总裁办部门职能说明书

部门名称总裁办部门负责人岗位总裁办主任直接上级岗位总裁拟订者与日期审核者与日期批准者与日期部门架构设置部门岗位设置岗位名称人员编制（人）岗位名称人员编制（人）1、总裁办主任12、总裁办副主任13、流程制度主管14、计划主管15、文控专员16、总裁办秘书17、诉讼小组组长18、诉讼专员19、质量督查领导小组组长110、质量督查员111、安装施工督查员112、安全文明施工督查员113、设计图纸管理员1合计：13人总裁办主任计划主管流程制度主管文控专员诉讼小组组长总裁秘书诉讼专员质量督查领导小组组长质量督查员安装施工督查员安全文明施工督查员设计图纸管理员总裁办副主任部门使命根据公司战略规划和经营目标，建立和完善计划管理体系、流程制度管理体系、品牌管理体系、公共关系管理体系、会议管理体系、档案管理体系；组织制定并督导实施集团各中心及各子公司战略目标及经营计划，以确保公司战略目标的达成；归口管理集团流程制度体系的建立、维护及运行监控，确保流程制度的合规性、适宜性、有效性；归口管理集团的品牌管理、公共关系管理、文控管理、档案管理、会议管理、文秘服务、印章管理等工作，促使相关工作得到有序开展，以支持集团战略目标的实现。序号工作领域部门主要职能1计划管理1)组织制定集团战略规划和年度经营目标，督导制定集团各部门的年度、月度、周工作计划和具体行动措施，以确保集团的战略目标得到有效分解。2)监督检查集团各中心及子公司年度、季度、月度工作计划和具体行动措施的执行情况，负责跟进落实未完成的各项工作计划。2管理体系建设3)根据集团发展战略和具体要求，优化部门岗位设置及职责分工，完善本部门的《部门职能说明书》、《岗位职责说明书》，以确保各岗位分工明确、权责清晰、各项工作有序开展。4)归口管理集团及各子公司流程制度体系的建立、维护及运行监控，负责制订流程制度体系的整体规划，确定流程制度编制、维护的责任部门，督导责任部门建立、优化、推行各种流程和制度，确保流程制度的合规性、适宜性、有效性。5)组织相关部门建立、优化、推行计划管理、品牌管理、公共关系管理、文控管理、档案管理、会议管理、文秘服务、印章管理等相关流程和制度，以确保各项归口管理工作顺利开展，并不断提升其运作效率。6)参与建立本部门的绩效考核指标与目标体系，主导建立本部门内部各岗位的绩效考核与目标体系，协助进行岗位价值考评与薪资调研，为人力资源部进行薪酬管理体系与绩效管理体系设计提供依据。3团队管理7)协助人力资源部对本部门员工进行面试、试用评价，以做到人岗匹配。8)通过执行力工具、培训、绩效管理、企业文化活动等方式，增强团队的执行力和凝聚力，不断提高员工满意度，持续提升个人绩效和部门绩效。4品牌管理9)负责企业品牌的战略定位，统筹建立完整的企业识别系统，组织搭建品牌的架构及品牌传播等管理工作。10)负责建立品牌管理档案，建立评估系统，跟踪品牌资产，进行品牌评估。11)统筹安排企业商标注册工作，组织具体实施计划。5公共关系管理12)根据经营管理需要，负责组织、指导集团及子公司有序开展政府行政主管部门公共关系，协助总裁开展各项公共关系活动，公共关系的维护等。13)建立与实时更新政府行政部门通讯录与人员信息，做到登记完整、实时更新。14)负责企业经营单位内部公共活动的资料备案、存档工作。15)组织建立、完善公共危机管理机制，开展日常危机信息搜集以及危机预警、防范方面的工作，及时应对并妥善处理公司面临的各类公共危机事件，切实维护公司品牌的社会声誉和良好形象。6文控管理16)制定集团受控文件及记录的分级管理及统一编号规则，按流程及权限对受控文件进行格式审核，确保发行文件符合文件控制规定。17)监督执行集团及各子公司受控文件的登记、分发、回收、废止、销毁、统一管理、统计与借阅等工作，确保集团及各子公司的相关受控文件为最新版本。7档案管理18)负责管理集团文控档案、合同档案、经营档案、制度与流程档案、总裁所参与的外部活动档案、总裁办收发文件等，包括纸质、电子、影像资料。19)负责建立档案管理规定，按类别整理归档、建立档案台帐及编号，做好档案利用手续，保障档案管理有序开展。20)负责监管各子公司的档案管理工作，保证各类存档资料存档的安全、完整和保密。21)组织开展集团企业荣誉申报，负责年度企业荣誉的更新及跟进，建立企业荣誉管理台帐，档案的分类保管。22)统筹各子公司各类荣誉备案工作，按月度报表形式收集各公司各类荣誉。8会议管理23)负责全集团会议体系规划，明确集团及子公司需要定期举行的各种例行会议及规范要求，以充分提高会议效率，达到会议目的。24)组织安排总裁召集的例行办公会议，准备会议资料，组织编写会议纪要及决议，并跟进、反馈会议决议的执行情况，确保会议精神得到贯彻落实。25)牵头组织公司各项重大仪式、活动，使其能顺利开展，达到活动目的。9文秘服务26)负责集团公文、通知、讲稿、报告等文件的起草工作，做到行文规范、符合要求。27)协助总裁协调处理日常工作，传达、组织执行总裁的各项指示，并按要求做好督查和反馈工作。28)负责各类文件、资料的收发、传阅，沟通内外联系、保证上情下达、下情上报。29)做好总裁办领导重要行程安排并协调处理相关事宜，以支持领导高效、有序开展工作。30)负责总裁办领导个人事迹档案、个人荣誉的建立及更新。10印章管理31)归口管理集团及各子公司印章的刻制、用印、保管等各项印章管理事务。32)负责制定印章管理规定，明确印章使用的规范，审核用章审批程序，复核有关用印文件的真实性。33)负责对各类印章进行授权保管，并定期对用印、保管工作进行监督检查。11诉讼小组34)根据公司战略规划和经营目标，建立和完善公司法律诉讼管理体系，通过立案登记、调查分析、承办诉讼、善后处理等法律事务，为公司日常经营活动保驾护航，提供良好的法律服务保障，以支持公司战略目标的实现。12质量督查领导小组35)根据公司战略规划和经营目标，建立和健全工程技术标准和质量管理规范，解决项目的工程技术问题，监督执行项目前期管理、工程管理、质量管理安全、进度、成本管理和监督图纸管理工作，建立公司工程技术管理核心能力，提升公司品牌形象。