高校授权管理工具

管理工具：高效授权学习目的：1、了解高效授权的益处2、讨论授权四个关键问题3、掌握四种授权形式4、确定与工作相匹配的最佳授权方式经验分享：你是否试用过授权？结果如何？为什么？一、什么是授权授权就是管理者向。通过授权，管理者赋予下属行动或决策的权利。高效的授权将使人尽其能，使每一个人拥有最大而恰如其分的自由度，以最高的效率和最佳的方式来完成他的工作。高效授权的益处：·将时间用在你应当做的事情上。·将每一项工作分配给最适合完成它的个人或团队。·有效利用的知识。·帮助个人和团队培养新的技能。·赋予个人或团队更多的职责。·增强管理者和员工之间的信任与沟通。未能有效授权的害处：·花费大量的时间管理别人，因而没有时间做自己的工作。·分配工作时未能人尽其能，结果他们既完不成工作，又浪费了大量的时间。·团队技能和经验的低效利用，未能有效利用专家的专业知识和技能。·团队和个人都无法挖掘新的技能、拓展知识领域。·由于没有得到挑战性工作，团队和个人失去工作动力。为使授权更加高效，你需要回答的四个关键问题：·我要对哪一项工作进行授权？·我分别授权不同的工作给谁？·我如何告诉他们我想做什么？·我如何确保完成哪些工作？练习一：填写调查问卷调查问卷表调查问卷表说明：以下所列的授权类型每型有四式（1-4,5-8,9-12,13-16,17-20,21-24,25-28,29-32,33-36,37-40,41-44,45-48）。通读以下48个问题，然后从每四个一组的表述中选出同你的思想和行为最接近的表述，给它打4分。差距大一点的打三分。再大一点的打2分，差距最大的打1分。例如：在第一组（1-4）中，你认为第三个表述同你的观点最接近的，就在表述3旁边的“4”框中划圈。如果第一个表述同你的观点次相似，就在它旁边的“3”就、框中划圈。并接着选择同你的想法和做法最不接近的，在相应的“1”框中划圈。最接近的次接近的较不接近的最不接近的4分3分2分1分安排工作1、对团队的每个成员清楚地解释5、员工不理解我的想法。工作是重要的。43212、我认为自己应该明确地告诉员工我想完成的目标。43213、我赋予团队充分的自由度，让他们自己制定详细目标。43214、我倾向于给我的团队制定目标概要，让他们有的放失。43215、员工不理解我的想法。43216、偶尔布置工作时，我被告知过于追求完美。43217、我总是仔细地告诉员工他们所要完成的工作以及完成的方式。43218、有时我感到我的团队不知道要做什么。4321协同工作9、我希望我的员工能培养出团队精神。432110、我告诫我的团队要同其他团队有效合作。432111、我告诉每一个团队成员他们应起的作用。432112、我鼓励团队定期交流思想。432113、有时我不能给团队成员足够的自由互相帮助。432114、浪费太多的时间在没有结果的讨论上。432115、有时我花了太多的时间同某个员工在一起，而缺乏足够的时间同团队相聚432116、有时整个团队忙于各不相同的工作，这使我感到他们成了乌合之众。保持联系17、我告诉每个员工应该知道的信息，并且恰到好处。但是我希望他们告诉我所发生的一切432118、我乐意提供给团队成员机会，让他们告诉我工作进展如何——如果他们愿意的话。432119、我定期告知我的团队所要进行的工作，所以他们清楚工作的进展情况。432120、我总是乐意花时间询问我的团队成员工作的进展情况。432121、有时我太晚发现问题，以致无能为力。432122、我感到团队成员不愿向我提出棘手的难题。432123、很多情况下我不知道团队对所从事工作的想法。432124、我曾注意到我可以转变同团队的读谈话题，仔细聆听，却无法获取任何信息。4321激励团队25、如果我在工作上同我的团队密切合作，这将很大地激励他们。432126、我认为如果我赋予团队更多的行动自由，这将更大地激励他们。432127、我鼓励团队思绪迸发，有效地激励他们自己。432128、当讨论工作成绩的时候，我不会费力绕弯，我直接告诉他们我的想法。432129、处理团队事务时，我不关心成员是否受到鼓舞。432130、如果需要我会给团队施加压力，让他们出成果。432131、偶尔我花费大量的时间同团队成员交流想法。432132、团队中绩效最佳的人需能自我激励。4321保证工作不偏不离轨道33、如果每个人的表现都不够好，我希望讨论解决问题的办法。432134、如果我同团队密切合作，有利于保持工作不偏离轨道。432135、如果情况在朝坏的方向发展，我将果断地拨乱反正。432136、我认为保持团队成员和团队整体的高标准是困难的。432137、当情况趋于坏的方向时，我总是听之任之。432138、我不理解为什么我的团队成员对他们自身的工作标准缺乏责任感。432139、我发现难于给表现拙劣的人提供支持。432140、我对不满意我标准的人感到不满意。4321支持与帮助41、我认为让整个团队都知道工作进度计划是重要的。432142、让员工感到有所支持的最好方法是定期讨论团队的工作。432143、我尽力同团队成员保持密切联系，这有助于我向他们询问问题。432144、我尽力让我的团队感到在他们需要我帮助的时候，我是可依赖的。432145、偶尔我会花费大量的精力同我的团队成员保持良好关系。432146、我应该让我的团队从自身经验学习，而不是寻求过多的支援。432147、我经常认为我也许疏远了我的团队。432148、我的团队成员很少有人同我讨论他们的问题。4321给自己打分现在把以下问题的分数加起来：问题分数问题分数问题分数问题分数214376581110129131514161719201823222421282527262930313235343336403937384143424448464547总计指战员总计教练总计顾问总计协调员绘制成绩曲线5040302010指战员教练顾问协调员完成绘制成绩曲线后，两人一组交流一下感想。每种类型意味着什么指战员指战员（Controller）会详细地制定工作执行计划。他们下达确定的指令，密切地监视工作进程。这意味着要告知每个人在每一阶段的工作任务。他不允许员工在工作完成方式上有任何自由度。指战员从不解释工作为什么必须完成。教练教练（Coach）密切监视工作进程，但通常不会下达强制指令。他们解释工作任务，让员工按部就班地做工作。只有在他们认为需要或是上司认为需要主动提供支援的时候，他们才提供建议和支援。顾问顾问（Consultant）给予工作人员更多的行动自由。工作按通常的方式进行规划，授权者询问负责人的工作方式。二者就工作方法进行讨论并达成一致。授权的员工和团队需要投入大量的精力。授权者要清楚他们是否需要提供额外的帮助和支援，以便需要支援的时候，能够提供确实有效的支援。协调员协调员（Co-ordinator）给工作人员指明方向，而不是明确的做法。授权时，协调员同意员工有一定的自由度，但他们必须报告进一步的工作成果。通常，他不希望工作人员寻求支援和建议。二、四种授权形式1、指战员2、教练3、顾问4、协调员工作中你最经常使用哪几种授权方式？使用时你是否想过为什么选择它们呢？三、授权实践1、你要授权什么·其他员工可以胜任的工作，由于知识和技能方面的原因，可能比你做得更好。·任务有助于培养团队成员的知识和技能，给他们提供挑战的机会。你也许不需要授权·工作任务超出团队成员的知识和经验之外·需要你的权力或经验才能完成的工作·你自己的职责——构建和挖掘你团队的潜力。2、你应该授权给谁人尽其能·——低专业知识和旺盛的工作热情·——中等专业知识和易变的工作热情·——较高专业知识和中等工作热情·——高超的专业知识和旺盛的工作热情匹配工作的授权方式针对每个人对工作的经验和热情选择授权方式·如果同工作的关系属于生手，使用指战员方式·如果属于初学者，使用教练方式·如果属于合格者，使用顾问方式·如果属于能手，使用协调员方式什么是高效授权的诀窍3、如何让你的决定付诸实施·确定/协商目标·给团队和个人发布简令·检查工作进展情况并给予相应反馈·团队的一般动力（1）确定目标·确定你的团队理解；工作的目标和所需的性能标准以及评定办法。·细节一旦决定授权整个工作或部分工作给某人，你就需要给他们制定明确的目标。否则，他们就不能确定自己需要完成什么。这非常重要！如果他们不理解目标，就会出差错，或以错误的方法进行工作或不能按时完成工作（2）制定目标规则·目标必须明确，每个人都必须明确他们需要做什么。·目标应易于理解和协商。·目标除了可供他们完成以外，应能培养他们的能力，向他们提供挑战。·目标应同整个战略目标相关，他们应该明白为什么要做此事，以及如何满足全局需要。（3）如何表达你的要求任务格式·背景——为什么要做这项工作以及为什么要选择这个团队及其成员。·目标——团队及其成员应该完成什么工作。·任务概要——整个计划。·具体任务——任务分段，如果可能，划分个人任务。·管理——支持，资源，临时报告，问题相应，联系方式；·时间——起始时间，结束时间，阶段划分；·其他问题——如果有任何问题一定要问；练习二：练习使用“任务格式”“王工，我们要让老客户享受优惠的产品价格，通过建立客户数据库实现。因为你在这方面有经验，所以希望你提交一份如何完成这项工作的报告。我希望客户数据库能在两个月内建立起来，你可以从公司IT部那里获得必要的信息和支持。“你可以移交你的现有工作给小李，以便你将精力集中于此。如果有任何问题或需要什么资源，你可以随时找我。明白吗？你还有什么疑问吗？”讨论：本练习都包括“任务格式”中的哪些信息？对本练习你有什么评论？情境领导理论四、如何监控工作进度通过团队反馈：·关于工作如何进行的大量信息。·工作如何进行的具体信息。·检查要求做到的工作是否已经完成。·了解团队成员是否需要帮助，是否有什么阻碍他们的工作。·使你了解将工作做得更好的团队成员。为什么要监控你可以授权所有的工作，但不能解决授权问题问题解决方案你对员工没有信心从授权简单少量的工作开始，并逐渐增加，这将使你逐步建立起信心。你比团队更有能力，为什么授权呢？1、你不能做完一切2、他们需要培养自身技能3、授权能提高积极性你不确定授权什么使用己介绍的方式吗，使得人尽其能。你认为自己无所不能没有人希望你无所不能，领导者的作用就是有效利用团队的技能和资源，而不是亲自做所有的事情。按每种形式提高你的效率指战员（直接管理）作出更多的指示，给出具有明确标准和期限的目标。你可以确定工作的完成方式，需要使用密切监督。如果需要，给予必要的干涉。教练（鼓励/监督）同每个人的工作联系更加密切，知道完成每一项工作。提供建议帮助他们完成每一阶段的工作。如果你认为需要，给予必要的干涉。疑问（密切监督）向他们解释工作的目标，征求他们的想法和意见。在你的帮助下，让他们决定工作的方法。如果他们需要，就提供相应的帮助。协调员（提供）少加干涉，让他们决定工作方法，并去实现。如果他们需要帮助，让他们找你。保持联系，但主动权在他们。不同授权方式的最佳运用总结类型益处风险实例情形指战员时间短且需迅速决定明确的目标和所需成果。没有偏离工作的机会，也没有潜在的错误。不包括个人和团队，可能缺乏承诺。团队没有培训和主动权，你需要花费大量时间。针对缺乏经验的人，尤其是让他们做一些关键工作时。时间短暂。如果适当，不要忘记你已经授权给经验丰富的团队成员。教练帮助建立自信，减少错误的风险，鼓励他们勇于承担责任。时间开销依赖他们的学历能力，能否授权完全依赖于你。即使他们有丰富的经验，也需要你的一定帮助。工作热情很可能在此衰退。顾问减少你的时间开销，建立承诺并鼓励承担责任。团队成员可以提供建议和改善。决策过程变得漫长，团队期望时刻被问及。针对那些经验丰富、能够出谋划策且不需要你的干涉的人。如果发生复杂问题，也需要你的帮助。协调员给你留下充分的时间做一群乌合之众就此灭亡富有经验和热情的人能其他工作。团队能够自己处理问题，进行技术革新，建立促动因素或承诺。而不是一个团队。够完成工作，并解决遇到的大部分问题。案例1