2.3负责建立产品成本模型，核实产品的技术及其核算产品成本。3）品质部：3.1负责对供应商的质量保证能力（ISO9000、检验标准、制程控制、质量记录、客诉及售后处理，各项信赖性测试条件与标准）进行评审，再评审。3.2负责对新供应商样品检验验证，产品检验标准的建立并与供应商达成一致。3.3负责物资分类及系统数据完善。3.4负责对产品品质监督与异常分析辅导，对供应商质量改进状况进行跟踪、验证。3.5负责对供应商不合项纠正预防措施的现场验证。4）采购部：4.1负责对供应商的交付保证能力进行评审，再评审。4.2负责对新供应商样品验证确认的进度跟进。4.3负责与供应商商务谈判和合同签署（含采购价格谈判签署）。4.4负责采购计划的制定、实施；采购订单货物交期的跟进、回仓。4.5负责对采购计划实施过程中异常情况的处理及纠正预防措施的收集落实。4.6负责供应商货款的对账及货款申请。4.7负责退货回供应商的办理及对账。5）财务/法务：5.1负责对供应商资质、商务条款及合法性资料等评审。5.2负责对供应商所供应产品价格的适宜性、合同合作条件进行监督与-5-评判。5.3负责供应商物料采购系统价格的审核和管控，以及采购货款的核对与结算。6）总经理：合格供应商的开发批准、供应商合作合同、采购价格、采购订单的审批。五、审查内容1）供应商资质：营业执照、税务记証、专业资质、特种行业许可等2）资信情况3）产品质量、性能、合格率等，服务质量、及时性等4）价格水平：同行业、同类产品的比较、性价比等5）供货配送能力6）合同履约率7）售后服务能力其中，对供应商资信情况的审查包括1）主体资格及基本情况。主要包括公司成立的时间、注册地点、资本金情况、企业资质等级及企业法人代表的情况、经营历史等。该部分主要帮助采购人员了解供应商是否具备签约主体资格，特别是对供应商资信形成轮廓性的认识。2）财务稳定性。供应商的财务稳定性是供应商履约能力的主要标志之一，它主要包括三个方面：注册资本情况、资产负债表和生产经营情况。3）企业信誉和信用。供应商的履约信用以及与政府机构的关系等信息值得采购人员予以关注，供应商应提供相关证明材料，特别是具有权威性证明资料，如企业信用AAA级。4）依法纳税和缴纳社会保障金的记录。供应商依法纳税和缴纳社会保障金是我国法律行政法规规定的，法人在这方面有良好的记录，否则说明其商业信誉有问题。5）法律记录。采购活动能否顺利，直接关系到产品的制造能否如期完成，一个企业经常限于商业纠纷，势必会影响该公司的正常经营活动。怎样对供应商进行资信评估-6-1）要求供应商提供权威的证明。包括其资本、负债、经营情况以及纳税守法方面的资料。一般主要有：法定注册机构等级的资本数额：经国家注册会计司审核的企业资产负债表、损益表以及其他有用的财务资料：供应商相关的融资能力及资金转换能力：近年来的经营项目、合同价款等：税务部门、社会保障部门提供的缴纳税收和资金的证明2）申请国内往来银行函，调查供应商交易信用。银行为顾客调查交易对方的资信，提供银行意见，是银行的一项业务。但银行对资信调查的答复往往是概括性的参考意见，难以获得确定的结论。3）向外界咨询。采购人员可以通过电子邮件、电话和传真等多种方式向其他企业咨询。4）委托资信调查机构代为调查。资信调查机构经验丰富，调查取得的结论一般都相对较为可靠。5）建立供应商信用库。可以利用互联网在内部建立供应商信用库，重点监控那些违反法律、资信情况较差或者不能被证明提供可靠货物的供应商。6）从小处考察新供应商。对于新的供应商，可以先以小量订货建立业务交往，然后在实际的采购以及采购物品的使用的信息反馈中了解供应商，经过多次选择、协调，然后选择理想的供应商。六、供应商选择原则1）供货产品品种规格型号齐全，质量优良，价格合理，运输距离较近、费用低，可以适当延期付款，结算方式对我公司有利。2）供方代理产品的品牌，出厂质量证明资料（附出厂质量证明，出厂日期，有效期时间，数量，出厂检验报告）齐全，送交及时。3）供方能够提供本年度质量监督检验站一年内有效的产品检验证明（附质量抽检报告或认证合格证书或使用建材产品证明），供方能够保证运输及所需费用，价格较低。参考表1：供应商资格审批表供应商全称经营法务注册地址-7-经营地址法人代表电话传真手机业务联系人电话传真手机业务联系人电话传真手机注册资金成立时间开户银行银行帐号税务证号营业执照企业类型□生产□贸易性质□股份有限□有限□合资□独资□外资人员总数管理人员数其他人员数供应其他单位情况单位名称产品（可列多种产品）年供货量（万元）产品情况主要产品名称年生产量主要用户使用时间产品执行标准□国标□行业标准□企业标准□其他标准□是□否属于强制认证产品证书名称：证书编号：其他说明：-8-供应商资料：□营业执照□2年来在行业的主要业绩□质量认证或其他必需的资格证书复印件□国家专项管理经营/生产/运输许可证制造商确认的《代理授权书》（适用于代理商）证明公司实力规模的相关产权证件□其他资料：供应公司调查建议：作为临时供应商□作为合格供应商□作为潜在供应商业务员:主管：公司领导审批意见：七、供应商管理原则1）对选定的供应商，公司与之签订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双言互惠条件。2）公司可对供商评定信用等级，根据等级实施不同的管理。3）公司定期或不定期地对供应商进行评审，不合格的解除长期供应合作协议。4）主要物资至少应选择三个以上的厂家进行比质比价择优进货（唯一生产厂除外），根据《物资材料供应商评审表》（表式参见附一），各有关部门参与对供应商的选择、评价，以确定拟采用的供应商。4）采购部建立供应商档案，对供应商的供货情况建立日常的记录，记录供应商基本资料、历史供货记录，作为每年度对供方评价的依据，同时报送财务、技术质量部门备案。5）采购人员按照审批的物资采购计划，与合格供应商签订采购合同，按照协议实施、组织物资采购。6）物料订购前，供应商必须提供下列文件、资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定。产品规格型号、图纸、技术、质量要求；-9-产品技术精度、质量等级要求；有关的检验规范、标准和使用规格等；产企业获得的产品认证或质量体系认证的证书、文件。7）物料的采购，应由供应商承担质量保证责任并在订购前，要求供应商作出下列承诺。7.1所提供的产品，已经获得所必需的产品认证；7.2供应商应保证产品制造过程有必要的质量控制和检验；7.3供应商应随产品送交其出货质量检验合格记录或质量检验报告；7.4供应商质量管理体系符合并满足我公司的要求；7.5接受我公司对供应商的调查、评审和质量审核。7.6保证承担因供应商责任造成的不良损耗的赔偿或赔付。参考表2：供应商管理评审表供应商名称产品商标供应商地址供货物资名称规格型号供货数量结算方式我公司使用该公司产品是因为产品质量可靠□；规格型号齐全□；价格合理□；标识完整□；供货及时□；售后服务不错□；结算方式有利□；包装好□；公司产品存质量不稳定□；价格偏高□；品种规格-10-在的主要问题是单一□；交付不够及时□；产品包装差□；售后服务不佳□；产品标识不全□；包装质量差□；结算方式苛刻□；综合评价结论(或满意度)是1、A级，优秀、非常满意（90—100分）□；2、B级，良好、很满意（80—90分）□；3、C级，一般、满意（70—80分）□；4、D级，及格、基本满意（60—70分）□；5、E级，不及格、不满意（60分以下）□；参评部门名称参评意见参评人姓名日期审查工作由需求部门牵头，会同采购、财务/法务、技术质量、生产等相关部门，给供应商不定期做出评价。评审结束后，出具书面的评审报告。供应商的考核分等与奖惩考核成绩依次分为A、B、C、D、E四个等级。-11-A级，酌情增加订购量10—15%；B级，可酌情增加定购量5—10%；C级，不予奖励，正常交易；D级，减少定购量，要求供应商限期整改。对限期内没有整改的，应考虑取缔供应商资格，开发新的合格供应商。60分以下为不合格，应立即停止订货，取缔供应商资格。八、供应商管理措施1）可定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。2）公司应减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。3）公司制定各主要物资采购的验收标准、与供应商的验收交接规程。4）公司物资采购、计划经营、质量部门，可对供应商进行业务指导和培训，应为供应商保守商业秘密。