中阶主管管理认知篇

?主管管理訓練課程課程大綱•管理的層面與職責•問題解決與工作改善•工作管理的循環與運用•部屬能力培育•團體的帶領•人事問題的處理•領導的藝術管理的層面與職責管理程序構成因素外在限制因素：教育社會法令經濟構成因素：規劃組織人事指引控制政策制定管理實務及管理效果企業效率影響影響決定管理理論改變因素‧組織規模擴大與複雜化‧科技發展的加速化‧工業化的密度提高‧相關科學的高度發展‧人類價值觀的改變管理的定義:1.整合全體能力2.發揮最大效益3.結合所有資源4.達成共同目標管理的層面與職責:*角色定位：承上啟下,左右逢源上司同事客戶課長部屬夥伴方針目標指揮執行如何做管理者:超一流管理者:會運用企業內外資源一流管理者:會運用組織的力量二流管理者:會運用部屬的才華三流管理者:凡事事必躬親管理者應盡的職責自主性行動的實踐者職責的理解提高專門性工作方法不斷進行工作改善承上輔佐與協助完成任務進行部屬培育與自我啟發管理者應有的基本心態:•達成目標的意願•打破現狀的勇氣•理念的堅持•效率的意識•原理原則的觀念•科學的辦事方法•健全的判斷能力管理者應有的能力:領導力管理力計畫力溝通力改善力創新力激發力培育力其他專業能力問題解決與工作改善問題解決的步驟:1.現象明確2.目標設定3.找出原因(核心原因)4.提出對策(主要對策)5.處理步驟順序6.確認問題解決模式解決問題之管理循環圈計畫(PLAN)實施(DO)檢討(CHECK)處裡(ACTION)對何事(WHAT)為何發生(WHY)如何處理(HOW)於何時(WHEN)由何人(WHO)在何處(WHERE)第一步驟把握問題第二步驟問題之現狀第三步驟要因分析第四步驟對策之立案對策之實施計畫第五步驟對策實施第六步驟確認成果第七步驟防止再發工作改善的步驟:1.找出要改善的工作2.現狀分析3.利用改善的構想與技巧4.改善案的評估5.作成改善案6.成核後實施7.追蹤改善成效要改善的工作:•效率•品質•組織•成本•工作分配改善的技巧:•特性要因分析•柏拉圖•5W2H組織的檢討與改善:組織的定義:*人與工作的組合*具有架構*激發潛能*具有上下階層關係*達成共同目標組織的型態•直線組織•功能組織•直線幕僚組織•機能別組織•事業部組織(利潤中心)•事業群•其他組織成熟期機構年齡機構規模第五階段資料來源:HBRJUL.1972LARRYE.GREINER第一階段第二階段第三階段第四階段初創期小型大型1.靠創造力而成長2.靠指揮而成長3.靠授權而成長4.靠協調而成長5.靠合作而成長1.領導的難關2.自主的難關3.控制的難關4.官僚化的難關5.新的危機組織成長階段組織檢討的重點•要符合組織經營要點•有效運用委員會等幕僚功能•單位的關係是否融洽•組織能否適應環境的變化•彈性組織的運作•組織的效率如何•組織層級扁平化的運作組織的經營要點:(1)命令系統的統一(2)控制的幅度要適當(3)職務認知的整合(4)授權職務認知的整合*總經理親自說明*激勵士氣*競賽方式*共體時艱*具有危機感授權範圍*指揮權*分配權*控制權*監督權應負責任*負成敗責任*績效不彰*監督不周*用人不當工作分配的改善方法作業流程：1.由作業員填寫製作現在的作業表2.由主管填寫製作現在的職務表3.由主管與作業員一起檢討工作表4.修改完成改善後的作業表應執行工作職務職務表目前正在執行的工作職務作業表檢討重點1.現在的工作是否全部在做2.有沒有人在做不必要的工作經有發現者請進行作業改善六項基本的著眼點•哪一種職務花費的時間最多•人力使用是否不當•是否適切地利用技能•有沒有人在做許多無關地業務•工作分配是否過於瑣碎•工作分配是否平均‧‧職位組織圖功能組織圖※重要性◎次要性○一般性可以發現該員擔任的職務重要性卻沒有該項資格就必須趕快培訓激發部屬思考力的要訣•逆向思考例：新好逸惡勞型•追根究底例：美國探路者號•資訊的運用例：網際網路•異業產品的結合例：附送贈品•挑戰性的壓力例：猶太人嫁女兒•隔絕環境的壓力例：發呆室阻礙創造力發揮的因素•習慣•封閉性的知覺•從眾的觀念•缺乏追根究底的精神•紅蘿蔔與竹鞭•安於現狀(煮蛙理論)•為反對而反對•成本考量•墨守成規工作管理的循環與運用管理的四項功能計畫命令協調控制PlanDoSee計畫的重要性•提供正確方向•提供準備的參考•提供執行的依據•提供控管的要點•提供評估的標準企劃的好處•定下標竿提昇潛力•充分準備事前演練•創造思考激勵自我•提昇士氣達成績效命令命令的本質命令服從激發工作動機本質1.工作由誰來做比較好工作分配2.命令如何下達理想命令方法工作分配應考慮的因素部屬具備條件工作的機能學歷經驗能力意願年齡種類、特性重要性、急迫性難易度相互配合(團隊合作)工作分配的原則原則1：不以人際關係影響適才適所原則2：不因適才適所使部屬失去成長機會理想的命令方式•用自己的話•脈絡一貫完整周延的下達•命令下達時避免部屬的誤解•激發部屬工作的意願部屬工作的意願部屬成長的動機溝通1.獨特性2.自主性3.創造性(挑戰性)4.社會性1.說明工作的重要性2.帶動團隊士氣3.發生的效果命令後的檢討失敗的檢討分析檢討整個過程方法是否正確適才適所是否錯誤提出改善的方法分享失敗的教訓做為借鏡提出防失手冊命令後的檢討成功的檢討記錄成功的過程分享成功的經驗獎勵有功人員檢討當初目標是否恰當有沒有更成功的空間防止成功的後遺症成功是否在特定因素下達成勝軍不驕敗兵不餒獎控制的目的控制的目的1.把工作做好2.達成預期目標3.避免資源的浪費4.修正偏差的目標控制的步驟1.根據計畫掌握事實2.針對事實加以思考3.採取控制的措施控制的方法:*一令做不好*二令做不好*三令做不好命令者要負責帶頭者要負責全體要負責三令五申一而再再而三的說明禁必止令必行控制過當與不足影響:控制過當*缺乏朝氣活力*沒有士氣*效率低落控制不足*容易出錯*品質不穩定*缺乏凝聚力*人員公安受傷自我控制過程無律性他律性自律性自發性小孩子的成長過程組織人員被控制的過程如同小孩子成長歷程溝通協調溝通協調與談判的目的溝通尋求觀念共識產生一致看法而達成任務協調整合各方面意見而能夠往共同目標邁進談判化解衝突,產生雙贏合作性堅持性(滿足對手的需要)(滿足自己的需要)合作妥協順從壓制迴避溝通協調與談判的關係溝通協調時的障礙:1.缺乏共識(如同平行線沒有交集)2.觀念認知不同(主觀意識)3.彼此價值觀想法不同4.誤解人性觀點果斷力反應力++-客觀主觀感性理性(1)(2)(3)(4)表現型孔雀指揮型老虎平易型無尾熊分析型貓頭鷹生技生產人事總務品管財務(5)變色龍營業員溝通過程說話者溝通媒介聽話者溝通要素：我表面講的話他表面講的話我所要講的話他所要講的話情緒環境對象主持會議公開演講談判1.採用肯定性的談話2.禁止攻擊性談話3.不用雙關語文件書面語言聲調肢體email1.忽略的聽2.假裝的聽3.選擇的聽4.專注的聽5.同理心聽說話原則說話者溝通技巧蒐集資料瞭解對方動機與意向考慮對方之性格鼓勵意見之參與去除防衛心理避免雙關語肯定性的談話適當運用肢體語言孔子的說話教室1.可與言，而不與之言，失人不可與言，而與之言，失言2.言未及之，而言，謂之躁言及之，而不言，謂之隱3.未見顏色而言，謂之說話三原則1.讓對方充分發言2.溝通時預說的話要明白說出3.察言觀色針對狀況說話人的心理四窗自己知道不知道瞭解不瞭解公開區盲目區隱藏區黑暗區無法聽見別人的話說聽漸小多聽、多說以擴大公開區別人