MIS课程设计指导手册-ACCESS2007在企业管理中的应用

ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册目录1序言..............................................................................................................................................12启动ACCESS系统........................................................................................................................23创建新的数据库..........................................................................................................................34创建表..........................................................................................................................................55创建查询....................................................................................................................................116创建报表....................................................................................................................................187创建窗体....................................................................................................................................238设置启动窗体............................................................................................................................379结束语.........................................................................................................................................39ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册11序言MicrosoftAccess是Microsoft公司推出的在Windows环境下运行的新型关系数据库软件。它为数据库的访问编辑和数据的处理几乎达到了“人性化”的程度；即日常工作中人们对于事物的处理需要什么、系统便设计什么、提供什么。在学习Access之前，我们先了解一下什么是“数据库”。我们举个例子来说明这个问题：每个人都有很多亲戚和朋友，为了保持与他们的联系，我们常常用一个笔记本将他们的姓名、地址、电话等信息都记录下来，这样要查谁的电话或地址就很方便了。这个“通讯录”就是一个最简单的“数据库”，每个人的姓名、地址、电话等信息就是这个数据库中的“数据”。我们可以在笔记本这个“数据库”中添加新朋友的个人信息，也可以由于某个朋友的电话变动而修改他的电话号码这个“数据”。不过说到底，我们使用笔记本这个“数据库”还是为了能随时查到某位亲戚或朋友的地址、邮编或电话号码这些“数据”。实际上“数据库”就是为了实现一定的目的按某种规则组织起来的“数据”的“集合”，在我们的生活中这样的数据库可是随处可见的。什么是数据库管理系统呢？图书管理员在查找一本书时，首先要通过目录检索找到那本书的分类号和书号，然后在书库找到那一类书的书架，并在那个书架上按照书号的大小次序查找，这样很快就能找到我所需要的书。数据库里的数据像图书馆里的图书一样，也要让人能够很方便地找到才行。如果所有的书都不按规则，胡乱堆在各个书架上，那么借书的人根本就没有办法找到他们想要的书。同样的道理，如果把很多数据胡乱地堆放在一起，让人无法查找，这种数据集合也不能称为数据库。数据库的管理系统就是从图书馆的管理方法改进而来的。人们将越来越多的资料存入计算机中，并通过一些编制好的计算机程序对这些资料进行管理，这些程序后来就被称为数据库管理系统，它们可以帮我们管理输入到计算机中的大量数据，就像图书馆的管理员。我们将要学习的Access也是一种数据库管理系统。ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册22启动ACCESS系统可以从不同动的途径进入ACCESS系统。1.首先，介绍最基本的方法。单击“开始”按钮，如图：2.选中“程序”，如下图所示，选中“MicrosoftAccess”。3.如果，你在桌面上已创建了ACCESS的快捷方式，直接点击快捷方式图标，进入ACCESS系统，如图：ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册33创建新的数据库1.进入ACCESS系统之后，首先出现如下图所示的新建向导。用户可以进行各种选择。2.如果要新建一个空的ACCESS数据库，如下图所示，用鼠标点击空白数据库。3.屏幕上出现“文件新建数据库”的对话框（如下图），提示应该给建立的数据库文件取个什么名字，并且将它保存在计算机的哪个目录下。ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册4默认的存储目录是“MyDocument”，我们将数据库保存在此目录下。你也可以选择其他的目录，保存数据库。将正在建立的数据库取名为“testdb”（也可以自己指定文件名称）。在完成了这些工作后单击窗口右下角的“确定”按钮最后，单击创建按钮，新数据库这一步就完成了。如图所示：ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册54创建表1.在工具栏，“创建”选项卡中单击“表”按钮。如图。2.此时，进入了表的数据表视图，我们在刚刚建立的表的标签上点击右键，切换到设计视图。如图所示。我们先来建立顾客基本信息表，其结构如下。字段字段大小字段类型备注顾客标识10文本主键顾客名20文本性别2文本出生日期日期/时间需要设计掩码地址64文本电话15文本身份证号码18文本需要设计掩码ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册63.在第一行的“字段名称”处敲入“顾客标识”，在字段类型的下拉列表中选择“文本”，如图：该字段的大小为“10”，如何进行设置呢？不难发现，在该窗体的左下角有一个“常规”标签。在该标签的“字段大小”右边填入10，即可。如图：4.需要对“顾客标识”字段设置主键。主键的作用是可以唯一标识数据库中具有相同信息的不同记录。例如，有两个顾客都叫“张三”，如何来区分他们呢？可以给他们规定不同的ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册7顾客标识，例如，一个的顾客标识为“0001”，另一个顾客的标识为“0003”，这样，就可以区分开来了。设置主键时，首先，将光标放置在该字段所对应的行中，如图：点击快捷菜单中的“主键”按钮，如图：可以发现，在“顾客标识”所对应的行的前面出现了一个钥匙的标志，这样，主键就设置成功了。如图：5.需要在“出生日期”字段中设置掩码。首先，选择该字段的数据类型为“时间/日期”。把光标放入“常规”标签中“输入掩码”处，在文本框的右边会出现“…”按钮。点击该按钮，出现如下对话框：ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册8选择“出生日期”的日期格式。例如，我们选择“长日期（中文）”为默认的日期格式，点击“下一步”，出现如下对话框：点击“完成”。也可以直接在“输入掩码”处直接输入“9999\年99\月99\日;0;_”。ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册9其它字段的设计，在此不再复述。6.点击快捷菜单中的“保存”按钮。这样，表就被保存在数据库中了。点击设计窗体右上角的“关闭”按钮，关闭“顾客基本信息表”的设计窗体。接下来，就可以继续后面几张表的设计了。7.其它表的设计要求如下：录象带基本信息表字段字段大小字段类型备注录象标识10文本主键录象名20文本价格货币借带日期日期/时间需要设计掩码类型10文本是否在架是/否顾客标识10文本8.之后，在两张表中，按格式输入测试数据即可。ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册10ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册115创建查询该部分中，我们需要建立四个查询：按顾客查询(按顾客姓名查询)、按类型查询、在架带查询、借出带查询，其中在“借出带查询”查询中要能对某个时间段的信息查询，如能查出2012年01月01号到2012年03月31号的录像带借出情况等。下面我们就来介绍查询的建立过程。1.工具栏“创建”选项卡中，单击“查询向导”按钮。屏幕中出现如下窗体：2.想要新建一个查询，也可以，点击数据库窗体上的“新建”按钮：在出现的对话框中选择“设计视图”，再点击“确定”：出现查询的设计视图。ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册123.首先，我们来介绍如何建立“按顾客查询”。选择“简单查询向导”。4.选择顾客基本信息表，并将全部可用字段以点击向右箭头的方式，移入选定字段。5.点击“完成”。ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册136.在查询标签上单击右键。7.进入设计视图。ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册148.在“顾客名”对应列的准则中，输入“[]”。9.在中括号内输入，要提示给用户的信息。10.保存该查询，将该查询的名字定为“按顾客查询”。运行该查询，出现输入框，查询建立成功。ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册1511.接下来，可以尝试着新建“按类型查询”、“在架带查询”、“借出带查询”。需要说明的是，建立“在架带查询”时，在“是否在架”一栏，输入True即可。13.采用查询设计方式创建“借出带按时间查询”14.将两张表分别添加，之后单击“关闭”按钮。15.选择字段来源表ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册1616.添加该表中的显示字段。16.将录像带基本信息表，除“顾客标识”外的所有字段添加。17.最后将“顾客基本信息表”的“顾客名”字段加入18.在“借出带查询”中制订“借带日期”的准则。直接在“借带日期”列对应的准则中输入“=[请输入开始日期，如：2012-01-01]And=[请输入开始日期，如：2012-03-31]”。ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册1719.关闭“借出带查询”。双击数据库窗体中的“借出带查询”，出现以下对话框。20.在对话框中，输入查询的起始日期“2012-03-01”。点击“确定”按钮。21.在下一个对话框中输入查询的终止日期“2012-3-31”。点击“确定”按钮。22.如果“录像带基本信息表”中恰好有记录的借出日期正好符合查询的条件，这样，在查询窗体中就可以看到该记录。ACCESS2007在企业管理中的应用指导手册186创建报表接下来，我们介绍如何创建报表。当你在数据库中录入数据之后，希望能按照自己的需要将有关的信息以报表的形式打印出来。例如，我们希望打印出“顾客简要信息表”、“录像带简要信息表”。下面我们以“顾客简要信息表”为例，介绍报表的创建过程。1.可以直接从创建工具栏上点击“报表向导”项，来创建报表。2.在该对话框下部的下拉列表中选择数据的来源表“顾客基本信息表”，在“可用字段”中选择要用到的字段，点击“”，将它添加到“选定的字段”中。点击“”，将所有可用字段全部添加到“选定的字