中海物业管理办公室手册--冷眼

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司办公室职责版号/状态:A/1ZHPM第1页共1页一、负责安排公司的季度、年度工作会议及总经理办公会议，做好记录，编写会议纪要和决议，并督促各单位贯彻执行，及时了解和反馈有关信息。二、负责公司相关文件的起草、印制和分发，做好公司各类文件的审核、编号、立卷、存档工作，管理好公司的文书档案。三、负责上级和外部来文来电的签收、登记和领导批示后的传阅、催办、回复。四、搞好调查研究工作，及时发现新问题、总结新经验，为领导决策提供参考，为基层工作提供借鉴。五、注意收集合理化建议情况，会同有关部门提出推广和奖励意见。六、搞好业内工作情况交流，编发公司内部简讯。七、管理公司印信，制发基层单位印鉴。八、负责保密管理，抓好保密教育、保密检察和对失泄密事件的调查处理。九、完善公司行政管理制度，审查基层主要行政用品采购计划；督察公司内部通信网络建设；安排落实节假日值班；管理公司房产；具体做好机关行政用品和办公用品的供应工作。十、负责机关车辆的调度、使用和维修保养工作。十一、负责服务、督促、检查、协调机关工作，保证机关各项工作的正常运行。中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司行文规则版号/状态:A/1ZHPM第1页共5页一、公司公文是指公司在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。二、行文要坚持少而精、注重效用的原则，有如下情况时可以以公司名义行文：1、向上级机关请示、报告工作。2、向不相隶属的单位联系工作、商洽问题。3、向所属单位下达指示、布置任务、颁布规章制度、答复重要请示、通报奖惩事项和重大情况，以及转发需要贯彻的上级或外部文件。4、其它需要以公司名义行文的事项。三、行文要根据内容选择适当的文种：发布重要行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施用“命令”(令)；对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关人员或单位用“决定”；向公司内外宣布重大事件用“公告”，在一定范围内公布应当遵守或周知的事项用“通告”；传达上级指示，转发上级和外部公文，传达要求下级周知、办理或共同执行的事项，任免管理人员用“通知”；交流工作情况，表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况用“通报”；向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，以及回复询问用“报告”；向上级机关请求指示、批准用“请示”；与平行或不相隶属的单位之间商洽工作，询问和答复问题用“函”；记载、传达会议情况和议定的事项用“会议纪要”。四、草拟公文由主办部门负责，重要公文应当由领导亲自动笔或提出要求。草拟公文要做到：1、符合国家的法律、法规和党的方针政策。2、保持与公司以往工作思路的连贯性，如提出新的创意需另外加以说明。中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司行文规则版号/状态:A/1ZHPM第2页共5页3、全面、真实地反映客观实际情况。4、完整、准确地体现领导机关和领导者的意图。5、观点明确，重点突出，结构严谨，条理清楚，文字简练，符合语法、修辞、逻辑和文体要求，人名、地名、数字、引文无误。6、结构层次序数排列依次一、(一)、1、(1)。7、使用国家法定计量单位。8、尽量避免使用难懂的术语、行话、方言，必须使用时应当加注释。9、使用简称除已通用的简称外，一般要先用全称，并注明简称，公元纪年不得略称。10、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。五、草拟公文的内容涉及其他部门，主办部门应当主动与有关部门协商、会签，如有分歧，主办部门要将各方意见报送主管领导研究解决。六、公文稿拟出，在首页附上发文稿纸，依次由主办部门领导、相关部门领导核阅、修改、签字，再送办公室核稿，校核文稿的重点是：1、把行文关。看是否确需行文，是否符合行文关系的有关要求。2、把政策关。看内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令，提法是否同已发布的有关文件相衔接，措施和办法是否切实可行。3、把文字关。看篇章布局是否合理，结构层次是否严谨，语言文句是否通顺、简练、贴切、得体。4、把格式关。看文件的体式是否规范，版式是否符合本规则的要求。5、把手续关。看送核文稿是否有部门领导签字，涉及其他部门的问题是否已协商一致。七、核定的文稿由办公室呈总经理签发，亦可由总经理授权人签发。签发的文稿退办公中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司行文规则版号/状态:A/1ZHPM第3页共5页室编号登记，再交主办部门印发。八、起草、审核、签发公文文稿均不得使用铅笔和原珠笔，笔迹不得超过左侧装订线。九、公司行文采取标印格式，标印格式包括版式和文件体式的有关部分：1、版头。左侧为红色中海标识及上下排列、用隶书中英文书写的公司规范化简称“中海物业管理(深圳)有限公司”，下端用一红线将其衔接承托；右上方是上下排列用黑体中英文书写的公司地址及联系电话、传真等。2、发文字号。由机关代字、发文年度和发文顺序号组成，机关代字为“中海物深”加主办部门的第一个字，发文年度外加括号。发文字号贴近版头下方，使用的字体应小于正文。3、秘密等级和缓急时限。需要标注秘密等级和缓急时限时，秘密等级标注在文件首页左上角，缓急时限标注在密级下方。字型均用与正文字号相等的宋体字。4、标题。标题由公司名称、公文内容、文种三部分组成，其中公司名称一般情况下可以省略。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题的字型一般选用二号黑体字。标题在21个字以下时单行排列，超过21个字时用每行在10至21个字之间的多行排列，多行排列应在保持语意完整的情况下，排列成上梯型、下梯型和菱型。5、主送机关。主送机关即行文对象。在上行文中，一般只有一个主送单位；在下行文中，主送垂直系统的诸个直接下级可以用并列或泛称，批复下级请示的主送单位只能是请示单位。主送机关一般标在标题之下，顶格，末尾加冒号；有时也可以在文件末的发放范围内标注。6、正文。正文是公文的核心部分，印刷时一律从左向右编排。正文与标题的距离为12毫米左右。7、附件。在正文之后、成文时间之前注明附件的名称和顺序。8、成文日期。以领导签发或会议通过的日期为准。一般标注在正文结束以下的5行处，中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司行文规则版号/状态:A/1ZHPM第4页共5页成文日期的最后一个字要比上文缩进4至6个字。如果正文恰满一页，成文日期要在下页打印时，必须首先在下页的第一行打上“此页无正文”字样，并附括号。9、印鉴。成文日期上为加盖印章的位置，要求上不压正文，下骑年盖月。10、发放范围。除主送机关外，对其他需要了解文件内容的上级机关用“抄报”，同级机关和不相隶属的机关用“抄送”，下级机关用“抄发”。发放范围标注在文件末页下端。11、字形。除以上另有规定外，均采用四号宋体字。篇幅较长的，内文小标题和重点段落亦可间用四号黑体字。字型均为标准字型。12、编排。一般情况下，每页26行，每行27字。页面安排原则上应做到单字不占行、单字不占页、标点符号不转行。篇幅较多需标注页码时，页码标注在每页的右下角。整页布局要匀称，空白处上端略宽于下端，左侧略宽于右侧。13、纸型。文件用纸的幅面规格一律采用国际标准A4纸型(297毫米×210毫米)。14、装订。在左侧用两钉装订，装订线距纸边约10毫米，两装订各距上下纸边100毫米左右。十、公文的缮印由主办部门负责，缮印前要认真校对无误，一般采用三校制：1、初校。由电脑操作人员对校，即在屏幕上对照原稿进行校对。要求杜绝窜行、漏行、多字、漏字现象，保证条块安排、字型选择、内文编排正确。2、复校。由二人或多人读校，即一人读原稿，另一个或数人看校样。要求消灭错字、别字和标点符号使用上的错误，达到标印格式要求。3、校红。由拟稿人看校，即先看复校标出需要改正的地方是否已经改好，然后通校一遍，要求一切无误，并对文印的最终质量负责。十一、加印时，办公室要对文件作进一步检查，看格式是否妥当、组成是否完备、版面是否整洁。对不符合要求以及超过规定份数的公文，不予盖章。中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司行文规则版号/状态:A/1ZHPM第5页共5页十二、加印后，主办部门应当立即将文稿并正式文件两份交办公室存档。十三、公文的封发由主办部门负责。封发前要首先检查装订后的文件有无倒页、错页、重页等现象，有则重新装订后再封发。要看清楚文件标注的发放范围和份数，以免漏发和发错。信封上的地址要写清楚，封口不得用订书机钉。文件的分发情况要登记清楚。中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司收文处理办法版号/状态:A/1ZHPM第1页共2页一、收文处理是指上级来文、下级来文和外单位来文的处理，它一般包括签收、登记、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等环节。二、来文统一由办公室文员拆封、签收。签收文件要逐件清点，重要文件要逐页查点，如发现问题应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施，急件要注明签收的具体时间。标注具体领导“亲启”、“亲收”的信件，须送受件人亲拆亲阅后再作处理。三、所有来文都要登记。登记时机密件与普通件分开。登记文件须将顺序号、收文时间、来文单位、发文字号、密级、缓急时限、标题、件数等项登记清楚，以利查询。对文件处理的运转事项也要登清，基本反映出文件流程。四、来文登记后，文员要在文件首页附上公文处理单，送办公室主任审阅后，按办公室主任签署的意见送有关部门办理或送公司领导阅批。五、需要送领导指示的文件，办公室主任一般要在文件处理单上先提出拟办意见。拟办意见是对收文办理中可能涉及的事项、问题以及应由谁负责处理、如何处理等提出建议，可以简明扼要，也可以提出几种方案。如果三言两语难以表达清楚，就应当面向领导汇报。必要时，还应当附有背景材料(如政策依据、机构沿革等)，以供领导决策时参考。必须提出拟办意见的来文有：1、上级机关主送本公司并需贯彻落实的文件。2、下属单位主送本机关需要回复和要求批转的文件。3、不相隶属机关和单位主送本公司并需答复的商洽性文件等。六、文件送交领导后，办公室文员要及时提醒领导尽快阅批，特别是对有处理时限要求的文件。七、领导批办的意见要明确、肯定。紧急公文，应当规定办理时限，防止拖拉误事；两个以上部门承办，应当批明主办部门，以免承办者互相推诿。中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司收文处理办法版号/状态:A/1ZHPM第2页共2页八、承办部门要认真按照领导的批示办事，同时遵循以下原则：凡本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门；凡涉及其他部门业务的事项，应主动会同有关部门协商办理；凡须报请上级领导机关审批的事项，应负责拟出请示文稿。九、重要的和限时的，承办部门要及时同办公室联系，并说明办理进展情况。如确实需要延长办理时间，应当请示领导确定，必要时还应当向来文机关说明原因。文件办结后应立即报告，必要时还要有书面报告。十、公文领导批示交由有关部门办理，办公室负有催办、查办的责任。要做到紧急公文跟踪催办、查办，重点公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。十一、只需要在一定范围内传阅的文件，由办公室文员按先主要领导再其他领导、先相关部门再其他部门的顺序送阅，不能漏传、误传。传阅者阅后退回办公室，一般不能横传，如横传要立即告知办公室。十二、翻印除绝密和不准翻印以外的其他上级机关公文，要经公司领导批准。翻印时，要注明翻印的机关、时间、份数。翻印件视同原文件管理。十三、收文单位为公司而又没有经过办公室文员签收的文件，如参加有关会议带回的文件等，收文者应及时交由办公室补办登记手续，然后按以上规定进行处理。十四、公司收文处理完毕后，由办公室文员归卷、保存、备查。每年年末按要求该造册销毁的造册销毁，该立卷归档的立卷归档。十五、经批准需要销毁的文件，不得乱扔乱放，不得作为废品出售。可以采取用火烧成灰烬、用水浸成纸浆、用机器切成碎沬和交到有关部门指定的文件资料销毁点等办法进行销毁。无论采取哪种办法，都必须实行二人监销制。销毁完毕后，二人要在销毁文件清单上签字，以示负责。中海物业管理编号：