中国IT市场年会会议流程管理手册

2005年中国IT市场年会会议流程管理手册2目录一、分组职责任务----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------31、领导小组成员---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------32、专项小组职责---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3二、分期落实计划-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------81、会务组------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------82、招商组------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------103、秘书组------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------114、综合组------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------13三、现场流程管理-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------151、现场工作管理---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------153一、分组职责任务1、领导小组成员：组长：副组长：组员：2、专项小组职责：（1）会务组职责：负责会议现场正常进行的一切会务保障工作。任务：1选看场地2确定地点3交付订金4说明要求饭店提供配合的事项5签署协议6研讨布展方案7确定布展方案8监督布展设计9布展施工监督10制定当日流程实施表11确定现场人员分工12现场布置调配13灯光音像控制14邀请摄影摄像15提出摄制要求16验收拍摄成果17制作成册18内部彩排设备安装19现场彩排20宣传片制作21笔记本内容装载22资料运输23物品运输424桌签摆放25用餐安排26引导牌设置27嘉宾上场引领28同传设备安排29工作证30车辆及运输人员安排来宾停车场预定31安排兄弟单位到场布展及彩排32与参展兄弟单位的联系33与7家参展媒体的联系34场地布线人员：（括号为该人员负责任务）分管领导：组长：王晓东（1、2、3、4、5、6、7、8、9、11、12、14、15、16、17、19、20、23、24、26、31）副组长：组员：张金海林琳田苑、鲁卫（2）招商组职责：负责整个会议正常进行的一切经费保障工作任务：1招商方案制作2招商合同制作3明确对厂商的要求4邀请及确认赞助商发言人5邀请厂商参会人员6接待厂商贵宾7引领贵宾签到及进入会场8收集及确认厂商演讲文稿或PPT9收集及确认厂商展板展品10收集及确认厂商会刊资料和广告11收集及确认厂商LOGO12收集及确认厂商现场发放资料513会后厂商宣传跟踪14落实合同收款人员：（括号为该人员负责任务）分管领导：组长：组员：（3）秘书组职责：负责整个会议正常进行一切资料保障工作。任务：1新闻总稿2分类深度报道3资料内容撰写（会刊、摘要、简介、邀请函）4资料内容收集确认5资料内容设计6资料印刷7部领导、院领导、公司领导讲话稿8主持人串词9公司报告PPT制作10其它PPT制作（演讲人名录、图片）11演讲人演练12主持人演练13年会综合总结报告14提供获奖厂商名单人员：（括号为该人员负责任务）分管领导：6组长：组员：（4）综合组职责：负责整个会议正常进行的一切人员邀请接待保障工作。任务：1部、院领导邀请2公司领导参会通知3媒体记者邀请4用户代表邀请6报到表设计制作9部院领导及厂商贵宾接待10普通厂商代表接待11媒体记者接待12外宾接待13胸花购买14胸花佩戴15参会胸卡发放16签到本笔购买17名片收集18资料装袋、发放19大门迎宾20签到处迎宾21会场迎宾22贵宾室迎宾23会场秩序维持24提供桌签名单25桌签名单摆放次序26会前广告投放27会后媒体宣传28奖牌的制作人员：（括号为该人员负责任务）分管领导：组长：副组长：工作人员：71、贵宾邀请：2、参会代表邀请：3、媒体工作：4、海外媒体及来宾邀请：5、会议礼品及用品购置：二、分期落实计划（当日安排见第三章）（1）、会务组：时间段时间工作内容责任人备注第一1.10-1.16布展方案设计王晓东1.11-1.12再次与酒店确认各项事宜，完成申报手续王晓东8前期准备（10.14-11.11）周1.17布展方案比稿第二周1.20-1.23布展方案研修改、确认*总定稿1.20-1.23确定参展兄弟单位、明确要求1.20-1.23联系参展兄弟单位、解决问题（媒体7家，其余4家）1.22落实其它组情况，提交会议预算。第三周1.20-1.24确定摄影摄像公司配合1.20-1.24确定礼仪服务人员1.10-2.1厂商LOGO落实，提交布展厂商2.19-2.20再次确定会议当日现场流程马总提供2.19-2.21制作工作证2.19-2.21收集桌签名录，传真至酒店;来宾停车位预定。2.20向其它组收集PPT,装入笔记本，确定笔记本及控制人员。相关人员提供内部彩排2.20开会确定本组彩排人员2.20公司内部彩排，布置场地，调试设备，安排顺序2.20兄弟单位彩排2.22再次向招商组落实厂商布展资料9现场彩排2.23晚资料运输至会场2.23晚布展2.24上午确认桌签，引领牌等事宜，礼仪小姐培训2.23晚设备调试、彩排2.23晚进行现场彩排导演、协助其它组熟悉场地。协助兄弟单位彩排熟悉场地2.24上午各组就位后期服务（11.19-12.6）2.25-3.5结清第三方费用，相关资料留底备用（2）、招商组时间段时间工作内容责任人备注前期准备第一至1.4-1.30招商材料发放客户经理招商合同制作客户经理公司领导支持明确对厂商的要求客户经理领导审核10（10.14-11.11）三周邀请及确认赞助商发言人客户经理领导审核邀请厂商参会人员客户经理第四周2.19-2.23收集及确认厂商演讲稿或PPT客户经理收集及确认厂商会刊资料和广告，提交秘书组制作2.19-2.23收集及确认厂商展板展品收集及确认厂商现场发放资料2.19收集及确认厂商LOGO客户经理内部彩排2.20安排本组彩排工作审核客户ppt及其它相关资料客户经理现场彩排2.23晚转入综合组协助彩排接待工作客户经理2.24上午熟悉现场环境，审核客户布展情况，进行来宾接待模拟审核客户ppt，模拟客户演讲审核厂商桌签、相关人员就位客户经理后期服务（11.19-12.6）2.24－3.4会后厂商宣传跟踪落实合同收款客户经理黄总审核监督11（3）、秘书组（名单黄总确认）时间段时间工作内容责任人备注前期准备（1.6－1.24）前三周1.10－1.30资料内容撰写（会刊、报告摘要、公司简介）1.13－1.31资料内容收集确认向*总确认袋装资料内容，并负责收集1.13－1.27资料内容设计负责所有资料的设计1.10－1.17邀请函内容确定及制作向马总确认邀请函内容1.13－1.26部领导、院领导、公司领导讲话稿各部门总经理给予相应配合新闻总稿、新闻通稿、分类深度报道撰写各部门总经理给出相关新闻稿1.24－1.27公司报告PPT制作与相关演讲人协调制作PPT内容1.28将PPT提交于黄总第四周2.19－2.22部领导、院领导、公司领导讲话稿定稿其它PPT制作（演讲人名录、图片等）由招商组与客户确认后提供给***资料印刷完成（会刊）与招商组确认厂商资料后，报*总最终确认会刊内容后，交***印刷主持人串词2.21演讲人彩排演练12内部彩排2.192.20确定本组彩排分工将ppt装入笔记本，彩排时完善ppt将*总确认后的PPT交张金海现场演讲人演练、主持人演练后期服务（2.24－3.5）跟踪媒体报道年会综合总结报告（4）、综合组（请徐总确认相关人员）时间段时间工作内容责任人协助人员前期准备第一至二周1.10－1.21部领导初步邀请院领导初步邀请第一轮媒体预热、会前广告投放大量发放邀请函（含电子邮件）、请柬，邀请各类参会人员13第三周1.21－1.25用户代表初步确认相关回执确认参会贵宾（部、院领导等）初步确认第二轮媒体宣传中期落实彩排准备2.19－2.22用户参会人员再次确认参会贵宾（部、院领导等）再次确认媒体记者邀请外宾邀请提供桌签名单2.23晚资料装袋胸花购买桌签名单摆放次序签到表设计制作、签到用品（本、笔）购买公司领导参会通知142.23全体组员入场熟悉各自岗位，模拟接待工作现场彩排2.24上午各人员就位桌签摆放次序上报领导小组后期服务（2.18－2.28）2.24－3.5征集参会人员反馈意见、致参会人员感谢信。152005年IT市场年会现场分工及时间安排2005年2月23日晚I、布展组负责人：场内布展组：场外布展组：布展协调：彩排组：公司演讲人场内布展组相关工作人员，23日中午1点进入会场布展。田苑负责场内搭建、设备调试。场外布展组相关工作人员，24日凌晨1点进入外场布展。林琳负责场外厂商展示区、兄弟单位展示区、报告墙、各个签到处布展，鲁卫负责与酒店协调。2005年2月24日上午7－9点II、会议服务组负责人：厂商接待小组：兄弟单位接待小组：资料运输组：资料装袋组：现场协调组：桌签摆放负责人：以上各小组相关工作人员，24日上午7点进入会场熟悉场地。厂商接待小组成员协助厂商展示区工作人员清点厂商资料，进行布置工作。24日上午167点全体到岗，有关负责人安排桌签位置。鲁卫负责与酒店协调、与各组组长协调，厂商接待组工作人员主要负责厂商展板、宣传品的接受、摆放、排序，资料运输组主要负责资料的运输及搬运至指定地点，协助装袋组装袋。现场协调组负责协调公