中小制造企业管理(实施顾问入门手册)

1目录目录目录目录第一章制造业中小企业要怎样管理?第二章组织架构-分工与合作基础?制造业组织图部门合作关系第三章作业单据-工作的确认依据?作业单据的意义作业单据的种类作业单据的开立时机作业单据的管控流程第四章材料清单-产品的成本依据?材料清单格式材料清单定义材料清单用途第五章工单制令-生产作业的依据?第六章物料领用-降低成本的依据?第七章仓库管理-解除罪恶深渊的依据第八章生产成本-重点管理的依据?第九章会计凭证-企业稽核的依据?第十章资料统计-管理经营的依据?第十一章自动警报-减少错误的依据?2第一章第一章第一章第一章制造业中小企业要制造业中小企业要制造业中小企业要制造业中小企业要怎样管理怎样管理怎样管理怎样管理二十几年来，接触过千百的中小企业主，每个人都有不相同的管理问题，每个人都有一大堆自认有用的经验谈，我只提供一个认为是最实在的答案”我的员工是否做对事”。为何我的答案不是业务经营策略，也不是谈如何降低成本增加竞争力，而是谈”做对事”，原因很简单不论是如何将低成本，雇用正确的员工开发甚么样的产品和购买合适的生产机器都是属于策略性的决策行为，而不是我们要谈的管理行为。要谈管理最基本的事还是要谈做好事情的五大元素(并非西方所谈的土，水，火，气和人的第五元素)，而是人，事，时，地和物的五大元素，分述如下人-管理第一要素-所有的事情都是由合格的人来做，就能减少错误。事-做有规划的事-也就是俗称P.D.C.A(Plane,Do,Check,Active)的做事方法。时-正确的时间做正确的事，才有意义。地-广义的意义就是要有适当的场所做事，常看到一大堆员工蹲或坐在地上拿着工件猛敲猛打这样的效率会比站在整洁工作台上好我可不相信，这只是取巧懒人作法。物-狭义上的工件，或是广义上包含工具，机器或量治具，不用多说看官都很清楚。作好事情是员工的本分，如何确认员工做好事情就是管理者的要务。3第二章第二章第二章第二章组织架构组织架构组织架构组织架构-分工与合作基础分工与合作基础分工与合作基础分工与合作基础?企业最重要的不是管理而是工作，工作最重要的是分工与和作，谈分工与和作就得先谈组织。制造业依照每家公司的管理方式不同而有所变动，最通常见的组织如下：制造业组织图制造业组织图制造业组织图制造业组织图报价价格定单交期设计成本(产销协调)生产进度物料请购生产指令生产备料生产物料部门合作关系部门合作关系部门合作关系部门合作关系：：：：从字义上就可以看出各部门的职掌工作，我们要谈的是分工合作才提高企业的效率，针对几项重要的部门合作关系说明：1.报价资料：由研发部门提供样品及标准成本供业务报价使用。2.产销协调：业务接单时安排生产或是紧急插单时候与生管安排调整生产计划客户业务部门生产部门供货商外协厂采购部门生管资材原物料仓成品库仓研发部门出纳财务会计稽核人事部门行政关务4排程，并决定是否能及时出货之关键。3.生产备料：由研发提供材料清单，仓管提供现有库存量加上生管提供的生产排程计划，由资材人员算初物料需求数量及物料采购入库日期来提供请购单交采购购买物料。4.采购收货：当供货商户外协厂交货物料时，采购点收、品管检验、仓管入库上架。5.生产命令：生管依据产销排程计划，确定生产物料齐备后就开出生产命令交生产产线生产。6.物料管控：由生管开出备料单交仓库将物料整理分配妥当，当生产线需要时后送料到生产线。7.完工入库：生产完工后，依照工单制令回报生管单位作新产期安排，请转知业务可以出货。8.销货装运：销货时业务通知仓库准备装运交物流公司送货制客户处完成客户订单。以上所列举的几个分工合作大项目，确是整个制造业有续运转的关键，读者可以参考，后续章节会有详尽讨论。5第三章第三章第三章第三章作业单据作业单据作业单据作业单据-工作的确认依据工作的确认依据工作的确认依据工作的确认依据?场景一：问题：老板娘B太太对业务S先生说:客户C要的产品G订购单，你给了吗?答案：S先生回答，我请前台R小妹帮我做了，我问看看先?场景二问题：老板娘B太太对业务S先生说:客户C要的产品G订购单，你给了吗?答案：S先生回答，这是我开的订购单，上面有C要的产品，我的经理M小姐也签章复核了，我请前台R小妹帮我传真给客户C也签认了，你看看这个订购单先?你是老板，喜欢哪一个场景。三国实业有限公司三国实业有限公司三国实业有限公司三国实业有限公司客户订购凭单客户订购凭单客户订购凭单客户订购凭单订购日期：客户订单号：订单编号：客户宝号：客户地址：电话：传真：负责人员：联络人员：使用币别：汇率：产品编号品名规格单位单价税率小计预定交期总计交货地址：电话：传真：收货人员：联络人员：付款方式总经理：买方确认人：审核人员：开单业务：作业单据的意义作业单据的意义作业单据的意义作业单据的意义：：：：一.作业的计划：为要作业的事情做书面的计划二.作业的命令：作为使用资源的命令，如销货出货单，生产领料凭单。三.作帐的依据：当作业使用或异动公司资源相应的会计数据就该有所异动，会计资料的异动就是依照单据来做会计凭证。四.统计的基础：经营者要了解经营状况所需的各项管理报表就是依照作业单据6作整理统计和分析。作业单据的种类作业单据的种类作业单据的种类作业单据的种类：：：：要谈作业单据的种类，收先要确定客户的经营性质，是买卖业，服务业或是制造业而有所不同，我们再看制造业的组织来研究所使用单据的种类。制造业组织图制造业组织图制造业组织图制造业组织图销货单报价单客户订单成本估算单装运单(生产计划单)成品入库单请购单制令工单询价单采购单库存清单生产备料单收货单领/退料单检验单入库单调拨单，调整单，盘点单对账单，请款单，支付单会计凭证，财务报表要谈单据得种类，最简单的依照使用次序说明下：当客户向对口单位业务员要求报价时就开始产生一连串业务作业，也需要开立种种的作业单据：1.成本估算单：研发人员依据产品所需要的原物料种类和数量做一份清单，并从采购得到最近的原物料价格做一份原物料价格统计表，加上生产所需要的标准人工和制造费用后就是成本估算表。2.报价单：业务依照研发给出的成本估算表，加上业务费用如运输，税金等在客户业务部门生产部门供货商外协厂采购部门生管部门原物料仓成品库仓研发部门出纳财务会计稽核7加上合理利润后作成报价单交给客户。3.客户订单：客户正是下订单后，业务依据订货内容，数量，单价，税金，交货地点，交货日期，交运方式和付款办法等等作一书面交客户签认变成正式合同。4.生产计划单：业务确认订单后与生管人员依据订单交期和生产能力做产销协调，依据协调结果作生产计划单。5.物料库存清单：当生产计划单确定后，生管部门向仓管或资材部门索取物料库存状况表就是物料库存清单。6.请购单：生管或资材人员依据物料库存清单与生产计划单锁定生产计划来核算实际物料缺料数量及所需物料使用时间，开出请购单交采购采买，一般请购单须有下列数据甲、物料品名规格。乙、请购数量=总需求数量-现有库存数量=需求数量X(1+损耗率)丙、入库日期=使用日期和加上检验时程所定日期丁、特殊规格说明如指应质量或是客户有指定特殊供货商。7.询价单：采购依照请购单所要求请购数据，一一向供货商询价以得到物美价廉的原物料或是外协厂商技术和产能支持。8.采购单：依据请购单品名规格，数量和特殊需求，加上询价单的单价和付款交货方式，采购作出采购单交复核人员确认后，与供货商或外协厂商订定采购合约。9.收货单：供货商依照采购合约向采购方送货到指定待验区(不准直接进仓库上架)，送货时开出所有送货清单交由收货方点交，送货单包含：甲、采购单号乙、送货品名规格丙、送货数量10.验收单：收货方收货后，依照采购合约所定的检验方式作收或检验，是通过验收，或质量不合拒收还是基于紧急需求作特采处理，都需要填写验收单来作后续作业依据。11.入库单：检验单位把质量检验合格采购原物料交给仓管或资材作为入库和登帐依据。12.制令工单：当计划人员确认生产原物料充足请生产产线能有产能可生产时，就开出制令工单交产线执行，这个步骤也是生管作重要的工作，我看到一般生产一团乱的原因就是生管眉负责把关制令工单的发放，而是接到业务的客户订单后，不管物料备足否就开出制令工单交给产线，中国人说的巧妇难为无米之炊没有原物料生产用甚么生产!这种物料不全就开出制令工单的生管人员就是不负责的生管。13.生产备料单：当生管开出制令工单给产线时，同时要给仓管资材命令，要求将该制令工单所需物料从库存架上取出安放于待领区并作物料冻结，这样才8能确实掌控物料。14.领/退料单：当产线主管确实开始生产时，派员到仓库领取该工单制令的备料，这就是标准领料作业，有些厂商还特别指定仓管资材人员将生产备料的物料负责送至产线，这样把生产人员强迫不准进仓库更是解决库存弊端问题最佳方式。15.成品入库单：生产产线完成生产后填具成品入库单，一来让仓库入库作帐，更重要让生管了解工单制令已经执行完毕，并通知业务可以销货出货了。16.装运单：当业务人员安排销货出货时候，先给仓管资材人员装运单，详列装运品名规格数量，运送方式，目的地等请仓管人员有所依据准备。17.销货单：销货交给客户后请客户或是物流运送公司签认，作为请款的依据。18.调拨单：因内部管理或财物作帐需要会把仓库分成不同的作账单位，这就是多库别管理，再多库别管理的各仓库间物料库存品异动就是用调拨单来作管理的。19.调整单：当库存品的数量或是价值有所改变时候，相关的会计帐务就需要作调整，这时用调整单来异动数据，调整方式有三甲、调整数量：如不良品要作废弃处理，就直接将报废数量调整掉。乙、成本调整：当库存品需要作成本调整时候用调整价格来作库存成本管理，举例说铜价在一年间涨了一倍从每吨$3,000元涨到$8,000而仓库有100吨铜锭，虽然在这一年都没有用到铜锭这个原料，但仓库同的价值却从$3,000X100吨=$300,000变成$8,000X100吨=$800,000，这多出来的价值$500,000就是用成本调整单来表示。丙、调整数量和成本：需要时也有个作业单据可应用。20.盘点单：盘点库存时候盘点结果表现。21.对账单：当结算应付帐款，由主办人员整理出该付给供货商钱的相关数据比对供货商的请款要求时使用。22.请款单：当结算应收帐款，由主办人员整理出该向客户要钱相关数据提供给客户作为请求付款时使用。23.支付单：对公司财务要求掏钱或付款的一个请求单据。24.会计凭证：财务人员依据会计原则或有关法令规定作出相关单据作为财务状况异动凭证。25.财务报表：会计部门堆公司经营结果的成绩单损益表(Profit&Loss)和显示财务状况的报表，有资产负债表(BalanceSheet)现金流量表(CashFlow)。作业单据开立时机作业单据开立时机作业单据开立时机作业单据开立时机：：：：从前面单据的定义第一项，很清楚的单据第一目的是计划且是书面的计划，所以单据开立是事前就要做好且请有合适的人员审核，这是管理的第一步。假设每个工作人员的正确率是99%(每百次错一次)，经过第二个人员复核后9正确率就可以达到99.99%，这就是防弊的第一步。我看到有好多老板或是主管确是要求员工作完事再填单据问其目的确是说减少错误，究其详曰:本来开领料单要领100个原料，但仓库却只有90个所以先领90个，还要改领料单，每个单我都要签名二次，所以要手下先去领料得到正确的数量后填写正确的数量再让主管签名，这样少了很多工作。看官可以得知这种管理水平，问题是生管或是资材根本无法掌控库存数量，不思改进，却改成事后开单据的蠢事。作业单据的管控流程作业单据的管控流程作业单据的管控流程作业单据的管控流程：：：：所谓的单据的管控简单的说是谁来开单，谁来审核，谁来执行，最后交给谁保管分述如下1.谁来开：当然是主办人员开，如装运单由负责业务来开，备料单由生管来开等等。2.谁来审核：审核可以分二种因素，防错或是防弊的不同就会造成审核的方式不同。甲、防错就是防止错误把正确率从99%提升到99.99%就是防错，所以应该是开单人的资深同事来审核就可以达到目的。乙、防弊就是防弊端，尤其是有关钱财部份，